El cumplimiento en el trabajo remoto es más importante que nunca. Desde el inicio de la pandemia, muchas empresas han adoptado una política permanente de priorizar el trabajo remoto que probablemente no tarde en convertirse en la norma. Más aún, para 2025, el 75 por ciento de la fuerza de trabajo trabajará de forma remota al menos cinco días al mes.
Si bien existen algunas leyes que se aplican a los acuerdos temporarios de trabajo desde casa, muchos países han comenzado a introducir legislación respecto del trabajo remoto.
Estas son algunas de las cuestiones legales que las empresas deben tener en cuenta mientras trabajan para implementar una política de trabajo remoto primero que cumpla con las normas.
Edición n.o 1: Cumplimiento de datos (privacidad y seguridad)
El cumplimiento de datos debe ser una de las prioridades de la empresa. Cuando se manejan datos personales, lo que incluye información del cliente, es fundamental asegurarse de que la información que gestionan y usan las personas empleadas se mantenga privada y segura. Otra cuestión es cuando los datos se transfieren a nivel internacional. ¿Su empresa cumple con las normativas del RGPD?
Qué puede hacer:
- Defina políticas de privacidad y seguridad que cubran el control de acceso, software, hardware e información.
- Haga que los empleados utilicen un servicio de Red Privada Virtual (VPN) que mantenga la navegación web segura, especialmente para los trabajadores remotos que utilizan Wi-Fi público.
- Cifre la información confidencial.
- Configure una autenticación de dos factores para todos los dispositivos.
[bctt tweet=”Al tratar con datos confidenciales, incluida la información del cliente, es crucial garantizar la privacidad y seguridad de la información a la que los empleados tienen acceso y utilizan”. username=”globalpeo”]
N.o de problema2: Cumplimiento de nómina
El cumplimiento de nómina es un desafío común que enfrentan las empresas cuando tienen personas empleadas de manera remota. Las empresas deben entender las leyes de empleo y laborales en cada país que contratan para garantizar que les pagan a las personas empleadas según esas leyes.
Qué puede hacer usted:
Verifique los requisitos de cada estado o país respecto de lo siguiente:
- Salario mínimo. El salario mínimo es el salario o pago más bajo con el que las entidades empleadoras pueden compensar legalmente a sus trabajadores. Varía según el país (y según el estado en los EE. UU.) y, si bien todos los países tienen uno, algunos países no han implementado un salario mínimo oficial. Por este motivo, es fundamental estar al tanto de los requisitos del sueldo en el país donde opera. Las empresas que no cumplen con estos requisitos pueden enfrentar multas y juicios.
- Leyes de horas extra y horarios de trabajo. Aunque existe un estándar para las horas de trabajo en todo el mundo, existen variaciones en diferentes países.Las leyes laborales locales establecen las horas de trabajo máximas y mínimas y las horas extras para los empleados, y las empresas deben cumplirlas.
- Licencias. Las leyes laborales locales establecen su propio esquema de licencias remuneradas. Las licencias por vacaciones son diferentes en las Américas que en Europa o África, al igual que las licencias por maternidad y paternidad. Mantenerse al tanto de estas regulaciones evitará que las empresas enfrenten responsabilidades.
- Frecuencia de pago. La frecuencia de pago define la frecuencia con la que se debe pagar a los empleados (es decir, semanal, quincenal, quincenal, mensual) y difiere en cada país. Es fundamental tener esto en cuenta para cumplir con las regulaciones de cada país y evitar problemas de cumplimiento.
- Beneficios Los empleados tienen derecho a ciertos beneficios obligatorios exigidos por las leyes laborales de su país. Si bien existen beneficios básicos como la seguridad social en todos los países, muchos otros han establecido que los empleadores también deben ofrecer beneficios de desempleo y jubilación.
- Seguro. Muchos países exigen seguro médico, jubilación y seguro por desempleo. Esto es algo que las empresas deben tener en cuenta al contratar personas empleadas en esos países.
- Gravámenes. Algunos países tienen sistemas de gravámenes más complejos que otros. Comprender estos sistemas es clave para cumplir con las leyes y regulaciones fiscales.
Busque expertos que ayuden a su empresa a mantenerse informada sobre las leyes y las normativas locales.
N.o de edición3: Salud y seguridad
Proteger la salud y la seguridad de las personas empleadas se ha dificultado para las empresas desde que implementaron el trabajo remoto. Sin embargo, aunque las personas empleadas no estén trabajando de forma presencial en una oficina, la empresa sigue siendo responsable de mantener su salud y seguridad.
Qué puede hacer usted:
- Identifique los potenciales peligros e implemente medidas para controlar y mitigar riesgos.
- Establezca un sistema para informar lesiones o incidentes, y asegúrese de que los trabajadores sepan cómo usarlo.
- Proporcione capacitación sobre salud y seguridad, y anime a las personas empleadas a tomar las precauciones necesarias.
- También es importante prestar atención a la salud mental . Las entidades empleadoras deberían asegurar que las personas empleadas se tomen recreos y períodos de descanso.
N.o de problema4: Equipo
Es importante que las personas empleadas cuenten con las herramientas y los equipos necesarios para realizar su trabajo. En algunos países, las entidades empleadoras tienen la obligación de proporcionarles a los empleados un reembolso o estipendio por los costos incurridos durante el teletrabajo.
Qué puede hacer usted:
- Proporcione los recursos que las personas empleadas necesitan para trabajar desde casa.
- Cuando la empresa no pueda proporcionar los equipos, es necesario establecer un acuerdo con la persona empleada y reembolsar los gastos en los que incurrió.
- Cumpla con las leyes de trabajo remoto locales que exigen compensación adicional por los servicios de electricidad, teléfono e Internet.
Número de edición5: Propiedad intelectual
Además de proteger datos personales, las empresas también deberían priorizar la protección de las obras que las personas empleadas producen, como autoría, inventos y diseños. La protección de la propiedad intelectual internacional es un factor clave para considerar cuando se contratan trabajadores remotos.
Qué puede hacer:
- Registre la propiedad intelectual en los países donde se encuentran las personas empleadas.
- Añada una cláusula de no divulgación como parte del contrato de empleo y asegúrese de que los términos se aclaren y comprendan.
Para evitar estos problemas, las empresas deben establecer e implementar una política oficial de trabajo remoto.
Política de trabajo remoto
Es sumamente importante definir un conjunto de reglas y pautas para regular y gestionar a los trabajadores remotos.
Una política de trabajo remoto debería incluir:
- Reglas de la Compañía
Trabajar desde casa no exime a los empleados de las condiciones y políticas que se aplican a ellos en el lugar de trabajo. Para evitar confusiones, es mejor indicar claramente esto dentro de las pautas de trabajo remoto de la empresa. - Expectativas de trabajo y desempeño de los empleados
Definir pautas en torno a horarios, plazos, informes y tareas. También es importante explicar cómo va a medir el desempeño y la productividad, así como las métricas que son importantes para cada función. - Cláusulas de privacidad de datos y propiedad intelectual Asegúrese de que los empleados firmen un acuerdo de confidencialidad y comprendan la importancia de proteger la información de la compañía.
- Compensación y beneficios
Aclare que los empleados tienen derecho a la misma compensación y beneficios que en el lugar de trabajo. Además, indique que habrá remuneración adicional por los costos de la electricidad o de Internet. - Pautas de comunicación
Asegúrese de que los empleados estén familiarizados con las herramientas de comunicación que utiliza su equipo. Defina cualquier expectativa de disponibilidad en línea durante el horario de trabajo y enfatice la importancia de los controles y las reuniones para mantener una comunicación fluida con su equipo.
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