Frankrijk is het grootste land van de Europese Unie en een van de grootste economische grootmachten ter wereld. Als u overweegt daar een team op te bouwen of zelfs alleen maar een of twee Franse werknemers in te huren, kunnen wij u door het proces begeleiden. Onze handleiding voor het inhuren van werknemers in Frankrijk beschrijft een aantal belangrijke wetten en andere factoren die u moet weten voordat u begint met aanwerving.
Wat u moet weten voordat u in Frankrijk personeel gaat inhuren
Voordat u iemand in Frankrijk inhuurt, moet u enkele belangrijke aspecten van zakendoen en de arbeidswetgeving in het land begrijpen. Afhankelijk van hoe u gewend bent dat dingen in uw eigen land werken, kunt u in Frankrijk een aantal subtiele of zelfs sterke verschillen in de arbeidsmarkt en aanwervingspraktijken opmerken.
1. De Franse arbeidsmarkt
Er zijn een aantal uitstekende redenen om te overwegen werknemers in Frankrijk in te huren. U moet zich echter ook bewust zijn van de potentiële uitdagingen waarmee u te maken krijgt wanneer u de Franse arbeidsmarkt betreedt. Frankrijk heeft al geruime tijd te kampen met hoge werkloosheidscijfers. Van 2012 tot 2018 bleef het werkloosheidspercentage in Frankrijk boven 9 procent. Gelukkig daalde dat percentage in 2019 tot 8.43 procent, en in 2020 daalde het iets tot 8.34 procent voor het jaar, waaruit een geleidelijke verbetering van de Franse economie blijkt.
Het is belangrijk te begrijpen dat de werkloosheid in Frankrijk deels te wijten is aan een tekort aan geschoolde werknemers. Dit is vooral een probleem in de industriële sector, waar betrekkelijk weinig jongeren instromen in de gebieden die geschoolde werknemers nodig hebben.
Wat betekent dit alles voor uw bedrijf? Voor een deel blijkt hieruit hoe belangrijk het is om onderzoek te doen, om ervoor te zorgen dat u lokale werknemers kunt vinden met de kwalificaties die u zoekt. Omdat er mogelijk veel vraag naar deze werknemers is, moet u hun mogelijk langetermijncontracten of andere voordelen aanbieden om hen voor uw bedrijf te winnen. U kunt ook overwegen om werknemers in te huren met de werkethiek en houding die u zoekt en hen op te leiden voor de baan.
2. Collectieve arbeidsovereenkomsten
Naast de arbeidswetgeving van Frankrijk moet u ook aandacht besteden aan de collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s). Omdat Frankrijk een sterke vakbondscultuur heeft, komen cao’s vaak voor. Deze documenten bepalen de voorwaarden die vakbonden en werkgevers zijn overeengekomen met betrekking tot arbeidsbepalingen zoals arbeidsomstandigheden en secundaire arbeidsvoorwaarden. Deze termen zijn een aanvulling op de Franse arbeidswetgeving in plaats van een vervanging.
Een collectieve arbeidsovereenkomst kan van toepassing zijn op een enkel bedrijf, een groep bedrijven of, in sommige gevallen, een hele bedrijfstak. In deze gevallen geldt dat zelfs als uw bedrijf geen deel uitmaakt van een werkgeversvereniging, de cao toch op u van toepassing kan zijn. Zorg ervoor dat u uitzoekt of er cao’s van toepassing zijn op uw bedrijf, zodat u deze voorwaarden zorgvuldig kunt opnemen in uw arbeidsovereenkomsten, naast het naleven van de arbeidswetgeving voor alle Franse werknemers.
3. Taalverschil
Telkens wanneer u internationaal werknemers inhuurt, moet u mogelijk rekening houden met taalverschillen. Frans is de officiële taal van Frankrijk, 88 procent van de bevolking spreekt Frans als hun eerste taal. Hoewel Frans in Frankrijk verreweg de belangrijkste taal is, spreken sommige Franse werknemers ook een tweede taal. Volgens The Local, een Franse nieuwsbron, is ongeveer 57 procent van de mensen in Frankrijk redelijk goed in het Engels. In Parijs ligt dat percentage iets hoger, met iets meer dan 60 procent.
Misschien wilt u zoeken naar Franse werknemers die vloeiend in uw moedertaal zijn, maar dit kan u in de problemen brengen. De Franse wet bepaalt dat u een werknemer niet mag discrimineren op basis van zijn/haar vermogen om zich in een andere taal dan het Frans uit te drukken.
Zolang u beschikt over een vertaler of tweetalige collega’s die kunnen helpen, zult u wel in staat zijn om taalverschillen te overbruggen. Wees u ervan bewust dat, zelfs als u geen Frans spreekt, een uitstekende manier om goodwill te tonen bestaat uit het aanleren van een aantal zinnen om te gebruiken wanneer u sollicitatiegesprekken voert of uw nieuwe werknemers ontmoet.
4. Werktijden en minimumloon
Een standaard werkweek in Frankrijk is 35 uren. Het is werknemers wettelijk niet toegestaan meer dan 10 uur per dag of 48 uur per week te werken en zij kunnen over een 12-week periode niet meer dan 44 uur per week gemiddelden. Een collectieve arbeidsovereenkomst kan ook andere bepalingen bevatten over het aantal uren dat werknemers mogen werken en over het loon voor overwerk.
Franse werknemers zijn gewend aan een evenwicht tussen werk en privéleven dat duidelijke grenzen stelt. Frankrijk heeft zelfs een wet aangenomen die bedrijven met 50 of meer werknemers verplicht om uren vast te stellen waarin werknemers zich volledig kunnen loskoppelen van zakelijke e-mail. Alle werknemers hebben recht op een dagelijkse rusttijd van 11 aaneengesloten uren en een wekelijkse rusttijd van 35 aaneengesloten uren.
Frankrijk heeft een nationaal minimumloon, momenteel vastgesteld op 1,554.58 euro per maand. Dit is gebaseerd op de 35-hour werkweek en geldt voor alle werknemers met een contract voor onbepaalde tijd of voor bepaalde tijd. U bent misschien gewend om uw werknemers tweewekelijks te betalen, maar in Frankrijk betaalt u het salaris van uw werknemers eenmaal per maand, aan het einde van elke maand. De collectieve arbeidsovereenkomst kan ook een minimumloon bepalen dat hoger ligt dan het nationale minimum.
5. Betaald verlof en feestdagen
Franse werknemers hebben wettelijk recht op ten minste vijf weken betaalde vakantie per jaar. Werknemers die anciënniteit hebben verworven, kunnen op grond van de wet of hun collectieve arbeidsovereenkomst recht hebben op nog meer vakantietijd.
Omdat Franse werknemers een royale hoeveelheid vakantieverlof krijgen, hoeven ze misschien geen ziekteverlof aan te vragen, maar de Franse arbeidswetgeving voorziet ook in ziekteverlof; de werknemers moeten een medische verklaring overleggen, en hoeveel ze tijdens hun afwezigheid betaald krijgen, hangt af van de voorwaarden van hun collectieve arbeidsovereenkomst.
Naast het jaarlijkse verlof kunnen de werknemers ook vrij krijgen op feestdagen. Volgens de Franse wetgeving zijn werkgevers slechts verplicht om hun werknemers één feestdag vrij te geven: Werkdag. In het algemeen geven werkgevers hun werknemers echter alle 10 Franse feestdagen vrij. De collectieve arbeidsovereenkomst kan ook voorschrijven dat werknemers deze vrije dagen krijgen.
6. Belastingen en sociale bijstandsprogramma's
Frankrijk hanteert voor de inkomstenbelasting een progressief belastingstelsel. Vroeger betaalden werknemers hun belastingen rechtstreeks, maar sinds 2019gebruikt Frankrijk een Pay As You Earn (PAYE)-systeem, wat betekent dat werkgevers elke maand belastingen inhouden op de loonstrookjes van hun werknemers.
Zowel werknemers als werkgevers moeten bijdragen aan het Franse socialezekerheidsstelsel. Dit omvat dekking voor ziektekosten, gezinstoeslagen, werkloosheidsuitkeringen, arbeidsongevallen, en pensioenen. In een typisch scenario dragen werknemers ongeveer 22 procent van hun brutosalaris bij aan sociale lasten, en werkgevers betalen een bedrag dat gelijk is aan ongeveer 43 procent van het brutosalaris van een werknemer.
Het gezondheidszorgstelsel in Frankrijk is gericht op financiering door de overheid. De Franse regering neemt het grootste deel van de kosten van de gezondheidszorg van burgers voor haar rekening. Ondanks deze genationaliseerde dekking zijn werkgevers ook verplicht hun werknemers een particuliere ziektekostenverzekering aan te bieden, als aanvulling op het Franse socialezekerheidsstelsel.
Kosten van het inhuren van personeel in Frankrijk
Wanneer u werknemers inhuurt, bent u wellicht vooral gericht op hoeveel elke werknemer u zal kosten aan totale arbeidskosten. Dit bedrag is in Frankrijk relatief hoog, dus het is slim om er aandacht aan te besteden. U moet echter ook de kosten van het aanwervingsproces zelf begroten. De aanwervingskosten kunnen bestaan uit het volgende:
- juridische bijstand om te helpen bij de naleving;
- de tijd van de wervingscommissie;
- wervingsbureau;
- reizen naar en van Frankrijk;
- personeelsadvertenties plaatsen op sites die een vergoeding vragen;
- vertaler om te helpen bij de communicatie;
- wettelijk toegestane achtergrondcontroles.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in te huren in Frankrijk?
Voordat u in Frankrijk nieuwe werknemers kunt inhuren, moet u zich als werkgever in Frankrijk vestigen. Dit betekent dat u daar een filiaal of dochteronderneming van uw bedrijf moet vestigen. De meest populaire optie voor een dochteronderneming voor internationale bedrijven is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, die een société á responsabilité limitée (SARL) wordt genoemd. Om uw SARL op te richten, hebt u nodig:
- een Franse commerciële bankrekening;
- een kantooradres in Frankrijk;
- een aangestelde accountant;
- inschrijving bij het kantoor voor sociale zekerheid, belastingen en verzekeringen;
- kennisgeving van de oprichting van uw dochteronderneming in het staatsblad;
- uw bedrijfsboekhouding gestempeld bij de handelsrechtbank.
Het oprichten van een dochteronderneming in Frankrijk kan weken of zelfs wel maanden duren. Naast het oprichten van uw bedrijfsentiteit moet u ook het arbeidsrecht onderzoeken en juridisch advies inwinnen, om er zeker van te zijn dat u als werkgever voldoet aan uw wettelijke verplichtingen. Gelukkig is er een alternatief als u Franse werknemers wilt inhuren zonder een bedrijfsentiteit te hoeven oprichten.
Dit alternatief staat bekend als een Employer of Record (EOR). Een Employer of Record, ook wel een professionele arbeidsorganisatie of, in Frankrijk, een ‘portage salarial’ genoemd, heeft al een in Frankrijk gevestigde entiteit. Wanneer u met een Employer of Record in zee gaat, neemt deze veel van de lasten die bij uw uitbreidingsproces horen over, waaronder het in de salarisadministratie zetten van uw Franse werknemers, het afhandelen van belastingen en secundaire arbeidsvoorwaarden, en ervoor zorgen dat deze werknemers al hun rechten onder de Franse wet en hun collectieve arbeidsovereenkomst ontvangen. Ondertussen werken uw werknemers wel gewoon voor uw bedrijf. In wezen krijgt u de voordelen van het in dienst nemen van internationale werknemers, maar zonder de ingewikkeldheid ervan op u te hoeven nemen.
Dit is met name een waardevolle optie als u snel wilt beginnen met inhuren. Het is ook nuttig als u overweegt een filiaal of dochteronderneming op te richten, maar nog even de tijd wilt nemen om uw entree op de Franse markt te testen. Met een EOR kunt u dat doen zonder een grote verplichting aan te gaan.
Stappen voor het inhuren van personeel in Frankrijk
Zodra u de banenmarkt en de juridische aspecten van het tewerkstellen van mensen in Frankrijk begrijpt, kunt u uw aandacht richten op de manier waarop u mensen in het land kunt inhuren. Hieronder hebben we een basisbeschrijving gegeven, samen met enkele van onze tips voor het inhuren van personeel in Frankrijk.
1. Vacatures adverteren
Een mogelijkheid voor aanwerving in Frankrijk is studenten te zoeken die uw vakgebied studeren en hun een ‘contrat d'alternance’ (een studiecontract) aan te bieden. In dit model worden studenten eerst deeltijds tewerkgesteld totdat ze klaar zijn met hun studie, waarna hun een voltijdse positie wordt aangeboden.
U kunt ook personeelsadvertenties plaatsen op online vacaturebanken. Frankrijk gebruikt internationale vacatureportalen zoals Indeed en Monster, en ook veel Franse vacaturebanken. U kunt ook een vacatureportaal zoeken dat specifiek op uw bedrijfstak is gericht. Zo is Stratégies Emploi bijvoorbeeld een website voor banen in marketing, communicatie en public relations.
2. Sollicitaties screenen
Naarmate de sollicitaties binnenkomen, kunt u een softwareprogramma gebruiken om ongekwalificeerde sollicitanten snel uit te sluiten. U kunt de sollicitaties ook handmatig evalueren. Deze stap is erop gericht uw pool van sollicitanten te verkleinen en te bepalen welke kandidaten een sollicitatiegesprek verdienen.
Houd er bij het bekijken van sollicitaties rekening meer dat een Frans curriculum vitae (cv) er iets anders uit kan zien dan cv’s zoals u die in uw eigen land gewend bent. Europese cv’s zijn doorgaans langer dan Noord-Amerikaanse cv’s. Franse cv’s zijn vaak ook wat persoonlijker dan de cv’s waaraan Britse werkgevers gewend zijn. Franse sollicitanten vermelden meerdere contactmogelijkheden, hun geboortedatum en -plaats, nationaliteit, en burgerlijke staat. Het is ook gebruikelijk om een foto bij te voegen.
3. Sollicitatiegesprekken voeren
Als u in Frankrijk telewerkers inhuurt, zijn video-interviews een zeer aanvaardbare optie. U kunt natuurlijk ook naar Frankrijk reizen, als u ervoor kiest om de sollicitatiegesprekken persoonlijk te houden. Als u kandidaten op afstand interviewt, vergeet dan niet om rekening te houden met het mogelijke tijdsverschil tussen Midden-Europese tijd en uw eigen tijdzone.
4. Aanbod van een baan doen en het contract van de werknemer bespreken
Hoewel schriftelijke arbeidscontracten in Frankrijk niet verplicht zijn, is het altijd verstandig om een sterk schriftelijk contract te hebben, om zowel uw bedrijf als de kandidaat te beschermen. Zorg ervoor dat u duidelijk maakt welk soort contract u de werknemer aanbiedt. Soorten contracten omvatten:
- contract voor voltijds werk;
- contract voor deeltijds werk;
- contract voor seizoensarbeid;
- contract van beperkte duur;
- arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd.
Uw contract moet de arbeidsvoorwaarden duidelijk omschrijven en moet in het Frans zijn geschreven.
5. Een DPAE indienen
In Frankrijk moet u een verklaring op naam indienen die bekend staat als een “déclaration préalable à l'embauche” (DPAE), wat betekent “een verklaring voorafgaand aan de indienstneming”. Zoals de naam al zegt, moet u deze verklaring indienen voordat u uw werknemers in dienst stelt. U stuurt de DPAE naar de Unions de Recouvrement des Cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales (URSSAF), dat is de overheidsorganisatie die de bijdragen voor de sociale zekerheid en de kinderbijslag int.
De DPAE is nodig om uw werknemers te registreren bij het socialezekerheidsbureau en hen in te schrijven in het socialezekerheidsstelsel. In deze verklaring wordt ook toestemming gevraagd voor het uitvoeren van een medisch onderzoek voor uw nieuwe werknemers.
6. Indienststelling van uw nieuwe werknemers
Als u gewend bent om in deze fase of eerder in het proces achtergrondcontroles uit te voeren, houd er dan rekening mee dat de Franse wet alleen achtergrondcontroles toestaat die rechtstreeks verband houden met de positie. Met andere woorden: u kunt alleen een antecedentenonderzoek doen als de baan gevoelige activiteiten inhoudt, zoals het omgaan met geld.
Hetzelfde principe geldt voor het verrichten van een medisch onderzoek als screening vóór de indienstneming. Na het inhuren is een medisch onderzoek echter een standaardonderdeel van het inwerkproces. Indienststelling omvat ook papierwerk en eventuele training die de werknemers moeten volgen voordat zij met hun werk kunnen beginnen.
Bouw uw internationale team op met Globalization Partners
Als u klaar bent om te beginnen met het opbouwen van uw Franse team en u wilt het oprichten van uw eigen entiteit in Frankrijk uitstellen of helemaal vermijden, dan hebt u een Employer of Record nodig. Globalization Partners kan in Frankrijk als uw Employer of Record fungeren, zodat u de meeste ingewikkeldheden die we in deze handleiding hebben besproken, kunt vermijden. Globalization Partners zal deze logistiek op zich nemen, inclusief de salarisadministratie, belastingen, sociale zekerheid, secundaire arbeidsvoorwaarden en wettelijke naleving, zodat u zich kunt blijven concentreren op de groei van uw internationale bedrijf. Vraag vandaag nog een voorstel aan.
