Leestijd: 9 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
De sleutel om te zorgen dat telewerken een troef is voor uw bedrijf, is ervoor te zorgen dat u een duidelijk en gedetailleerd beleid voor telewerken heeft. Dit is ook essentieel voor het verbeteren van productiviteit en het algehele succes van uw team.
Ongeacht of de huidige staat van de wereld uw bedrijf heeft gedwongen op afstand te werken, als u een beleid voor telewerken heeft is uw bedrijf soepeler en kan het zich gemakkelijker aanpassen.
Het is belangrijk om te weten dat telewerken niet slechts een concept is dat geboren is tijdens een wereldwijde pandemie. Het was eerder al gewoon en zal iets blijven dat bedrijven moeten omarmen.
Gegevens van het United States Census Bureau en het Bureau of Labor Statistics hebben aangetoond dat van 2017 tot 2018 4,7 miljoen mensen, ongeveer 3,4 procent van het Amerikaanse personeelsbestand op afstand werkt. Dit toonde een toename van 1 procent, of 800.000 mensen, ten opzichte van 2015.
Volgens Global Workplace Analytics (GWA) is het aantal telewerkers van 2005 tot 2018 toegenomen met 173 procent. GWA heeft ook ontdekt dat wereldwijd, zelfs voor de pandemie, "onderzoeken herhaaldelijk aantoonden dat 80% van de werknemers ten minste een deel van de tijd vanuit huis zou willen werken."
Een beleid voor telewerken geeft uw werknemers een duidelijk begrip van de verwachtingen van uw bedrijf voor telewerkers. Het opstellen van uw beleid helpt u richtlijnen vast te stellen, uw teams op afstand te transformeren en talent aan te trekken.
Wat is een beleid voor telewerken?
Een beleid voor telewerken is een aantal richtlijnen voor werknemers die vanuit huis werken of op locaties buiten het kantoor.
Het doel van een beleid voor telewerken is om de verwachtingen van werknemers te managen vanaf het begin en het gemakkelijker te maken om betrokkenheid en productiviteit te bevorderen.
Welke informatie moet worden inbegrepen in een beleid voor telewerken?
Volgens de vacaturewebsite Betterteam moet een beleid voor telewerken de volgende informatie bevatten:
- Geschiktheid
Kan iedereen in uw bedrijf vanuit huis werken? Slechts een paar teams? Het is essentieel om duidelijk te omschrijven welke afdelingen, teams, of functietypes vanuit huis kunnen werken en hoe vaak ze dit mogen. Er wordt verwacht dat werken vanuit huis tussen nu en 2025 met 8% zal toenemen. Bij het definiëren van uw beleid voor telewerken vanuit huis moet u bepalen welke posities alleen op kantoor kunnen werken. Wees voorbereid om voorbeelden voor beleid voor telewerken te geven, indien daarom wordt verzocht. - Regels en bedrijfsbeleid
Werken vanuit huis sluit niemand uit, ongeacht positie of verantwoordelijkheid, van het volgen van dezelfde regels en beleid als waar zij zich aan moeten houden op kantoor. Het is belangrijk om werknemers eraan te herinneren dat zij zich aan het werknemershandboek moeten houden, zelfs als zij op afstand werken. Alle regels en beleid van het bedrijf, zoals ziekteverlof en vakantiedagen, moeten nog steeds van toepassing zijn bij het werken op afstand. Het leveren van een nieuwe kopie van het werknemershandboek hoeft niet nodig te zijn, maar het is een essentieel deel van het opbouwen van een beleidsdocument voor telewerken. - Verwachtingen
Deze sectie legt uit wat u wilt van uw werknemers met betrekking tot prestaties, kwaliteit, productiviteit en resultaten. U moet ook uitleggen welke tools en middelen u zult leveren om hen te helpen de normen van het bedrijf na te leven. Het moet werktijden en prestatieverwachtingen bevatten. Wat flexibiliteit kan nodig zijn, maar ook het aanpassen van uw verwachtingen als werknemers die gewend zijn aan een kantoorinterface zich aanpassen aan het werken vanuit huis. - Communicatie
Leg uit hoe werknemers moeten communiceren. Verklaar welke tools beschikbaar zullen zijn voor communicatie en hoe zij moeten worden gebruikt. Specificeer hoe vergaderingen moeten worden gehouden en op welke platforms zij plaats moeten vinden. Dit is ook het punt waar u uitlegt of u gebruik zult maken van synchrone of asynchrone communicatie. Werkgevers moeten ook een vorm van communicatie in het geval van nood geven voor het geval van technische problemen, stroomuitval en andere onvoorziene complicaties.
- Beveiliging
Zorg dat uw werknemers begrijpen hoeveel belang uw bedrijf hecht aan cybersecurity. Rapporten tonen aan dat datalekken de VS $ 3,92 miljoen per jaar kunnen kosten. Tijdens het werken op afstand worden vertrouwelijke gegevens en data online gedeeld. Uw werknemers moeten weten dat hun data veilig zullen zijn en hoe zij gevoelige en vertrouwelijke materialen moeten behandelen. Leg uit welke stappen u zult ondernemen om te zorgen dat de veiligheid van de beschermde informatie wordt gegarandeerd, van VPN's tot veilige netwerken met sterke wachtwoorden en authenticatie op basis van twee elementen voor het inloggen. Leg uit of uw werknemers hun apparaten van thuis voor het werk kunnen gebruiken of of zij de apparaten van het bedrijf moeten gebruiken. - Verzekering en aansprakelijkheid
Wat gebeurt er als u werknemers een ongeval krijgen tijdens het werken op afstand? U moet dit weten, maar zij ook. Hoe werken verzekeringsclaims en wie is aansprakelijk onder het beleid voor telewerken? Hoe regelt u het bewijs als alles op afstand wordt gedaan? Werknemers die gewond raken tijdens telewerken, moeten bewijzen dat zij hun letsel opgelopen hebben tijdens werktijden gedurende de hen toegewezen taken. Beschrijf de stappen die zij moeten ondernemen en met wie zij contact moeten opnemen.
Naast deze informatie kan uw bedrijf ook onderwerpen aansnijden als:
- Werknemersrechten
Een geweldige manier om te zorgen voor gelukkige werknemers is om duidelijk hun pauzes, lunchtijden, het proces om vrije dagen aan te vragen, etc. te definiëren. Mensen moeten kunnen begrijpen wat hun rechten zijn, zowel voor werknemers als voor telewerkers, en waar er misschien verschillen liggen tussen de twee statussen. - Bedrijfsmissie en -visie
Zelfs als zij vanuit huis werken, vertegenwoordigen uw team en het werk dat zij uitvoeren nog steeds uw bedrijf. Uw werknemers zullen zich misschien al bewust zijn van de missie en de visie van uw bedrijf, maar het kan ook zijn dat ze het vergeten zijn met het grootste deel van hun indienststellingstraining. Het is nooit een slecht idee om hen te herinneren aan de bedrijfsdoelen en om de tijd te nemen om deze verklaring aan te passen aan een telewerkmodel. - Oplossen conflicten
Als mensen niet persoonlijk met elkaar interactie hebben, kunnen conflicten worden gereduceerd omdat de frictie wordt gereduceerd. Aan de andere kant kan afstand het lastig maken voor mensen om elkaar te lezen, waarmee een hele nieuwe set van uitdagingen wordt gecreëerd. Meer dan 80% van werknemers op afstand rapporteren een vorm van arbeidsconflict dat van invloed kan zijn op hun dagelijkse praktijken. Laat uw werknemers weten hoe zij kunnen praten en hoe zij verder moeten gaan als conflicten ontstaan. Het voordeel van het oplossen van conflicten tussen werknemers op afstand is dat het eenvoudige is om de conflicterende partijen uit elkaar te houden zonder de werkdynamiek te beschadigen. - Apparatuur
Verklaar het vereiste apparatuur voor elke rol en of het bedrijf deze middelen levert. Ontvangen werknemer geld terug voor aankopen of moeten zij wachten tot zij hun apparatuur ontvangen voor ze beginnen met het werk? Bij het maken van een beleid voor telewerken kan wat flexibiliteit noodzakelijk zijn als uw team technische problemen ondervindt. Een toegewijd IT-team kan de antwoorden hebben, maar het is uitdagender om problemen op afstand te diagnosticeren.
Hoe kunt u een beleid voor telewerken, toegesneden op uw bedrijf, maken?
Elk bedrijf is anders en er is geen universele oplossing. Om uw beleid voor telewerken op maat te maken, moet u de volgende belangrijke punten overwegen:
1. Bedrijfsdoelen
Het creëren van een beleid dat uw bedrijfsmissie en -visie weergeeft, helpt uniekheid toe te voegen aan uw benadering van werken op afstand. U kunt deze gelegenheid gebruiken om werknemers eraan te herinneren waar zij naartoe werken en uitweiden over hoe deze doelen te bereiken als een telewerkbedrijf.
2. Uw bedrijfscultuur
Neem de tijd om ervoor te zorgen dat uw cultuur wordt weergegeven in uw beleid voor telewerken en zorg ervoor dat werknemers de cultuur kunnen ervaren, zelfs als zij op afstand werken. Voordelen zoals online evenementen, games, begeleiding, etc. kunnen helpen het algehele welzijn van uw werknemers te verbeteren en waarde toe te voegen aan uw cultuur.
3. Flexibiliteit
Dit gaat hand in hand met uw bedrijfscultuur. Beslis hoe flexibel u wilt zijn met zaken zoals werktijden en betaald verlof. Het is gemakkelijker om een telewerkbeleid te creëren als u al besloten heeft hoeveel flexibiliteit u uw werknemers wilt geven. Houd er rekening mee dat werknemers die op afstand werken, het lastig kunnen vinden om een gezonde balans tussen werk en leven op te bouwen en te behouden. Houd hier rekening mee als u het flexibiliteitsniveau bepaalt dat u wilt bieden voor uw teams op afstand.
4. Ken uw team
U bent degene die weet onder welke omstandigheden uw team het beste presteert en welke middelen zij nodig hebben om hun doelen te bereiken. Zorg dat u hier rekening mee houdt als u uw beleid creëert en vraag managers om informatie over hun teams. Dit is vooral belangrijk als u nieuwe werknemers in dienst stelt die u, dankzij de quarantaine, lockdowns en gesloten kantoorlocaties, nog niet persoonlijk heeft kunnen ontmoeten. Het kan uitdagend zijn om iemand echt te leren kennen als uw enige interacties via tekstberichten en e-mail verlopen.
Elk team werkt anders, dus het krijgen van een werkstroom en prestatiegegevens van alle managers helpt bij het creëren van een beleid dat bij alle werknemers past.
Wat zijn de voordelen van een beleid voor telewerken?
Volgens een rapport van Upwork werkt meer dan 57 procent van de bedrijven in de VS zonder een beleid voor telewerken. Voor de pandemie waren ze niet echt nodig, slechts 6% van de werknemers werkte volledig vanuit huis en meer dan 75% had nooit de optie gehad. De realiteit is echter dat een telewerkbeleid uw bedrijf alleen kan helpen.
Laten we eens kijken naar de onderstaande voordelen.
Duidelijkheid
Bij gebrek aan de juiste begeleiding hoe de dagelijkse processen en projecten aan te pakken, kan werknemersmoreel beschadigd raken; niemand wil constant hoeven vragen om instructies en dan wachten op reacties. Als uw werknemers op de hoogte zijn van uw telewerkbeleid, wordt het gemakkelijker om uitdagingen op te lossen; van hoe bepaalde communicatieplatforms te gebruiken tot het navigeren van obstakels tijdens projecten. Duidelijkheid helpt uw werknemers te focussen en beter te presteren; zo eenvoudig is het.
Gestroomlijnde communicatie
Bedrijven die richtlijnen omtrent communicatie op afstand omarmen passen zich beter aan en groeien sneller. Communicatie is de eerste stap in de richting van succes in elk aspect van uw bedrijf en als deze wordt verbroken, kan dit tot significante problemen leiden.
De beste manier om inclusiviteit te creëren en werknemersprestaties te verbeteren in een zakelijke wereld op afstand, is om iedereen te laten voelen dat zij wezenlijk onderdeel zijn van de machine. Dit kan worden bereikt door het bieden van de beste hulpmiddelen en richtlijnen aan werknemers om effectief en met respect te communiceren.
Paul Burrin, Vice President bij Sage People, vertelde Workplace: "Regelmatige, doelgerichte, effectieve en persoonlijke tweerichtingscommunicatie is essentieel zodat bedrijven hun werknemers geïnformeerd kunnen houden. Op deze manier weten zij wat er aan de hand is en kunnen ze in real-time vragen stellen of feedback leveren."
Als u uw werknemers in staat stelt om overal te werken en zorgt dat u over effectieve communicatiestrategieën beschikt, neemt u belemmeringen weg voor uw bedrijf en zorgt u ervoor dat uw bedrijf in staat is om toekomstige uitdagingen aan te gaan.
Volgens een rapport van Upwork werkt meer dan 57 procent van de bedrijven in de VS zonder een beleid voor telewerken. Klik om te tweetenToegenomen flexibiliteit en productiviteit
Volgens een wereldwijd onderzoek van International Workspace Group (IWG) zegt 85 procent van alle telewerkers dat flexibel telewerkbeleid hun algehele productiviteit heeft verhoogd.
Zoals we al eerder hebben gezegd, als uw werknemers op de hoogte zijn van uw bedrijfsregels met betrekking tot flexibiliteit met factoren zoals werkschema's en betaald verlof, presteren zij beter. Zo kunnen bijvoorbeeld werkende ouders die een goed begrip hebben van het bedrijfsbeleid voor het werken op afstand hun dag met minder stress beter plannen, wat betekent dat u gelukkigere en productievere werknemers heeft.
Betere werknemersbetrokkenheid
Het hebben van een telewerkbeleid toont uw werknemers dat u toegewijd bent aan het creëren van een betere werkomgeving. Als werknemers dit zien, zijn zij meer geneigd om deze toewijding beantwoorden en doen zij elke dag dat stapje meer.
Bedrijven vergeten vaak het belang van werknemersbetrokkenheid. Ervoor kiezen om betrokkenheid te bevorderen betekent het verlagen van personeelsverloop, wat zich uiteindelijk vertaalt in lagere kosten.
Een onderzoek van USI Insurance Services constateerde dat personeelsverloop gemiddeld zes tot negen maanden aan salaris kost. Iedere keer als een bedrijf een werknemer die bijvoorbeeld 60.000 USD per jaar verdient vervangt, kan het tussen $ 30.000 en $ 45.000 moeten besteden aan aanwerving en training.
Verbeterd inwerkproces
In een remote-first zakelijke wereld is het inwerkproces een essentieel, en uitdagender, deel van de levenscyclus van de werknemer geworden. U moet een solide frame hebben om uw telewerkers klaar te stomen voor succes en het vaststellen van een telewerkbeleid maakt het creëren van dit frame veel gemakkelijker.
Volgens de Society for Human Resource Management (SHRM) positioneren organisaties met slechte inwerkprocessen werknemers alleen voor een vroeg vertrek.
Amy Hirsh Robinson, directeur van adviesbedrijf The Interchange Group in Los Angeles, vertelt SHRM: "Indienststelling is een magisch moment wanneer nieuwe werknemers beslissen betrokken te blijven of zich terugtrekken." Waar dit uitdagend kan zijn in een omgeving op afstand, is het zelfs nog meer essentieel zonder persoonlijke interactie als aanvulling.
Wereldwijd toptalent aantrekken
Het hebben van een beleid voor telewerken is een teken dat een bedrijf serieus betrokken is bij zijn werknemers. Deze details zijn het verschil als het beste talent naar uw bedrijf kijkt.
Internationaal talent kan huiverig zijn voor wereldwijde bedrijven op afstand omdat hun carrières en succes afhankelijk zijn van het feit of uw bedrijf een gestructureerde en formele benadering heeft van telewerken.
Het creëren van een beleid voor telewerken is slechts een van de stappen in de richting van het succesvol inhuren van internationale werknemers en wereldwijd groeien. De juiste benadering van telewerken kan u in staat stellen een overtuigend en betrouwbaar bedrijf zonder grenzen te creëren.
Kan een beleid voor telewerken uw bedrijf helpen wereldwijd te groeien?
Het korte antwoord is ja. Tegenwoordig profiteren veel bedrijven van de voordelen van onze wereld op afstand door internationale werknemers in te huren, zelfs voor lokale banen. Kijk niet naar een telewerkbeleid als iets dat u door de pandemie zal slepen, maar meer als een blauwdruk voor de toekomst van uw bedrijf.
Het creëren van een frame voor telewerkers kan de eerst stap zijn in de richting van een meer wendbaar en flexibeler bedrijf waarbij de zaken over de hele wereld kunnen plaatsvinden, ongeacht verschillen in tijdzones.
Wat is de beste manier om een conform bedrijf op afstand op te bouwen?
Veel bedrijven zien wereldwijde expansie nog steeds als een serie obstakels met betrekking tot het registreren bij lokale overheden, het opzetten van een internationale juridische entiteit en het dealen met wereldwijde naleving. Echter, er zijn oplossingen die kan zorgen voor een wereldwijde groei op afstand en het stroomlijnen van de processen, zoals een Employer of Record (EOR).
Het Employer of Record-model werd gecreëerd om bedrijven zoals als dat van u te helpen om wereldwijd te groeien door de uitdagingen die tussen uw lokale en wereldwijde potentie staan, te verwijderen. De Employer of Record heeft wereldwijde entiteiten die salarisadministratie, belastingen, secundaire arbeidsvoorwaarden en HR 100 procent conform afhandelen.
U behoudt volledige controle over management terwijl u overal ter wereld snel en gemakkelijk kunt inhuren. Kom meer te weten over hoe een Employer of Record kan helpen van uw bedrijf een wereldwijd bedrijf op afstand te maken.
