De regels voor het managen van wereldwijde teams zijn radicaal veranderd in de hedendaagse wereld van remote-first. Veel organisaties hebben zich onlangs aangepast aan remote-first-omgevingen en hebben te maken gehad met talloze uitdagingen, waaronder het beheren van een team over de hele wereld, het aanpassen van hun teams en technische stacks aan nieuwe communicatietools om de productiviteit te handhaven en het effectief communiceren met hun teams in verschillende tijdzones.
Vandaag de dag is het begrijpen van synchrone versus asynchrone communicatie de sleutel tot het ontgrendelen van productiviteit en het aantrekken en behouden van talent. En meer dan ooit is effectieve communicatie in de werkomgeving cruciaal om organisaties op de hoogte te houden van hun spel, of ze nu een extern, persoonlijk of hybrid epersoneelsbestand beheren.
Wat is synchrone en asynchrone communicatie?
Synchrone communicatie
Synchrone communicatie is de traditionele communicatiemethode “die in realtime tussen twee of meer partijen plaatsvindt” en wordt meestal gebruikt in fysieke kantoorgebaseerde, schermgemedieerde taken.
Zelfs met de overgang naar telewerken is synchrone communicatie voor veel bedrijven een relevante communicatiemethode gebleven. Het blijft centraal staan in één-op-één vergaderingen, live gesprekken en periodieke vergaderingen die de meeste teams wereldwijd regelmatig houden.
Synchrone communicatie helpt managers hun teams op elkaar af te stemmen, hun teamgenoten te kennen op persoonlijk verlof en emotionele connecties buiten het scherm te ontwikkelen.
Asynchrone communicatie
Asynchrone communicatie is zo oud als de taal zelf, beginnend als rotstekeningen, of “kikkerliefen”, en uiteindelijk een moderner formaat aannemend als telegrammen, en nu e-mails. Deze communicatiemethode kreeg aan het begin van het tijdperk van werken op afstand grip en waarde in het bedrijfsleven.
Volgens de BBC verwijst asynchrone communicatie naar “uitwisselingen die niet in realtime, maar in uw eigen tijd plaatsvinden”. Het is een gunstige communicatiestijl voor gedistribueerde teams in verschillende tijdzones, vooral die welke zich richten op output in plaats van live-interacties.
Voor organisaties die willen groeien, is het essentieel om asynchrone communicatie te overwegen om overal ter wereld talent op afstand in te huren, te beheren en te behouden en om concurrerend en productief te blijven.
Wat zijn de voordelen van synchrone communicatie?
- Diepgaand gesprek: soms zijn berichtenapps, zoals Slack of Teams, en e-mail niet genoeg om de nuances en details van een bepaald project te communiceren. Door aanwezig te zijn, kunnen personen vrijuit en ongestructureerd spreken, wat leidt tot inzichtelijke gesprekken en productiviteitsverhogingen.
- Non-verbale communicatie: Het idee dat 90 procent van de communicatie non-verbaal is, is een mythe. Maar de mogelijkheid hebben om realtime feedback te ontvangen is kostbaar. Een glimlach of een gebaar communiceert veel meer dan men zou denken.
- Snel problemen oplossen: snel bellen en een dringend probleem oplossen is veel gemakkelijker synchroon. Managers moeten er echter rekening mee houden dat dit een laatste redmiddel moet zijn, en planning moet de kern vormen van elke organisatiestructuur.
Wat zijn de voordelen van asynchrone communicatie?
- Een cultuur gebaseerd op vertrouwen: het bevorderen van psychologische veiligheid is cruciaal in volledig gedistribueerde teams. Asynchrone communicatie wordt een krachtige bondgenoot bij het delen van informatie tussen breedtegraden en culturen. Het geeft teamleden meer autonomie over hun dagelijkse activiteiten, waardoor het vertrouwen onder werknemers en hun managers wordt bevorderd.
- Op output gebaseerd werk: De enorme ontslagtrend toont aan dat werknemers zich tijdens de pandemie hebben gerealiseerd dat er meer in het leven is dan werk. Het was niet duurzaam om plotseling een fulltime ouder te zijn, te koken, deadlines te halen en meerdere vergaderingen per dag bij te wonen (om nog maar te zwijgen van dit gebeurde tijdens een psychologisch uitdagende periode). Asynchrone communicatie is van vitaal belang voor het ontgrendelen van verhoogde productiviteit van op output gebaseerd werk, omdat ze personen in staat stellen om directheid te vermijden in ruil voor resultaten. Uiteindelijk is het belangrijk dat werknemers op tijd doen wat ze moeten doen, niet dat ze voortdurend op oproep zijn voor vergaderingen of onmiddellijk e-mails beantwoorden.
- Het aantrekken en behouden van wereldwijd talent: Asynchrone communicatie via internet heeft de samenwerking tussen tijdzones vergemakkelijkt, en hoogpresteerders willen graag flexibele opties voor werken op afstand zoeken, ongeacht de locatie. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de zoekterm “banen op afstand” in de afgelopen vijf jaar op Google drastisch is gestegen. Bedrijven die wereldwijd personeel inhuren, zijn beter in staat om markten buiten hun lokale hoofdkantoor te domineren. Zonder asynchrone communicatie is het echter moeilijk om dit internationale talent op afstand aan te trekken en te behouden (niemand wil worden verwacht om e-mails te beantwoorden op het moment dat ze worden ontvangen of om de hele dag, elke dag vergaderingen bij te wonen).
De balans vinden tussen synchrone en asynchrone communicatie
Als managers zich aanpassen aan werken op afstand, wordt synchrone communicatie vaak een belemmering voor productiviteit. Als je niet in staat bent om door de ruimte te lopen en een bepaald project met teamgenoten te bespreken, is het nog uitdagender geworden om teams te leiden. Het wordt verleidelijk om dagelijks verschillende vergaderingen te houden om ervoor te zorgen dat iedereen de goede kant op gaat. Dit blijkt echter vaak contraproductief, onderbreekt diepe werksessies en leidt managers en teams om uit te branden, overwerkt te raken en Zoom-moeheid te ervaren.
Met deze paradigmaverschuiving moesten teams ook de moeilijke uitdaging aangaan om zich aan te passen aan een virtuele werkcultuur die wordt gedreven door resultaten en een plotselinge toename van autonomie en onafhankelijkheid. Leren om synchrone en asynchrone communicatie in evenwicht te brengen is cruciaal voor teams om concurrerend en gezond te blijven tijdens deze shift.
Een paar dingen die managers kunnen doen om beide soorten communicatie in evenwicht te brengen zijn:
- Wees doelbewust en bedachtzaam bij het communiceren: op een werkplek met een scherm is communicatie met intentie en doel essentieel. Voordat ze een vergadering houden, moeten managers ervoor zorgen dat een vergadering noodzakelijk is. De kans bestaat dat de informatie via een e-mail of via een vooraf opgenomen video kan worden gecommuniceerd die iedereen kan zien wanneer ze tijd hebben. Managers moeten zich ervan bewust zijn dat mensen niet alleen op afstand werken, ze navigeren ook door een stressvolle tijd. Teams in staat stellen om een flexibel schema te werken, bevordert een gezonde balans tussen werk en privéleven en productiviteit. Aan de andere kant kan een snelle synchrone oproep om belangrijke obstakels op te lossen nuttig zijn.
- Bouw een synchrone en asynchrone cultuur op: vaak geloven externe bedrijven dat realtime communicatie de cultuur van de organisatie bepaalt. Deze aanname is echter verre van waar. Bedrijfsleiders kunnen hun teams versterken door een gelijkmatige balans te garanderen tussen realtime en asynchrone activiteiten, waardoor een openhartige en gezonde werkcultuur wordt gecreëerd. Leiders kunnen een communicatiekanaal openen voor mensen om hun favoriete muziek te delen, de beste foto's van hun huisdieren, of zelfs een stap verder gaan en een "Donut"-kanaal creëren voor mensen van verschillende afdelingen om elkaar te ontmoeten. Omgaan met personen in een volledig gedistribueerd team gaat over opzettelijk zijn, en het aandringen op realtime vergaderingen zonder specifieke doelen of agenda's kan leiden tot minder tevreden werknemers, of zelfs tot burn-out.
- Laat de controle los en vertrouw uw team: een trending onderwerp in het huidige tijdperk van werken op afstand is de terughoudendheid om flexibel, asynchroon werk te implementeren. Het is begrijpelijk dat de overgang van persoonlijk teambeheer in een kantoor naar het beheren van alles vanaf een scherm nogal intimiderend is. Managers leiden echter niet langer een personeelsbestand waar nauwlettende controle van activiteiten een mogelijkheid is. In remote-first omgevingen is het prioriteren van transparantie en vertrouwen effectiever voor het aantrekken en behouden van productief talent.
- Pas op voor het creëren van een "altijd actieve cultuur": leiders van volledig externe teams moeten zich bewust blijven van de werkuren van hun werknemers, evenals die van henzelf, om burn-out te voorkomen. Het aanmoedigen van flexibelere, asynchrone communicatie maakt het gemakkelijker voor werknemers om zich aan het einde van de dag uit te schakelen. Bijvoorbeeld, hoewel het een taak van vijf minuten kan zijn die teamleden op elk moment kunnen aanpakken, als ze het gevoel hebben dat ze onmiddellijk actie moeten ondernemen, kunnen opofferingen zoals het overslaan van een dagelijkse yogaroutine of vriendelijke bijeenkomst na sluitingstijd om deadlines te halen een gewoonte worden, een gewoonte die uiteindelijk een negatieve invloed kan hebben op hun geestelijke gezondheid. Volgens een onderzoek van Indeed voelde meer dan de helft van de reagerende werknemers zich zelfs uitgebrand sinds het begin van de pandemie, en meer dan tweederde beweerde dat de burn-out sindsdien erger was geworden.
Hoe kan een Global Employment Platform voor werkgelegenheid bedrijven helpen de communicatie met hun teams op afstand te verbeteren?
Wanneer teams goed communiceren en leren om een gezonde balans te behouden tussen werk en privéleven, betekent dit dat hun bedrijf op de juiste weg is naar succes. Een Global Employment Platform werkgelegenheid kan bijdragen aan een impactvolle werkplekervaring door de barrières voor wereldwijde groei en communicatie weg te nemen, waardoor bedrijven naadloos internationale teamleden kunnen inhuren.
Teamleiders hebben niet langer te maken met de complexiteit van wereldwijde groeiplanning en communicatie — ze kunnen nu meer tijd en energie besteden aan het garanderen van een gezonde werkomgeving waar synchrone en asynchrone communicatie evenwichtig en functioneel is en de productiviteit bevordert.
Globalization Partners biedt technologie voor werken op afstand die onboarding en communicatie met internationale teamleden nog eenvoudiger maakt. De software vereenvoudigt en automatiseert binnen enkele minuten vitale HR-, financiële en juridische taken zoals het genereren van contracten en onkostenbeheer die aan lokale voorschriften voldoen.
Zeg vaarwel tegen zorgen over hoe je teamleden over de hele wereld conform kunt inhuren en beheren. Laat Globalization Partners u helpen bij het navigeren door een wereld op afstand.
Kom meer te weten over hoe Globalization Partners u wereldwijd kan helpen bij het inhuren van personeel.
