किसी भी कंपनी में टीम के सदस्यों के बीच प्रभावी संचार कारोबारी प्रदर्शन को इष्टतम बनाने तथा संगठन के लक्ष्यों को हासिल करने की कुंजी है। कॉर्पोरेट सीढ़ी पर कर्मचारी के कार्यों और स्थिति के बावजूद, लगभग हर किसी को बाधाओं का सामना करना पड़ेगा जिसके लिए टीम प्रयास और अंतर-विभागीय संचार की आवश्यकता होती है।
Covid-19 में फैलने तक2020, बातचीत आसानी से एक सहकर्मी के डेस्क तक चलकर हो सकती है; हालांकि, दूरस्थ कार्य ने इस संभावना को पूरी तरह से मिटा दिया। अब, अधिकांश चर्चाओं को निर्धारित किया जाना है, जो अक्सर मंदी का कारण बन सकता है और मिस्ड डेडलाइन और उच्च टर्नओवर दरों के डोमिनोज़ प्रभाव को ट्रिगर कर सकता है।
दो साल बाद, अब यह स्पष्ट है कि काम की व्यवस्था जल्द ही किसी भी समय पारंपरिक इन-पर्सन सेटअप पर वापस नहीं जाएगी। कई कंपनियों के साथ हाइब्रिड वर्किंग मॉडल और लचीली व्यवस्थाओं का परीक्षण करने के साथ, यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि नियोक्ता और कंपनी के नेता अपनी बुद्धि को तेज करें, और दूरी से लगाई गई सीमाओं के बावजूद टीम के सदस्यों को एक साथ लाने के प्रभावी तरीकों का पता लगाएं।
दूरस्थ कार्य युग में संचार को बढ़ावा देने के लिए यहां कुछ रचनात्मक रणनीतियां दी गई हैं:
1. वर्चुअल मीटिंग्स के लिए ड्राइंग टैबलेट का उपयोग करें
एक पारंपरिक कार्यालय में, बैठकें एक आम घटना हैं। सिद्धांत रूप में, वे कर्मचारियों के लिए दिन-प्रतिदिन के कार्यों और लंबित परियोजनाओं के बारे में अंतर्दृष्टि इकट्ठा करने और साझा करने के लिए एक जगह हैं। जब कंपनियां रिमोट-फर्स्ट में स्थानांतरित हो गईं, तो कई प्रबंधकों ने इन बैठकों को समूह वीडियो कॉल के साथ बदल दिया। दुर्भाग्य से, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण एक इलाज-सभी समाधान नहीं हैं। एक प्रबंधक को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ये एक्सचेंज नियमित रूप से हों और टीम के मुख्य सदस्य हमेशा शामिल हों। यदि टीम बड़ी है, या कर्मचारी अलग-अलग समय क्षेत्रों में बिखरे हुए हैं, तो एक व्यावहारिक समाधान उन परियोजनाओं के आधार पर समूहों को विभाजित करना है जो वे शामिल हैं।
यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक कर्मचारी की आवाज़ सुनी जाए - टीम के सदस्यों के लिए अपने कार्य विकास और आगामी सप्ताह के लिए अपेक्षित प्रगति पर अपडेट देने के लिए एजेंडा में जगह बनाएं। कई कंपनियां इन बैठकों में नए उपकरण शामिल कर रही हैं, जैसे कि ड्राइंग टैबलेट, दूरस्थ श्रमिकों को दृश्य और सहयोगी तरीके से विचारों को तुरंत चित्रित करने की अनुमति देता है।
आदर्श रूप से, बैठक के अंत में कुछ मिनट एक प्रश्नोत्तर सत्र के लिए आवंटित किए जाने चाहिए - एक खुली चर्चा जहां विभिन्न परियोजनाओं पर चर्चा की जाती है और सभी संदेहों को स्पष्ट किया जा सकता है।
2. स्पष्ट लक्ष्यों को परिभाषित करें
प्रत्येक कर्मचारी के कार्य और भूमिका का स्पष्ट विचार होना अनिवार्य है ताकि प्रबंधक टीमों को प्रभावी ढंग से समन्वय कर सकें। परिभाषित लक्ष्यों को मैप करने से कर्मचारियों को सशक्त और मूल्यवान महसूस करने में मदद मिलेगी, उन्हें याद दिलाएगा कि वे एक सामूहिक का हिस्सा हैं, एक भावना जो अक्सर दूरस्थ कार्य सेटिंग में खो जाती है
वैश्विक टीमों के लिए एक और महत्वपूर्ण संसाधन परियोजना प्रबंधन उपकरण हैं - ये मुख्य लक्ष्यों, समय सीमा और प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (केपीआई) के अवलोकन के साथ-साथ विभिन्न परियोजना नेताओं को सूचीबद्ध करते हैं, जिससे प्रबंधकों को परियोजना के जीवन चक्र को ट्रैक करने की अनुमति मिलती है। जब टीम के सदस्यों के पास इस जानकारी तक पहुंच होती है, तो यह विशिष्ट संचार मुद्दों को हल करने और देरी से बचने के लिए समय पर सभी अनिश्चितताओं को दूर करने में मदद करता है।
यह विधि घर से काम करने वाले शासन में और भी प्रभावी हो जाती है। नई तकनीक हमें उन लक्ष्यों को सहयोग और प्राप्त करने की अनुमति देती है जिन्हें हमने कभी संभव नहीं सोचा था। उदाहरण के लिए, यदि दूरस्थ कर्मचारियों का एक समूह विपणन अभियान का मूल्यांकन करना चाहता है, तो परियोजना प्रबंधन उपकरण जैसे आसन, सोमवार या ट्रेलो पर भरोसा करना आवश्यक है। आधुनिक उपकरण हमें स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्यों को ट्रैक करने, बनाए रखने और निष्पादित करने में मदद कर सकते हैं, जो अब दूरस्थ टीमों के लिए पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है।
3. दस्तावेज़ नियंत्रण के लिए साझा फ़ाइलों के साथ काम करें
प्रत्येक परियोजना में एक नेता होता है और, ज्यादातर समय, कई योगदानकर्ताओं को, जिन्हें इस बात का स्पष्ट विचार होना चाहिए कि परियोजना की सफलता सुनिश्चित करने के लिए सभी मोर्चों पर काम कैसे आगे बढ़ रहा है। बिखरी हुई टीमों के साथ दूरस्थ सेटिंग में, दस्तावेज़ नियंत्रण पहले से कहीं अधिक महत्वपूर्ण है।
ईमेल के माध्यम से फ़ाइलों को आगे-पीछे भेजना और डिलिवरेबल पर हर किसी के अपना हिस्सा पूरा करने की प्रतीक्षा करना वर्कफ़्लो में ठहराव का कारण बन सकता है। यह कर्मचारियों को उनके काम में वास्तविक समय में संशोधन करने और प्रतिक्रिया को शामिल करने से भी रोकता है। यदि आपकी कंपनी संवेदनशील जानकारी को संभालती है, तो गोपनीय दस्तावेजों को सुरक्षित रूप से संरक्षित क्लाउड में संग्रहीत किया जा सकता है।
प्रबंधकों को टीमों के बीच संचार को सुव्यवस्थित करने के लिए साझा फ़ाइलों के साथ काम करके प्रौद्योगिकी और स्वचालन में नई प्रगति को अपनाने पर विचार करना चाहिए।
4. त्वरित संचार उपकरणों पर भरोसा करें
जब आप एक ईमेल भेजते हैं, तो यह गारंटी देने का कोई तरीका नहीं है कि प्राप्तकर्ता वास्तव में इसे खोल देगा, अकेले इसका जवाब दें। जब समय-संवेदनशील या तत्काल मामलों की बात आती है, तो ईमेल एक प्रभावी माध्यम नहीं है। अक्सर, हमें बस एक त्वरित "हां या नहीं" उत्तर की आवश्यकता होती है, इसलिए अभेद्य इनबॉक्स दीवार को बायपास करने का आदर्श समाधान कंपनी मैसेजिंग ऐप जैसे त्वरित संचार उपकरणों का उपयोग करना है।
स्लैक, क्लबहाउस और डिस्कॉर्ड जैसे वर्तमान उपकरण संचार लाभ प्रदान करते हैं जो ईमेल की क्षमताओं से कहीं अधिक हैं। उदाहरण के लिए, कर्मचारी जो स्लैक ऐप का उपयोग करते हैं, वे त्वरित संदेश, दस्तावेज़ साझा कर सकते हैं, साथ ही साथ अपने सीआरएम और परियोजना प्रबंधन समाधानों को एकीकृत कर सकते हैं।
इस विषय पर अधिक जानकारी के लिए, देखें: सिंक्रोनस बनाम एसिंक्रोनस: दूरस्थ कार्यस्थल में मास्टरिंग कम्युनिकेशन
5. वाटर कूलर वार्तालापों के महत्व को महत्व दें
"संचार" के कई अर्थ हो सकते हैं और रचनात्मक होने और उत्पादकता बढ़ाने के लिए आवश्यक रूप से काम से संबंधित होने की आवश्यकता नहीं है। महामारी के दौरान कर्मचारी व्यवहार में कई बदलाव और विकास हुए हैं। हाल के एक अध्ययन में पता चला है कि जिन कर्मचारियों ने कार्यालय से दूरस्थ रूप से संक्रमण किया था, वे घर से काम करने के एक वर्ष बाद खराब नींद की गुणवत्ता, चिंता और अवसाद के उच्च स्तर से पीड़ित थे।
ये प्रभाव मुख्य रूप से सामाजिक अलगाव की भावना से उत्पन्न होते हैं जब काम और घर एक ही जगह होते हैं। मानसिक स्वास्थ्य नतीजों के अलावा, यह गतिशील कर्मचारी की भावना में कमी का कारण बन सकता है और समग्र टीम मनोबल को नुकसान पहुंचा सकता है।
भले ही सहकर्मियों के होने का मतलब जरूरी नहीं है कि वे दोस्त हैं, लेकिन यह निर्विवाद है कि कार्यस्थल में अनौपचारिक चैट सहकर्मियों को एक सकारात्मक दृष्टिकोण के साथ दिन का सामना करने में मदद करती है। इस प्रकार, हम सुझाव देते हैं कि कर्मचारियों को लघु आभासी कॉफी ब्रेक निर्धारित करके व्यक्तिगत और सामाजिक स्तर पर खुद को व्यक्त करने के लिए कमरा दें।
इस बार रोजमर्रा की जिंदगी के बारे में अनौपचारिक चैट पर ध्यान केंद्रित किया जाना चाहिए और लंबित परियोजनाओं या वीडियो मार्केटिंग में सुधार के नवीनतम तरीकों के आसपास नहीं। काम से संबंधित विषयों से बचने का प्रयास करें और कर्मचारियों को ऊर्जा को बढ़ावा देने में मदद करने का लक्ष्य रखें जो आमतौर पर सामाजिक बातचीत से उत्पन्न होता है।
6. विभिन्न व्यक्तित्वों के लिए समाधान तैयार करें
समूह वीडियो कॉल की लोकप्रियता के कारण, 1-1 मुठभेड़ों में कमी आई है और दूरस्थ कार्य सेटिंग में दुर्लभ हैं। जब समूह सत्रों में शामिल होने की बात आती है तो व्यक्तित्व भिन्न होते हैं: कुछ टीम के सदस्य बात करने के लिए अधिक उत्सुक होते हैं, उन मुद्दों को साझा करते हैं जिनका वे सामना कर रहे हैं, और समर्थन मांगते हैं, जबकि अन्य अधिक आरक्षित हैं।
इन मामलों में, सहानुभूति यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण तत्व बन जाती है कि हर किसी को खुद को व्यक्त करने का अवसर दिया जाता है। यह एक छोटी, आवधिक एक-एक बैठक का समय निर्धारित करके किया जा सकता है, जिससे अधिक आरक्षित व्यक्तित्वों के लिए निर्णय के डर के बिना खोलने में सहज महसूस करना आसान हो जाता है।
7. "दूरस्थ नियंत्रण" जोखिम से बचें
स्टैनफोर्ड विश्वविद्यालय द्वारा किए गए एक अध्ययन में उत्पादकता में 13 प्रतिशत की वृद्धि का पता चला जब कर्मचारियों को सप्ताह में कम से कम एक दिन घर से काम करने की संभावना दी गई। यह सिर्फ आम गलत धारणा को खारिज कर देता है कि घर से काम करने वाले लोग "आलसी" या "कम उत्पादक" हैं।
एक पारंपरिक कार्यालय के माहौल में, कर्मचारियों की लगातार निगरानी नहीं की जाती है, इसलिए इसे दूरस्थ कार्य मॉडल में नहीं बदलना चाहिए। प्रबंधकों को यह याद रखने की आवश्यकता है कि कर्मचारी जिम्मेदार पेशेवर हैं और यह माइक्रोमैनेजमेंट निराशा की ओर जाता है, जो विध्वंस, कम कर्मचारी मनोबल और उत्पादकता की कमी में बदल सकता है।
प्रबंधकों को मुख्य रूप से इस बात पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए कि वास्तविक कार्य समय को जुनूनी रूप से नियंत्रित करने के बजाय लक्ष्यों को हासिल किया गया है या नहीं। लंबे समय में, विश्वास उच्च उत्पादकता के स्तर के साथ पुरस्कृत किया जाएगा।
अधिक जानकारी के लिए, देखें: क्या आपकी कंपनी दूरस्थ कार्य के साथ घर पर काम को भ्रमित कर रही है?
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