La Malaisie est un pays d’Asie du Sud-Est divisé en deux zones géographiques, la Malaisie Est et la Malaisie Ouest, séparées par 640 des kilomètres de la mer de Chine méridionale. La Malaisie s’est imposée comme l’une des économies les plus solides et à la croissance la plus rapide d’Asie du Sud-Est. Avec un taux de croissance annuel moyen du PIB qui est resté à 4.404 % au cours de la dernière décennie, la Malaisie devrait continuer à attirer des entreprises du monde entier.
Si vous voulez embaucher des employés en Malaisie, les conseils qui suivent vous aideront à réaliser votre processus de recrutement.
Ce qu’il faut savoir avant d’embaucher en Malaisie
Avant de commencer à embaucher une personne en Malaisie, vous devez comprendre les fondements de la main-d’œuvre malaisienne ainsi que du droit du travail du pays. Dans le cadre d’un processus de recrutement international, il est préférable de bien se renseigner au préalable. Le non-respect des aspects du droit du travail peut entraîner des amendes et des conséquences juridiques. Regardons plus en détail certaines informations clés que vous devez comprendre dans le cadre de l’embauche de nouveaux employés en Malaisie.
1. Les langues en Malaisie
La Malaisie est un pays multiculturel qui abrite divers groupes ethniques, dont certains sont malais, indiens et chinois. La Malaisie est donc sans surprise un véritable melting pot linguistique. Le malais est la langue officielle du pays. Mais la Malaisie recense pas moins de 100 langues indigènes. En fonction de la partie du pays dans laquelle vous vous trouvez, certaines populations parleront principalement chinois, tamoul ou d’autres langues.
L’anglais est une deuxième langue populaire et est principalement utilisé dans les établissements d’enseignement. Cependant, l’anglais que vous entendez en Malaisie est probablement l’anglais standard malaisien (MySE), une langue pidgin qui s’inspire des influences malaisienne, tamoul et chinoise. Les Malaisiens disent qu’il s’agit d’une langue hybride : « Manglish » ou « Bahasa Rojak ».
Le MySE est considérablement différent de l’anglais utilisé dans des pays comme les États-Unis, le Royaume-Uni, le Canada ou l’Australie. Si vous êtes à la recherche de candidats parlant anglais, vous devrez préciser le type d’anglais et le niveau de maîtrise exigés pour le poste. Heureusement pour les entreprises internationales, un grand nombre des personnes parlant Manglish peuvent également parler un anglais plus standard lorsque c’est nécessaire. Si vous voulez embaucher des employés qui ne parlent pas votre langue maternelle, préparez-vous à solliciter les services d’un interprète pour faciliter les entretiens et d’autres communications.
2. Le marché du travail malaisien
La Malaisie abrite une population très diverse et les Malaisiens sont très diplômés en comparaison à d’autres pays d’Asie du Sud-est. Le taux d’alphabétisation en Malaisie s’élève à 95 %. En 2017, 538 555 étudiants étaient inscrits dans des universités publiques de Malaisie. Les domaines d’études les plus populaires pour ces étudiants sont les sciences sociales, les affaires et le droit.
Le secteur manufacturier du pays, en particulier le secteur de l’électricité et de l’électronique (E&E), est un contributeur important à l’économie malaisienne et c’est l’une des raisons pour lesquelles certaines entreprises internationales choisissent d’établir des opérations en Malaisie. Le secteur manufacturier attire plus d’investissements étrangers que les secteurs primaire ou de services. En 2018, la valeur des ventes de l’industrie E&E avait augmenté pour atteindre 290 milliards de Ringgit malaisien (RM). Certaines entreprises technologiques mondiales, dont Intel et Texas Instruments, ont établi des succursales en Malaisie.
La Malaisie possède d’autres industries florissantes dans les secteurs des services et de la fabrication, et sa population active offre un ensemble diversifié de compétences. Certains autres industries notables du pays comprennent la fabrication automobile, la construction, la défense, les technologies de communication, les technologies de l’information et la fintech.
3. Heures de travail et congé obligatoire
La semaine de travail standard en Malaisie se compose de cinq journées de huit heures de travail, en général de 9 a.m. h à 5 p.m. h du lundi au vendredi. Le nombre d’heures de travail peut aller jusqu’à 48 heures par semaine, mais les heures supplémentaires doivent être rémunérées à un tarif correspondant à 1.5 fois le taux de rémunération normal d’un employé. Les employés ont également le droit de bénéficier d’un jour de repos après six jours de travail.
Les employés en Malaisie ont le droit de bénéficier de congés payés chaque année. À la fin de leur deuxième année de travail au sein d’une entreprise, les employés doivent bénéficier d’au moins huit jours de congé annuel. Après deux années, ce minimum passe à 12 jours, puis après cinq années, il passe à 16 jours. Tous les employés malaisiens ont également droit à des jours fériés en tant que jours de congé payés.Les employés peuvent également recevoir un congé maladie payé dans certaines circonstances.
4. Masse salariale
La Malaisie a le salaire minimum le plus élevé en Asie du Sud-Est, mais il est encore relativement faible par rapport à de nombreux autres pays. En date du Février 2020, le ministère des Ressources humaines a publié un bulletin demandant aux employeurs de payer leurs travailleurs au moins RM1 200 par mois ou RM5.77 par heure. Les entreprises internationales doivent également mener des recherches sur les niveaux de salaire généraux des Malaisiens pour les postes de leur secteur d’activités et tenir compte du coût de la vie dans la région où elles embauchent.
De nombreux employés malaisiens sont habitués à recevoir des primes de performance. Vous devez également inclure ces informations sur les primes dans les contrats de travail si vous prévoyez de leur en offrir. Une prime sous la forme d’un 13e mois, soit l’équivalent d’un mois de salaire versé à la fin de chaque année, ne constitue pas une obligation légale en Malaisie, contrairement à d’autres pays, mais elle est courante. C’est pour cette raison que vous devez clairement indiquer dans vos lettres d’offre et contrats si le salaire stipulé comprend ou non une prime sous la forme d’un 13e mois.
5. Impôts et sécurité sociale
La plupart des employés malaisiens paient un impôt sur le revenu, dont les taux peuvent atteindre jusqu’à 30 %. Les employeurs sont tenus de retenir l’impôt sur le revenu de leurs employés sur les bulletins de salaire dans le cadre du régime de la déduction fiscale mensuelle. Les employés cotisent également 11 % de leur revenu mondial brut au Fonds de prévoyance pour l’emploi (FEP). Il s’agit d’un type de compte épargne dont ils peuvent disposer pour leur retraite ou lors d’occasions spéciales comme l’achat d’une maison ou le paiement de frais médicaux. Les employés cotisent également à la sécurité sociale.
Les employeurs cotisent également à la Caisse de prévoyance de retraite et à la sécurité sociale. Selon les revenus d’un employé, un employeur cotisera à hauteur d’un montant équivalent à 12 ou 13 % du salaire mensuel brut d’un employé pour sa Caisse de prévoyance de retraite. Les cotisations d’un employeur à la sécurité sociale dépendent également des salaires des employés. Le montant maximum est RM69.05 de par mois. Pour les employés non éligibles au régime de pension d’invalidité, les employeurs doivent cotiser au régime d’assurance chômage.
Le coût d’embauche d’un employé en Malaisie
Embaucher de nouveaux employés entraîne des coûts inévitables. Quand vous embauchez dans un nouveau pays, vous devez tenir compte des dépenses supplémentaires entraînées par l’expansion dans le pays. Voici quelques-uns des frais qu’il faut inclure dans le budget :
- Immatriculation de l’entreprise : En tant qu’employeur d’un pays autre que la Malaisie, vous devez d’abord créer une entité en Malaisie avant d’être en mesure d’embaucher. L’immatriculation de votre entreprise dans le pays entraîne des frais.
- Assistance juridique : étant donné que la loi malaisienne diffère des lois auxquelles vous êtes habitué, il est conseillé de travailler avec un cabinet d’avocats malaisien qui peut vous aider à créer des contrats et à mener des activités commerciales d’une manière entièrement conforme à la loi.
- Frais de recrutement :le recrutement via une agence de recrutement peut être plus pratique que la gestion du processus de recrutement en interne, mais ce service peut s’avérer coûteux. Les frais de recrutement sont généralement calculés en multipliant le salaire annuel que vous prévoyez de payer à un employé par le pourcentage de commission d’une agence. En Malaisie, ce pourcentage peut varier d’environ 12 % à 35 %.
- Employés des RH : si vous quittez l’embauche pour votre propre personnel des ressources humaines (RH), vous devez prendre en compte le coût du temps qu’ils consacrent au processus de recrutement. Vous pouvez même avoir besoin d’embaucher du personnel supplémentaire pour vous aider dans vos efforts de recrutement international.
- Déplacement :Si vous créez un bureau, un magasin de vente au détail ou une usine de fabrication en Malaisie, vous devez prévoir de nombreux voyages au cours du processus d’implantation. Même si vous vous contentez d’embaucher des employés à distance en Malaisie, il est possible que vous souhaitiez vous y rendre pour mener des entretiens ou participer à d’autres événements.
- Traducteur-interprète :en fonction de la langue que parlent les candidats au poste, vous pouvez avoir besoin des services d’un traducteur-interprète pour assister aux entretiens ou vous aider pour d’autres communications. Vous n’avez pas besoin de traducteur pour rédiger les documents d’immatriculation de votre entreprise, car ces documents peuvent être rédigés en anglais.
- Annonces d’emploi payantes : la publication d’annonces d’emploi sur des portails d’emploi en ligne ou dans des publications du secteur peut être payante.
- Vérification des antécédents : Les employeurs en Malaisie sont libres de demander des vérifications des antécédents des candidats dans le cadre du processus préalable à l’emploi. Si vous prévoyez de faire appel aux services d’une entreprise pour gérer la vérification des antécédents, vous devez l’intégrer aux coûts de votre embauche.
Que doit faire une entreprise pour embaucher des employés en Malaisie ?
La lecture d’un guide pour embaucher des employés en Malaisie ne se limite pas à ce que vous devez faire pour garantir la réussite de votre processus de recrutement. Avant de pouvoir employer en toute légalité des travailleurs malaisiens, vous devez d’abord vous implanter en tant qu’employeur malaisien. Vous pouvez choisir de créer une succursale ou une filiale. Pour créer une filiale, vous devez :
- Rédiger et soumettre des documents de constitution
- Immatriculer l’adresse d’un bureau
- Ouvrir un compte bancaire commercial en Malaisie
- Immatriculer votre entreprise auprès de l’administration fiscale pour la gestion de la paie et la Taxe sur les produits et les services (TPS)
- Vous immatriculer auprès de la Caisse de sécurité sociale malaisienne (SOCSO)
Une alternative beaucoup plus simple consiste à établir un partenariat avec une entreprise de portage salarial (Employer of Record, EOR), également appelée entreprise d’externalisation des ressources humaines. Un EOR est chargé de s’assurer que votre entreprise est conforme à toutes les lois pertinentes en Malaisie et s’occupe des tâches RH telles que l’inscription à la paie et les forfaits d’avantages sociaux.
Quand vous travaillez avec une entreprise de portage salarial (EOR), vous pouvez continuer à sélectionner vos propres employés et ils réaliseront des tâches pour votre entreprise, mais votre entreprise de portage salarial (EOR) sera leur employeur sur un plan technique. Cela signifie que vous n’avez pas nécessairement l’obligation de créer une entité malaisienne et que vous pouvez déléguer les responsabilités relevant des ressources humaines et liées à la conformité légale à l’entreprise de portage salarial (EOR). Cette solution vous permet de commencer à embaucher plus rapidement. Même si vous envisagez de créer une filiale en Malaisie, établir un partenariat avec une entreprise de portage salarial (EOR) peut constituer un excellent moyen de tester le marché dans un premier temps.
Étapes pour embaucher en Malaisie
Les méthodes d’embauche que vous utilisez dans votre pays ne s’adapteront pas parfaitement à la Malaisie. Les pratiques d’embauche en Malaisie sont dictées par le droit, les ressources et les coutumes du pays. Regardons de plus près quelles sont les étapes pour embaucher en Malaisie.
1. Faire la promotion des postes à pourvoir
Commencez par rédiger les descriptions de poste et les qualifications requises pour faire la promotion de vos postes à pourvoir en Malaisie. Vous pouvez rédiger vos annonces en malais ou en anglais si vous souhaitez cibler des demandeurs d’emploi qui maîtrisent l’anglais. Après avoir rédigé vos annonces d’emploi, vous devez déterminer les plateformes les plus couramment utilisées par votre public cible.
Avec un taux de pénétration Internet de plus de 90 %, les Malaisiens sont habitués à rechercher un emploi en ligne. Parmi les portails d'offres d'emploi particulièrement populaires dans le pays figurent JobStreet, WOBB, Sling, adnexio et LinkedIn. Vous pouvez également rechercher des tableaux d’offres d’emploi ou des publications spécifiques à votre secteur d’activités pour faire la promotion de vos postes à pourvoir.
2. Examiner les candidatures et affiner la liste de candidats
Les Malaisiens ont l’habitude de soumettre un curriculum vitae d’une ou deux pages et des lettres de motivation pour postuler à un emploi. Si vous publiez votre annonce d’emploi en anglais et en malais, vous pouvez recevoir des candidatures dans les deux langues. Votre agence de recrutement ou votre comité de recrutement interne analysera probablement toutes les candidatures reçues à l’aide d’un logiciel pour sélectionner les candidats les plus qualifiés.
3. Entretiens avec les candidats les plus qualifiés
Auparavant, faire passer des entretiens à l’international impliquait un voyage dans le pays ou un entretien téléphonique. Si vous embauchez des employés pour qu’ils travaillent dans un bureau physique, une usine de fabrication ou un autre type d’installation de votre entreprise en Malaisie, réaliser un entretien en présentiel est une bonne idée. Pour les employés à distance, les visioconférences sont devenues une méthode d’entretien courante. Une visioconférence vous permet de reproduire le feedback visuel que vous obtenez lorsque vous êtes en face d’une personne lors d’un entretien individuel sans la nécessité de voyager dans le pays.
Si vous planifiez un entretien en visioconférence ou audioconférence, veillez à tenir compte du possible décalage horaire entre votre pays et celui du candidat. Le fuseau horaire de la Malaisie est le temps de Malaisie (MYT), qui est huit heures avant le temps universel coordonné (UTC).
4. Envoyer des lettres d’offre et des contrats de travail
Après avoir sélectionné les candidats les plus qualifiés, vous pouvez envoyer des lettres d’offre. C’est également l’opportunité de partager la version préliminaire du contrat de travail de chacun des candidats. Si vous prévoyez d’employer une personne en Malaisie pendant plus d’un mois, vous êtes tenu, sur le plan légal, de rédiger un contrat de travail écrit.
Selon la loi du travail, les contrats de travail doivent inclure une clause concernant le licenciement. D’autres conditions doivent être décidées par l’employeur, mais elles doivent être conformes ou plus favorables aux conditions auxquelles les employés ont le droit de bénéficier en vertu de la loi du travail. Veillez à indiquer le salaire en ringgit malaisien.
À ce stade, avant d’avoir finalisé et signé leur contrat de travail, les candidats à un poste peuvent négocier certains points. Si leur embauche dépend des résultats d’une vérification des antécédents, assurez-vous que cela soit bien clair et veillez à leur demander de signer le contrat après la réception des résultats.
5. Intégrer les nouveaux employés
Les procédures d’intégration seront un peu différentes pour chaque entreprise, mais l’intégration constitue une étape importante du processus de recrutement pour toutes les entreprises. C’est à ce moment que les employés remplissent les formalités qui vous aideront à mettre en place la gestion de la paie et à les ajouter dans vos systèmes internes. L’intégration doit également impliquer une formation ou une préparation générale afin de soutenir les employés dans leur prise de poste au sein de votre entreprise.
Embaucher en toute simplicité avec Globalization Partners comme entreprise de portage salarial (EOR) en Malaisie
Si vous voulez embaucher des employés malaisiens, évitez les casse-tête liés à la création d’une filiale, aux tâches relevant des ressources humaines internationales et la conformité juridique en établissant un partenariat avec Globalization Partners. En tant que solution de portage salarial (EOR) avec une présence en Malaisie et dans plus de 185 autres pays, nous pouvons jouer le rôle d’employeur légal pour vos employés. En savoir plus sur notre solution EOR en Malaisie pour déterminer si le partenariat avec un EOR est la meilleure option pour vos plans de recrutement internationaux.
