Convertir contratistas en empleados de tiempo completo

Para aprovechar al máximo el potencial humano y crear los mejores equipos globales, las empresas a menudo confían tanto en los empleados de tiempo completo como en los contratistas globales. Cada tipo de relación laboral tiene sus ventajas y desventajas. En algunos casos, las empresas pueden beneficiarse de convertir contratistas independientes en empleados permanentes.

Un empleador registrado (Employer of Record, EOR) de primera clase como G-P puede simplificar la contratación de contratistas globales y empleados internacionales, así como la transición entre estos roles. Una EOR permite a las empresas contratar, incorporar y gestionar equipos en todo el mundo de manera eficiente y conforme, sin una entidad local en el país.

¿Cuál es la diferencia entre un contratista y un empleado de tiempo completo?

Un contratista global es un profesional autónomo que presta servicios a una o más compañías a nivel internacional, y trabaja de manera independiente en función de una tarifa acordada para servicios o proyectos específicos. Los contratistas independientes determinan cuándo, dónde y cómo prestarán los servicios sin el control o la supervisión de la compañía.

Por el contrario, los empleados son contratados en virtud de un contrato de empleo con horas establecidas y reciben un salario junto con beneficios legales, como seguro médico y tiempo de vacaciones remuneradas. Los empleados están bajo la dirección y el control de su empleador y reciben supervisión y dirección de un supervisor o gerente.

Los contratistas globales generalmente son contratados para proyectos a corto plazo, mientras que los empleados son miembros permanentes de la compañía. Además, los contratistas independientes gestionan sus propios pagos y presentaciones de impuestos, mientras que la compañía es responsable de retener impuestos y garantizar el cumplimiento normativo para los empleados.

¿Puede una empresa cambiar a un contratista por un empleado?

Sí, convertir a un contratista en un empleado es posible y puede beneficiar a ambas partes cuando se realiza de conformidad con las normas. Sin embargo, el proceso puede ser complejo, especialmente para los contratistas que viven en el extranjero. Las empresas que desean convertir a un contratista independiente en un empleado, pero que no tienen una entidad legal en el país donde se encuentra el contratista, a menudo se asocian con un empleador registrado de primer nivel como G-P para simplificar la transición, lo que permite una contratación e incorporación fluidas y conformes.

¿Cuáles son los beneficios de convertir a un contratista en un empleado?

Convertir a un contratista independiente en un empleado de tiempo completo podría ser beneficioso tanto para el trabajador como para la empresa. Si su empresa está debatiendo si debe hacer este cambio, tenga en cuenta lo siguiente. Al convertir un contratista en un empleado, usted puede:

1. Integre al trabajador de manera más completa en la compañía. Los contratistas independientes no están completamente integrados en la compañía y, por lo general, no contribuyen a la estrategia comercial general o pueden no tener una inversión a largo plazo en el éxito de su compañía. Un empleado puede estar completamente integrado en la empresa y su cultura y conocerá el negocio en profundidad.
2. Cree una ventaja competitiva. En un mercado laboral competitivo, las empresas pueden beneficiarse de la construcción de relaciones laborales sólidas con contratistas que ofrecen habilidades especializadas. Ofrecer a estas personas un puesto de trabajo permite a una empresa crear una solución a largo plazo para aprovechar la valiosa experiencia.
3. Reducir el riesgo de violaciones de cumplimiento. Las empresas deben clasificar correctamente a los trabajadores convirtiéndolos en empleados de tiempo completo cuando su participación y relación con la empresa comienza a calificar como una relación empleador-empleado. Esto evita el riesgo de clasificación errónea y posibles violaciones laborales y fiscales.
4. Apoyar los objetivos profesionales individuales. Muchos contratistas independientes pueden preferir una relación laboral para una mayor participación en la compañía, seguridad laboral y acceso a beneficios, pago de vacaciones, bonificaciones y otros beneficios no disponibles para los trabajadores autónomos. Las empresas también a menudo invierten en el desarrollo de habilidades de los empleados, creando más oportunidades para el crecimiento profesional.

Las empresas deben adoptar un enfoque caso por caso para comprender si un contratista debe hacer la transición a un empleado.

Consideraciones clave antes de convertir contratistas en empleados

Al considerar convertir a un contratista en un empleo de tiempo completo, tanto la compañía como la persona deben evaluar muchos factores para garantizar que sea la opción correcta, incluidos:

1. Integración en la compañía. Cuando una empresa desea integrar más completamente al trabajador en el equipo o hacer que el contratista realice un trabajo que es fundamental para el negocio de la empresa, entonces convertir al contratista en un empleado es una buena opción.
2. Cantidad de trabajo. Cuando el tiempo remunerado del contratista equivale a un puesto de tiempo completo, o la compañía desea que el contratista realice un trabajo continuo, entonces la transición al empleo puede ser el movimiento sensato para optimizar el flujo de trabajo.
3. Compensación . Los contratistas no tienen impuestos retenidos por la compañía por los servicios que prestan, y pueden esperar llevarse a casa el mismo monto de compensación, así que prepárese para mayores costos para la compañía.
4. Beneficios y vacaciones. Los contratistas no son elegibles para vacaciones, seguro médico, planes de jubilación o beneficios en especie. Ofrecer un paquete de remuneración más amplio puede ayudar en el proceso de negociación.
5. Capacitación y supervisión. Las empresas tienen capacidad limitada para proporcionar capacitación y supervisión a contratistas independientes. La transición al empleo puede ser fundamental para garantizar una relación exitosa a largo plazo entre la compañía y el trabajador y si la compañía desea tener más control sobre cómo se realiza el trabajo.
6. Estado fiscal. Si bien los contratistas independientes son responsables de remitir sus propios impuestos, los empleadores en la mayoría de los países son responsables de deducir y remitir los impuestos sobre la renta de sus empleados.
7. Leyes de empleo locales. Tanto la compañía como el contratista deben conocer las regulaciones de empleo locales que no se aplican a una relación con el contratista. Si la relación funciona como una relación laboral, convertir al contratista independiente en un empleado protege a la compañía contra reclamos de clasificación errónea y garantiza el cumplimiento.
   

   Para garantizar el cumplimiento, la compañía debe establecer una entidad legal local o asociarse con un empleador registrado para obtener orientación experta en el país sobre las leyes locales y cómo implementar prácticas que garanticen el cumplimiento.

Los trabajadores y las compañías deben considerar y analizar cuidadosamente los factores anteriores que diferencian el estado del contratista frente al de los empleados para que ambas partes puedan tomar decisiones informadas.

Cómo convertir contratistas en empleados

Convertir a un contratista en un empleado implica pasos más allá del proceso de contratación normal. La compañía primero debe evaluar el estado profesional del contratista, negociar términos, desarrollar un acuerdo de empleo e incorporar al nuevo empleado. A continuación se presenta una descripción general del proceso al convertir a un contratista en un empleado de tiempo completo.

1. Determine el estado del trabajador.

Comience por determinar si el contratista puede y debe convertirse en empleado. Las agencias fiscales locales y los departamentos laborales a menudo tienen pautas para ayudar a evaluar si el rol y la relación califican como empleo. En los EE. UU., por ejemplo, el IRS proporciona pautas para distinguir entre contratistas y empleados.

2. Establecer una entidad legal o un socio con una EOR.

Si la persona será el primer empleado de su empresa, necesitará una entidad en ese país para emplearla. Una opción más simple y rentable para establecer y operar una entidad en otro país es asociarse con un empleador registrado (Employer of Record, EOR). Una EOR es el empleador legal y maneja los requisitos legales relacionados con el empleo. Esto ayuda a garantizar que su empresa cumpla con las leyes y reglamentaciones locales relacionadas con la nómina, la administración de beneficios y las tareas de RR. HH., lo que le permite contratar y gestionar empleados globales con confianza.

3. Informar al contratista sobre la conversión y negociar los términos.

Después de confirmar que desea contratar al trabajador como empleado, o que el estado del trabajador debe ser legalmente un empleado, informe al contratista de la intención de su empresa de contratarlo como empleado permanente. Este paso incluye negociar el salario, establecer las horas de trabajo y la ubicación, y definir las obligaciones y responsabilidades laborales.

4. Desarrollar un contrato de empleo.

Una vez que el trabajador haya aceptado la transición a la función de un empleado en la compañía, el siguiente paso es crear un contrato de empleo que cumpla con las normas locales. Cada país tiene sus propias regulaciones en torno a los contratos de empleo y lo que se requiere incluir en un contrato de empleo. Por lo general, un contrato de empleo debe incluir las obligaciones y responsabilidades laborales requeridas involucradas en la función, las horas de trabajo, el lugar de trabajo, si el empleo está sujeto a un período de prueba, la licencia anual y otros derechos a beneficios, y los términos de finalización de la relación laboral.

Asegúrese de buscar asesoramiento legal cuando desarrolle un contrato de trabajo para asegurarse de que cumpla con las leyes laborales locales. Sin embargo, si utiliza una EOR para emplear al trabajador, la EOR proporcionará un contrato de empleo que cumpla con las normas locales y una guía sobre los requisitos locales y las normas del mercado.

5. Incorporar al nuevo empleado.

Una vez que ambas partes hayan firmado el contrato de empleo, la compañía puede agregar al nuevo empleado a su nómina e incorporarlo. El proceso de incorporación puede diferir de una contratación tradicional, ya que es probable que el contratista ya conozca a la compañía, sus productos y sus sistemas. Sin embargo, debe asegurarse de que el empleado esté al tanto de las políticas y los procedimientos de la compañía, y de las expectativas en torno al desempeño y la conducta.

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