Leestijd: 4 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Naleving van de regels voor telewerken is belangrijker dan ooit. Sinds het begin van de pandemie hebben veel bedrijven een permanent beleid voor werkomgevingen op afstand ingevoerd, dat waarschijnlijk binnenkort de norm zal worden. In 2025 zal 75 procent van de personeelsbestand zelfs minstens vijf dagen per maand op afstand werken.
Hoewel er weinig wetten zijn die van toepassing zijn op tijdelijke thuiswerkregelingen, zijn veel landen begonnen met het invoeren van wetgeving inzake telewerken.
Hier volgen enkele van de juridische kwesties waarmee bedrijven rekening moeten houden wanneer zij een beleid voor werken op afstand invoeren dat aan de wetgeving voldoet.
Kwestie #1: Gegevensnaleving (privacy en veiligheid)
Gegevensnaleving zou bovenaan de prioriteitenlijst van bedrijven moeten staan. Als u met gevoelige data te maken heeft — waaronder klantgegevens — is het van cruciaal belang om de privacy en veiligheid van die informatie waartoe werknemers toegang hebben te waarborgen. Een andere kwestie doet zich voor wanneer gegevens internationaal worden overgedragen. Voldoet uw bedrijf aan de regels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)?
Wat u kan doen:
- Definieer een privacy- en beveiligingsbeleid dat betrekking heeft op software, hardware, informatie en toegangscontrole.
- Laat werknemers een Virtual Private Network (VPN) gebruiken waardoor het surfen op internet beveiligd wordt, vooral voor telewerkers die gebruik maken van openbare wifi.
- Codeer vertrouwelijke informatie.
- Stel een two factor authentication (2FA) in voor elk apparaat.
Kwestie #2: Naleving van salarisadministratie
Naleving van salarisadministratie is een veelvoorkomende uitdaging voor bedrijven die telewerkers hebben. Bedrijven moeten het naadje van de kous weten als het gaat om arbeidswetgeving in elk land waar ze zaken doen en mensen inhuren, opdat ze hun werknemers conform die wetgeving betalen.
Wat u kan doen:
Controleer de vereisten van elke staat of land met betrekking tot:
- Minimumloon. Het minimumloon is het laagste salaris of de laagste betaling die werkgevers wettelijk aan hun werknemers mogen betalen. Het verschilt van land tot land — en in de VS van staat tot staat — en hoewel de meeste landen er een hebben, hebben sommige landen afgezien van de invoering van een officieel minimumloon. Daarom is het van cruciaal belang om de loonvereisten in het land waar u actief bent in de gaten te houden. Bedrijven die niet aan deze vereisten voldoen, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor boetes en rechtszaken.
- Wetgeving inzake overuren en werktijden. Hoewel er over de hele wereld een norm voor werktijden bestaat, zijn er verschillen tussen landen. Het plaatselijk arbeidsrecht bepaalt de maximale en minimale werktijden en overuren voor werknemers, en bedrijven moeten zich daaraan houden.
- Verlof. Het plaatselijk arbeidsrecht stelt een eigen regeling voor betaald verlof vast. Vakantieverlof is in Noord- en Zuid-Amerika anders dan in Europa of Afrika, en hetzelfde geldt voor zwangerschaps- en vaderschapsverlof. Door deze voorschriften goed in de gaten te houden, kan worden voorkomen dat bedrijven aansprakelijk worden gesteld.
- Loonfrequentie. De loonfrequentie bepaalt hoe vaak werknemers moeten worden betaald (d.w.z. wekelijks, tweewekelijks, halfmaandelijks, maandelijks) en verschilt van land tot land. Het is van cruciaal belang hiermee rekening te houden om de regelgeving van elk land na te leven en nalevingsproblemen te vermijden.
- Secundaire arbeidsvoorwaarden. Werknemers hebben recht op bepaalde verplichte secundaire arbeidsvoorwaarden die door de arbeidswetgeving van hun land zijn voorgeschreven. Hoewel elk land basis secundaire arbeidsvoorwaarden kent zoals sociale zekerheid, hebben vele andere landen bepaald dat werkgevers ook werkloosheids- en pensioenuitkeringen moeten aanbieden.
- Verzekering. In veel landen zijn verzekeringen met betrekking tot gezondheidszorg, pensioenen en werkloosheid verplicht. Dit is iets waar bedrijven rekening mee moeten houden wanneer zij werknemers in die landen inhuren.
- Belasting. Sommige landen hebben complexere belastingsystemen dan andere. Inzicht in deze systemen is essentieel voor de naleving van de belastingwetten en -voorschriften.
Zoek deskundigen om uw bedrijf te helpen op de hoogte te blijven van de plaatselijke wet- en regelgeving.
Kwestie #3: Gezondheid en veiligheid
Het beschermen van de gezondheid en veiligheid van werknemers is voor bedrijven moeilijker geworden sinds ze op afstand zijn gaan werken. Maar ook als werknemers niet fysiek in een kantoor werken, heeft het bedrijf de verantwoordelijkheid hen gezond en veilig te houden.
Wat u kan doen:
- Identificeer mogelijke gevaren en implementeer maatregelen om risico's te beheersen en te verkleinen.
- Zet een systeem op voor het melden van verwondingen of incidenten, en zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze het moeten gebruiken.
- Zorg voor gezondheids- en veiligheidstraining en moedig werknemers aan om de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen.
- Het is ook belangrijk om de geestelijke gezondheid in de gaten te houden. Werkgevers moeten ervoor zorgen dat werknemers pauzes en rustperiodes nemen.
Kwestie #4: Apparatuur
Het is belangrijk om werknemers te voorzien van de benodigde tools en apparatuur om hun werk uit te voeren. In sommige landen zijn werkgevers verplicht om werknemers een vergoeding of een toelage te geven voor de kosten die ze maken tijdens het telewerken.
Wat u kan doen:
- Zorg voor de middelen die werknemers nodig hebben om thuis te werken.
- Als het bedrijf niet in staat is om de apparatuur te leveren, is het noodzakelijk om een overeenkomst met de werknemer te sluiten en eventuele gemaakte kosten te vergoeden.
- Zorg dat u voldoet aan lokale wetten op afstand die extra vergoeding vereisen voor elektriciteit, telefoon en internetdiensten.
Kwestie #5: Intellectuele eigendom
Naast het beschermen van gevoelige data, moeten bedrijven ook prioriteit geven aan de bescherming van het werk dat hun werknemers produceren, waaronder auteurschap, uitvindingen en ontwerpen. Internationale bescherming van het intellectuele eigendom (IE) is een belangrijke factor om te overwegen bij het inhuren van werknemers op afstand.
Wat u kan doen:
- Registreer het IE in de landen waar uw werknemers zich bevinden.
- Voeg een geheimhoudingsclausule toe aan de arbeidsovereenkomst en zorg ervoor dat de voorwaarden worden verduidelijkt en begrepen.
Om deze problemen te voorkomen, moeten bedrijven een officieel beleid inzake telewerken opstellen en implementeren.
Beleid inzake telewerken
Het is heel belangrijk om een aantal regels en richtlijnen vast te stellen om telewerkers te reguleren en te beheren.
Een beleid inzake telewerken moet het volgende bevatten:
- Bedrijfsregels
Thuiswerken stelt werknemers niet vrij van de voorwaarden en beleidslijnen die voor hen op de werkplek gelden. Om verwarring te voorkomen, kunt u dit het beste duidelijk vermelden in de richtlijnen voor telewerken van het bedrijf. - Werkverwachtingen en prestaties van werknemers
Stel richtlijnen op voor planningen, deadlines, rapporten en taken. Het is ook belangrijk uit te leggen hoe u prestaties en productiviteit gaat meten, en welke maatstaven voor elke functie belangrijk zijn. - Bepalingen inzake gegevensprivacy en intellectuele eigendom Zorg ervoor dat werknemers een vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen en begrijpen hoe belangrijk het is dat de informatie van het bedrijf wordt beschermd.
- Vergoeding en secundaire arbeidsvoorwaarden
Verduidelijk dat werknemers recht hebben op dezelfde vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden als op de werkplek. Let er ook op of er een extra vergoeding voor elektriciteit of internetkosten zal zijn. - Communicatierichtlijnen
Zorg ervoor dat werknemers vertrouwd zijn met de communicatiemiddelen die uw team gebruikt. Bepaal de verwachtingen voor online beschikbaarheid tijdens de werkuren en benadruk het belang van controlegesprekken en vergaderingen om de communicatie met uw team vlot te laten verlopen.
Uw team op afstand internationaal opbouwen?
Als u hulp nodig heeft bij het naleven van de regels voor telewerken, kan Globalization Partners u helpen. Als Employer of Record nemen wij de juridische verantwoordelijkheid voor uw wereldwijde teamleden op ons en stellen wij uw bedrijf in staat om in 187 landen werknemers te gaan inhuren – zonder dat u daarvoor een entiteit nodig heeft.
Meer lezen: Wat is een Employer of Record?
