Leestijd: 8 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Wereldwijd telewerken is gearriveerd. Door het plotselinge thuiswerkexperiment als gevolg van de wereldwijde pandemie van 2020 werkten we vanuit onze kast, onze keuken en alle beschikbare hoeken van het huis. Onze teamleden zijn verhuisd naar alle uithoeken van de wereld, naar het huis van hun ouders in de staat ernaast, hun favoriete Airbnb in de glooiende heuvels van Vermont, of misschien loggen ze wel in op het Zoom-gesprek van het team vanuit Cancún.
Misschien hebben bedrijven tot nu toe de andere kant op gekeken – want we leven tenslotte in een pandemie. Zoiets hebben we in onze moderne tijd nog nooit meegemaakt.
Maar nu kijken HR- en nalevingsteams vooruit naar 2021, en de realiteit begint zich op te dringen. Wereldwijd telewerken zal niet meer verdwijnen, en we zitten misschien wel midden in een van de grootste menselijke migraties aller tijden.
Hoewel het aannemen van een “eerst op afstand”-mentaliteit elk aspect van een organisatie beïnvloedt, heeft het op geen enkele functie een diepgaander effect dan op die van de HR-professional. Wat moet er op het gebied van naleving, logistiek en bedrijfsvoering veranderen als iedereen overal is?
Locatie, locatie, locatie
Wie heeft de verantwoordelijkheid om uit te zoeken hoe iemand die verhuisd is in dienst kan worden genomen? Wettelijk gezien is het de verantwoordelijkheid van de werkgever om ervoor te zorgen dat u mensen betaalt volgens de wetten van de plaats waar zij wonen.
Het was waarschijnlijk in orde om de andere kant op te kijken in 2020, maar regeringen overal ter wereld weten dat het belastinggeld op basis van waar u werknemers hebt voor hen een primaire inkomsten zijn. Als u niet weet waar uw werknemers zijn, wordt van u verwacht dat u dat te weten komt, of u kunt belastingaanslagen krijgen.
Dit kan betekenen dat u moet uitzoeken van waar uw werknemers inloggen via een VPN of een IP-adres. Uiteindelijk is het uw verantwoordelijkheid als werkgever om de wet na te leven en daarvoor hebt u nauwkeurige locatiegegevens over uw werknemers nodig.
Hoewel dit niet in elke staat, elk land en elk rechtsgebied het geval is, is de algemeen aanvaarde vuistregel dat als iemand meer dan 180 dagen op een bepaalde plaats verblijft, deze persoon daar woont en er wettelijk verplicht is om belasting te betalen. Op sommige plaatsen is dat 90 dagen of korter.
Sommige staten hebben wetten voor een gesplitste verblijfplaats. Werknemers die bijvoorbeeld in New Hampshire wonen maar elke dag in een kantoor in Boston werken, worden in Boston belast terwijl ze inwoners zijn van hun thuisstaat. Dit is over het algemeen niet meer nodig wanneer zij vanuit huis werken.
Wanneer u teamleden hebt die naar andere rechtsgebieden willen verhuizen, zijn hier de vragen die u moet stellen en beantwoorden voordat u overgaat tot de implementatie van een wereldwijd beleid inzake telewerken:
Vraag #1: Heeft de werknemer het wettelijke recht om in die plaats te wonen en te werken?
Als u een Amerikaans burger uit Boston hebt die naar Montana is verhuisd, is het antwoord ja.
Als een persoon uit India naar huis is teruggekeerd om bij zijn familie te zijn, heeft deze persoon waarschijnlijk het wettelijke recht om daar te werken op grond van zijn staatsburgerschap.
Als u een Amerikaanse werknemer hebt die naar Parijs is verhuisd en niet de staatsburgerschap van de EU of het wettelijke recht heeft om daar te werken, zult u met hindernissen te maken krijgen. Daar komen we later nog op terug. In alle gevallen is het van cruciaal belang eerst na te gaan of men wettelijk bevoegd is om te werken.
Vraag #2: Wat is de impact op het bedrijf?
Ervan uitgaande dat de werknemer het wettelijke recht heeft om op die plaats te werken, is de volgende stap uitzoeken hoe die persoon te betalen. U moet ervoor zorgen dat deze persoon een naleving lokale arbeidsovereenkomst heeft, dat er lokale secundaire arbeidsvoorwaarden en belastingen worden betaald en dat het lokale arbeidsrecht wordt nageleefd.
Dit is een voorbeeld van waar Globalization Partners kan helpen. Ons wereldwijde Employer of record (EOR)-bedrijfsmodel bestaat erin uw werknemer op onze reeds bestaande salarisadministratie te plaatsen, die voldoet aan de lokale wetgeving. De werknemer werkt legaal voor ons en verleent diensten aan u. Het is wettelijk onze werknemer, maar deze persoon werkt voor u zoals dat altijd geweest is.
Bij het overwegen van uw opties voor het overstappen naar een wereldwijde omgeving van telewerken, is dit een ideale oplossing voor werknemers die teruggaan naar hun eigen land of die teruggaan naar een staat of land waar u niet geregistreerd bent. Het maakt het gemakkelijk om hen te behouden als zij het wettelijke recht hebben om daar te werken. Wij zorgen ervoor dat alle arbeidsrechten worden beschermd, zowel voor de werkgever als voor de werknemer.
Uw andere optie klinkt misschien eenvoudig – zich gewoon laten registreren als werkgever en iemand in die staat of dat land aan uw salarisadministratie toevoegen, toch? Evalueer de implicaties hiervan goed. Want als u dit doet, kan het zijn dat u onbedoeld meer complexiteit creëert dan de bedoeling was.
In sommige situaties, bijvoorbeeld, als u een werknemer ter plaatse hebt, vertaalt dit zich in een belastbare aanwezigheid van een bedrijf in dat land of die staat. Dit betekent dat het bedrijf nu een belastingaangifte op die plaats moet indienen. Voor locaties buiten het land van het hoofdkantoor kan dit ook de noodzaak met zich meebrengen om in het thuisland van de werknemer een bedrijf op te richten, een lokale bankrekening te openen of een jaarlijkse audit uit te voeren.
Als u op die locatie al een salarisadministratie hebt, is dit misschien geen probleem, maar als u net begint met het verkennen van een nieuwe locatie waar u nog geen werknemers hebt, moet u nagaan of u klaar bent om de juridische, fiscale, financiële en wettelijke verantwoordelijkheden op u te nemen die komen kijken bij het registreren van elk type arbeidsentiteit. Is dit de moeite waard voor slechts een handvol, of misschien zelfs maar één werknemer?
Zo niet, en u wilt een eenvoudige oplossing om wereldwijd telewerken mogelijk te maken, maak dan gebruik van Globalization Partners. Wij verplaatsen de juridische, fiscale en HR-lasten van uw schouders naar de onze en lossen dit voor u op.
Vraag #3: Wat kost het om deze werknemer zijn baan te laten behouden door middel van telewerken in het nieuwe rechtsgebied van die persoon?
U zult de cijfers moeten optellen. Een in de VS gevestigde werknemer kost een werkgever normaalgesproken ongeveer tussen 20-25 procent aan sociale zekerheid en secundaire arbeidsvoorwaarden bovenop de betaling vanuit de salarisadministratie, indien deze persoon rechtstreeks door het hoofdkantoor wordt betaald. Het verschilt niet veel van staat tot staat, maar u kunt een aanzienlijke vennootschapsbelasting betalen als u een nieuwe salarisadministratie in een nieuwe staat of een nieuw land zou. registreren.
Als dezelfde werknemer met hetzelfde salaris naar Frankrijk zou verhuizen, zouden de belasting met betrekking tot sociale zekerheid en werkgeversbelasting op datzelfde salaris tot ongeveer 50 procent stijgen. Bovendien zou het bedrijf de kosten moeten dragen van het oprichten en uitvoeren van een lokale loonlijst en het betalen van belasting in Frankrijk, of de kosten van het gebruik van een Employer of Record zoals Globalization Partners.
Werknemers in Frankrijk krijgen over het algemeen echter aanzienlijk minder betaald dan hun Amerikaanse collega's, deels omdat veel kosten van levensonderhoud door de staat worden betaald via hogere werkgeversbelastingen. Elke locatie is anders, en zal dus een ander kostenscenario opleveren.
Als u kosten wilt vergelijken, helpen wij u graag.
Vraag #4: De grote vraag – moet het bedrijf de verhuisde werknemer het salaris uit San Francisco laten behouden, of dit opnieuw evalueren met het oog op lokale benchmarks voor vergoeding?
Dit hangt echt af van uw bedrijf en de filosofie. Als u groot talent hebt dat naar een goedkopere regio verhuist, kunt u hen misschien hun salaris laten behouden. Wat zijn de voordelen hiervan?
- Baanbehoud: u zult deze werknemer waarschijnlijk voor lange tijd behouden. Wanneer iemand met een salaris uit San Francisco naar Colorado (of India) verhuist, zal het voor deze persoon moeilijk worden een werkgever te vinden die hetzelfde salaris betaalt na de verhuizing.
- Bouw om hen heen: u hebt nu een loyale werknemer in een nieuw en waarschijnlijk goedkoper gebied van de wereld. Misschien bouwt deze werknemer een team van mensen om zich heen die kunnen leren van het grote talent dat u vóór de pandemie in het hoofdkantoor hebt opgeleid. Het zou voor iedereen een win-win situatie kunnen zijn.
De gulden middenweg zou kunnen zijn de werknemer het grootste deel van het salaris te laten behouden, maar het te korten voor de extra kosten die het bedrijf zal moeten maken om gebruik te maken van een Employer of Record of om een entiteit op te richten en belastingen te betalen in dat land. Het bedrijf zal ook reiskosten maken wanneer de werknemer naar het hoofdkantoor reist, wat sommige bedrijven in overweging kunnen nemen (of u kunt dit gewoon afschrijven, afhankelijk van de aard van de baan).
Ervan uitgaande dat de werknemer zelfs met deze kosten in mindering gebracht een hoger dan plaatselijk benchmarksalaris zal hebben, zal over het geheel genomen waarschijnlijk een win-win-oplossing worden onderhandeld. En wie houdt er niet van een win-win aanpak?
U kunt ook de Facebook-aanpak kiezen, door de benchmark van de vergoeding van de werknemer voor het lokale rechtsgebied opnieuw vast te stellen. Hoe dan ook, het is mogelijk om snel tot een eerlijke en redelijke oplossing te komen, en de weg die u kiest hangt af van de filosofie van uw bedrijf, en uw langetermijnvisie op wereldwijd telewerken.
Vraag #5: Wat als een werknemer niet het wettelijke recht heeft om te werken waar deze persoon naar toe wil verhuizen?
Dit is wanneer de zaken lastig en genuanceerd worden, en echt wat speurwerk per geval vereisen. Als de werknemer niet het wettelijke recht heeft om waar deze persoon zich ook bevindt te werken, maar toch aan het werk is, bent u wettelijk verantwoordelijk voor de naleving van de lokale belasting-, financiële en HR-wetgeving.
U kunt deze aansprakelijkheid niet van u afschuiven of de werknemer een verklaring van afstand laten tekenen. U bent volledig verantwoordelijk. Het is ook uw verantwoordelijkheid om ze op de juiste manier als werknemer te categoriseren als ze dat echt zijn; u kunt ze niet betalen als zzp’ers als ze echte werknemers zijn, of op een andere manier uw verplichtingen omzeilen.
De opties verschillen aanzienlijk per land, en variëren van het sponsoren van hun eigen visa tot het verlaten van uw bedrijf als werknemer en het oprichten van een entiteit waarmee u een contract afsluit.
Als de werknemer bijvoorbeeld naar Japan is verhuisd en in Japan een bedrijf wil oprichten, en u betaalt die entiteit rechtstreeks, kunt u zich onttrekken aan de directe verantwoordelijkheid. U betaalt niet langer een persoon, maar eerder een bedrijf, en dat bedrijf kan een overeenkomst voor diensten met u afsluiten.
Dit soort relaties wordt in dat land gewoonlijk beheerst door het vennootschapsrecht en niet door het arbeidsrecht.
Er zijn potentiële voordelen aan dit type regelingen, maar u zult waarschijnlijk ook enige controle verliezen aangezien u niet langer een typische werkgever/werknemer-relatie zult hebben.
Vragen over wie de eigenaar is van uw intellectuele eigendom, of zij het wettelijke recht hebben om voor andere bedrijven (met inbegrip van uw concurrenten) te werken, en of zij zich voltijds op uw bedrijf richten, zullen allemaal een rol spelen. Er zijn ook verschillende verplichtingen in verband met de betaling van bedrijven in het buitenland. Als u deze weg kiest, is het belangrijk ervoor te zorgen dat het contract goed gestructureerd is en dat u uw eigen bescherming in acht neemt. Zorg ervoor dat er een bekwame adviseur bij betrokken is, zodat het goed gedaan wordt.
Wat moet u doen als iemand niet het wettelijke recht heeft om op een bepaalde plaats te werken, maar dat toch per se wil doen?
Naar mijn mening, als chief executive officer met deskundigheid op dit gebied, zijn er waarschijnlijk te veel hindernissen te overwinnen en te veel aansprakelijkheid om hen aan boord te houden. Ik zou er de voorkeur aan geven hun ontslag te aanvaarden en in de meeste gevallen uit elkaar te gaan. Daar zijn een paar redenen voor, en die hebben allemaal te maken met aansprakelijkheid en risico, die eerder bij de werkgever dan bij de werknemer liggen:
- Er zijn extra vennootschapsbelastingen in het rechtsgebied die u verschuldigd bent in het land waar de werknemer werkt.
- Uw werknemer heeft recht op arbeidsbescherming en op lokale secundaire arbeidsvoorwaarden, en als u zich niet aan de wet houdt, loopt uw werknemer dit mis.
- Mensen illegaal betalen is nooit een slimme manier om een bedrijf te leiden. Uw intellectuele eigendom als werkgever is onbeschermd wanneer u de wet niet naleeft, en er kan van alles misgaan, van een verwonding op het werk tot andere HR-kwesties. Deze problemen zijn hetzelfde als in de VS, maar deze worden nog ingewikkelder wanneer u in verschillende landen mensen onder de tafel betaalt.
Vind een rechtmatige oplossing die uw bedrijf het tijdperk van wereldwijd telewerken binnenloodst
Bedrijven overal ter wereld staan voor dezelfde uitdagingen en stellen zich dezelfde vragen. 2021 is het jaar om een oplossing te vinden die uw bedrijf het nieuwe tijdperk van wereldwijd telewerken binnen kan loodsen.
Naast het oplossen van de onmiddellijke uitdaging om de naleving van de regelgeving voor uw huidige personeelsbestand, waar het zich ook bevindt, te garanderen, kunnen de opties voor overplaatsing van talent en de mogelijkheden voor werknemersmobiliteit in de toekomst een belangrijk aanbod van de werkgever worden.
Onderscheid uw bedrijf. U kunt uw getalenteerde team de kans geven om overal te werken, en Globalization Partners kan u daarbij helpen.
