Parcerias de contratação conjunta com uma organização de empregadores profissionais são uma relação exclusiva no mundo dos negócios. No entanto, o relacionamento pode ser confuso, especialmente quando trocado por outros termos como “emprego conjunto” ou mesmo “leasing de funcionários”, que não são legalmente os mesmos.
Qual é a definição de coemprego e onde as PEOs entram na equação? Estamos detalhando o que é e o que não é coemprego hoje, além dos benefícios de usar um parceiro de Organização de Empregadores Profissionais para fornecer esse relacionamento de coemprego para a força de trabalho global de hoje.
Então, o que é coemprego?
O coemprego descreve o contrato único entre uma organização empregadora profissional e seu cliente — uma organização de negócios separada — para compartilhar os direitos e responsabilidades de um funcionário contratado.
Esse funcionário contratado trabalha para a organização do cliente, não para a Organização de Empregadores Profissionais. Esse novo funcionário realiza as funções e responsabilidades designadas para as quais foi contratado enquanto se reporta diretamente à organização do cliente. A Organização de Empregadores Profissionais entra em jogo apenas como um recurso de gestão terceirizado que lida com as atividades de RH, contabilidade, jurídica e conformidade fiscal do funcionário.
O coemprego é um acordo contratual funcional. Para a organização do cliente, o relacionamento de coemprego alivia a carga administrativa considerável e os riscos de conformidade. Por esse motivo, os contratos de coemprego com uma Organização de Empregadores Profissionais são muito populares quando as empresas buscam contratar trabalhadores em tempo integral em outros países, mas não querem dedicar recursos para abrir uma subsidiária.
As Organizações de Empregadores Profissionais atendem a um nicho de negócios distinto, permitindo que organizações de todos os tamanhos encontrem de forma conveniente e em conformidade o talento de que precisam, independentemente da localização. As Organizações de Empregadores Profissionais economizam tempo e dinheiro das organizações clientes enquanto respondem a uma tendência de contratação emergente em nosso cenário comercial moderno e globalmente conectado.
Vamos quebrar um pouco mais o acordo global de co-emprego.
1. Pelo que o empregador é responsável?
Em um contrato de trabalho conjunto, os empregadores gerenciam as atividades diárias e as funções principais, incluindo:
- As funções diárias, responsabilidades e fluxos de trabalho da contratação coempregada
- As avaliações de desempenho da contratação coempregada, bem como avaliações formais e informais
- A progressão na carreira e as trajetórias de avanço da contratação coempregada
- Decisões gerais de negócios e emprego relacionadas à contratação coempregada
Os empregadores não precisam se preocupar com os padrões de comissionamento e folha de pagamento específicos do estado ou país em torno de seus funcionários. É aqui que a Organização de Empregadores Profissionais entra em ação, pois são especialistas nas funções de RH, finanças, jurídica e fiscal e estão prontos para compartilhar responsabilidades e melhorar seu portfólio de gestão de riscos.
2. Pelo que a Organização de Empregadores Profissionais é responsável?
No acordo de coemprego, a Organização de Empregadores Profissionais é responsável pela logística administrativa, a saber:
- Organizar e administrar pagamento, benefícios e seguro de funcionários
- Organizar e administrar impostos trabalhistas com as agências estaduais e nacionais apropriadas
- Ser o empregador oficial registrado para fins fiscais e de seguro
- Administração de indenização trabalhista, benefícios em grupo, rescisões e reivindicações de desemprego, incluindo seguro-desemprego e indenização, se relevante
Observe, novamente, que os funcionários individuais em mãos não realizam trabalho para a Organização de Empregadores Profissionais. Eles também não são terceirizados para a Organização de Empregadores Profissionais em nenhum momento do relacionamento para realizar até mesmo trabalhos temporários. Suas responsabilidades diárias são de sua empresa original, ou seja, a organização para a qual eles se candidataram pessoalmente para trabalhar ou a organização que os escolhiu diretamente.
O que não é coemprego?
O coemprego pode ser um conceito confuso. Até mesmo seu nome desencadeia informações incorretas sobre a natureza do acordo e as responsabilidades esperadas realizadas pelo funcionário, pela Organização de Empregadores Profissionais e pela organização do cliente.
Para esclarecer o coemprego, considere essas funções e serviços que não estão envolvidos em um contrato de coemprego e são, na verdade, tipos de acordos de negócios totalmente separados.
1. Arrendamento de emprego
Arrendamento de emprego refere-se a uma organização que fornece prestadores de serviços de curto prazo e específicos do projeto para outra organização. Esses projetos definiram parâmetros, incluindo uma data oficial de início e término e um escopo de projeto com metas específicas e predeterminadas.
O leasing de emprego é mais comumente associado a agências de recrutamento de curto prazo ou especializadas. Trabalhadores arrendados realizam atividades no local de um cliente, mas depois retornam à sua agência de recrutamento assim que um projeto ou contrato é concluído.
O leasing de emprego e o coemprego diferem de várias maneiras importantes. Primeiro, o coemprego normalmente não funciona em um período definido. Segundo, as Organizações de Empregadores Profissionais no acordo de coemprego não fazem seleções de contratação ou alocação de pessoal para o cliente. Em terceiro lugar, no leasing de funcionários, a agência de recrutamento é o único empregador legalmente responsável, enquanto que, em relacionamentos de coemprego, tanto a Organização de Empregadores Profissionais quanto a empresa cliente compartilham a responsabilidade legal pelo funcionário.
2. Escoteiros de talentos e agências de contratação
Muitas organizações de empregadores profissionais não investigam e contratam funcionários para você. Eles também não mantêm um banco de dados de talentos “disponíveis” ou qualquer outro tipo de rede de contratação para as empresas acessarem.
Em outras palavras, uma Organização de Empregadores Profissionais não participa automaticamente de nenhuma negociação de recrutamento ou contratação. As Organizações de Empregadores Profissionais só entram depois que você seleciona seu novo candidato. A partir daí, sua Organização de Empregadores Profissionais parceira lidará com várias logísticas de integração, particularmente aquelas relacionadas à folha de pagamento, administração de benefícios e documentação e arquivamentos fiscais.
3. Instrutores de desenvolvimento profissional
Em acordos bem-sucedidos de coemprego, a Organização de Empregadores Profissionais e a organização do cliente estabelecem limites contratuais claros entre suas interações e negociações com os próprios funcionários.
Embora ambas as partes compartilhem a responsabilidade legal sobre esses indivíduos, elas não devem estar “duplas” nas funções descritas da outra. Por exemplo, a Organização de Empregadores Profissionais não é responsável por certificações de funcionários, autorizações, cursos educacionais ou qualquer outra instrução formal ou informal de desenvolvimento profissional. Embora a Organização de Empregadores Profissionais seja o empregador de registro, ela não assume a supervisão da progressão da carreira do funcionário.
4. Emprego conjunto
Emprego conjunto e coemprego são frequentemente usados como sinônimos. Em ambas as situações, duas organizações separadas compartilham supervisão jurídica e responsabilidade por um funcionário ou grupo de funcionários. No entanto, os dois conceitos têm uma diferença crucial: o nível de contribuição que cada um tem no ambiente diário dos funcionários.
No coemprego, apenas a organização do cliente tem orientação sobre o trabalho e as responsabilidades de suas contratações, não a Organização de Empregadores Profissionais. Ao definir emprego conjunto, no entanto, ambas as entidades podem fornecer orientação sobre cargas de trabalho, atividades diárias e horas de trabalho, bem como compartilhar controle direto e contínuo sobre operações de negócios mais amplas. Por exemplo, em um contrato de trabalho conjunto, uma Organização de Empregadores Profissionais pode sugerir que seu cliente parceiro contrate pessoal adicional e, em seguida, auxilie o cliente na verificação, entrevista e contratação desses novos funcionários.
Um acordo também pode ser classificado como emprego conjunto e não coemprego se atender à maioria das seguintes condições:
- Ambas as partes conduzem a supervisão dos funcionários
- Ambas as partes acompanham o desempenho do funcionário
- Ambas as partes negociam remuneração e salários dos trabalhadores
- Ambas as partes têm autoridade para disciplinar e demitir funcionários
Quais são os riscos da cocontratação?
Como qualquer acordo comercial, o coemprego abre as organizações para novas perguntas e processos. No entanto, essas operações podem rapidamente se tornar esmagadoras, e até mesmo de conformidade com riscos, quando mal gerenciadas ou negligenciadas.
Considere esses principais riscos de coemprego para entender a natureza completa do uso de um serviço de registro de empregador.
1. Ajustando processos internos em conformidade
A beleza de um acordo de coemprego gerenciado por uma Organização de Empregadores Profissionais é a divisão compartilhada de deveres de gestão de funcionários. Por exemplo, as Organizações de Empregadores Profissionais gerenciam a folha de pagamento e os impostos trabalhistas, tanto nos níveis estadual quanto federal. Uma Organização de Empregadores Profissionais pode até mesmo administrar impostos internacionais para funcionários que vivem e trabalham em países estrangeiros para que seus clientes parceiros não precisem.
No entanto, as organizações de clientes não estão isentas de ajustar seus próprios processos administrativos e documentos para permanecerem em conformidade — e tangentes — com seu parceiro de Organização de Empregadores Profissionais, particularmente nas funções internas de RH e contabilidade. Você e sua Organização de Empregadores Profissionais devem trabalhar juntos de forma holística, com sua organização mantendo o fim da negociação de conformidade para que o todo permaneça em conformidade.
2. Penalidades compartilhadas quando consideradas incompatíveis
Quando as Organizações de Empregadores Profissionais e as empresas clientes estão operacionalmente fora de sincronia, ambas podem ser consideradas responsáveis e enfrentar multas, penalidades e até mesmo repercussões legais.
Os casos mais comuns se a inconformidade surgir em torno de violações da lei trabalhista, por exemplo, quando um funcionário contratado é categorizado incorretamente e seus impostos não são retidos corretamente. No entanto, penalidades compartilhadas também ocorrem em acordos de co-emprego quando a Organização de Empregadores Profissionais não é o empregador registrado documentado. Sem uma definição clara e por escrito do empregador, é mais fácil para as organizações clientes entrarem em procedimentos e práticas que são realmente de responsabilidade da Organização de Empregadores Profissionais e vice-versa. Tanto uma Organização de Empregadores Profissionais quanto uma organização cliente sobrepondo responsabilidades é uma das maneiras mais rápidas de confundir um acordo legal de co-emprego e se abrir à inconformidade.
Por esse motivo, é essencial trabalhar com uma Organização de Empregadores Profissionais de boa reputação e bem confiável, bem como criar uma linguagem clara sobre as obrigações administrativas no acordo de co-emprego, começando com uma declaração explícita de empregador de registro.
3. Integração inadequada
Em um contrato de trabalho conjunto, a Organização de Empregadores Profissionais é tradicionalmente responsável pela integração e orientação administrativa do novo contratado. Durante essas sessões, o novo funcionário preenche toda a documentação relevante para tarefas tranquilas de RH e contabilidade, garantindo que estejam na folha de pagamento em questão de dias, não semanas como leva para alguns recrutas nacionais e internacionais.
Procedimentos inadequados de integração ocorrem quando a organização do cliente realiza essa logística administrativa de contratação em vez da Organização de Empregadores Profissionais. Misturar essas funções, novamente, abre você para uma responsabilidade de emprego conjunto, onde ambas as partes podem ser vistas como empregadores e ambas estão abertas a processos judiciais.
4. Pagamento e benefícios
Organizações de Empregadores Profissionais nacionais e globais não definem o salário de um novo contratado. Eles também não determinam os benefícios de um novo contratado, embora possam aconselhar os clientes sobre suas responsabilidades legais para fornecer pacotes de benefícios a certas classificações de funcionários.
Em particular, as Organizações de Empregadores Profissionais globais com uma plataforma de empregador de registro internacional são fundamentais para aconselhar os clientes sobre benefícios e provisões de funcionários culturalmente apropriados. As Organizações de Empregadores Profissionais globais podem ajudar os clientes a navegar pelas regulamentações de um novo país em relação a pacotes de benefícios do empregador, expectativas salariais, normas de folga remunerada e muito mais. No entanto, esses números salariais, benefícios, cronogramas de trabalho, atribuições e avaliações de desempenho são, em última análise, os domínios da organização do cliente e parte de como eles administram seus negócios.
5. Confusão de agências de recrutamento domésticas
O coemprego é um tipo de modelo de negócios. Como um modelo de negócios, ele é usado em todos os tipos de organizações e setores, com um dos maiores sendo a crescente rede de agências de recrutamento de hoje em dia.
De acordo com a American Staffing Association, as empresas de recrutamento e outras agências de talentos da força de trabalho são responsáveis pela colocação de 17 milhões de funcionários contratados, em meio período e em tempo integral por ano. São 17 milhões de pessoas cujas vidas profissionais operam sob coemprego, com sua agência de recrutamento atuando como “empregador principal” e seu local de trabalho anfitrião como “empregador secundário”.
É importante observar que um acordo de coemprego de agência de recrutamento não é o mesmo que um empregador registrado. Embora existam algumas semelhanças, o empregador de Organizações de Empregadores Profissionais registradas não procura talentos nem atua como um contato de talentos para os clientes. Eles também não definem o salário de um funcionário depois de contratado, outra diferença importante em comparação com o coemprego da agência de recrutamento. Em resumo, uma Organização de Empregadores Profissionais não é a mesma que uma agência de recrutamento e, portanto, não apoiará o mesmo tipo de relacionamento de coemprego.
Como as Organizações de Empregadores Profissionais reduzem os riscos de coemprego?
Considere como a parceria com uma Organização de Empregadores Profissionais oferece todos os benefícios de funções administrativas terceirizadas, mas reduz as responsabilidades e brechas de outros modelos de co-emprego.
1. Limpar Employer of Record
As Organizações de Empregadores Profissionais oferecem um acordo de coemprego com uma das divisões de tarefas mais claras. Isso porque o relacionamento com a Organização de Empregadores Profissionais é construído em torno de ser o empregador de registro.
Como empregador de registro, a Organização de Empregadores Profissionais é responsável por gerenciar os impostos dos funcionários, administrar a folha de pagamento e os benefícios, manter certificados de seguro e integrar adequadamente sua contratação em sua própria plataforma de folha de pagamento pré-existente. Você não é responsável por essas atividades, pois não é o empregador registrado. Enquanto isso, sua contratação, aquela que você examinou, examinou e selecionou, é designada para trabalhar em tempo integral para sua organização, desempenhando as funções e tarefas para as quais você os escolheu.
2. Um parceiro de negócios especialista
Ao usar uma Organização de Empregadores Profissionais, sua organização pode se concentrar novamente nas principais funções de negócios, em vez de se esforçar muito em operações avançadas de RH, tributárias, jurídicas e contábeis. Terceirize essas atividades complexas e muitas vezes complicadas para sua Organização de Empregadores Profissionais parceira com experiência no assunto e infraestrutura administrativa pronta para uso.
Desde folha de pagamento internacional até a decifração de leis trabalhistas internacionais e a administração de pacotes de benefícios competitivos, a experiência oferecida pelas Organizações de Empregadores Profissionais significa mitigação de riscos e conveniência para organizações como a sua.
3. Sistema de folha de pagamento imediata
Os clientes de Organizações de Empregadores Profissionais têm acesso a um ecossistema de sistemas de folha de pagamento pré-registrados e em conformidade já configurados nos mercados locais e até mesmo globais. Isso significa que os novos contratados podem ser rapidamente integrados ao sistema quase independentemente da localização, mantendo a conformidade com as leis trabalhistas dos funcionários.
O acesso a uma plataforma de folha de pagamento imediata é particularmente benéfico ao contratar funcionários internacionais ou expandir globalmente. A parceria com uma Organização de Empregadores Profissionais alivia você do fardo de estabelecer sua própria subsidiária estrangeira — e dos custos, cronogramas, manobras legais e acordos financeiros inerentes a esse empreendimento.
4. Integração acelerada
Os novos contratados devem ser integrados a todos os sistemas existentes de finanças, folha de pagamento, benefícios e agendamento. Eles também devem preencher todos os formulários e documentos necessários relacionados ao RH, bem como concordar e assinar seus contratos de trabalho.
Embora isso seja relativamente simples para os funcionários internos locais, o que acontece quando você contrata fora do estado ou fora do país? E se sua empresa quiser expandir as operações para um novo mercado internacional? Essas operações de integração tornam-se instantaneamente complexas, com novas leis trabalhistas, regulamentos, códigos fiscais e tipos de contrato a serem organizados. Com um relacionamento de Organização de Empregadores Profissionais, essas atividades complicadas e demoradas são tratadas por você.
5. Benefícios Culturalmente Competitivos
As Organizações de Empregadores Profissionais globais têm a experiência e as plataformas pré-existentes prontas para oferecer pacotes de benefícios localizados e competitivos para novos contratados. As comodidades, desde planos de saúde, oftalmológicos e odontológicos até reembolsos de transporte, feriados pagos, deficiência, pagamento de rescisão e muito mais, variam de acordo com os estados e países. Uma Organização de Empregadores Profissionais molda as ofertas de pacotes para a localização exata do funcionário, garantindo que você apoie contratos culturalmente sensíveis ao aderir às normas e leis trabalhistas locais.
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