De eilandnatie Japan is kleiner dan de Amerikaanse staat Californië. Japan is echter de vijfde grootste economie ter wereld, na de VS, China, Duitsland en India.
Als u wilt uitbreiden naar Japan, zal onze gids u alles vertellen wat u moet weten.
Wat je moet weten voordat je in Japan aanneemt
Als je je bedrijf voor het eerst uitbreidt naar Japan, zijn er belangrijke wettelijke vereisten waar je rekening mee moet houden. Deze normen en wetten beïnvloeden de wervingspraktijken in Japan en veel aspecten van de werkgever-werknemer-relatie.
Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, kanG-P Gia™, onze kunstmatige intelligentie-gedreven wereldwijde HUMAN RESOURCES-agent, je moeilijkste compliance vragen beantwoorden in 50 landen — waaronder Japan — en alle 50 Amerikaanse staten. Verminder je afhankelijkheid van externe advocaten en verlaag de tijd en kosten van compliance met tot wel 95% met Gia
Laten we eens kijken naar vijf dingen die je moet weten over het aannemen in Japan.
1. Tekort aan arbeidskrachten
Een vergrijzende bevolking en dalende geboortecijfers hebben geleid tot een tekort aan arbeidskrachten in het land. Dit betekent dat werknemers gewend zijn aan uitstekende baanzekerheid. Kandidaten ontvangen doorgaans aanbiedingen van meerdere bedrijven. In sollicitatiegesprekken is het verkopen van je werkgeversmerk net zo belangrijk als het beoordelen van de vaardigheden van kandidaten.
2. Arbeidsovereenkomsten en arbeidsregels
De Japanse Labor Standards Act vereist dat belangrijke arbeidsvoorwaarden schriftelijk worden vastgelegd. Dit omvat details zoals werktijden, lonen, taken en de mogelijkheid van veranderingen in werkpleklocatie en werktaken.
Volgens de Japanse wetgeving moeten bedrijven met 10+ werknemers arbeidsregels opstellen en deze indienen bij hun lokale arbeidsinspectie. Arbeidsregels beschrijven de arbeidsomstandigheden die u uw werknemers biedt, waaronder loon, werktijden, vakantiedagen, bedrijfsregels en procedures bij overtredingen. De arbeidsinspectie kan u adviseren of uw arbeidsreglementen alle noodzakelijke informatie bevatten.
G-P Employer of Record biedt een tool voor het opstellen van arbeidsovereenkomsten waarmee u conforme arbeidsovereenkomsten kunt opstellen die voldoen aan alle wettelijke eisen en beste praktijken in Japan.
3. Workweek- en minimumloonwetten
De standaard werkweek in Japan is 40 uur, met een maximum van 8 uur per dag. De Labor Standards Act regelt werktijden om eerlijke arbeidsomstandigheden te waarborgen en het welzijn van werknemers te beschermen.
De Japanse overheid neemt verzoeken om overwerk serieus. Werkgevers moeten een arbeidsovereenkomst indienen bij het Labor Standards Inspection Office voordat werknemers mogen overwerken. Werknemers die extra uren werken of 's nachts of op feestdagen werken, hebben recht op uitbetaling van overuren. Dit varieert gewoonlijk van 25% tot 50% premie op het normale loon.
In Japan is het minimumloon niet hetzelfde in het hele land. De Japanse overheid geeft een nationaal gemiddelde op basis van de kosten van levensonderhoud, dus lokale tarieven. Elke van de 47 prefecturen stelt zijn eigen minimumloon vast. Vanaf 2025is het gemiddelde minimumloon in Japan 1054 per uur JPY. Door de kandidaat-gedreven arbeidsmarkt moet je concurrerend salaris en voordelen bieden om toptalent aan te trekken.
4. betaalde vakantiedagen;
In Japan hebben werknemers recht op betaalde vakantiedagen zodra ze zes maanden voor een bedrijf hebben gewerkt en ten minste 80% van hun geplande werkdagen aanwezig zijn geweest. Op dat moment krijgen werknemers 10 jaarlijks verlof. Na de eerste zes maanden krijgen werknemers voor elk extra jaar een extra vrije dag. Na 18 maanden krijgen werknemers dus 11 dagen vrij. Het vakantieverlof is gemaximeerd op 20 dagen. Een werknemer bereikt deze limiet na 6.5 jaar dienstverband.
Je kunt je TEAM in Japan meer betaalde vrije dagen aanbieden dan de wettelijke vereisten als je dat wilt. Veel werkgevers bieden ook betaalde feestdagen aan, ook al is dat wettelijk niet verplicht. Japan heeft 16 nationale feestdagen. Het aanbieden van deze dagen als betaalde feestdagen kan de aantrekkingskracht van je werkgever vergroten. Betaald ziekteverlof is geen vereiste in Japan.
Je kunt eenvoudig voordelenplannen beheren bij G-P Werkgever van Record. Onze stagiairexperts monitoren de arbeidswetgeving continu om te voldoen aan landspecifieke regelgeving en normen. Stel voordelenplannen op en beheer via ons platform om een soepele werknemer-ervaring te bieden.
5. Belastingen en sociale zekerheid
Japan heeft een progressief inkomstenbelastingsysteem. Hogere inkomens worden tegen hogere tarieven belast. Werkgevers moeten inkomstenbelasting aftrekken van het loon van werknemers en deze naar de belastingdienst sturen.
Zowel werkgevers als werknemers dragen bij aan het Japanse sociale zekerheidssysteem. Dit omvat ziektekostenverzekering, pensioenverzekering en werknemersongevallenverzekering. Werkgevers en werknemers delen de kosten van zorg- en pensioenverzekering gelijk. Werkgevers betalen 0.9% van het loon voor werkloosheidsverzekering, terwijl werknemers 0betalen.55%. Werkgevers dekken volledig de kosten van de arbeidsongelukvergoeding.
Omdat sociale zekerheid ook een publieke ziektekostenverzekering omvat, hoeft u geen particuliere verzekeringen aan te bieden. Je moet echter jaarlijks medische keuringen en controles aan werknemers voorleggen. Regelmatige stresscontroles zijn verplicht voor alle bedrijven met 50+ werknemers, ongeacht de sector.
Top-wervingshubs in Japan
Sommige Japanse steden staan bekend om hun specifieke industrieën. Weten wat elke stad te bieden heeft, kan je helpen je wervingsinspanningen naar de juiste plek te sturen en functies sneller in te vullen.
De belangrijkste talentenhubs in Japan zijn:
- Tokio is de hoofdstad en grootste stad van Japan. Het is het belangrijkste centrum van het land voor handel, financiën en technologie. Tokio beschikt over een diverse talentenpool en huisvest veel grote Japanse en internationale banken en fintech .
- Osaka staat bekend om zijn sterke productie- en dienstensector. Het bedrijf heeft een lange geschiedenis in de productie van elektronica, machines, robotica, chemicaliën en voedsel. Bedrijven zoals Panasonic en Sharp zijn hier gevestigd.
- Nagoya is een belangrijke speler in de automobiel-, luchtvaart- en maakindustrie. Veel bedrijven, waaronder Toyota, Mitsubishi en Boeing, zijn in de regio gevestigd.
- Fukuoka wordt vaak het Silicon Valley van Japan genoemd. De stad staat bekend om haar startups en het hoogste percentage nieuwe bedrijven in Japan. Het staat ook bekend om blockchain- en slimme stadsinitiatieven.
Yokohama maakt deel uit van de regio Groot-Tokio. Het is een belangrijke havenstad die bekendstaat om logistiek, technologie en internationale handel.
Belangrijke industrieën in Japan
Het begrijpen van de belangrijkste Japanse industrieën helpt je om salarissen en voordelen te benchmark . Je kunt dit inzicht gebruiken om slimme keuzes te maken over waar je wilt investeren en je personeelsbestand wilt laten groeien.
De belangrijkste industrieën in Japan zijn onder andere:
- Automobielindustrie: Japan staat bekend om zijn autofabrikanten, zoals Toyota, Honda, Nissan, Mazda en Suzuki. De industrie omvat alles, van het bouwen van voertuigen tot het maken van auto-onderdelen. Tot het specialistische talent behoren werktuigbouwkundigen, experts in industriële automatisering en kwaliteitscontroleurs.
- Elektronica en elektrische apparatuur: Japan staat bekend om zijn geavanceerde elektronica, waaronder gadgets, halfgeleiders en industriële machines. Bedrijven zoals Sony en Panasonic spelen een grote rol op dit gebied. Deze sector heeft behoefte aan diverse technische specialisten.
- Robotica: Japan is een leider in robotica. Bedrijven zoals Fanuc behoren tot de beste ter wereld. De behoefte aan industriële robots groeit door het tekort aan arbeidskrachten in het land. Specialistisch talent omvat ontwikkelaars, machine learning-ingenieurs en cybersecurity-experts.
- Informatietechnologie en software: Japan heeft een sterke IT-sector. Tot de belangrijkste bedrijven behoren Fujitsu, NEC, Hitachi en Sony. Grote internationale technologiebedrijven zoals Microsoft, Google en Amazon hebben ook vestigingen in het land. Tot het specialistische talent behoren ontwikkelaars, cloudarchitecten en data-engineers.
Financiën en verzekeringen: Tokio is een belangrijk wereldwijd financieel centrum met een goed ontwikkelde bank- en vermogensbeheersector. Het land heeft ook een van de grootste verzekeringsmarkten ter wereld, met name op het gebied van premies voor levens- en schadeverzekeringen. Tot het specialistische talent behoren professionals in de investeringsbankwereld, kwantitatieve analisten en financiële risicomanagers.
Kosten voor het inhuren van een werknemer in Japan
Of je nu één werknemer inhuurt of een heel TEAM in Japan, kosten zijn onvermijdelijk. Budget voor het volgende:
- Onderzoek: Bepaal waar in Japan u uw bedrijf wilt vestigen en onderzoek de wettelijke bepalingen met betrekking tot arbeidsomstandigheden aldaar, evenals de vereisten voor uw branche.
- Juridische hulp: Tenzij je met een Employer of Record (EOR) werkt, wil je misschien een advocaat inhuren om je te helpen met compliance en ervoor te zorgen dat je de lokale arbeidswetgeving volgt.
- Reizen: Als u voor werving of het opzetten van uw nieuwe kantoor naar Japan moet reizen, dient u deze kosten mee te nemen in uw reisplanning.
- Vacatures: Het adverteren van je vacature online of in druk kan je wervingskosten verhogen.
- Vertaler: Mogelijk moet u een vertaler inhuren om u te helpen bij de communicatie met sollicitanten, zowel schriftelijk als tijdens sollicitatiegesprekken.
- Screeningscontroles: Screeningscontroles kunnen je kosten verhogen. Achtergrondcontroles en strafblad-controles worden in Japan gereguleerd door strikte privacywetten.
Volgens G-P Verified Sources van bedraagt de totale jaarlijkse werkgeverslast in Japan Gia tussen 15% en 17% van het bruto salaris. Dit tarief kan in risicovolle sectoren hoger uitvallen vanwege de variabele WCI-premie.
Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers in Japan aan te nemen?
Zorg ervoor dat je deze essentiële zaken behandelt voordat je je TEAM in Japan uitbreidt:
- Oprichting van de entiteit of Employer of Record-partnerschap
- Belastingregistratie
- inschrijving bij de pensioendienst van Japan;
- inschrijving bij openbare arbeidsvoorzieningsdienst voor werkloosheidsverzekering;
- arbeidsongevallenverzekering via de Arbeidsinspectie;
- Japanse bankrekening.
Neem in Japan voltijdse werknemers in dienst zonder een eigen bedrijf op te richten met G-P Employer of Record. Bouw je team in Japan op tegen lagere kosten en met de zekerheid dat je dit op een conforme manier doet.
Stappen voor het aannemen in Japan
Voordat je begint met werven, laten we eerst de basisprincipes van het aannemen van personeel in Japan doornemen. Sommige aspecten van het proces zullen er waarschijnlijk anders uitzien dan u gewend bent in uw thuisland.
1. Verspreid het woord
De eerste stap is om lokale werkzoekenden op de hoogte te stellen van je openstaande vacatures. Maak vacatures en plaats die online waar ze zichtbaarheid krijgen. Plaats je functie op populaire Japanse vacaturesites zoals Denko-Mirai, GaijinPot Jobs, CareerCross, Daijob, Rikunabi, En Japan en MyNavi. Schrijf je personeelsadvertentie in het Japans.
Deze sites helpen je om bekendheid te krijgen. Als je connecties hebt in Japan, netwerk dan om werknemers te identificeren die mogelijk bij je TEAM willen komen. Kandidaten in Japan besteden doorgaans meer aandacht aan persoonlijke aanbevelingen dan aan koude telefoontjes van recruiters of online vacatures.
Een andere optie is een proces dat shinsotsu wordt genoemd. Dit houdt in dat groepen universiteitsafgestudeerden worden gerekruteerd zodra zij de banenmarkt betreden. Ze hebben misschien niet zoveel ervaring, maar afgestudeerden bieden frisse perspectieven, ambitie en een solide opleidingsachtergrond.
2. Sollicitaties evalueren
In Japan krijg je misschien minder aanmeldingen dan je gewend bent. Met 126 beschikbare banen per baanaanvrager hebben lokale werkzoekenden volop mogelijkheden om uit te kiezen.
Onthoud bij het beoordelen van aanmeldingen dat je altijd training kunt geven om een nieuwe werknemer te helpen slagen als lid van jouw TEAM.
3. Sollicitatiekandidaten
Interview vervolgens kandidaten die op je shortlist zijn gekomen. Je kunt sollicitatiegesprekken virtueel of persoonlijk houden als je een filiaal of dochteronderneming hebt opgezet. Telefonische of videogesprekken zijn vooral handig als je op afstand-medewerkers in Japan aanneemt en reizen daarheen wilt vermijden.
Houd rekening met het tijdsverschil. New York City loopt bijvoorbeeld 13 of 14 uur achter op Tokio, afhankelijk van of de zomertijd in de VS van kracht is.
4. Doe een baan en deel de arbeidsovereenkomst
Zodra je de juiste kandidaat voor de functie hebt gevonden, kun je hen formeel de baan aanbieden. Als je dat nog niet hebt gedaan, vertel ze dan over het salaris- en voordelenplan.
Deel je arbeidsregels en stel een individueel contract op voor je nieuwe medewerkers. Beschrijf hun takenpakket, salaris en andere belangrijke details.
5. Nieuwe werknemers in dienst stellen.
Tot slot kun je je nieuwe werknemer onboarden. Dien binnen vijf dagen na de startdatum van de werknemer pensioen- en ziektekostenverzekeringsformulieren in. Je moet ook nieuwe medewerkers informeren over hun reisschema voor hun eerste week en eventuele training geven die ze nodig hebben om te beginnen. Als je niet-onderdanen in Japan aanneemt, moet je ook papieren indienen bij het Public Employment Service Center.
Neem uw teamleden in Japan binnen enkele minuten op in het team met G-P Employer of Record. Wij nemen de juridische en administratieve taken op zich, zodat je sneller kunt gaan werken. Eenvoudige, zelfgestuurde workflows zorgen voor een soepel proces voor jou en je nieuwe medewerkers.
Aannemers inhuren in Japan
Samenwerken met zelfstandige opdrachtnemers in Japan kan een kosteneffectieve manier zijn om de Markt te testen en een aanwezigheid op te bouwen zonder de verplichting van fulltime medewerkers. Aannemers gevestigd in Japan begrijpen het lokale consumentengedrag, de regels en de bedrijfspraktijken. Ze zijn klaar om snel te gaan werken met hun eigen apparatuur en vastgestelde werkprocessen.
Door aannemers in te huren, kunt u eenvoudig uw personeelsbestand aanpassen op basis van de behoeften van uw bedrijf, zonder de complexiteit en kosten van een dienstverband.
Voordat je een overeenkomst aangaat met een onafhankelijke zzp'er in Japan, overweeg het volgende:
1. Werknemers versus onafhankelijke contractanten
In Japan hebben werknemers meestal onbepaalde contracten, wat wijst op een doorlopende dienstverband. Aannemers worden ingehuurd voor specifieke projecten of vaste periodes onder dienstenovereenkomsten, die duidelijk de start- en einddata moeten vastleggen. Werknemers ontvangen een reguliere maandelijkse salaris en werkgevers houden inkomstenbelasting en sociale verzekeringspremies in van hun loon. Aannemers worden betaald op basis van projectomvang, uurloon of mijlpalen. Zij beheren hun eigen inkomstenbelastingaangiften en sociale verzekeringsbijdragen.
2. Boetes voor verkeerde classificatie
Het is strafbaar om iemand ten onrechte als zzp'er te bestempelen. Als onjuiste classificatie optreedt, moet u mogelijk:
- Betaal ingehouden inkomstenbelasting en sociale verzekeringsbijdragen voor de periode van onjuiste classificatie.
- Boetes betalen tot JPY 300,000 en een gevangenisstraf van maximaal zes maanden onder de Labor Standards Act.
- Je krijgt te maken met verstoringen door contractwijzigingen, wijzigingen in het loonadministratiesysteem en managementtraining tijdens herclassificatie.
3. Hoe betaal je aannemers in Japan
G-P Contractor™ neemt het rommelige, tijdrovende proces weg van het inhuren en betalen van International-aannemers. Je kunt contracten opstellen en uitgeven en aannemers betalen met slechts een paar klikken, terwijl je tegelijkertijd een conform proces waarborgt.
Huur werknemers en aannemers in Japan met G-P
Onze Software as a Service en op kunstmatige intelligentie gebaseerde producten – Employer of Record, Contractor en Gia – helpen bedrijven van elke omvang bij het opbouwen en beheren van wereldwijde teams.
Met meer dan tien jaar ervaring, het grootste team van HR-, juridische en compliance experts en een wereldwijde, eigen kennisbank, is G-P de erkende leider op het gebied van internationaal arbeidsrecht.
Maak je uitbreiding naar Japan makkelijker met G-P. Neem contact met ons op of boek vandaag nog een demo .
