Leestijd: 6 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Onboarding en offboarden een fundamentele rol spelen in de goede werking van elk bedrijf. Deze ervaringen hebben langdurige effecten op werknemers, dus het is belangrijk om deze processen boeiend en gedenkwaardig te maken.
Uit onderzoek van Brandon Hall Group blijkt dat bedrijven met een sterk onboarding-programma retentie verbeteren door 82 procent. De offboarding-ervaring wordt echter vaak over het hoofd gezien, maar niet minder belangrijk, omdat een bittere noot vertrekken op lange termijn gevolgen kan hebben. Volgens een onderzoek van Glassdoor, 70 procent van de werkzoekenden doet onderzoek naar bedrijfsreviews – waarvan vele zijn geschreven door voormalige werknemers – voordat ze carrièrebeslissingen nemen.
In een externe werkomgeving is het creëren van een gestructureerd onboarding- en offboarding-programma een extra complexiteit; er zijn duidelijke uitdagingen zoals communicatiekloven, verschillende tijdzones, maar ook contrasterende culturele achtergronden, dus het is belangrijk om uw bestaande processen aan te passen aan deze nieuwe manier van werken.
Een fundamenteel aspect om in gedachten te houden bij het ontwerpen van onboarding- en offboarding-programma's is compliance. Het beheren van wereldwijde teams betekent jongleren met verschillende wet- en regelgeving, dus naleving moet een topprioriteit blijven tijdens elke fase van de levenscyclus van de werknemer om de activa en informatie van uw bedrijf te beschermen, juridische problemen te voorkomen en uw reputatie intact te houden. In dit artikel leggen we uit hoe u ervoor kunt zorgen dat teams op afstand worden nageleefd tijdens de onboarding- en offboardingfasen.
Wat is onboarding?
Normaal gesproken staat de eerste week van een nieuwe medewerker in het teken van onboarding, wat bestaat uit activiteiten die hen vertrouwd maken met de visie, missie, waarden en cultuur van het bedrijf. Dit helpt nieuwe medewerkers om de organisatiestructuur en de bijzonderheden van hun functie te leren kennen. Simpel gezegd, het is de eerste indruk die uw nieuwe talent van uw bedrijf krijgt.
Ondanks het belang ervan, toonde een onderzoek van Gallup aan dat alleen: 12 procent van de werknemers vindt dat hun werkgever goed werk verricht bij het inwerken van nieuwe teamleden. Onboarding mag niet worden beperkt tot introductiebijeenkomsten en check-ins van managers. Je kunt gaan extra mijl door aan elke nieuwe medewerker een senior medewerker toe te wijzen; dit geeft ze een collega waar ze terecht kunnen als ze vragen hebben tijdens hun eerste week op het werk.
Een gestructureerd onboardingproces is essentieel om externe medewerkers zich verbonden te laten voelen met een bedrijf, zelfs als ze over de hele wereld verspreid zijn. Het helpt ook om de productiviteit te verkorten en de foutenmarge op de lange termijn te verkleinen.
U kunt zorgen voor een conform onboardingproces door de volgende taken uit te voeren:
Controleer en verzamel het vereiste papierwerk: Papierwerk kan buitengewoon vervelend zijn, maar documentatie, zoals arbeidscontracten, is van vitaal belang om te voldoen aan de nationale normen en om duidelijk de werkverwachtingen voor uw nieuwe talent te schetsen.
Om dit proces volledig conform te maken, moet u ervoor zorgen dat uw nieuwe medewerkers de arbeidsvoorwaarden begrijpen en vertrouwelijkheidsovereenkomsten, anti-intimidatiebeleid, ziekteverzekeringsformulieren en beëindigingsclausules ondertekenen. Om dit proces volledig conform te maken, moet u ervoor zorgen dat uw nieuwe medewerkers de arbeidsvoorwaarden begrijpen en vertrouwelijkheidsovereenkomsten, anti-intimidatiebeleid, ziekteverzekeringsformulieren en beëindigingsclausules ondertekenen.
Een belangrijk aandachtspunt in deze beginfase is de privacy van medewerkers. De verplichtingen en rechten met betrekking tot de werkgever-werknemerrelatie kunnen van land tot land aanzienlijk verschillen, en met deze nuances moet rekening worden gehouden bij het opstellen van beleid voor internationale teams.
Hoewel werkgevers meestal toegang hebben tot informatie over apparatuur die eigendom is van het bedrijf, is het toch belangrijk om toestemming van uw werknemers te hebben. Een bedrijf kan doorgaans de volgende aspecten monitoren:
- Zakelijke e-mail
- Platformen voor werkbeheer
- Browsegeschiedenis op internet
- Geografische locatie
Werkstroomprocessen communiceren: Volgens SHRM, kan slechte communicatie leiden tot beschadigde relaties, gebroken vertrouwen en hogere niveaus van woede en vijandigheid op de werkplek.
Daarom zal het op een duidelijke en dynamische manier communiceren van de workflowprocessen van uw bedrijf helpen om opdrachten te stroomlijnen, het moreel van het team te verhogen en vooral werknemers te helpen de verwachtingen van de baan te begrijpen.
U kunt bedrijfsprocessen communiceren en bevestigen via virtuele vergaderingen, handboeken en e-mails. Alle informatie moet worden gedeeld en beantwoord via e-mail van het bedrijf en een beveiligde server om inbreuken op informatie te verminderen.
Zorg voor een functiespecifieke opleiding: Een onderzoek uitgevoerd door upwork voorspelde dat in de komende vijf jaar 36,2 miljoen werknemers zullen op afstand werken. Dat vertegenwoordigt een 87 procent toename in vergelijking met pre-pandemische statistieken. Daarom moeten traditionele trainingsprogramma's opnieuw worden geëvalueerd om werknemers op afstand te helpen gedijen.
Als een bedrijf een werknemer niet goed doorlicht of geen functiespecifieke training geeft, kan dit leiden tot kostbare rechtszaken wegens nalatigheid op de werkplek.
Als een werknemer bijvoorbeeld wordt gevraagd om een apparaat te gebruiken maar niet over de nodige technische vaardigheden beschikt, kan de werkgever mogelijk verantwoordelijk worden gehouden voor eventuele schade die de werknemer aan zichzelf of anderen op de werkplek toebrengt omdat hij niet vooraf de juiste opleidingsprocedures heeft gegeven.
Wat is offboarden?
Het beëindigen van een arbeidsrelatie is nooit prettig, of het nu gaat om vrijwillig ontslag of ontslag. U kunt deze overgang echter soepel laten verlopen door een gestructureerd offboarding-programma te creëren - dit helpt niet alleen toekomstige juridische problemen te voorkomen, maar het voedt ook uw werkgeversmerk.
EEN rapport door People Path en Cornell University ontdekten dat ongeveer een derde van de voormalige werknemers banden onderhoudt met eerdere werkgevers; en 15 procent van de nieuwe medewerkers komt van verwijzingen van voormalige werknemers. Daarom kan het achterlaten van een goede indruk op vertrekkende werknemers uw bedrijf doen opvallen en toekomstig internationaal talent helpen aantrekken.
U kunt zorgen voor een conform offboarding-proces met de volgende acties:
Beëindiging dienstverband doorgeven: Bij het beëindigen van een medewerker op afstand doe je dat het beste face-to-face in een videogesprek. Op die manier kun je een privégesprek voeren en rustig uitleggen wat de reden van de beëindiging is.
Beëindigingsbeleid is in elk land anders, waardoor naleving van cruciaal belang is om toekomstige juridische gevolgen voor uw bedrijf te voorkomen.
In de Verenigde Staten bijvoorbeeld, naar believen werkgelegenheid stelt werkgevers in staat om werknemers op elk moment vrijelijk te beëindigen zonder voorafgaande kennisgeving.
In het VK daarentegen moeten werkgevers een opzegtermijn van één week geven voor elk dienstjaar, of 12 weken opzegtermijn indien in dienst voor 12 jaar of meer. Door op de hoogte te blijven van deze landspecifieke regelgeving, kunt u ervoor zorgen dat u tijdens het offboardingproces aan de regels voldoet.
In de VK, aan de andere kant moeten werkgevers een opzegtermijn van één week geven voor elk dienstjaar, of 12 weken opzegtermijn indien in dienst voor 12 jaar of meer. Door op de hoogte te blijven van deze landspecifieke regelgeving, kunt u ervoor zorgen dat u tijdens het offboardingproces aan de regels voldoet.
Intellectuele eigendom: Wist je dat 20 procent van de bedrijven hebben meegemaakt datalekken van voormalige werknemers?
Hier zijn een paar bruikbare tips om gegevens veilig te houden:
- Stimuleer de cross-functionele samenwerking tussen HR- en IT-afdelingen.
- Vermijd het gebruik van gedeelde accounts.
- Verander regelmatig wachtwoorden.
- Deactiveer de logins en het e-mailaccount van vertrekkende medewerkers onmiddellijk.
- Plan periodieke gegevensback-ups.
Werknemers op afstand zijn vatbaarder voor gegevensinbreuken omdat de gegevensstroom niet op dezelfde manier kan worden gecontroleerd als teams op locatie. Een paar extra factoren die bijdragen zijn:
- Persoonlijke apparaten gebruiken om toegang te krijgen tot gevoelige bedrijfsinformatie.
- Verbinding maken met openbare wifi-netwerken.
- Bedrijfsgegevens opslaan in de cloud.
De juridische gevolgen van datalekken kunnen funest zijn voor zowel uw reputatie als uw financiën. British Airways moest bijvoorbeeld GBP. betalen 20 miljoen boete in 2020 voor beveiligingslekken die een cyberaanval mogelijk hebben gemaakt, waardoor persoonlijke gegevens van klanten en personeel zijn gelekt.
Zorg voor een passende ontslagvergoeding en vergoeding voor ontslag: De definitieve ontslagvergoeding waar een werknemer recht op heeft, wordt berekend op basis van de redenen voor beëindiging en de duur van het dienstverband. Het is belangrijk om de nationale regelgeving te onderzoeken om juridische problemen zoals rechtszaken wegens onterechte betaling te voorkomen.
Er is bijvoorbeeld geen wettelijke ontslagvergoeding in Duitsland veel werkgevers bieden echter 50 procent van het maandsalaris per dienstjaar. In ChinaAnderzijds is de ontslagvergoeding gelijk aan één maandsalaris voor elk dienstjaar.
Elke misstap in het beëindigingsproces, met name op het gebied van ontslagvergoedingen, kan ernstige en kostbare nalevingsproblemen veroorzaken.
De sleutel tot een succesvolle onboarding en offboarding ervaring
Bedenk dat de eerste indruk van een medewerker net zo belangrijk is als het afscheid. Als deze processen worden genegeerd, heeft dit niet alleen invloed op de prestaties van uw medewerkers, maar kan het ook uw reputatie aantasten, waardoor het moeilijk wordt om toekomstig talent te behouden en te verwerven.
Compliance helpt u juridische problemen te voorkomen en bedrijfsmiddelen te beschermen. Op de lange termijn kan een gestructureerd onboarding- en offboardingprogramma u helpen een favoriete werkgever te worden en op te vallen op wereldwijde schaal.
Neem contact op met Globalization Partners voor meer informatie over het creëren van een best-in-class onboarding- en offboarding-ervaring voor teams op afstand. Ons volledig conforme Global Employment Platform™ helpt bedrijven internationale teams op te bouwen en op te schalen, en stelt bedrijven in staat om het hele HR-proces te beheren, van werving en onboarding tot conforme payroll setup en offboarding - allemaal met één platform.
Lees meer over ons platform en vraag vandaag nog een voorstel aan.
Bekijk onze twee nieuwe playbooks voor meer informatie over dit onderwerp:
- Uw Global Compliance Playbook: Best practices voor onboarding (globalization-partners.com)
- Uw Global Compliance Playbook: Best practices voor offboarding (globalization-partners.com)
