Er zijn veel redenen waarom werknemers een bedrijf verlaten: ze gaan met pensioen, ze vinden een nieuwe baan of ze vertrekken onvrijwillig in verband met ontslagen of beëindiging van contract. Ongeacht deze redenen moeten bedrijven zich voorbereiden om van het vertrek een gemakkelijke overgang te maken.
Het vertrek van een werknemer maakt deel uit van het traject van de werknemerservaring op afstand en bedrijven moeten zich vooraf voorbereiden op het proces van uitdiensttreding. Dit omvat het investeren in middelen om het proces naadloos te maken, omdat het uitdiensttredingsproces lang na het vertrek van de werknemer schade kan toebrengen aan het werkgeversmerk. Volgens een enquête van Fractl wacht een derde van de Amerikaanse werknemers zelfs een volledige maand voordat ze hun bedrijf gaan beoordelen.
Offboarding is net zo belangrijk als onboarding en is een belangrijk element van de werknemerscyclus. Muryel Dias, manager, HR Operations Zuid- en Midden-Amerika bij Globalization Partners zegt: “Offboarding begint op het moment dat u een werknemer in dienst neemt, en zonder een goed offboardingproces kunnen bedrijven de algehele werknemerservaring vernietigen.” Het voorbereiden van het vertrek van werknemers kan een uitdaging zijn wanneer u in een kantoor werkt, maar in een externe werkomgeving vereist offboarding nog meer tijd en aandacht.
4 redenen voor effectieve offboarding is cruciaal voor uw bedrijf
Het is bewezen dat een gedetailleerd en effectief offboardingproces leidt tot een beter talentbehoud. Een gestructureerde, goed doordachte offboarding zorgt er ook voor dat HR-teams het proces voor werkgevers en werknemers kunnen faciliteren.
Het creëren van een offboardingproces is cruciaal voor:
#1: Vermijd juridische en financiële problemen
Het verzamelen en ondertekenen van alle noodzakelijke documenten als onderdeel van het offboardingproces zal het risico van de werkgever op klachten of rechtszaken verminderen. Dit geldt met name tijdens onvrijwillig vertrek, zoals beëindigingen, wanneer er landspecifieke wetten zijn die werkgevers moeten volgen om ervoor te zorgen dat hun acties legaal zijn.
#2: Voorkom datalekken
HR-teams moeten ervoor zorgen dat er voldoende tijd is om werknemers uit te loggen bij het systeem, hun accounts te deactiveren en de toegang tot platforms en informatie die ze niet langer nodig hebben te beperken. Als werknemers na hun vertrek toegang hebben tot bedrijfsgegevens, kan dit leiden tot verspreiding van vertrouwelijke informatie die het bedrijf in gevaar brengt.
#3: Verbeter de reputatie van het bedrijf
Het beëindigen van de relatie tussen werknemer en werkgever op de best mogelijke manier zorgt ervoor dat werknemers zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen voor de tijd die ze bij het bedrijf doorbrengen. De meningen van werknemers hebben invloed op de reputatie van het bedrijf. In feite zijn beoordelingen belangrijk voor 95 procent van de werkzoekenden, wat betekent dat negatieve bedrijfsbeoordelingen van invloed kunnen zijn op de beslissingen van potentiële kandidaten over het al dan niet solliciteren naar een functie.
#4: Ontvang waardevolle feedback
Werknemers die het bedrijf vrijwillig verlaten, zijn een ongelooflijke bron van feedback. Het horen van de redenen voor hun vertrek of alleen hun eerlijke mening zal het bedrijf in de toekomst helpen verbeteren.
Volgens Snapsurveys "zijn de best presterende bedrijven niet alleen goed in het accepteren van feedback, maar vragen ze ook bewust om feedback. En ze weten dat feedback alleen nuttig is als het zwakke punten en sterke punten benadrukt.”
Offboarding in een externe werkomgeving
Werken op afstand heeft veel voordelen, maar er kunnen nog steeds enkele nadelen zijn. Zonder de mogelijkheid om persoonlijke interacties te hebben, kunnen barrières voor verbinding en communicatie een enorme uitdaging worden als het gaat om offboarding op afstand.
“Gebrek aan fysieke nabijheid maakt het vooral belangrijk om een doordacht offboardingproces te implementeren waarin duidelijke communicatie de sleutel is tot het opbouwen van vertrouwen en het vermijden van misverstanden op het moment van het vertrek van de werknemers”, zegt Camila Torres, HR-specialist bij Globalization Partners.
Het doel van het definiëren van het offboardingproces is het creëren van een soepele overgang voor de werknemer en het beschermen van het bedrijf tegen datalekken en beveiligingsrisico's.
Factoren die het offboardingproces definiëren
Er zijn twee factoren die bepalen welke stappen moeten worden genomen in het offboardingproces: de reden voor het vertrek en de positie van de medewerker.
Reden van vertrek
Afhankelijk van de reden van vertrek kunnen sommige fasen van het proces belangrijker worden dan andere. Daarom moet het offboardingproces worden afgestemd op de omstandigheden van elk geval. Er zijn vier hoofdredenen voor vertrek:
1. Ontslag
Het is belangrijk voor HR-teams om een proces te definiëren dat onverwachte afwijkingen helpt voorkomen en voldoende tijd biedt om de openstaande positie te vervullen. Werknemers dienen richtlijnen te ontvangen die de vereisten vaststellen om een gemakkelijke uittreding te garanderen. Deze richtlijnen kunnen een minimale opzegtermijn, opmerkingen over de overdracht, rapporten en toegang tot gegevens noodzakelijk maken.
2. Pensioen
HR-teams moeten het pensioen van werknemers vooraf plannen. Zij moeten zorgen voor de naleving van de pensioenregelingen en de uiteindelijke betaling aan de werknemers bepalen. Een beste praktijk om een aangenaam vertrek te garanderen is om gepensioneerde werknemers een goed afscheidsfeest en erkenning te geven in de vorm van een beloning, of een geschenk, vooral als ze al lange tijd voor het bedrijf werken.
3. Ontslag
Het is moeilijk, maar soms onvermijdelijk om werknemers te ontslaan. In deze gevallen is het het beste om de werknemer met respect en empathie te behandelen en duidelijk te maken waarom hij of zij wordt ontslagen.
4.
Ontslag is een van de moeilijkste taken van HR en in deze gevallen moet het uitdiensttredingsproces zorgvuldig worden gepland. De werknemer dient een schriftelijke kennisgeving te ontvangen met de feiten die het ontslag motiveren en de juridische artikelen waarop de onderneming zich baseert om deze beslissing te nemen om eventuele problemen te vermijden.
Houd er rekening mee dat cruciale nalevingscomponenten zoals de vereiste documenten en proeftijd per land verschillen. Werknemers in staat stellen om afscheid te nemen van hun collega's, hun laatste verzoeken in te willigen en een beeld te tonen van de eenheid van het bedrijf tijdens het proces zijn enkele van de sleutels tot een naadloos ontslag.
Volgens Dias en Torres is het, ongeacht de reden voor vertrek, cruciaal dat werknemers zich op hun gemak voelen. HR mag nooit vergeten dat ze te maken hebben met mensen, dus empathie, communicatie en solidariteit zijn fundamenteel, vooral wanneer je te maken hebt met een offboardingproces op afstand.
Het is ook cruciaal om ervoor te zorgen dat werknemers alle betalingen en ontslagvergoedingen ontvangen waarop ze recht hebben. Werkgevers moeten zich ervan bewust zijn dat de lokale wet- en regelgeving met betrekking tot ontslagvergoedingen en betalingen tijdens ontslagen per land of regio verschillen.
Soort functie
De stappen die betrokken zijn bij het uitdiensttredingsproces variëren ook afhankelijk van de functie die de werknemer bekleedt. Bijvoorbeeld, het afschaffen van boekhoudkundige werknemers kan een controle van financiële gegevens vereisen vóór hun vertrek, terwijl veiligheidscontroles noodzakelijk kunnen zijn voor IT-leden om te voorkomen dat ze gevoelige gegevens meenemen.
Hoe een effectief offboardingproces op afstand te creëren
, moeten HR-teams een aangepast offboardingproces creëren op basis van de specifieke behoeften van hun bedrijf. Het proces zal sterk afhangen van het type vertrek, vooral of de werknemer vrijwillig of onvrijwillig vertrekt, evenals basisprincipes zoals de omvang van het bedrijf.
In een externe werkomgeving vereist het offboardingproces dat bedrijven basiscommunicatie uitvoeren in een virtuele omgeving, waarvoor waarschijnlijk nieuwe stappen en zorgvuldige overwegingen nodig zijn. Hier zijn enkele tips om ervoor te zorgen dat het offboardingproces op afstand legaal en succesvol wordt uitgevoerd.
1. Stel een communicatieplan op
Het uitdiensttredingsproces begint op het moment dat het HR-team leert over een vertrek, ongeacht of het een ontslag of ontslag betreft. Het is vooral belangrijk om een communicatieplan op afstand op te stellen waarin wordt beschreven hoe de rest van het team zal worden geïnformeerd. Stel een gemeenschappelijk kanaal op voor communicatie en plan vergaderingen en videogesprekken van tevoren. Volgens Edwina Tan, Director of Global Operations APAC bij Globalization Partners, is het essentieel om aandacht te besteden aan de toon die wordt gebruikt in e-mails en gesprekken met werknemers.
Het plan moet ook rekening houden met de klanten van de werknemer en hoe ze op de juiste manier op de hoogte kunnen worden gesteld. Dit communicatieplan moet duidelijke informatie bevatten over het vertrek om misverstanden te voorkomen.
2. Bereid het
papierwerk voor Het papierwerk voor de uitdiensttreding van een medewerker op afstand is niet anders dan het proces voor persoonlijk vertrek, behalve dat het digitaal moet worden gedaan. HR-teams moeten alle documentatie verzamelen die nodig is om ervoor te zorgen dat alles in orde is en legaal wordt uitgevoerd. Het is noodzakelijk om contracten en geheimhoudingsovereenkomsten te herzien om de vertrekvoorwaarden te verduidelijken en eventuele vragen te beantwoorden. HR moet ook papierwerk voorbereiden met betrekking tot compensatiepakketten, secundaire arbeidsvoorwaarden, vergoedingen en belastingen. Al deze documenten kunnen worden gedeeld via systemen voor documentbeheer en digitale handtekeningen om ervoor te zorgen dat het proces soepel en veilig verloopt.
3. Plan het overgangsproces
De belangrijkste stap op dit punt in het proces is het opstellen van een plan om de overgang van werk en verantwoordelijkheden na het vertrek van de externe werknemer naadloos te laten verlopen. Dit plan moet regelmatige online check-ins omvatten om de status van de projecten te beoordelen, taken die al door de werknemer zijn gestart opnieuw toe te wijzen en de basis te leggen zodat de nieuwe werknemer de noodzakelijke taken kan hervatten. HR moet duidelijk zijn met de betrokken teams over hoe deze overgang eruit zal zien en waar het werk van de werknemer zal eindigen.
4. Online kennisoverdrachtsessies
plannen Dit is een van de meest essentiële onderdelen van effectief offboarden op afstand voor vrijwillig vertrek. Tijdens de online kennisoverdrachtssessies delen vertrekkende werknemers informatie met hun collega's of directe ondergeschikten en met de nieuwe medewerker, indien mogelijk. Deze informatie moet een dossier bevatten van verantwoordelijkheden en taken, de status van projecten en toegang tot informatie, software en documenten.
5. Bedrijfsactiva
herstellen Als het bedrijf tijdens hun dienstverband apparatuur en activa aan werknemers heeft verstrekt, is het belangrijk dat deze vóór vertrek naar de werkgever worden teruggestuurd. HR-teams moeten een digitale checklist en regelingen maken om deze middelen te verzamelen in de laatste dagen voordat de werknemer vertrekt. Deze checklist kan zaken bevatten zoals computers, mobiele telefoons, sleutels, ID-badges en bedrijfscreditcards en moet naar de vertrekkende werknemer worden verzonden, samen met een digitale brief over het retourneren van bedrijfseigendommen.
6. Gebruikersaccounts
voor werken op afstand verwijderen vereist het online delen van informatie. Daarom hebben werknemers toegang tot interne tools zoals e-mailaccounts, schijven, databases en bronnen van gevoelige informatie. De toegang van externe werknemers tot deze informatie en het herstellen van digitale middelen, waaronder wachtwoorden en sleutelcodes, helpt inbreuken op de beveiliging te voorkomen. Hoe goed de werkgever-werknemerrelatie ook is, vertrekkende werknemers mogen geen toegang hebben tot informatie zodra ze geen deel meer uitmaken van het team.
7. Voer een virtueel exitgesprek
Hoewel alleen van toepassing op vrijwillig vertrek, zijn virtuele exitgesprekken essentieel om een impactvolle offboarding te garanderen. Het doel van deze interviews is om waardevolle feedback te verkrijgen over de werknemerservaring binnen het bedrijf. Dit is de laatste kans om werknemers voor hun vertrek een positieve indruk te geven. Het is ook een geweldig middel voor het verzamelen van informatie dat de HR-afdeling zal helpen om in de toekomst betere beslissingen te nemen. Maak van de gelegenheid gebruik om inzicht te krijgen in de functie, hun kijk op telewerken en hun algemene ervaring.
Het creëren van een effectief offboardingproces op afstand is net zo gunstig voor bedrijven als voor werknemers. Het kan echter moeilijk zijn om door de complexiteiten van het vertrek van een werknemer te navigeren, vooral wanneer persoonlijke communicatie geen optie is.
Het AI-gestuurde Global Employment Platform van Globalization Partners helpt u naleving te garanderen tijdens de uitdiensttreding van uw internationale werknemers.
Ga voor meer informatie over G-P Recruit naar onze website en laat ons weten hoe we u kunnen helpen het beste talent te vinden, op de juiste locatie, tegen de juiste kosten.
