Att bilda ett globalt team är en av de mest spännande faserna i ett företags tillväxt. Men det inbegriper också en hel del forskning. Du måste svara på en viktig fråga: Ska jag anställa en anställd eller en entreprenör?
För att hålla sig på rätt sida av lagen, minska risken, undvika böter och upprätthålla efterlevnad på internationell nivå är det viktigt att se till att du klassificerar dina anställda korrekt – antingen som anställda eller entreprenörer – baserat på arbetslagstiftningen i det land där de befinner sig.
Entreprenör eller anställd? Hur fattar man rätt beslut
Även om alla länder är olika, ger följande riktlinjer en allmän översikt över den juridiska beskrivningen av en entreprenör:
- Du utövar ingen tillsyn, styrning eller kontroll över dessa arbetstagare. Visserligen kan du ge instruktioner i fråga om leverabler och specifikationer i samband med ett projekt, men du varken styr deras dagliga arbete eller bestämmer deras scheman.
- De är fria att tillhandahålla tjänster till andra företag utan ditt samtycke. Det kan hända att de arbetar eller inte arbetar för andra företag – det har inget att göra med er relation.
- De arbetar inte för dig på heltid eller tills vidare.
- De tar en fast avgift för slutförandet av vissa uppgifter eller projekt och deltar inte i några förmånsprogram.
När betraktas en entreprenör som anställd? Internationella skatte- och HR-rådgivare utgår vanligtvis från följande parametrar:
Gäller något av följande för personen i fråga:
- Arbetar personen på heltid för ett och samma företag?
- Styrs personen av företagets ledning?
- Har personen inga andra kunder?
- får en del arbetstagarförmåner (t.ex. semesterdagar, aktieoptioner, bilersättning, privat sjukförsäkring m.m.)
Om du svarat ja på en eller flera av dessa frågor om den anställning du hoppas på att göra kan det innebära komplikationer längre fram. Detta gäller särskilt om relationen med entreprenören inte slutar i en positiv ton.
Internationell arbetarklassificering
Den främsta anledningen till att företag anställer entreprenörer är på grund av flexibiliteten - de kan snabbt få kompetensen hos en högkvalificerad professionell utan att gå igenom processen att etablera sig som juridisk arbetsgivare i ett nytt land. De arbetar också mer självständigt och kan spara företagets pengar på lång sikt.
Å andra sidan är den vanligaste anledningen till att företag anlitar anställda är att de söker medarbetare som kommer att förbinda sig till deras verksamhet i det långa loppet. Vanligtvis kommer heltidsanställda att vara mer engagerade i företagets framgång och de kan hjälpa dig att utveckla verksamheter i ett nytt land, anställa andra och bilda högpresterande team.
Både anställda och entreprenörer kan spela nyckelroller för snabbväxande internationella företag, men det är viktigt att se till att du klassificerar dem korrekt. Om någon ”bör” vara anställd enligt lokal arbetsrätt, men individen klassificeras som entreprenör, kan det vara där företag kan stöta på problem.
Entreprenörer:
- Utför arbete på ändlig basis. Det finns ett tydligt slut i sikte för deras projekt.
- Betalning sker på projektbasis.
- Ansvarig för att betala eventuella tillämpliga arbetsskatter.
- Deltar inte i några förmånsprogram som företaget erbjuder.
- Anskaffar egna resurser för att slutföra sitt arbete.
- Bestämmer sina egna dagliga arbetstider.
- Arbetet utförs ofta för en specifik period, inte interna företagsverksamheter.
- Ansvarar för sina egna arbetskostnader.
- Kan sägas upp när som helst, även om vissa länder kräver uppsägningstider.
Kontrakterade arbetare - även kända som "gigarbetare" - är en växande del av arbetskraften, med företag som Uber, Postmates och Amazon som förlitar sig på oberoende entreprenörer för att stödja sina företags tjänster.
Att förlita sig på oberoende entreprenörer kan bli ännu vanligare bland organisationer när de växer globalt, eftersom det ofta ses som ett bekvämt sätt att utnyttja humankapital på global skala.
Även om on-demand-arbete initialt kan verka som ömsesidigt fördelaktigt för både arbetstagaren och arbetsgivaren, är verkligheten att dessa on-demand-arbetare vanligtvis inte har tillgång till anställningsrelaterade förmåner, såsom semester, sjukfrånvaro och betald föräldraledighet.
I de flesta länder kan dessutom on-demand-arbetare inte få tillgång till sociala skyddsnätsprogram, såsom arbetstagarens ersättning, och betalar inte sociala avgifter. Som ett resultat utmanas domstolar, lagstiftare och företag både i USA och utomlands med hur man korrekt klassificerar dessa arbetstagare och ger dem tillgång till förmåner.
Anställda:
- Anställda arbetar vanligtvis tills vidare för företaget.
- Utbetalning sker i form av lön.
- Arbetsgivare är ansvariga för sin del av anställdas skatt och socialavgifter.
- Anställda deltar i förmånsprogram, såsom semesterdagar eller bilhyrning.
- Anställda förlitar sig på arbetsgivarens resurser för att utföra sitt arbete.
- Anställda jobbar under de arbetstimmar som fastställts av deras arbetsgivare.
- Arbetet de utför är en del av den dagliga affärsverksamheten.
- Anställda får också ersättning av sin arbetsgivare för arbetsrelaterade utgifter.
- Anställda ska betala avgångsvederlag och en uppsägningstid före uppsägning – varierar kraftigt från land till land.
Heltidsanställda
Heltidsanställda har avtal med sin arbetsgivare om att arbeta minst 35 timmar i veckan (vanligtvis) och få lön och förmåner i gengäld.
Heltidsanställda har fler rättigheter och bättre tillgång till förmåner än entreprenörer eller deltidsanställda, såsom minimilön, betald semester, sjukersättning, föräldraledighet (faderskap/moderskap/adoption), akut ledighet, avgifter för sociala skyddsnät och lagstadgat besked i förväg om deras anställning upphör.
Anställning i god vilja är unik för USA och organisationer bör noga överväga riskerna med att avskeda heltidsanställda som är baserade internationellt.
Deltidsanställda
Deltidsanställda arbetar färre timmar än heltidsanställda men får många av samma förmåner som heltidsanställningar. Deltidsanställningar är vanligt i USA, men mindre vanligt internationellt, särskilt i Östeuropa.
Deltidsanställda har i allmänhet rätt till en lön som motsvarar heltidsanställning, pensionsförmåner, semesterledighet, sociala avgifter, utbildning och möjligheter till avancemang.
Felklassificering av arbetstagare: hur det händer
Felklassificering av arbetstagare börjar nästan alltid på samma sätt: en första säljare i Brasilien, en fantastisk programmerare i Polen, en kvalitetsgranskare för tredjepartstillverkaren i Kina.
Föreställ dig detta: Ditt företag har beslutat att årets affärsstrategi kommer att omfatta minst en internationell satsning. Detta innebär att du och ditt HR-team kommer att ansvara för att underlätta den perfekta anställningen när beslutet har fattats.
Du börjar undersöka vad du behöver för att upprätta lönehantering för din internationella anställning. Efter att ha bläddrat igenom otaliga webbplatser med motstridig information börjar du få panik. Du undrar hur du kommer att anställa denna när du inte har en enhet registrerad i landet.
Med tryckökningen är det många HR-proffs i små och stora företag som är standard för att anställa kandidaten som entreprenör eller konsult – ”Låt oss bara få personen ombord och se.”
Om personen inte har någonting emot det tycks det lösa en hel del omedelbara problem. Du undviker också att spendera tid och pengar på att skapa affärsenheter i länder där du inte är säker på att du kommer att anställa mer än en person eller behålla dem på teamet på lång sikt. Det verkar som en enkel lösning som alla tjänar på. Problemet är löst.
Men är det verkligen det? Allt beror på arbetslagstiftningen för arbetsklassificering i det land där din entreprenör är baserad. Om personen uppfyller den juridiska definitionen av en anställd men fungerar som en entreprenör kan du bara byta ut ett problem mot ett annat.
Risker med felklassificering av arbetstagare
Det kan hända att du frestas att förbise den smärre risken att din medarbetare blir upptäckt eller omklassificerad av de lokala myndigheter. Men att bli upptäckt är inte nödvändigtvis den allvarligaste risken. När allt kommer omkring har de flesta myndigheter inte tid att undersöka mer än en väldigt liten andel entreprenörer. Men det är värt att ha i åtanke att en del länder har möjlighet att vara vaksammare än andra.
I Brasilien till exempel brukar inkommande betalningar från ett företag till en enskild person automatiskt flaggas för att utredas av myndigheterna. Det innebär inte att varje betalning måste utredas, men en del måste det, och verktygen för att göra det finns reda på plats.
Närmare bestämt spåras även utgående betalningar från den brasilianska kunden till dess internationella leverantör. Om en matchning upptäcks så riskerar den brasilianska kunden att åläggas böter för att arbeta med ett företag som anställer folk på olaglig väg. I denna tid av åtstramningsåtgärder och begränsade medel är lokala myndigheter mer sofistikerade än någonsin när det gäller att identifiera beskattningsmöjligheter.
[bctt tweet=”I en tid av åtstramningsåtgärder och begränsade medel blir lokala myndigheter mer sofistikerade än någonsin om att identifiera skattemöjligheter.” användarnamn=”globalpeo”]
Den stora risken, förutom att bli upptäckt av skattemyndigheterna, är vad som skulle kunna hända ifall du och en missnöjd entreprenör går skilda vägar.
Låt oss säga att du bestämmer dig för att avsluta din relation med en entreprenör och att förhandlingen inte går så bra. I så fall kan det mer betydande hotet vara att entreprenören bestämmer sig för att informera myndigheterna. Hotet av åtgärder är ofta tillräckligt för att framkalla en betydande utbetalning till entreprenören, som kan hamna i hundratusentals dollar.
Om myndigheterna får kännedom om något sådant och de bedömer att personen i fråga har attributet att vara en anställd så kan du räkna med någon av följande konsekvenser:
•Det är arbetsgivarens ansvar att hålla inne och rapportera inkomstskatt i samband med ett anställningsförhållande. Dessutom måste arbetsgivaren betala löneskatt för anställda. Om en skattebedömning genomförs och din entreprenör omklassificeras som anställd kommer den anställdes avgifter vanligtvis att behandlas som nettoinkomst.
Anställdas inkomstskatt samt löneskatt beräknas utifrån detta. Bedömningar kan gå flera år tillbaka i tiden, inklusive räntor och avgifter. Med tanke på inkomstskattesatser på cirka 30 procent och löneskatter som går från cirka 10 till 20 procent i Asien och upp till 40 procent i vissa europeiska länder, plus ränta och påföljder, kan den totala bedömningen vara ett betydande belopp, med siffror norr om US $250,000 inte ovanligt.
• Om du behandlar din entreprenör som en anställd kommer inte juridiska dokument som säger motsatsen att ha någon validering. I nästan alla andra jurisdiktioner finns någon form av uppsägningstid inom arbetsrätten. Så om entreprenören hävdar anställd status kan individen även hävda oskälig uppsägning.
• Felklassificering av arbetstagare kan ge upphov till problem i samband med bolagsskatt. Så snart skattemyndigheterna inser att företaget otillbörligen anställt i det aktuella landet, kan de sedan bedöma att företagets verksamhet inneburit fast driftställe eller nexus och att de borde ha följt gällande företagsrätt och betalt lokal bolagsskatt från allra början. Lokala skattemyndigheter kommer i många jurisdiktioner att dokumentera gällande lagstiftning kring detta. Omklassificering är vad man kallar detta.
Problemet när det gäller att klassificera dina arbetstagare handlar om att hantera risker. Hur risktolerant är ditt företag allteftersom planer tas fram om att anlita entreprenörer? Är det ett nybildat uppstartsföretag där affärscaset för att ha personal på plats i det aktuella landet är starkt och där man fattat beslutet att vänta med anlitandet av entreprenörer? Eller arbetar du för ett börsnoterat företag med en policy som förbjuder att anlita entreprenörer helt och hållet? Överväger belöningen risken eller är det tvärtom? Det här är de frågor du behöver svara på när du överväger din internationella anställningsstrategi.
Internationella arbetares rättigheter och förmåner
Enskilda länder varierar när det gäller hur man avgör om arbetare är anställda eller oberoende entreprenörer vilket leder till olika resultat, även inom samma företag.
1. Arbetarklassificering i USA
Även om det inte finns något globalt test för klassificering av oberoende entreprenörer, överväger domstolar ofta faktorer som om arbetsgivaren har kontroll över arbetaren, om arbetaren har en affärsgren eller en självständig verksamhet inom den branschen samt om arbetet utförs utanför arbetsgivarens vanliga verksamhet.
Dessa faktorer anges i "ABC-testet" för klassificering, som tillämpas i vissa stater, inklusive Massachusetts , och antogs tidigare 2018 i Kalifornien . Dessutom använder domstolar i USA vanligtvis ett "rätt till kontroll"-test för att bedöma anspråk på felaktig klassificering av anställning. "Rätt till kontroll"-testet tar hänsyn till alla faktorer i parternas förhållande för att komma fram till vem som har rätt att kontrollera medlen och sättet med vilket arbetet utförs.
I ett nyligen fattat New York- beslut ansågs till exempel leverantörer för leveransservice, Postmates Inc., vara oberoende entreprenörer. Domstol en använde testet ”rätt till kontroll” för att fastställa att det saknades nödvändig ”övervakning, vägledning och kontroll som var nödvändig för att upprätta en relation mellan arbetsgivare och anställd” mellan kurirerna och företaget.
2. Arbetarklassificering i Storbritannien
I Storbritannien skapades en ny arbetarklassificering som ger deltidsarbetande rätt till vissa rättigheter och skydd, inklusive lagstadgade rättigheter. Men de kanske inte har tillgång till samma förmåner som heltidsanställda. Regeringen ger också detaljerade riktlinjer relaterade till deltidsarbetandes rättigheter, där det anges att "deltidsarbetare skyddas från att behandlas mindre gynnsamt än motsvarande heltidsarbetare bara för att de är deltid."
[bctt tweet=”I Storbritannien skapades en ny arbetstagarklassificering som berättigar deltidsanställda till vissa rättigheter och skydd, inklusive lagstadgade rättigheter.” användarnamn=”globalpeo”]
Entreprenörer kan vara både arbetare och anställda om de anställs genom en byrå, och det finns ett speciellt system för entreprenörer, beroende på vilken bransch de arbetar i.
Andra klassificeringar av arbetare som finns inkluderar:
- Lärlingsutbildning, ger utbildning på jobbet inom en mängd olika sektorer. Det kan dock hända att lärlingar inte har tillgång till samma rättigheter som heltidsanställda, beroende på var programmet ligger. I vissa länder, såsom Storbritannien, har lärlingar vissa rättigheter, som kan inkludera semesterersättning.
- Egenföretagare är snarlika, men inte riktigt samma som kontraktsanställda. Rättigheter för egenföretagare varierar beroende på var de är bosatta, men de har i allmänhet inte rätt till förmåner som minimilön och betald semester.
3. Arbetarklassificering i Europa
Europeiska unionens domstol (CJEU) uppgav att nationella domstolar ansvarar för arbetstagarklassificering och huruvida entreprenörer bör betraktas som anställda som har rätt till anställningsrättigheter. EU-domstolen noterade dock att klassificeringen som en oberoende entreprenör enligt nationell lagstiftning inte hindrar en person från att klassificeras som anställd enligt EU-lagstiftningen.
I Italien finns det stränga begränsningar för användning av bemanningsanställda, särskilt entreprenörer, som inte får överstiga 1 procent av ett företags totalt antal fast anställda. Företag får inte heller ersätta strejkande arbetare och kan inte ersätta en kollektiv uppsägning av andra arbetstagare som utfört samma eller liknande arbete.
Frankrike antog lagstiftning för att 2017 skapa ”portage”-företag. Frilansarbetare kan ingå anställningsavtal med ett portageföretag för att få förmåner med anställning och behålla flexibiliteten i frilansarbete. Portageföretag sköter inte det dagliga arbetet, men hanterar saker som personalförmåner, löner, fakturering och betald ledighet.
I Spanien måste varje typ av arbetstagare ha ett utarbetat kontrakt från sin arbetsgivare, och alla företag som gör affärer i landet bör hänvisa till stadgan för oberoende entreprenörer som fastställs i lagen 20/2007 of 11 juli.
I länder som Frankrike, Tyskland och Nederländerna beror det på vilken typ av relation parterna har mellan en entreprenör. Det finns dock flera nyckelkriterier som företag kan använda.
Historien är inte annorlunda i Östeuropa, där varje land har sina egna kriterier för att klassificera arbetstagare och sina egna felklassificeringslagar.
4. Arbetarklassificering i Asien–Stillahavsområdet
I Australien har deltidsanställda rätt till samma förmåner som heltidsanställda på pro rata-basis. Anställningsförhållandet har också fler regler än ett entreprenörsförhållande. Men felklassificering i Australien bryter mot lagen och företag kan vara ansvariga för superannuationsavgifter.
I Indien förbjuder regeringen företag att kontrollera oberoende entreprenörer, och avtalen måste utarbetas som juridiskt verkställbara kontrakt.
Oberoende entreprenörer i Kina fungerar som exklusiva företagsenheter och kräver ett lagligt anställningsavtal. Den kinesiska regeringen betraktar dock alla som verkar enligt ett företags regler som anställd.
Regler i Filippinerna anger att entreprenörer måste registreras i landets Bureau of Internal Revenue.
5. Arbetarklassificering i Latinamerika
Nästan alla länder i Latinamerika anser att varje individ som tillhandahåller tjänster till ett företag har ett anställningsförhållande, oavsett om de är heltids- eller deltidsanställda eller entreprenörer. Argentina, Brasilien, Colombia och Venezuela anser att anställning av en entreprenör är detsamma som att anställa en anställd, eftersom entreprenörer har rätt till alla anställningsförmåner.
I Mexiko slår lagstiftningen fast att entreprenörer inte är föremål för underordning. Därför har de inte rätt till anställningsförmåner. Domstolar klassificerar dock arbetstagare beroende på hur tjänsterna utförs.
Att omvandla entreprenörer till anställda
Allteftersom företag mognar kommer det ofta en tidpunkt då de beslutar att de måste begränsa sin entreprenörsrisk och anlita dessa personer som anställda i stället. Entreprenörer har ofta ingenting emot att övergå till att vara anställda eftersom de får ökade förmåner även om denna ökning sker i form av arbetsgivaravgifter för socialförsäkring och andra obligatoriska förmåner.
Ett anställningsförhållande på heltid ger också en nivå av anställningstrygghet som kan öka engagemanget. Det finns större skydd för anställda när företag åtar sig att anställa dem på heltid.
Det större och komplexare problemet ligger i att fastställa en vederbörlig lön åt den anställde jämfört med entreprenörens avgift. Entreprenörer som håller på att övergå till vanlig anställning brukar förhandla en hel del om ökade löner eftersom de troligen inte behövt bry sig om innehållna skatter som entreprenörer.
Och de som gjort det kan ha beskattats mindre som egenföretagare. Under alla omständigheter hamnar deras nettolön vanligtvis lägre som anställd än som entreprenör - en situation som du måste ta itu med med en hel del böter. För att det varken ska bli för mycket eller för lite gäller det att hålla en fin balans.
Det bästa sättet att hantera övergången från entreprenör till anställd är genom en detaljerad förhandling som inbegriper:
- en någorlunda uppskattning av egenföretagarskatt
- vad man får för ytterligare förmåner som anställd
- en generell netto-mot-brutto-uppskattning för att komma fram till en ny lön
Vanligtvis brukar man överkompensera eftersom man inte vill förlora den värdefulla kompetens som finns hos arbetstagare som bevisat sina meriter. Därför kommer du att frestas att komma överens om en slutlig lön som är betydlig mer än vad du betalar till en vanlig anställd.
Om ditt företag överväger att utöka sina verksamheter i ett visst land, kan den uppblåsta lönen ge upphov till utmanande ”prejudikat” för framtida anställda. Dessutom kan det hända att kostnaden för extra medarbetarlön och löneskatt överväger de besparingar man tycks ha gjort när man tidigare anlitat denna person som entreprenör.
Vad har du för alternativ?
Att anställa internationella arbetstagare behöver inte vara komplicerat, tack vare registrerade arbetsgivare.
En registrerad arbetsgivare hjälper företag att komma ut på marknaden snabbare genom att erbjuda ett lagligt alternativ till att anställa direkt. Ditt företag kan kringgå enhetsinställningar, registrering och löneavdrag, plus den tid och de kostnader som krävs för att utföra alla ovanstående.
[bctt tweet=”En registrerad arbetsgivare hjälper företag att komma ut på marknaden snabbare genom att erbjuda ett lagligt alternativ till att anställa direkt.”användarnamn=”globalpeo”]
Med lagenliga internationella enheter redan på plats tar en registrerad arbetsgivare hand om lönehanteringen och uppfyller obligatoriska arbetskrav. Samtidigt leder och leder ditt företag individen dagligen.
Den anställde får lokala lagstadgade förmåner, omfattas av alla obligatoriska arbetslagar och ditt företag minskar sin exponering för anställningsrisk. Framför allt minskar en registrerad arbetsgivare exponeringen för risken för felklassificering av arbetstagare och gör att du snabbt kan göra en juridisk anställning.
Om ditt företag har beslutat att en entreprenör är bättre anpassad för dina behov kan Globalization Partners hjälpa dig att genomföra en bedömning av arbetarklassificering och anställa internationella entreprenörer på ett lagenligt sätt. I framtiden, när ditt företag växer och relationerna med dina entreprenörer utvecklas, kan du enkelt konvertera dem till heltidsanställda, om det behövs.
Genom Globalization Partners kan du starta och växa din internationella närvaro, med den extra fördelen att du kan anställa både medarbetare för din långsiktiga tillväxt och internationella entreprenörer för kortsiktiga projekt.
Anställ vem som helst, när som helst – snabbt och enkelt
Globalization Partners hjälper dig att skala ditt företag i nya regioner utan att behöva upprätta någon enhet. Du identifierar vem du vill anställa, så tar vi på oss risken och ansvaret som laglig arbetsgivare.
Inte säker på om du vill anlita en entreprenör eller en anställd? Vi tar dig igenom en steg-för-steg-bedömning för att vägleda dig mot det lagenliga valet – det som är mest meningsfullt för ditt växande företag. Kontakta oss idag för mer information.
