ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग प्रत्येक कंपनी के सुचारू संचालन में एक मौलिक भूमिका निभाते हैं। इन अनुभवों का कर्मचारियों पर लंबे समय तक प्रभाव पड़ता है, इसलिए इन प्रक्रियाओं को आकर्षक और यादगार बनाना महत्वपूर्ण है।

ऑफबोर्डिंग अनुभव को अक्सर अनदेखा किया जाता है, लेकिन ऑनबोर्डिंग अनुभव से कम महत्वपूर्ण नहीं है, क्योंकि कड़वा नोट पर प्रस्थान करने के दीर्घकालिक परिणाम हो सकते हैं। ग्लासडोर सर्वेक्षण के अनुसार, नौकरी चाहने वालों का 70 प्रतिशत अनुसंधान कंपनी की समीक्षा करता है - जिनमें से कई पूर्व कर्मचारियों द्वारा लिखे गए हैं - कैरियर निर्णय लेने से पहले।

एक दूरस्थ कार्य सेटिंग में, एक संरचित ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग कार्यक्रम बनाने में एक अतिरिक्त जटिलता होती है; संचार अंतराल, अलग-अलग समय क्षेत्र, साथ ही साथ सांस्कृतिक पृष्ठभूमि के विपरीत विशिष्ट चुनौतियां हैं, इसलिए अपनी मौजूदा प्रक्रियाओं को काम करने के इस नए तरीके में समायोजित करना महत्वपूर्ण है।

ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग कार्यक्रमों को डिजाइन करते समय ध्यान में रखना एक मौलिक पहलू अनुपालन है। वैश्विक टीमों का प्रबंधन करने का अर्थ है अलग-अलग कानूनों और विनियमों को जोड़ना, इसलिए अनुपालन को आपकी कंपनी की संपत्ति और जानकारी की रक्षा करने, कानूनी समस्याओं से बचने और अपनी प्रतिष्ठा को बरकरार रखने के लिए कर्मचारी जीवनचक्र के प्रत्येक चरण के दौरान सर्वोच्च प्राथमिकता बने रहना चाहिए। इस लेख में, हम बताएंगे कि ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग चरणों में दूरस्थ टीमों के लिए अनुपालन कैसे सुनिश्चित किया जाए।

ऑनबोर्डिंग क्या है?

आम तौर पर, एक नए कर्मचारी का पहला सप्ताह ऑनबोर्डिंग के लिए समर्पित होता है, जिसमें ऐसी गतिविधियां होती हैं जो उन्हें कंपनी की दृष्टि, मिशन, मूल्यों और संस्कृति से परिचित कराती हैं। यह नए कर्मचारियों को संगठनात्मक संरचना और उनकी भूमिका की विशिष्टताओं को जानने में मदद करता है। सीधे शब्दों में कहें, यह आपकी नई प्रतिभा की पहली छाप है जो आपकी कंपनी की होगी।

इसके महत्व के बावजूद, गैलप के एक अध्ययन से पता चला है कि केवल 12 प्रतिशत कर्मचारी सोचते हैं कि उनका नियोक्ता नए टीम के सदस्यों पर बहुत अच्छा काम करता है। ऑनबोर्डिंग को परिचय बैठकों और प्रबंधक चेक-इन में कम नहीं किया जाना चाहिए। आप प्रत्येक नए काम पर एक वरिष्ठ कर्मचारी को असाइन करके अतिरिक्त मील जा सकते हैं; इससे उन्हें एक साथी सहकर्मी को नौकरी पर अपने पहले सप्ताह के दौरान प्रश्न पूछने के लिए मिलेगा।

एक संरचित ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया दूरस्थ कर्मचारियों को एक कंपनी से जुड़ा हुआ महसूस करने की कुंजी है, भले ही वे पूरी दुनिया में बिखरे हुए हों। यह उत्पादकता के लिए गति समय में भी मदद करता है और लंबे समय में त्रुटि के मार्जिन को कम करता है।

आप निम्नलिखित कार्यों को पूरा करके एक अनुपालन ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया सुनिश्चित कर सकते हैं:

आवश्यक कागजी कार्रवाई की पुष्टि करें और एकत्र करें: कागजी कार्रवाई बेहद थकाऊ हो सकती है, लेकिन रोजगार अनुबंध जैसे दस्तावेज, देश के मानकों को पूरा करने के साथ-साथ आपकी नई प्रतिभा के लिए नौकरी की अपेक्षाओं को स्पष्ट रूप से रेखांकित करने के लिए महत्वपूर्ण हैं।

इस प्रक्रिया को पूरी तरह से अनुपालन करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके नए कर्मचारी रोजगार की शर्तों को समझते हैं और गोपनीयता समझौतों, उत्पीड़न-विरोधी नीतियों, स्वास्थ्य बीमा रूपों और समाप्ति खंडों पर हस्ताक्षर करते हैं।  इस प्रक्रिया को पूरी तरह से अनुपालन करने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके नए कर्मचारी रोजगार की शर्तों को समझते हैं और गोपनीयता समझौतों, उत्पीड़न-विरोधी नीतियों, स्वास्थ्य बीमा रूपों और समाप्ति खंडों पर हस्ताक्षर करते हैं।

इस प्रारंभिक चरण के दौरान विचार करने के लिए एक महत्वपूर्ण बिंदु कर्मचारी की गोपनीयता है। नियोक्ता-कर्मचारी संबंध से संबंधित दायित्व और अधिकार देश-दर-देश काफी भिन्न हो सकते हैं, और अंतरराष्ट्रीय टीमों के लिए नीतियां बनाते समय इन बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए।

जबकि नियोक्ताओं के पास आमतौर पर कंपनी के स्वामित्व वाले उपकरणों पर जानकारी तक पहुंच होती है, फिर भी आपके कर्मचारियों की सहमति होना महत्वपूर्ण है। एक कंपनी आमतौर पर निम्नलिखित पहलुओं की निगरानी कर सकती है:

  • व्यावसायिक ईमेल
  • कार्य प्रबंधन मंच
  • वेब ब्राउज़िंग इतिहास
  • भौगोलिक स्थान

वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं का संचार करें:SHRM के अनुसार, खराब संचार से क्षतिग्रस्त रिश्ते, टूटा विश्वास और कार्यस्थल में क्रोध और शत्रुता का उच्च स्तर हो सकता है।

इसलिए, अपनी कंपनी की वर्कफ़्लो प्रक्रियाओं को स्पष्ट और गतिशील तरीके से संवाद करने से असाइनमेंट को सुव्यवस्थित करने, टीम मनोबल बढ़ाने और सबसे ऊपर, कर्मचारियों को नौकरी की अपेक्षाओं को समझने में मदद मिलेगी।

आप आभासी बैठकों, हैंडबुक और ईमेल के माध्यम से कंपनी प्रक्रियाओं को संवाद और पुष्टि कर सकते हैं। जानकारी उल्लंघनों को कम करने के लिए सभी जानकारी को कंपनी के ईमेल और एक सुरक्षित सर्वर के माध्यम से साझा और उत्तर दिया जाना चाहिए।

नौकरी-विशिष्ट प्रशिक्षण प्रदान करें:Upwork द्वारा किए गए एक अध्ययन ने भविष्यवाणी की कि अगले पांच वर्षों में, 36.2 मिलियन कर्मचारी दूरस्थ रूप से काम करेंगे। यह पूर्व-महामारी के आंकड़ों की तुलना में एक 87 प्रतिशत की वृद्धि का प्रतिनिधित्व करता है। इसलिए, दूरस्थ कार्यबल को पनपने में मदद करने के लिए पारंपरिक प्रशिक्षण कार्यक्रमों का पुनर्मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

यदि कोई कंपनी किसी कर्मचारी की ठीक से जांच नहीं करती है या नौकरी-विशिष्ट प्रशिक्षण प्रदान करने में विफल रहती है, तो इससे कार्यस्थल की लापरवाही के लिए महंगा मुकदमा हो सकता है।

उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी को उपकरण के एक टुकड़े का उपयोग करने के लिए कहा जाता है, लेकिन आवश्यक तकनीकी कौशल का अभाव है, तो नियोक्ता को संभावित रूप से किसी भी नुकसान के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है जो कर्मचारी को स्वयं या कार्यस्थल पर दूसरों को उचित प्रशिक्षण प्रक्रिया प्रदान नहीं करने के लिए होता है।

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ऑफबोर्डिंग क्या है?

रोजगार संबंध समाप्त करना कभी भी एक सुखद बात नहीं है, चाहे वह स्वैच्छिक इस्तीफा हो या छंटनी। हालांकि, आप एक संरचित ऑफबोर्डिंग कार्यक्रम बनाकर इसे एक चिकनी संक्रमण बना सकते हैं - यह न केवल भविष्य की कानूनी समस्याओं से बचने में मदद करता है, बल्कि यह आपके नियोक्ता ब्रांड का पोषण करता है।

पीपल पाथ एंड कॉर्नेल यूनिवर्सिटी की एक रिपोर्ट में पाया गया कि लगभग एक तिहाई पूर्व कर्मचारी पिछले नियोक्ताओं से कनेक्शन बनाए रखते हैं; और नए कर्मचारियों का 15 प्रतिशत पूर्व कर्मचारियों से रेफरल से आता है। इसलिए, प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों पर एक अच्छा प्रभाव छोड़ना आपकी कंपनी को खड़ा कर सकता है और भविष्य की वैश्विक प्रतिभा को आकर्षित करने में मदद कर सकता है।

आप निम्नलिखित कार्यों के साथ एक अनुपालन ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया सुनिश्चित कर सकते हैं:

रोजगार समाप्ति को सूचित करें: किसी दूरस्थ कर्मचारी को समाप्त करते समय, वीडियो कॉल में आमने-सामने ऐसा करना सबसे अच्छा होता है। इस तरह आप एक निजी बातचीत कर सकते हैं और शांति से समाप्ति के पीछे के कारणों को समझा सकते हैं।

समाप्ति नीतियां हर देश में अलग-अलग होती हैं, जो आपकी कंपनी के लिए भविष्य के कानूनी परिणामों से बचने के लिए अनुपालन को महत्वपूर्ण बनाती हैं।

उदाहरण के लिए, संयुक्त राज्य अमेरिका में, इच्छा पर रोजगार नियोक्ताओं को बिना किसी पूर्व सूचना के किसी भी समय श्रमिकों को स्वतंत्र रूप से समाप्त करने की अनुमति देता है।

दूसरी ओर, यूके में, नियोक्ताओं को सेवा के प्रत्येक वर्ष के लिए एक सप्ताह का नोटिस देना होगा, या 12 वर्षों या उससे अधिक के लिए नियोजित होने पर 12 सप्ताह का नोटिस देना होगा। इन देश-विशिष्ट विनियमों के शीर्ष पर बने रहने से ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी।

यूके में, दूसरी ओर, नियोक्ताओं को सेवा के प्रत्येक वर्ष के लिए एक सप्ताह का नोटिस देना होगा, या 12 वर्षों या उससे अधिक के लिए नियोजित होने पर 12 सप्ताह का नोटिस देना होगा। इन देश-विशिष्ट विनियमों के शीर्ष पर बने रहने से ऑफबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान अनुपालन सुनिश्चित करने में मदद मिलेगी।

बौद्धिक संपदा की रक्षा करें: क्या आप जानते हैं कि 20 कंपनियों के प्रतिशत ने पूर्व कर्मचारियों से डेटा उल्लंघनों का अनुभव किया है?

डेटा को सुरक्षित रखने के लिए यहां कुछ कार्रवाई योग्य सुझाव दिए गए हैं:

  • एचआर और आईटी विभागों के बीच क्रॉस-फ़ंक्शनल सहयोग को बढ़ावा देना।
  • साझा खातों का उपयोग करने से बचें।
  • नियमित आधार पर पासवर्ड बदलें।
  • प्रस्थान करने वाले कर्मचारियों के लॉगिन और ईमेल खाते को तुरंत निष्क्रिय करें।
  • आवधिक डेटा बैकअप शेड्यूल करें।

दूरस्थ कार्यबल डेटा उल्लंघनों के प्रति अधिक संवेदनशील होते हैं क्योंकि डेटा प्रवाह की निगरानी ऑन-साइट टीमों के समान नहीं की जा सकती है। कुछ अतिरिक्त योगदान कारक हैं:

  • संवेदनशील कंपनी की जानकारी तक पहुंचने के लिए व्यक्तिगत उपकरणों का उपयोग करना।
  • सार्वजनिक वाई-फाई नेटवर्क से कनेक्ट करना।
  • क्लाउड में कंपनी डेटा संग्रहीत करना।

डेटा उल्लंघनों के कानूनी परिणाम आपकी प्रतिष्ठा और आपके वित्त दोनों के लिए विनाशकारी हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, ब्रिटिश एयरवेज को सुरक्षा खामियों के 2020 लिए एक जीबीपी 20 मिलियन जुर्माना देना पड़ा, जिसने साइबर हमले की सुविधा दी, जिसके परिणामस्वरूप ग्राहकों और कर्मचारियों के व्यक्तिगत डेटा का रिसाव हुआ।

बर्खास्तगी के लिए पर्याप्त विच्छेद और मुआवजा प्रदान करें: कर्मचारी जिस अंतिम विच्छेद भुगतान का हकदार है, उसकी गणना समाप्ति के कारणों और सेवा की लंबाई के आधार पर की जाती है - अन्यायपूर्ण भुगतान के लिए मुकदमों जैसी कानूनी समस्याओं से बचने के लिए देश के नियमों पर शोध करना महत्वपूर्ण है।

उदाहरण के लिए, जर्मनी में कोई वैधानिक विच्छेद नहीं है; हालांकि, कई नियोक्ता सेवा के प्रति वर्ष मासिक वेतन का 50 प्रतिशत प्रदान करते हैं। दूसरी ओर, चीन में, विच्छेद वेतन सेवा के प्रत्येक वर्ष के लिए एक महीने के पूर्ण वेतन के बराबर है।

समाप्ति प्रक्रिया में कोई भी गलत कदम, विशेष रूप से विच्छेद भुगतान दायित्वों के संदर्भ में, गंभीर और महंगा अनुपालन मुद्दों को उठा सकता है।

एक सफल ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग अनुभव की कुंजी

याद रखें कि किसी कर्मचारी की पहली छाप अंतिम विदाई के समान ही महत्वपूर्ण है। यदि इन प्रक्रियाओं की उपेक्षा की जाती है, तो यह न केवल आपके कर्मचारियों के प्रदर्शन को प्रभावित करती है, बल्कि यह आपकी प्रतिष्ठा को भी धूमिल कर सकती है, जिससे भविष्य की प्रतिभा को बनाए रखना और हासिल करना मुश्किल हो जाता है।

अनुपालन आपको कानूनी समस्याओं से बचने और कंपनी की संपत्ति की सुरक्षा करने में मदद करता है। लंबे समय में, एक संरचित ऑनबोर्डिंग और ऑफबोर्डिंग कार्यक्रम आपको पसंद का नियोक्ता बनने और वैश्विक स्तर पर खड़े होने में मदद कर सकता है।

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