Pekerjaan jarak jauh telah mengambil alih tenaga kerja global — dan pekerjaan jarak jauh tidak berjalan ke mana-mana. Bahkan, 25 persen dari semua pekerjaan profesional di Amerika Utara diharapkan akan jauh pada akhir tahun ini, dan peluang jauh juga diharapkan akan terus meningkat di seluruh dunia di seluruh 2023.
Kerja jarak jauh membuka peluang bagi perusahaan untuk merekrut tenaga profesional paling berkualifikasi di mana pun di dunia, tanpa perlu memindahkan mereka ke kantor terpusat. Namun, model kerja ini hadir dengan tantangannya — salah satunya adalah manajemen penggajian jarak jauh.
Mengapa Anda perlu mengoptimalkan manajemen penggajian untuk tim jarak jauh?
Manajemen penggajian yang efektif melibatkan pemrosesan transaksi penggajian, koordinasi sistem kendali waktu, pemantauan perubahan penggajian (rekrutan baru, pengunduran diri, dll.), dan banyak lagi — semuanya sesuai dengan undang-undang dan peraturan setempat. Namun demikian, sebagian besar tim jarak jauh tersebar di berbagai negara dan zona waktu. Ini membuat penggajian menjadi rumit dan sedikit rumit dalam hal pajak, aturan tenaga kerja, undang-undang jaminan sosial, serta metode pembayaran dan mata uang.
Perusahaan harus meninjau kembali dan mengoptimalkan proses manajemen penggajian mereka secara berkala agar tetap mematuhi peraturan dan persyaratan setempat. Kelalaian untuk melakukannya dapat mengakibatkan denda atau sanksi.
Tidak mengherankan bahwa manajemen penggajian juga berdampak pada retensi karyawan. Menurut penelitian, 43 persentase karyawan mengatakan mereka akan meninggalkan perusahaan yang berulang kali membayar mereka terlambat atau salah.
Dalam artikel ini, kami membagikan beberapa pertimbangan utama untuk membantu Anda mengelola penggajian bagi tim jarak jauh Anda.
Pertimbangan utama untuk mengoptimalkan manajemen penggajian jarak jauh Anda
1. Menetapkan prosedur dan kebijakan
Karena manajemen penggajian jarak jauh dapat menjadi rumit, menetapkan prosedur dan kebijakan akan membantu Anda menghindari kesalahan penggajian, dan membantu Anda menyesuaikan skala dengan patuh.
Prosedur dan kebijakan ini harus menentukan bagaimana Anda akan:
- Kumpulkan dan verifikasi informasi karyawan.
- Menyimpan dan mencatat dokumen seperti kontrak, formulir pajak, atau slip gaji.
- Menetapkan frekuensi pembayaran dan jumlah pembayaran per tahun.
- Lacak waktu dan kehadiran.
- Tentukan mata uang sesuai dengan lokasi setiap karyawan.
- Menetapkan metode pembayaran (deposito langsung, transfer, kartu pembayaran, atau cek).
- Laporkan dan perbarui catatan.
2. Membayar kontraktor dan karyawan dengan patuh
Tanpa memandang apakah perusahaan Anda merekrut kontraktor atau karyawan penuh waktu, sangatlah penting untuk mengklasifikasikan dan membayar mereka dengan patuh guna menghindari kesalahan dan kesalahpahaman yang dapat mengakibatkan pelanggaran hukum.
Kontraktor bukan bagian dari penggajian perusahaan dan harus dibayar secara terpisah dan berbeda dari karyawan purnawaktu.
Kontraktor memiliki pembayaran berbasis proyek dengan harga tetap. Mereka bertanggung jawab untuk membayar pajak mereka sendiri dan tidak berpartisipasi dalam program tunjangan apa pun. Karyawan penuh waktu menerima pembayaran berbasis upah, perusahaan mereka bertanggung jawab untuk membayar pajak dan biaya sosial, dan mereka berhak menerima tunjangan, liburan, dan cuti berbayar.
Ada solusi penggajian yang memungkinkan Anda untuk mempekerjakan dan membayar kontraktor dan karyawan pada platform yang sama. Dengan cara ini Anda memastikan kepatuhan dalam hal klasifikasi dan pembayaran karyawan.
3. Gunakan alat otomatis
Dalam hal kerja jarak jauh, salah satu tren terbesar adalah penggunaan alat otomatisasi di semua bidang, termasuk manajemen penggajian.
Sistem penggajian otomatis dapat membantu tim menyederhanakan serta mempercepat pengaturan dan manajemen penggajian untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan produktivitas.
Sistem penggajian berkualitas akan mengotomatiskan:
- Penjadwalan pembayaran
- Perhitungan dan pengajuan pajak
- Pelacakan waktu kerja, lembur, dan kehadiran
- Penyimpanan catatan keuangan
- Pembaruan data gaji
- Manfaat, bonus, dan perhitungan kenaikan gaji
4. Memastikan kepatuhan terhadap aturan dan peraturan setempat
Mengatasi tantangan penggajian dan kepatuhan dalam globalisasi bisa jadi sulit. Penting untuk mengetahui dan memahami bahwa aturan, peraturan, dan persyaratan berbeda-beda di setiap negara, dan bahkan negara bagian berdasarkan negara bagian di negara-negara seperti AS.
- Aturan dan peraturan ini meliputi:
- Wag minimum
- Lembur dan maksimum jam kerja mingguan
- Tunjangan cuti
- Frekuensi pembayaran
- Manfaat yang diperlukan
- Perpajakan
Pastikan Anda mendapatkan informasi tentang cara mengatur penggajian di setiap lokasi yang Anda rekrut untuk menghindari penalti dan gugatan hukum. Memantau undang-undang setempat agar tetap mengetahui perubahan terbaru yang dapat memengaruhi penggajian untuk memastikan kepatuhan.
5. Manfaatkan keahlian lokal
Mengelola penggajian membutuhkan waktu, upaya, dan sumber daya. Bahkan dengan adanya platform otomatisasi penggajian berkualitas untuk menyederhanakan proses, penting untuk memiliki akses ke keahlian lokal. Pakar hukum dan SDM dalam negeri akan membantu Anda memastikan bahwa Anda mematuhi undang-undang dan peraturan setempat, khususnya seiring perkembangannya seiring waktu. Spesialis penuh waktu yang berpengalaman ini dapat menjawab pertanyaan yang mungkin Anda miliki sehingga Anda merasa yakin dengan proses manajemen penggajian Anda.
Seiring berkembangnya pekerjaan jarak jauh, perusahaan harus mengoptimalkan penggajian untuk memastikan mereka membayar karyawan sesuai dengan persyaratan setempat, tepat waktu, dan tanpa kesalahan. Di sinilah Globalization Partners berperan.
Global Growth Platform™ berbasis SaaS kami #1 memungkinkan bisnis Anda berkembang dengan cepat dan terjangkau, ke mana pun peluang membawa Anda, tanpa harus mendirikan anak perusahaan atau cabang setempat. Dengan 99 persen keakuratan penggajian dan pakar regional yang tersedia kapan pun Anda membutuhkannya, Anda dapat yakin bahwa Anda akan tetap mematuhi undang-undang ketenagakerjaan dan pajak khusus negara — sehingga Anda dapat berfokus untuk menjaga tenaga kerja Anda tetap bahagia dan terlibat.
