遠端工作已成為標準做法，讓團隊能夠跨越國界和界限進行協作。 然而，遠端團隊面臨的最大挑戰之一，就是確保在各種文化、時區甚至語言之間進行有效的溝通。
提供全球合作的機會可以幫助公司留住頂尖人才。 但首先，人力資源團隊需要一個遊戲計畫。 有了一流的名義雇主 （EOR），以及良好的溝通策略，您就可以為所有全球員工提供連結和支持的體驗。 我們來探索關鍵策略，改善現今遠端工作者的溝通。
為什麼團隊溝通策略在遠端環境中很重要？
由於許多公司採用混合式工作模式和彈性安排，因此可以放心地說，遠端工作即將到來。 隨著勞動力環境的不斷發展，這種向分散團隊的轉變可能使建立有意義的聯繫更加困難。
根據 Forbes 最近的一項研究，53% 的遠端工作者表示很難與同事保持聯繫。 這就是為什麼無縫的團隊溝通對員工士氣和業務成功至關重要。
讓我們來探討有效溝通可以提高遠端團隊績效的幾個關鍵方法。
- 改善社區意識。 與團隊成員建立穩固的連結是建立穩固社群的關鍵。 堅實的溝通基礎可鼓勵合作、建立團隊，以及對貴公司的整體信任。
- 讓員工保持投入。 高達 85% 的員工表示，在定期更新公司新聞和資訊時，他們最有動力。 鼓勵開放式溝通可以讓團隊成員更自在地分享想法和意見。
- 減少營業額。 在彈性工作文化中實施開放式對話，也有助於減少人員流動率。 畢竟，感覺團隊成員的員工留在現任雇主公司的可能性高出 54%。
- 促進創新。 工作場所協作可以增加 15% 的創新。 清晰的溝通有助於減少任何不必要的來回和誤解。
- 促進跨文化連接。 根據 G-P 的 2023 年全球成長報告，領導者表示，在各地區維持公司文化是建立全球團隊的首要障礙。 與包括 1099 名員工和遠端團隊成員在內的全球員工進行強而有力的溝通，是建立成功團隊的關鍵。
遠端團隊的溝通最佳做法為何？
在疫情爆發後，美國仍有五分之一的員工仍在遠端工作，有一件很明顯的事情是：我們看到企業文化和員工期望的重大關鍵。 隨著公司和員工繼續從嚴格的面對面互動中逐步淘汰這種轉變，調整和調整溝通方法至關重要。
9 遠端團隊的溝通最佳實務 |
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讓我們來探索遠端團隊的一些關鍵溝通策略。
1. 建立集中式溝通管道。
建立成功的遠端團隊的第一步是確定哪些管道最適合分散的員工。 簡化書面溝通的工具可以幫助團隊成員迅速回應訊息和要求。
Slack、Microsoft Teams 和 Discord 等平台提供的通訊優勢遠遠超過電子郵件的功能。 例如，使用 Slack 的員工可以即時發送訊息、分享文件，以及整合其 CRM 和專案管理解決方案。
2. 設定明確的期望並建立規範。
保持開放態度並設定明確的期望，讓遠端員工清楚瞭解其角色和職責。 這將有助於促進責任感，並使努力與組織目標保持一致。 畢竟，44% 的員工和 35% 的高階主管都重視透明度。
概述團隊目標、期限和角色，以確保在遠端工作時每個人都在同一個頁面上。 為遠端員工設定清晰的溝通方式。 雖然您的特定合作計畫可能根據團隊而改變，但請務必營造讓每個人都感覺被傾聽的環境。
3. 進行定期檢查。
由於群組視訊通話的普及，遠端工作設定中的一對一事件已減少。 每天、每週或甚至每兩週召開團隊會議，討論進度、解決任何特定專案障礙，並讓每個人都知道。
參與團體課程時，個性各有不同：有些團隊成員更急於說話、分享他們面臨的問題，並尋求支援，而有些則更保守。
在這些情況下，同理心是確保每個人都有機會表達自己的關鍵。 安排簡短、定期的一對一會議，讓所有類型的人格都能更輕鬆地敞開心扉，而不必害怕判斷。
4. 密切注意跨文化的細微差別。
如果您跨越國界和邊界工作，您有機會擁有一個多元文化的團隊。 國際團隊是任何公司的資產。 請務必強調並尊重團隊的所有文化細微差別。
根據 G-P 的 2023 年全球成長報告，51% 的員工和 36% 的高階主管重視跨文化溝通。 全面的溝通策略有助於防止誤解，確保與優先事項和目標保持一致，提高透明度，建立信任，並建立更具凝聚力的組織文化。
此外，別忘了考慮不同地區的口頭溝通可能有何不同。 有些文化更直接、更直言不諱，有些則更保守。
5. 將當地規範和法律納入考量。
建立全球團隊時，請密切注意當地的就業法律和規範。 全球領導者將就業法律 （47%） 和稅務法規 （47%） 視為國際聘僱的首要障礙。
在許多情況下，您的全球團隊可能有不同於國內團隊的必要假期。 請務必研究特定國家的權限，以保持合規。 如果您不確定從何處著手，一流的名義雇主 （EOR） 解決方案可協助貴公司掌握當地就業法律、強制休假，以及遵循法規以降低風險。
6. 優先考慮虛擬協作的時間。
雖然非同步通訊工具對於跨團隊協作是無價的，但要警惕完全依賴這種類型的通訊。 畢竟，高達 69% 的遠端工作者報告，像是訊息應用程式等數位通訊工具造成的燒傷增加。
為您的遠端團隊主動安排時間以虛擬方式進行即時協作至關重要。 視訊會議工具有助於建立融洽關係，並加強團隊成員之間的聯繫。 視訊會議是國際團隊的主要選擇，讓同事們能夠彼此相見、閱讀肢體語言，並不只是簡單的電子郵件而連線。
7. 注意時區。
在跨時區工作，同時促進即時協作，對遠端團隊來說可能是一項挑戰。 在安排會議或向遠端團隊成員傳送訊息時，請記住時間差異。
經理如何在不安排每日會議的情況下建立協作團隊環境？ 密切注意會議節奏。 在可能的情況下，安排不需要遠端團隊成員超出正常工作時間的會議。 務必為會議設定具體的議程，包括所有團隊的主要重點。
8. 定期評估您的流程。
雖然您已經投入工作來建立強大的溝通流程，但定期評估流程的運作狀況非常重要。 回饋對成長和改善至關重要。 安排定期意見回饋會議，討論績效、提供（和接受）建設性批評，並解決任何流程問題。
這種透明度可以幫助團隊成員瞭解自己的優勢，以及公司的改進領域。 務必促進匿名、定期和建設性的意見回饋，以協助您的團隊在專業上有所改進和成長。
9. 鼓勵團隊建立經驗以培養信任。
在進行任何工作相關討論時，一律鼓勵團隊成員進行非正式溝通。 這些非正式接觸點有助於建立關係、提升士氣，甚至培養團隊內的情誼感。 透過組織團隊建立體驗來激發這些對話，例如：虛擬破冰、小遊戲或水冷式活動。
有效的團隊溝通是建立成功遠端勞動力的關鍵。 透過實施這些最佳實踐，遠端團隊可以提高協作、生產力和整體績效。
與名義雇主快速且合規地建立全球團隊。
無論您是要培養團隊以探索新的收入來源，還是要重新分配人才以建立當地據點，管理全球就業的細微差別都可能令人難以承受。
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讓我們處理困難的部分，這樣您就可以專注於確保有效的溝通，並為遠端團隊提供正面的文化。
