Según la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos, el 37 por ciento de los trabajos se pueden realizar de forma completamente remota. Ahora, se proyecta que el 63 por ciento de las empresas cambien al trabajo remoto en un futuro cercano. Con el aumento constante de la popularidad del trabajo fuera de la oficina, no es de extrañar que muchas empresas estén haciendo la transición a modelos de trabajo remoto.
Si bien pasar al trabajo remoto ha dado como resultado resultados positivos para las empresas a nivel mundial, se necesita más para implementar con éxito este cambio que enviar a los empleados fuera de la oficina. La transición del trabajo desde el hogar requiere una preparación extensa, lo que requiere la creación de políticas de trabajo remoto, estrategias de retención de empleados, programas de capacitación y más.
Hacer el cambio al trabajo remoto no tiene por qué ser un desafío. A través de esta guía integral, aprenderá cómo adaptar rápidamente su empresa a las condiciones de trabajo remoto.
¿Por qué cambiar al trabajo remoto ahora?
El comienzo de la nueva década provocó un cambio sin precedentes en la forma en que trabajan las empresas, y los últimos años han demostrado ser particularmente valiosos para promover la transición al trabajo remoto. En 2020, aproximadamente el 71 por ciento de los empleados trabajaba desde casa. A través de esta rápida transición, las empresas y sus empleados han aprendido lo que funciona y lo que no funciona en el mundo del trabajo remoto.
Si bien el “trabajo remoto” está ampliamente asociado con el trabajo desde casa, se extiende más allá de esto. Los estudios han demostrado que el 22 por ciento de los trabajadores se mudaron a diferentes ciudades mientras trabajaban para la misma compañía, mientras que el 17 por ciento se mudó o planea mudarse a un país diferente para trabajar para la misma organización. Cambiar al trabajo remoto permite a las empresas contratar empleados en todo el país e incluso en el mundo.
Otras perspectivas que las empresas han obtenido de la reciente transición al trabajo remoto incluyen vistas del entorno de la oficina. Las estadísticas de trabajo remoto indican que el 65 por ciento de los trabajadores dijo que no requerían un entorno de oficina para seguir siendo productivos, por el contrario. El setenta y cinco por ciento de las personas que trabajan desde casa afirmaron que lo hacen porque hay menos distracciones que en la oficina.
Las ventajas de cambiar al trabajo remoto
Ya sea que esté buscando una transición de trabajo desde casa como opción o necesidad, hay muchos aspectos que celebrar. Pasar al trabajo remoto ha demostrado ser beneficioso tanto para los empleadores como para sus trabajadores, lo que resulta en mayores resultados para las empresas en su conjunto.
1. Equilibrio entre el trabajo y la vida personal
Cuando se les preguntó qué aspectos de sus trabajos contribuyen a una experiencia laboral positiva, el 50 por ciento de los trabajadores remotos indicó un buen equilibrio entre la vida laboral y personal como factor principal.
Los trabajadores que experimentan un buen equilibrio entre el trabajo y la vida personal exhiben mayor salud y bienestar, mayor satisfacción laboral, mayores habilidades organizativas, mejores logros de objetivos y mayor felicidad familiar. Esto significa un mejor desempeño laboral, menor rotación de personal y menos casos de tardanzas y ausencias para los empleadores.
2. Productividad
Los estudios muestran que hasta el 40 por ciento de los trabajadores remotos son más productivos que los de la oficina. Este aumento de la productividad se debe a menos distracciones, mayor comodidad y cero estrés relacionado con el viaje diario. Las tasas de productividad más altas dan como resultado una mayor producción para las empresas, lo que resulta en una mayor producción económica para la misma cantidad de trabajo.
3. Espacio de oficina
Debido a los aumentos en el trabajo remoto, es probable que los ejecutivos requieran menos espacio de oficina en los próximos años y podrían consolidar el espacio de oficina en una ubicación comercial de primer nivel. Estos gastos de bienes raíces reducidos pueden ahorrar a las organizaciones un promedio de USD 11,000 por medio tiempo de viaje al trabajo al año.
4. Acceso al talento
Las personas buscan beneficios como equilibrio entre el trabajo y la vida personal, satisfacción laboral y flexibilidad al buscar la carrera ideal. Debido a que el trabajo desde casa ha demostrado ofrecer estos beneficios, las empresas que ofrecen oportunidades de trabajo remoto tienen más probabilidades de capturar y retener a los mejores talentos que las que no lo hacen.
Preparación para los desafíos del trabajo remoto
Aunque las empresas que hacen la transición al trabajo remoto pueden esperar ver muchas ventajas, es probable que no estén sin desafíos. Si bien experimentar obstáculos al inicio de un cambio considerable es completamente normal, es importante saber qué posibles obstáculos debe tener en cuenta antes de buscar oportunidades de trabajo desde el hogar.
Algunos de los desafíos más comunes del cambio al trabajo remoto incluyen:
- Confianza del empleador: debido a que el trabajo remoto elimina el elemento de la interacción cara a cara, algunos supervisores se preocupan de que los empleados no trabajen tan duro como lo harían en la oficina.
- Gestión de la información: algunos trabajadores remotos experimentan dificultades para localizar información y acceder a respuestas a sus preguntas fuera de la oficina.
- Comunicación: es común que los empleados remotos tengan dificultades para comunicarse con gerentes y compañeros de trabajo cuando trabajan desde casa. Algunos trabajadores incluso sienten que sus gerentes remotos no comprenden sus necesidades ni brindan el apoyo o la ayuda necesarios para hacer el trabajo.
- Desvinculación de los empleados: puede ser fácil para los empleados experimentar distracciones en el hogar que no experimentarían en el lugar de trabajo, como las demandas del hogar y la familia. Estas interrupciones pueden hacer que las personas se desvinculen de su trabajo.
- Diferencias geográficas: Uno de los mayores desafíos del trabajo remoto para las empresas globales es trabajar en diferentes zonas horarias. Tener empleados ubicados a nivel internacional puede dificultar la programación y la colaboración.
La importancia de una política de trabajo remoto
Una política de trabajo remoto es un conjunto de pautas para empleados diseñadas para facilitar el proceso de trabajo desde casa para promover una mejor productividad y compromiso. Una política de trabajo remoto detallada y directa les brinda a los trabajadores una comprensión más clara de las expectativas de su empresa para trabajar desde casa mientras agiliza la comunicación, mejora el proceso de incorporación e incluso atrae a los mejores talentos.
Cada política de trabajo remoto debe incluir la siguiente información para obtener los mejores resultados:
1. Expectativas de desempeño
Es esencial que sus empleados sepan lo que usted espera de ellos en términos de su desempeño, productividad y calidad de trabajo. Cuando las personas saben cómo planea medir los resultados en el futuro, es más probable que cumplan con las expectativas de desempeño.
Puede complementar la comprensión de sus empleados de la política de la compañía brindándoles las herramientas y los recursos que necesitarán para tener éxito, incluida la información sobre las horas de trabajo y los requisitos de producción.
2. Claridad de comunicación
Debido a que el trabajo remoto puede desdibujar las líneas de comunicación, su política debe especificar cómo los empleados pueden comunicarse entre sí para obtener los mejores resultados. Describa cómo se llevarán a cabo las reuniones de forma remota y qué plataformas utilizarán para participar.
También puede explicar cualquier herramienta de comunicación disponible para sus empleados y proporcionar una forma de comunicación de emergencia en caso de cortes de energía y dificultades técnicas.
3. Uso del equipo
Su política de trabajo remoto debe profundizar en los tipos de equipos que utiliza su empresa, qué dispositivos se requieren para qué función y si proporcionará estas herramientas a los empleados. Si sus trabajadores tienen que comprar el equipo ellos mismos, ¿su compañía les reembolsará las compras?
Asegúrese también de explicar cómo usar cada tipo de equipo e incluir cualquier recurso que pueda ayudar en su comprensión.
4. Derechos de la persona empleada
Se debe informar a sus empleados sobre sus derechos cuando trabajan para su empresa de forma remota. Por ejemplo, su política de trabajo remoto debe detallar a qué hora los empleados deben iniciar sesión para trabajar, cuántas horas de receso para comer se les asignan y cómo solicitar días libres. Describir estos derechos debería eliminar la confusión y evitar malentendidos.
5. Gestión de nómina
Es probable que la nómina sea uno de los aspectos principales del trabajo sobre el que se preguntarán sus empleados. Su política de trabajo remoto debe explicar quién maneja la nómina , ya sea su empresa o un empleador registrado (Employer of Record , EOR), la frecuencia de pago y el monto de pago. También puede incluir información sobre a quién contactar si los trabajadores tienen preguntas sobre la nómina.
Cómo completar la transición al trabajo remoto
Antes de que su empresa pueda cambiar completamente al trabajo remoto, hay pasos que deberá seguir para garantizar una transición exitosa.
1. Notificar a sus empleados
Antes de pasar al trabajo remoto, lo primero que debe hacer es notificar a sus empleados que el cambio está sucediendo. Hágales saber cuándo ocurrirá el cambio y cómo pueden prepararse para él. Defina si sus trabajadores serán completamente remotos o si tendrán oportunidades de trabajar tanto dentro como fuera de la oficina y explique cómo funcionará cualquiera de las situaciones.
Dé a sus empleados la oportunidad de hacer cualquier pregunta que tengan sobre la nueva estructura. Proporcionar acceso a la nueva política de trabajo remoto y otros recursos que necesitarán para facilitar la transición.
2. Capacite a sus empleados remotos sobre medidas de seguridad
Con el cambio al trabajo remoto viene una necesidad aún mayor de seguridad de datos. Minimice los riesgos enseñando a sus empleados qué medidas tomar cuando trabajan desde casa y cómo identificar y mitigar las ciberamenazas.
Considere implementar los siguientes temas en su capacitación sobre ciberseguridad para trabajadores remotos:
- Violaciones de seguridad: puede armar a sus empleados contra las violaciones de seguridad enseñándoles a reconocer amenazas, como malware, phishing y ataques de contraseña, y qué hacer cuando se encuentran con una violación de seguridad.
- Cumplimiento del RGPD: su empresa debe cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), un estándar que exige que las organizaciones que operan en la Unión Europea adopten nuevas políticas, procedimientos y prácticas para mantener la seguridad, transparencia y responsabilidad de los datos personales.
- Autenticación de dos factores: Capacite a los empleados para que usen la autenticación de dos factores (2FA), una capa adicional de seguridad que verifica que la persona que intenta acceder a una cuenta en línea es quien dicen ser al solicitarles que proporcionen dos datos de identificación.
- Redes privadas virtuales: las redes privadas virtuales (VPN) generan una conexión a Internet cifrada entre un dispositivo y una red que protege los datos confidenciales para una transferencia segura. Enseñe a sus empleados a configurar y usar una VPN para proteger la información de la empresa.
- Almacenamiento seguro en la nube: otra forma en que los trabajadores remotos pueden mantener los datos seguros es mediante el uso de almacenamiento en la nube en sus dispositivos de trabajo.
3. Mantenga la tecnología actualizada
Un aspecto clave del éxito del trabajo remoto es la eficiencia tecnológica. Para garantizar que los empleados no experimenten problemas tecnológicos en el trabajo, verifique que les esté proporcionando las tecnologías más actualizadas, como:
- Herramientas basadas en la nube
- Aplicaciones comerciales
- Programas de videoconferencia
- Herramientas de gestión de proyectos
- Soluciones de copia de seguridad y recuperación de datos
- Programas virtuales de incorporación
- Software de seguimiento del tiempo
4. Comunicación abierta y efectiva
Cuando las empresas y sus empleados pueden comunicarse con éxito, usted puede apoyar mejor a su equipo mientras mantiene una cultura corporativa positiva. Facilite una comunicación remota eficaz programando revisiones virtuales periódicas con sus empleados para conectarse con ellos individualmente sobre cómo va su experiencia. También es beneficioso organizar reuniones grupales regulares para actualizar a los trabajadores sobre lo que sucede en la empresa a nivel organizacional.
Para asegurarse de que los trabajadores no se sientan aislados en casa, es posible que incluso desee organizar actividades virtuales en toda la compañía para mantener a los empleados conectados entre sí.
5. Sea el mejor líder que pueda ser
Al hacer la transición de su empresa al trabajo remoto, es vital que se convierta en líder de su equipo. No importa cuántas herramientas, políticas y recursos proporcione a los empleados, no puede fomentar un entorno de trabajo remoto positivo sin brindar el apoyo y el liderazgo que necesitan para tener éxito. Solo un poco de empatía y optimismo ayuda mucho a los trabajadores a sentirse valorados y validados.
Puede demostrar a su equipo que se preocupa por lo que piensan enviando una encuesta en la que se les pregunta a los empleados cómo se sienten en su día a día, qué desafíos enfrentan y qué puede hacer para mejorar sus experiencias de trabajo remoto.
Ofrecer beneficios a los trabajadores remotos
Para asegurarse de que su traslado al trabajo remoto sea exitoso a largo plazo, intente implementar estrategias para la retención de empleados. Cuando proporciona beneficios a sus trabajadores remotos, crea una relación laboral beneficiosa entre la gerencia y los empleados. Retener a los trabajadores invirtiendo tiempo y recursos en ellos conduce a una reducción de gastos, una mejor colaboración, una mayor productividad y ganancias competitivas.
Algunos de los muchos beneficios que puede recompensar a sus empleados para impulsar la retención incluyen:
- Crear un entorno flexible: muchas personas valoran la flexibilidad en sus horarios de trabajo, y el 72 por ciento de los empleados afirma que consideraría abandonar sus trabajos si su actual no proporcionara flexibilidad en los horarios.
- Ofrecer beneficios competitivos: las empresas que proporcionan una compensación competitiva a sus empleados tienen más probabilidades de retenerlos a largo plazo. Los tipos de beneficios que puede ofrecer incluyen descuentos para empleados, tiempo libre remunerado, atención médica y ahorros para la jubilación.
- Enviar regalos: Tome medidas adicionales para demostrar su agradecimiento a sus empleados enviando ocasionalmente regalos a sus hogares, como tarjetas de regalo, alimentos, flores o canastas de regalo.
- Proporcionar un estipendio de configuración remota: cuando los empleados trabajan desde casa, no tienen el lujo de tener recursos de oficina a su disposición, como escritorios, sillas, wifi y otros suministros de oficina. En lugar de exigirles que paguen por estos materiales ellos mismos, proporcióneles un estipendio que puedan usar para comprar estos artículos esenciales para su entorno de trabajo en el hogar.
- Ofrecer programas de desarrollo profesional: es más probable que los trabajadores permanezcan en una compañía que invierte en su desarrollo profesional con programas como seminarios de capacitación, eventos de establecimiento de contactos, tutoría y proyectos especiales. Este tipo de oportunidades hacen que los empleados se sientan motivados y ansiosos por el crecimiento y el desarrollo.
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