Wichtigste Erkenntnisse
- Die Datenschutz-Grundverordnung wurde 2018 in der EU erlassen, um die Datenschutzmaßnahmen und Datenschutzrechte zu stärken.
- Personalverantwortliche sind verantwortlich für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung an Arbeitsplätzen, wo Mitarbeiter in jeder Phase des Talent-Lebenszyklus sensible Informationen teilen.
- Die Global Employment Platform™ (Globale Beschäftigungsplattform) vonG-Pist darauf ausgelegt, die globale Einhaltung zu unterstützen, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung.
Personalverantwortliche sammeln während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus private Daten, von der Überprüfung eines beruflicher Werdegangs eines Bewerbers bis zur Pflege von Unternehmensarchiven. Während Verbraucherdatenpannen mediale Aufmerksamkeit erhalten, verarbeiten Personalabteilungen ebenso sensible Daten. Die Datenschutz-Grundverordnung ist ein Gesetz in der gesamten Europäischen Union, das darauf abzielt, die persönlichen Daten von Arbeitnehmern zu schützen.
Bei Nichteinhaltung der Datenschutz-Grundverordnung gibt es Geldstrafen und Strafen . Regulierungsbehörden reichen durchschnittlich 360+ Sicherheitsmeldungen pro Tag ein. Seit Inkrafttreten des Datenschutz-Grundverordnungsgesetzes im Jahr 2018haben die Behörden über 7Euro errungen.58 B in Kollektivstrafen.
Die Globale Beschäftigungsplattform derG-PGlobale Beschäftigungsplattform™ optimiert den gesamten Lebenszyklus von Mitarbeitern und verfügt über die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung zum Schutz grenzüberschreitender Belegschafts- und Mitarbeiterdaten. Dieser Leitfaden beschreibt, was PERSONALVERANTWORTLICHE über Datenschutz-Grundverordnung wissen müssen, von Mitarbeiterdatenrechten bis hin zu Compliance-Best Practices.
Lawful Mitarbeiter Datenverarbeitung unter Datenschutz-Grundverordnung
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung für HUMAN RESOURCES kann überwältigend wirken. Hier sind einige der wichtigsten Elemente, die Sie beim Sammeln und Verarbeiten von Mitarbeitern berücksichtigen sollten:
Zustimmung der Mitarbeiter zum Datenaustausch
Nach EU-Recht muss die Zustimmung der Mitarbeiter frei, spezifisch, informiert und eindeutig sein. Mitarbeiter könnten negative Karriereergebnisse fürchten, wenn sie bestimmte Daten nicht teilen. Dies schafft ein Machtungleichgewicht, das in vielen Situationen rechtlich die Zustimmung am Arbeitsplatz ungültig macht. Sie kann auch den Betrieb stoppen, wenn ein Mitarbeiter die Zustimmung zu einer wichtigen Aktion, wie der Lohnabrechnung, zurückzieht.
Arbeitsplatzüberwachung und Mitarbeiterüberwachung
Nach den Datenschutz-Grundverordnungen muss die Überwachung am Arbeitsplatz notwendig, praktisch sein und die Privatsphäre der Mitarbeiter schützen. Keystroke-Logger, kontinuierliche Webcam-Feeds und Minuten-für-Minuten-Tracking fallen außerhalb dieser Richtlinien. Mitarbeiter müssen außerdem wissen, wie sie überwacht werden, bevor die Überwachung beginnt.
Rechtmäßige Gründe für Datenerhebung und -freigabe
Die Datenschutz-Grundverordnung genehmigt spezifische Nutzungen für den Datenaustausch von Mitarbeitern, wie etwa die Durchführung eines Arbeitsvertrags, die Zahlung von Gehältern oder die Verwaltung von Leistungen. Mitarbeiterdaten können auch für rechtliche Zwecke verwendet werden, einschließlich Steuern, Sozialversicherung und anderen erforderlichen Einreichungen.
Spezielle Kategorien von Mitarbeiterdaten
Nach der Datenschutz-Grundverordnung genießen sensible Mitarbeiter Informationen, darunter Gesundheitsakten, biometrische Daten und Gewerkschaftsmitgliedschaften, zusätzlichen Schutz. Arbeitgeber dürfen diese Informationen nur unter sehr spezifischen Umständen verwenden, etwa zur Überprüfung der Arbeitsfähigkeit eines Mitarbeiters oder zur Feststellung der Krankheitszahlungsberechtigung. In solchen Fällen sollten sie die benötigten Mindestdaten sammeln und speichern und gleichzeitig sicherstellen, dass diese sorgfältig geschützt sind.
Grenzüberschreitende Mitarbeiter-Datenübertragungen
Die Datenschutz-Grundverordnung enthält spezifische Vorschriften für den Austausch von PERSONAL-RESSOURCEN-Daten zwischen globalen Hauptsitzen, Cloud-Plattformen und Shared Service Centers. Nach Artikel 45 der Datenschutz-Grundverordnung dürfen personenbezogene Daten nur an anerkannte Länder übertragen werden, die die EU-Datenschutzstandards erfüllen. Wenn ein Land nicht genehmigt wird, benötigen Arbeitgeber zusätzliche Datenschutzmaßnahmen und Dokumente.
Es gibt auch einen speziellen EU-US-Datenschutzrahmen für Datenübertragungen an US-Organisationen. Organisationen müssen zertifiziert sein, um PERSONALDATEN zu erhalten, mit den Europäischen Datenschutzbehörden zusammenzuarbeiten und ihren Mitarbeitern klare Datenschutzrichtlinien zur Verfügung zu stellen.
Lokale Arbeitsgesetze und Vorschriften
Nach Artikel 88 der Datenschutz-Grundverordnung kann jedes EU-Land zusätzliche Regeln für den Umgang mit Mitarbeiterdaten durch nationale Gesetze oder Tarifverträge schaffen. So hat beispielsweise das deutsche Bundesgesetz zum Datenschutz (BDSG) spezifische Regeln, wie Mitarbeiterdaten zur Einrichtung, Ausführung und Beendigung von Verträgen verwendet werden dürfen.
In Frankreich gibt es zusätzliche Gesetze zur Überwachung am Arbeitsplatz und zum Recht der Arbeitnehmer, außerhalb der Arbeitszeit abzuschalten. Italien hat zudem strenge Regeln zur Geräteüberwachung und verbietet Arbeitgebern, die politischen und religiösen Überzeugungen der Mitarbeiter zu untersuchen. Unternehmen, die weltweit tätig sind, müssen sowohl die Datenschutz-Grundverordnung als auch diese länderspezifischen Vorschriften einhalten.
Datenschutz-Grundverordnung und Personalwesen: Eine Aufschlüsselung
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung kann aufgrund der Breite der Vorschriften entmutigend wirken. Um es einfacher zu machen, zerlegt Artikel 5 dieses Gesetzes sieben grundlegende Datenschutzprinzipien in umsetzbare Leitlinien für PERSONAL-TEAMS. Zur Erinnerung: Daten aus speziellen Kategorien, wie Gesundheits-, biometrische, ethnische, religiöse oder gewerkschaftliche Daten, erfordern stärkere Schutzmaßnahmen gemäß Artikel 9.
Diese Tabelle enthält alle Informationen, die Sie benötigen, um die Daten Ihres TEAMS zu schützen:
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Datenschutz-Grundverordnungsprinzip |
Datentyp |
PERSONALABTEILUNG Bewerbung |
Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen (TOMs) |
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Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz |
Name, Kontaktdaten, Rolle, Vertrag, Gehalt, Steuerdetails, Bankdaten, Adresse. |
HUMAN RESOURCES gibt eine klare Datenschutzerklärung für Mitarbeiter und dokumentiert den geltenden Artikel 6 rechtliche Grundlage für jede Nutzung. Erklären Sie, welche Daten verwendet werden, warum sie benötigt werden, wer sie erhält und wie lange sie aufbewahrt werden. |
Verwenden Sie einfache Mitteilungen, ein rechtmäßiges Register, Prüfdaten und die Zustimmung des Vorgesetzten. Bewahren Sie einfache Nachweise für die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung auf und machen Sie Hinweise leicht auffindbar. |
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Zweckbegrenzung |
Gehalt, Bankdaten, Steuerdetails, Rolle, Arbeitszeiten, Vertrag. |
Verwenden Sie PERSONALDATEN nur für den zuerst erklärten Zweck. Gehaltsabrechnungsdaten können nicht für Vertrieb, kommerzielle Analysen oder versteckte oder unangekündigte Überwachung wiederverwendet werden. Neue Verwendungen benötigen vor Arbeitsbeginn eine eindeutige Zweckprüfung. |
Führen Sie eine Zweckübersicht für Datenschutz-Grundverordnung und Personalabläufe. Blockiere nicht genehmigte Exporte, verlange eine Genehmigung für neue Meldungen und prüfe Dashboards auf Missbrauch. |
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Datenminimierung |
Bewerbungsformular, Lebenslauf, Name, Kontaktdaten, Stelle, Interviewnotizen. |
HUMAN RESOURCES sammelt nur rollenrelevante Bewerber-Informationen und keine "Not-in-Fall"-Daten. Fragen Sie nur, was nötig ist, um die Person zu rekrutieren, zu aktivieren, zu bezahlen, zu managen und zu unterstützen. |
Verwenden Sie kurze Formulare, verpflichtende Feldprüfungen, Standardvorlagen und Anleitungen für Personalverantwortliche. Entfernen Sie ungenutzte Felder und vermeiden Sie Freitextfragen, die zusätzliche persönliche Details einladen. |
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Genauigkeit |
Name, Adresse, Kontaktdaten, Bankdaten, Notfallkontakt, Rolle. |
Stellen Sie ein Selbstbedienungsportal bereit, damit Mitarbeiter ihre Bankdaten und Adressen schnell aktualisieren können. Verwenden Sie eine angemessene Identitätsverifizierung und Änderungsprotokolle, bevor wichtige Änderungen in Kraft treten. |
Senden Sie Aktualisierungserinnerungen, validieren Sie Schlüsselfelder, bestätigen Sie sensible Änderungen und führen Sie Änderungsprotokolle. Beschränke die Bearbeitungsrechte und überprüfe schnell abgelehnte oder fehlgeschlagene Updates. |
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Speicherbeschränkung |
Vertrag, Bewerbungsformular, Lebenslauf, Gehaltsunterlagen, Steuerdetails, Adresse, Zugangsprotokolle. |
Führe PERSONAL-Unterlagen nur auf, wenn sie gebraucht werden. Die automatische Löschung oder Anonymisierung erfolgt nach Ablauf der geltenden rechtlichen, vertraglichen und schadensbezogenen Aufbewahrungsfrist. Bewahre alte Dateien nicht ohne Grund auf. |
Verwenden Sie Aufbewahrungspläne, Systemwarnungen, gesperrte Archive, Löschgenehmigungen und Anonymisierungsregeln. Überprüfen Sie Ausnahmen und dokumentieren, warum eine Datei länger aufbewahrt wird. |
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Integrität und Vertraulichkeit |
Schützen Sie PERSONAL-Daten vor Verlust, Lecks, Missbrauch und unbefugtem Zugriff. Gewähre nur Personen den Zugang, die ihn für ihren Job brauchen, und entziehe den Zugang, wenn sich die Rollen ändern. |
Nutzen Sie rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC), Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), Verschlüsselung auf Feldebene, sichere Übertragung, Auditprotokolle und Schulungen für das Personal. Überprüfen Sie den Zugriff regelmäßig und reagieren Sie auf Warnungen. |
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Verantwortlichkeit |
Pflege und Aktualisierung des Artikels 30 Aufzeichnungen der Bearbeitungsaktivitäten (ROPA) regelmäßig. Eigentümer zuweisen, Entscheidungen dokumentieren, Risiken verfolgen und Kontrollmaßnahmen prüfen, damit die Personalabteilung zeigen kann, was es tut und warum. |
Benennen Sie Prozesseigentümer, bewahren Sie Genehmigungen auf, überprüfen Sie Kontrollen, registrieren Sie Ausnahmen und führen regelmäßige Audits durch. Aktualisieren Sie Datensätze, wenn Systeme, Anbieter, Zwecke oder Aufbewahrungszeiten sich ändern. |
Die Datenschutz-Grundverordnung HUMAN RESOURCES Checkliste für Personalbetrieb
Führungskräfte müssen in jeder Phase des Mitarbeiterlebens spezifische Schritte unternehmen, um die Datenschutz-Grundverordnung-Konformität für HUMAN RESOURCES aufrechtzuerhalten. Diese Checkliste erklärt genau, was Sie tun müssen, um den Datenschutz der Mitarbeiter zu schützen – von der Einstellung bis zur Einstellung nach der Einstellung.
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Phase des Talentlebenszyklus |
Schritte zur Aufrechterhaltung der Datenschutz-Grundverordnung |
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Kandidatensuche und Rekrutierung |
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Einarbeitung und aktive Beschäftigung |
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Austrittsprozess und Retention |
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Verwaltung und Sicherheit |
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Wie G-P die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung unterstützt
Sicherheit und Compliance sind in die agentische Global Employment Platform™ (Globale Beschäftigungsplattform) von G-Pintegriert. Die Plattform ist darauf ausgelegt, die Datenschutz-Grundverordnung in HUMAN RESOURCES zu unterstützen und bietet automatisierte Datenspeicherungspläne, rollenbasierte Berechtigungen und Auditprotokolle. G-P integriert sich außerdem nahtlos mit HUMAN CAPITAL MANAGEMENT Tools wie Workday, ADPund SAP, um Datenfragmentierung und doppelte Einträge zu vermeiden.
So unterstützt G-P die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung:
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen (RBAC) definieren klare operative Grenzen in Ihrer Organisation, um den Zugang zu sensiblen Informationen und Arbeitsabläufen zu schützen.
- Die Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) schützt Ihre vertraulichen Belegschaftsdaten.
- Der Governance-Rahmen der Künstliche Intelligenz ist ISO/IEC 42001 zertifiziert für das verantwortungsvolle Management der Entwicklung, Implementierung und Überwachung von Künstliche Intelligenz-Technologien.
- Die kontinuierliche Bewertung sorgt dafür, dass unsere Tests, Compliance und Datenschutz mit internationalen Sicherheits- und Compliance-Standards in Einklang gebracht werden.
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung unterstützt strategisches Wachstum durch Vertrauensbildung. Dies schützt den Ruf Ihres Unternehmens, hält Ihre Organisation agil und zieht neue Talente an. Kontaktieren Sie uns oder buchen Sie noch heute eine Demo , um zu sehen, wie Sie Ihr globales Team in 180+ Ländern konform mit der G-P aufbauen können.
Gilt die Datenschutz-Grundverordnung für Mitarbeiter und PERSONALDATEN?
Ja. EU-Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Daten von Mitarbeitern in jeder Phase des Talentlebenszyklus nach den Datenschutz-Grundverordnungsstandards behandelt werden.
Kann ich die Zustimmung des Mitarbeiters als rechtliche Grundlage nach der Datenschutz-Grundverordnung nutzen?
Nein, das kannst du nicht. Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise unter Druck gesetzt, persönliche Daten mit ihren Arbeitgebern zu teilen, aufgrund des inhärenten Machtungleichgewichts. Das macht die unter diesen Bedingungen gegebene Zustimmung rechtlich nicht tragfähig.
Was ist der Unterschied zwischen standardisierten personenbezogenen Daten und speziellen Kategoriedaten im PERSONALBEREICH?
Nach den Datenschutz-Grundverordnungen umfassen standardisierte personenbezogene Daten Dinge wie Mitarbeiternamen, Kontaktdaten, Adressen und Bankdaten. Spezielle Kategoriendaten umfassen Gesundheitsdaten, biometrische Identifikatoren und Gewerkschaftsmitgliedschaften.
Wie lange dürfen die Personalabteilungen die Mitarbeiter-Unterlagen und Bewerber-Lebensläufe rechtlich aufbewahren?
Die Datenschutz-Grundverordnung hat keinen spezifischen, universellen Zeitrahmen für die Speicherung von Mitarbeiterdaten. PERSONALABTEILUNGEN sollten Daten so lange speichern, wie sie unter dem spezifischen, rechtmäßigen Zweck benötigt werden, für den sie gesammelt wurden.
Was sind die Strafen bei Datenschutz-Grundverordnungsverweigerung bei HUMAN RESOURCES?
Strafen für Nichteinhaltung können regulatorische Anordnungen, Prüfungen, Geldstrafen und sogar strafrechtliche Sanktionen umfassen.
