दूरस्थ कार्य  टीमों को सीमाओं के पार  सहयोग करने देता है। रिकॉर्ड  के सर्वश्रेष्ठ-इन-क्लास  एम्प्लॉयर (ईओआर) के  साथ - और एक अच्छी संचार रणनीति - आप  अपनी वैश्विक टीमों के लिए एक जुड़ा  अनुभव प्रदान कर सकते हैं। 

आइए आज दूरस्थ कर्मचारियों के लिए संचार में सुधार करने के लिए प्रमुख रणनीतियों का पता लगाएं।

दूरस्थ टीमों के लिए संचार रणनीतियाँ महत्वपूर्ण क्यों हैं?

कई कंपनियों द्वारा हाइब्रिड वर्किंग मॉडल और लचीली व्यवस्थाओं को अपनाने के साथ, दूरस्थ कार्य यहाँ रहने के लिए है।  बिखरी हुई टीमों की ओर  यह बदलाव सार्थक कनेक्शन बनाना मुश्किल बना सकता है। गैलप के अनुसार, पूरी तरह से दूरस्थ श्रमिकों को हाइब्रिड या ऑन-साइट कर्मचारियों की तुलना में  अकेला महसूस करने की अधिक संभावना है। यही कारण है कि  प्रभावी टीम संचार कर्मचारी मनोबल और व्यावसायिक सफलता के लिए आवश्यक है।

यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जिनसे एक मजबूत संचार रणनीति दूरस्थ टीमों के प्रदर्शन को बढ़ावा दे सकती है:

  • समुदाय की भावना में सुधार: एक ठोस संचार नींव आपकी कंपनी में सहयोग, टीम निर्माण और समग्र विश्वास को प्रोत्साहित करती है।

  • कर्मचारियों को व्यस्त रखता है: 85% कर्मचारियों का कहना है कि कंपनी के समाचार और जानकारी के बारे में नियमित रूप से अपडेट होने पर वे अधिक प्रेरित महसूस करते हैं। खुला संचार टीम के सदस्यों को विचारों और विचारों को साझा करने में अधिक सहज महसूस करा सकता है।

  • प्रदर्शन को बढ़ाता है: जो कर्मचारी काम पर संबंधित होने की भावना महसूस करते हैं, वे मानसिक रूप से स्वस्थ होने की 4.4 गुना अधिक संभावना रखते हैं, जो उनके समग्र कल्याण और उत्पादकता की कुंजी है।

  • नवाचार को बढ़ावा देता है: कार्यस्थल सहयोग नए विचारों को प्रेरित करता है जो काम की गुणवत्ता में सुधार कर सकते हैं। स्पष्ट संचार परियोजनाओं को ट्रैक पर रखने के लिए किसी भी अनावश्यक आगे और गलतफहमी को कम करता है।

  • क्रॉस-सांस्कृतिक कनेक्शन को बढ़ावा: 2025 ग्लोबल वर्कफोर्स ट्रेंड्स रिपोर्ट के अनुसार, नेताओं का कहना है कि क्षेत्रों में कंपनी की संस्कृति को बनाए रखना वैश्विक टीमों के निर्माण में एक शीर्ष चुनौती है। 1099 कर्मचारियों और दूरस्थ टीम के सदस्यों सहित सभी वैश्विक कर्मचारियों में मजबूत संचार, एक सफल कार्यबल बनाने की कुंजी है।

वैश्विक टीमों के लिए 15 दूरस्थ कार्य संचार सर्वोत्तम प्रथाएं

सभी अमेरिकी कर्मचारियों का लगभग 14% पूरी तरह से दूरस्थ काम करता है। और 75% कर्मचारी जो घर से काम कर सकते हैं, वे कुछ समय ऐसा करते हैं। वैश्विक स्तर पर, विश्व आर्थिक मंच 2030 तक लगभग 92 मिलियन पूरी तरह से दूरस्थ नौकरियों की उम्मीद करता है। चूंकि कंपनियां और कर्मचारी पारंपरिक कार्यालय सेटअप से दूर जाते हैं, संचार विधियों को अनुकूलित करना आवश्यक है।

आइए दूरस्थ टीमों के लिए 15 संचार रणनीतियों का पता लगाएं।

1. केंद्रीकृत संचार चैनलों का निर्माण करना

एक सफल संचार रणनीति बनाने में पहला कदम यह जानना है कि कौन से चैनल तितर-बितर कर्मचारियों के लिए सबसे अच्छा काम करते हैं। लिखित संचार को सुव्यवस्थित करने वाले उपकरण टीम के सदस्यों को संदेशों और अनुरोधों का तुरंत जवाब देने में मदद करते हैं।

स्लैक, Microsoft Teams और Discord जैसे प्लेटफ़ॉर्म दूरस्थ रूप से संचार करने के लिए फायदेमंद हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, स्लैक का उपयोग करने वाले कर्मचारी दूरस्थ सहयोग में सुधार के लिए संदेश को त्वरित कर सकते हैं, दस्तावेजों को साझा कर सकते हैं और अपने सीआरएम और परियोजना प्रबंधन समाधानों को एकीकृत कर सकते हैं।

2. स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित करें और मानदंड स्थापित करें

दूरस्थ कर्मचारियों को उनकी भूमिकाओं, जिम्मेदारियों और रोजगार की शर्तों की स्पष्ट समझ देने के लिए खुले रहें और अपेक्षाएं निर्धारित करें। हमारे शोध में पाया गया कि 30% कर्मचारी वैश्विक कंपनियों के लिए काम करने में संकोच करते हैं क्योंकि कर और कानूनी विचार उनके लिए अस्पष्ट हैं। स्पष्ट संचार चिंताओं को संबोधित करता है, जवाबदेही को बढ़ावा देता है, और संगठनात्मक लक्ष्यों की ओर प्रयासों को संरेखित करता है। 

यह सुनिश्चित करने के लिए टीम के लक्ष्यों, समय सीमा और भूमिकाओं की रूपरेखा बनाएं कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है। जबकि आपकी सहयोग योजना आपकी टीम की जरूरतों के आधार पर बदल सकती है, एक ऐसा वातावरण बनाना सुनिश्चित करें जहां हर कोई सुनता है।

3. नियमित चेक-इन करें

प्रगति पर चर्चा करने, किसी भी विशिष्ट परियोजना बाधाओं को संबोधित करने और सभी को सूचित रखने के लिए दैनिक, साप्ताहिक, या यहां तक कि द्वि-साप्ताहिक टीम की बैठकें आयोजित करें।

समूह सेटिंग्स में व्यक्तित्व भिन्न होते हैं। कुछ टीम के सदस्य बात करने के लिए अधिक उत्सुक हैं, उन मुद्दों को साझा करते हैं जिनका वे सामना कर रहे हैं, और समर्थन मांगते हैं, जबकि अन्य अधिक आरक्षित हैं।

सहानुभूति यह सुनिश्चित करने के लिए महत्वपूर्ण है कि हर किसी को खुद को व्यक्त करने का अवसर दिया जाए। सभी व्यक्तित्व प्रकारों को खोलना आसान बनाने के लिए नियमित रूप से एक-एक बैठक निर्धारित करें।

4. पार सांस्कृतिक बारीकियों पर ध्यान दें

यदि आप सीमाओं के पार काम करते हैं, तो संभावना है कि आपके पास सांस्कृतिक रूप से विविध टीम है। एक अंतरराष्ट्रीय टीम किसी भी कंपनी के लिए एक संपत्ति है। अपने कार्यबल की सभी सांस्कृतिक बारीकियों को स्वीकार करना सुनिश्चित करें।

पार सांस्कृतिक संचार में प्रशिक्षण और अनुभव कर्मचारी सहयोग और प्रदर्शन में सुधार करते हैं। एक अच्छी तरह से गोल संचार रणनीति गलतफहमी को रोकने में मदद करती है, प्राथमिकताओं और लक्ष्यों पर संरेखण सुनिश्चित करती है, पारदर्शिता को बढ़ावा देती है, विश्वास का निर्माण करती है, और एक अधिक एकजुट संगठनात्मक संस्कृति बनाती है।

इसके अतिरिक्त, यह विचार करना न भूलें कि मौखिक संचार विभिन्न क्षेत्रों में कैसे भिन्न हो सकता है। कुछ संस्कृतियां अधिक प्रत्यक्ष और स्पष्ट हैं, जबकि अन्य अधिक आरक्षित हैं।

5. स्थानीय मानदंडों और कानूनों को ध्यान में रखें

वैश्विक टीमों का निर्माण करते समय, स्थानीय रोजगार कानूनों और मानदंडों पर पूरा ध्यान दें। वैश्विक नेताओं का कहना है कि रोजगार कानून (47%) और कर नियम (47%) अंतरराष्ट्रीय भर्ती के लिए शीर्ष बाधाएं हैं।

कई मामलों में, आपकी वैश्विक टीमों के पास आपकी घरेलू टीमों की तुलना में अलग-अलग अनिवार्य छुट्टियां होती हैं। अनुपालक बने रहने के लिए देश-विशिष्ट अधिकारों का अनुसंधान करें। यदि आप अनिश्चित हैं कि कहां से शुरू करना है, तो G-P Gia™ मदद कर सकता है। 50 देशों और 50 अमेरिकी राज्यों में अपने सबसे कठिन अनुपालन प्रश्नों के तत्काल उत्तर प्राप्त करें। हमारी एजेंटिक AI आपको स्थानीय रोजगार कानूनों, अनिवार्य समय और अनुपालन को नेविगेट करने में मदद कर सकती है, ताकि आप एक सफल संचार रणनीति बनाने पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

6. वर्चुअल सहयोग के लिए समय को प्राथमिकता दें

जबकि अतुल्यकालिक संचार उपकरण क्रॉस-टीम सहयोग के लिए बहुत अच्छे हैं, उन पर पूरी तरह से भरोसा न करें। दूरस्थ श्रमिकों के 69% मैसेजिंग ऐप जैसे डिजिटल संचार उपकरणों से बर्नआउट की रिपोर्ट करते हैं।

अपनी दूरस्थ टीमों के लिए वास्तविक समय आभासी सहयोग निर्धारित करें। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग उपकरण टीम के सदस्यों के बीच संबंध बनाते हैं और कनेक्शन मजबूत करते हैं। वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सहकर्मियों को एक-दूसरे को देखने, बॉडी लैंग्वेज पढ़ने और एक साधारण ईमेल से परे कनेक्ट करने की अनुमति देता है।

अपनी दूरस्थ टीमों के लिए वास्तविक समय आभासी सहयोग निर्धारित करें

7. समय क्षेत्रों के बारे में सावधान रहें

वास्तविक समय में सहयोग करते समय समय समय क्षेत्रों में काम करना दूरस्थ टीमों के लिए एक चुनौती हो सकती है। बैठकों को शेड्यूल करते समय या संदेश भेजते समय समय समय के अंतर को ध्यान में रखें।

प्रबंधक दैनिक बैठकों को निर्धारित किए बिना एक सहयोगी टीम वातावरण कैसे बना सकते हैं? बैठक के समय सावधानी बरतें। जब भी संभव हो, ऐसी बैठकें निर्धारित करें जिनके लिए दूरस्थ टीम के सदस्यों को अपने सामान्य घंटों से परे काम करने की आवश्यकता नहीं है। प्रत्येक बैठक के लिए एक विशिष्ट एजेंडा निर्धारित करें, जिसमें सभी टीमों के लिए मुख्य प्राथमिकता बिंदु शामिल हैं।

8. अपनी प्रक्रिया का नियमित रूप से मूल्यांकन करें

सुधार के लिए फीडबैक महत्वपूर्ण है। प्रदर्शन पर चर्चा करने, रचनात्मक आलोचना प्रदान करने और प्राप्त करने और किसी भी प्रक्रिया के मुद्दों को संबोधित करने के लिए नियमित प्रतिक्रिया सत्र निर्धारित करें।

पारदर्शिता टीम के सदस्यों को उनकी अपनी ताकत और सुधार के लिए आपकी कंपनी के क्षेत्रों को समझने में मदद करती है।

9. टीम-निर्माण अनुभवों को प्रोत्साहित करें

काम से संबंधित किसी भी चर्चा के साथ टीम के सदस्यों के बीच अनौपचारिक संचार को हमेशा प्रोत्साहित करें। ये अनौपचारिक स्पर्श बिंदु रिश्तों का निर्माण करते हैं, मनोबल बढ़ाते हैं, और आपकी टीम के भीतर सौहार्द की भावना को बढ़ावा देते हैं। टीम-बिल्डिंग अनुभवों को व्यवस्थित करके इन वार्तालापों को स्पार्क करें, जैसे आभासी आइसब्रेकर, ट्रिविया गेम, या वॉटरकूलर गतिविधियां। 

10. संचार दिशानिर्देशों को प्रलेखित करें और अक्सर अपडेट करें

एक जीवित "हम कैसे संवाद करते हैं" प्लेबुक बनाएं जिसमें कौन से उपकरण, प्रतिक्रिया-समय की अपेक्षाओं, मानदंडों को पूरा करना, समय क्षेत्र शिष्टाचार और संचार मुद्दों को कैसे संभालना है, इसका उपयोग करना शामिल है। एक मालिक असाइन करें, एक परिवर्तन लॉग जोड़ें, और टीम इनपुट के साथ सुझावों की समीक्षा करें। इस दस्तावेज़ को अपने ज्ञान के आधार पर नई नियुक्तियों को ऑनबोर्ड करने के लिए भंडारित करें।

अपनी वैश्विक टीम के लिए स्थानीय रूप से अनुपालन संचार दिशानिर्देश दस्तावेजों का मसौदा तैयार करने के लिए Gia का उपयोग करें।

11. प्रत्येक संचार चैनल के उद्देश्य को  स्पष्ट करें

एक मल्टीचैनल संचार प्रक्रिया केवल तभी काम करती है जब प्रत्येक चैनल का एक स्पष्ट उद्देश्य होता है। उदाहरण के लिए, तत्काल मुद्दों को हल करने के लिए प्रत्यक्ष संदेश का उपयोग करें और सामान्य अपडेट के लिए ईमेल करें। प्रत्येक चैनल के लिए प्रतिक्रिया-समय की अपेक्षाएं सेट करें, और आपके द्वारा उपयोग नहीं किए जाने वाले संग्रह चैनल। संचार रूटिंग के लिए कीवर्ड और टैग का उपयोग करें ताकि प्रत्येक टीम के सदस्य केवल उन संदेशों को देख सकें जिनकी उन्हें आवश्यकता है।

12.संचार चार्टर या एसओपी  स्थापित करें

रूपरेखा तैयार करने के लिए अपनी मानक संचालन प्रक्रियाओं (SOPs) के साथ एक दस्तावेज़ बनाएं:

  • काम के घंटे

  • ओवरलैप विंडो

  • उपलब्धता के संकेत

  • प्रतिक्रिया-समय की अपेक्षाएं

  • बैठक ताल और एजेंडा

  • दस्तावेज़ीकरण मानक

  • एस्केलेशन प्रक्रियाएं और समय-सीमाएं

वितरित टीमों के लिए मानकीकरण प्रथाएं चैनलों और समय क्षेत्रों में संचार को कुशल रखती हैं।

13. दृश्य संचार विधियों का उपयोग करें

जटिल विचारों के लिए दृश्यों का उपयोग करने का प्रयास करें, जिनमें शामिल हैं:

  • आरेख

  • प्रक्रिया प्रवाह

  • यात्रा मानचित्र

  • लघु वॉकथ्रू वीडियो

  • कार्यशालाओं के लिए डिजिटल व्हाइटबोर्ड

  • हितधारक वर्णनों के लिए प्रस्तुति सॉफ्टवेयर

स्थिरता के लिए टेम्पलेट्स को मानकीकृत करें और पहुंच के लिए alt टेक्स्ट और कैप्शन जोड़ें।

14.प्रतिक्रिया और संवाद  को प्रोत्साहित करें

नियमित प्रतिक्रिया के लिए चैनल प्रदान करें, जैसे गुमनाम  सर्वेक्षण और आभासी खुले कार्यालय के घंटे। जब आप फीडबैक के आधार पर परिवर्तनों को लागू करते हैं, तो भविष्य की चर्चाओं और जवाबदेही को प्रोत्साहित करने के लिए उन्हें अपनी टीम के साथ साझा करें। 

15.कार्यप्रवाहों और साझा शब्दावली को  परिभाषित करें

अपनी टीम के वर्कफ़्लोज़ को दस्तावेज़ीकृत करें, जिसमें प्रत्येक चरण के लिए कौन जिम्मेदार है और इसमें कितना समय लगना चाहिए। आपकी टीम द्वारा उपयोग की जाने वाली किसी भी तकनीकी शर्तों या संक्षिप्त शब्दों को परिभाषित करते हुए एक साझा शब्दावली बनाएं। इसके अलावा, मानकीकरण करें कि आप फ़ाइलों, चैनलों और टिकटों का नाम कैसे देते हैं ताकि हर कोई उन्हें आसानी से पा सके। इससे गलतियों में कटौती होगी और टीम के नए सदस्यों को जल्दी से जल्दी उठने में मदद मिलेगी।

दूरस्थ टीम संचार विधियाँ

अपने दूरस्थ टीम के सदस्यों को तरीकों से जुड़े रखें जैसे: 

  • सहयोगात्मक सॉफ्टवेयर: परियोजना प्रबंधन और दस्तावेज़-साझाकरण उपकरण टीमों को सहयोग करने, प्रगति को ट्रैक करने और संसाधनों को केंद्रीकृत करने देते हैं।

  • परियोजना प्रबंधन उपकरण:  ये प्लेटफ़ॉर्म टीमों को कार्यों को व्यवस्थित करने, समय सीमा निर्धारित करने और परियोजना के मील के पत्थर की निगरानी करने में मदद करते हैं।

  • त्वरित संदेश: चैट टूल त्वरित, अनौपचारिक बातचीत और समस्या सुलझाने की अनुमति देते हैं।

  • ईमेल:  औपचारिक संचार और प्रलेखन के लिए ईमेल आवश्यक है।

  • वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग:  वीडियो कॉल टीमों को जटिल विषयों पर चर्चा करने, कनेक्ट करने और दृश्य संकेतों के माध्यम से एक-दूसरे को बेहतर समझने में मदद करते हैं।

  • ऑडियो कॉल:  वीडियो कॉल त्वरित चैट के लिए बहुत अच्छे हैं जब वीडियो की आवश्यकता नहीं होती है।

  • क्लाउड-आधारित फ़ाइल साझाकरण: क्लाउड स्टोरेज समाधान टीम के सदस्यों को कहीं से भी दस्तावेज़ों तक पहुंचने, संपादित करने और साझा करने देते हैं।

  • रिकॉर्डिंग:बैठकों  और प्रस्तुतियों को रिकॉर्ड करना टीम के अनुपस्थित सदस्यों को पकड़ने देता है और भविष्य की समीक्षा के लिए एक संदर्भ प्रदान करता है।

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लगातार प्रक्रियाएं वैश्विक टीमों में प्रभावी संचार की आधारशिला हैं। हमारे AI-संचालित वैश्विक रोजगार उत्पाद और एम्प्लॉयर ऑफ रिकॉर्ड समाधान आपको स्थानीय अनुबंध जारी करके, एक सहज ऑनबोर्डिंग अनुभव प्रदान करके, पेरोल और लाभों का प्रबंधन करके, और स्थानीय अनुपालन आवश्यकताओं के साथ मुआवजे को संरेखित करके उस नींव का निर्माण करने में मदद करते हैं। 

आप अपने संचार रणनीति को अनुकूलित करने के लिए स्थानीय रूप से अनुपालन वाले मानव संसाधन दस्तावेजों का मसौदा तैयार करने और समीक्षा करने के लिए हमारे वैश्विक मानव संसाधन एजेंट Gia का उपयोग कर सकते हैं, जैसे:

  • रोजगार पत्र और अनुबंध प्रदान करता है

  • स्वागत पत्र ऑनबोर्डिंग

  • समापन पत्र

  • अनुशासनात्मक कार्रवाई नोटिस

  • नीति घोषणाएं और अपडेट

  • कर्मचारी पुस्तिकाएं

  • आंतरिक ज्ञापन

  • प्रचार पत्र

  • लाभ नामांकन या परिवर्तन नोटिस

  • स्वास्थ्य और सुरक्षा संचार

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Gia यह सिर्फ एक और एचआर टूल या जेनेरिक एआई मॉडल नहीं है - यह अगले स्तर की एजेंटिक क्षमताओं और G-P मालिकाना डेटा और सत्यापित स्रोतों द्वारा समर्थित गहरी अंतर्दृष्टि प्रदान करता है जो मानव संसाधन संगठनों को वैश्विक मानव संसाधन और अनुपालन को बदलने और अद्वितीय व्यावसायिक चपलता और उत्पादकता को चलाने के लिए सशक्त बनाता है।

Nat Natarajan

Chief Operating Officer, G-P

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