6 Rechtliche Risiken für in Frankreich ansässige Unternehmen, die weltweit Personal einstellen
Bei der Einhaltung der Vorschriften im Personalwesen gibt es keine Abkürzungen. Ein einziger Fehltritt kann zu hohen Geldstrafen, Rechtsstreitigkeiten und Reputationsschäden führen. Für in Frankreich ansässige Unternehmen können Fehler bei der Einhaltung der Vorschriften die ursprünglichen Budgetschätzungen zunichtemachen und monatelange sorgfältige Planung zunichtemachen.
Hier sind sechs rechtliche Risiken der globalen Personalbeschaffung und wie man sie vermeiden kann.
Risiko Nr. 1: Dauerhafte Niederlassung wird ausgelöst
Die Einstellung von Mitarbeitern in anderen Ländern kann versehentlich lokale Steuerpflichten für Unternehmen mit Sitz in Frankreich schaffen. Dies geschieht, wenn Ihre Geschäftsaktivitäten bestimmte Schwellenwerte in Bezug auf physische Anwesenheit, Betriebsdauer oder Art der Arbeit überschreiten.
Jedes Land legt unterschiedliche Schwellenwerte fest. In einigen Ländern reicht bereits ein einziger Mitarbeiter aus, um eine dauerhafte Niederlassung auszulösen, während in anderen Ländern eine deutlich größere Präsenz erforderlich ist. Eine dauerhafte Niederlassung führt Anforderungen wie Gehaltsabrechnung vor Ort, Steuereinbehaltung, Sozialversicherungsbeiträge oder sogar Unternehmenssteuerverbindlichkeiten ein. Möglicherweise sehen Sie sich auch mit rückwirkenden Steuerfestsetzungen und einem erheblichen Verwaltungsaufwand konfrontiert, der extrem kostspielig sein kann.
Wie ein offizieller Arbeitgeber hilft: Ein Arbeitgeber of Record (Employer of Record) oder Portage Salarial wird zum gesetzlichen Arbeitgeber für Ihre TEAM-Mitglieder in anderen Ländern, wodurch das Risiko der dauerhaften Einrichtung minimiert wird.
Nach diesem Modell sind die Mitarbeiter rechtlich vom Arbeitgeber angestellt, während Ihr France Unternehmen die täglichen Aufgaben und die Leistung verwaltet. Diese Regelung beseitigt das direkte Arbeitsverhältnis, das typischerweise Verpflichtungen zur dauerhaften Einrichtung führt.
Risiko #2: Worker falsche Klassifizierung
Die Prüfung bezüglich der verdeckten Beschäftigung erstreckt sich auch auf Ihre international Betriebe. Die falsche Einstufung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer in einem anderen Land ist einer der teuersten Compliance-Verstöße für ein in Frankreich ansässiges Unternehmen.
Jedes Land hat seine eigenen Klassifikationskriterien, die oft Faktoren wie Kontrolle über Arbeitsmethoden, finanzielle Unabhängigkeit, Exklusivität von Dienstleistungen und Integration in den Geschäftsbetrieb berücksichtigen. Was für einen Auftragnehmer in Frankreich als Compliance gilt, könnte in einer anderen Rechtsordnung eine rechtswidrige Praxis sein .
Zu den finanziellen und rechtlichen Folgen einer Fehlklassifizierung des Arbeitnehmers gehören rückwirkende Sozialversicherungsbeiträge, nicht gezahlte gesetzliche Leistungen, nicht gezahltes Urlaubsgeld und hohe finanzielle Strafen. In einigen Ländern wird sogar eine Strafbarkeit angestrebt, wenn eine falsche Klassifizierung als Steuerhinterziehung oder Betrug angesehen wird.
Wie ein offizieller Arbeitgeber hilft: Ein Employer of Record eliminiert das Risiko einer falschen Klassifizierung, indem er den Arbeitnehmer offiziell von Anfang an im Gastland beschäftigt. Sie verwalten alle lokalen Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Leistungen und Compliance-Anforderungen und schützen Ihr Unternehmen in Frankreich vor international Arbeitsrecht-Exposition.
Risiko Nr. 3: Verstöße gegen das Arbeitsrecht
Frankreichs Arbeitsschutzbestimmungen bieten eine Ausgangslage. Aber jeder international Markt hat unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen. Länder haben spezifische Anforderungen an Arbeitsverträge, Kündigungsverfahren, Arbeitszeiten und Mitarbeiterrechte.
Kein Markt gleicht dem anderen. Die Vertragsbedingungen variieren stark. Einige Länder schreiben spezifische Klauseln, Kündigungsverfahren oder Probezeiten vor, die von den Standards in Frankreich abweichen. Auch die Regelungen zur Arbeitszeit, zur Berechnung von Überstunden und zum obligatorischen Urlaubsanspruch sind weltweit unterschiedlich.
Verstöße gegen das Arbeitsrecht werden oft durch Arbeitskonflikte öffentlich, was zu dauerhaften Schäden am Image des Arbeitgebers führt und sich negativ auf die Personalbeschaffung und die Kundenbeziehungen auswirkt.
Wie ein offizieller Arbeitgeber hilft: EORs verfügen über umfassende Expertise in lokalen Arbeitsgesetzen und übernehmen alle Compliance-Angelegenheiten für Sie. Sie erstellen Compliance-Arbeitsverträge, verwalten Arbeitszeitvorschriften, berechnen Überstunden korrekt und bearbeiten Kündigungen entsprechend den lokalen Vorgaben. Sie erhalten Compliance-Schutz, ohne den Arbeitsrahmen jedes Landes kennenlernen zu müssen.
Risiko Nr. 4: Fehler bei der Lohn- und Steuerabrechnung
Die internationale Gehaltsabrechnung ist ein Balanceakt zwischen länderspezifischen Anforderungen und Abgabefristen. Verspätete Einreichungen können Arbeitserlaubnisse einfrieren und die Tür für staatliche Inspektionen öffnen. Länder verhängen verschiedene Strafen bei verspäteten Einreichungen, von prozentualen Bußgeldern bis hin zu festen Strafe-Beträgen. Einige Gerichtsbarkeiten verweigern Arbeitserlaubnisse für nicht konforme Arbeitgeber.
Die Einhaltung der Lohnbuchhaltungsvorschriften geht über die Berechnungen hinaus und umfasst auch die gesetzliche Meldepflicht, die Sozialversicherungsbeiträge und die Abstimmung mit den örtlichen Steuerbehörden.
Wie ein offizieller Arbeitgeber hilft: EORs übernehmen die gesamte Lohnabrechnung, Steuerberechnungen und die gesetzliche Berichterstattung in jedem Land. Ob es sich um die Verwaltung von US-Bundes- und Landesgehaltssteuern, dem britischen Lohnsteuerabzuwehrverfahren und der Sozialversicherung oder der deutschen Sozialversicherung handelt – ein Employer of Record sorgt für die Einhaltung dort, wo Sie Einstellung haben.
Risiko Nr. 5: Versäumnisse bei Einwanderung und Arbeitsgenehmigung
Französische Unternehmen müssen häufig wichtige Mitarbeiter umsiedeln, um den Betrieb an einem neuen Standort zu starten. Die Überprüfung einer Arbeitserlaubnis ist jedoch komplex, da jede Gerichtsbarkeit unterschiedliche Anforderungen an Visum und Arbeitserlaubnis hat.
Die Visumsponsorship bringt fortlaufende Compliance-Verpflichtungen mit sich. Sie müssen die Visabedingungen überwachen, ordnungsgemäße Dokumentation führen und sicherstellen, dass die gesponserten Mitarbeiter die Arbeitsgenehmigungsbeschränkungen einhalten. Unternehmen müssen mit den sich ändernden Einwanderungsbestimmungen Schritt halten und robuste Verifizierungsprozesse einrichten.
Wie ein offizieller Arbeitgeber hilft: Ein Employer of Record kann Ihnen helfen, die Auswirkungen einer Einstellung über Grenzen hinweg zu verstehen, auch wann eine Arbeitserlaubnis erforderlich ist. Bei Situationen mit Visa oder grenzüberschreitender Arbeit kann ein Employer of Record Sie auf die entsprechenden rechtlichen oder Einwanderungsressourcen hinweisen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter lokale Anforderungen erfüllen.
Risiko Nr. 6: Datenschutzverstöße
Frankreichs Datenschutzgesetze gehören zu den strengsten der Welt und werden hauptsächlich durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (Datenschutz-Grundverordnung) und das französische Datenschutzgesetz geregelt. Obwohl französische Unternehmen an eine hohe regulatorische Kontrolle gewöhnt sind, hebt die globale Einstellung die Situation auf ein ganz neues Niveau. Es gibt länderspezifische Anforderungen an die Datenlokalisierung und grenzüberschreitende Übertragungsbeschränkungen, die berücksichtigt werden müssen.
Viele Länder verbieten die Speicherung von Mitarbeiterdaten außerhalb der Landesgrenzen oder verlangen besondere Sicherheitsmaßnahmen für international Datentransfers. Diese stehen oft im Konflikt mit zentralisierten Personalverwaltungssystemen.
Die Pflichten zur grenzüberschreitenden Datenübertragung variieren ebenfalls erheblich. Einige Länder verlangen eine ausdrückliche Zustimmung. Andere fordern spezifische vertragliche Schutzmaßnahmen. Viele stellen technische Anforderungen an die Datensicherheit.
Die Strafen reichen von Verwaltungsstrafen bis hin zur strafrechtlichen Haftung, und die Durchsetzungsansätze unterscheiden sich erheblich je nach Gerichtsbarkeit.
Wie ein offizieller Arbeitgeber hilft: EORs verfügen in jedem Land über Compliance-Datenverarbeitungssysteme, die sicherstellen, dass die Anforderungen an die Datenlokalisierung erfüllt werden. Sie übernehmen grenzüberschreitende Datenübertragungspflichten, holen die notwendigen Zustimmungen ein und verfügen über robuste Sicherheitsmaßnahmen. Ihre Systeme sind so konzipiert, dass sie sowohl die Datenschutz-Grundverordnung als auch die lokalen Datenschutzgesetze gleichzeitig erfüllen.
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