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Si busca expandir su negocio a nuevos países o contratar personas empleadas de manera remota en otras partes del mundo, Canadá es un país excelente para tener en cuenta. Es más grande que toda la Unión Europea y hogar de aproximadamente 38 millones de personas.
Si busca expandirse a esta nación, hemos creado una guía para contratar personas empleadas en Canadá con el propósito de ayudarlo. Analizaremos algunos aspectos básicos de los requisitos legales a los que debe prestar atención, así como también algunas consideraciones logísticas y culturales que le serán de ayuda durante el proceso.
Lo que debe saber antes de contratar en Canadá
Si está buscando contratar personas empleadas en Canadá por primera vez, existen algunos aspectos importantes de las leyes laborales y la cultura laboral canadiense que debe comprender. Hemos reunido algunos aspectos clave que debe saber para contratar en Canadá y ayudarle a prepararse.
1. Diferencias culturales
Según la ubicación de su empresa, se encontrará con algunas diferencias culturales de las personas empleadas de Canadá. La cultura laboral canadiense es similar a la cultura laboral estadounidense, la que conocen muchos países. Por ejemplo, es de buena educación establecer contacto visual y darle la mano a alguien con quien recién se encuentra.
Sin embargo, la cultura laboral canadiense no es exactamente la misma que la estadounidense. Por ejemplo, los canadienses suelen trabajar un poco menos que los estadounidenses y se toman más descansos durante el día de trabajo.
2. Diferencias de idioma
Según el idioma que se habla en el país donde opera, también podría encontrarse con algunas diferencias lingüísticas de los trabajadores canadienses. Canadá tiene dos idiomas nacionales: inglés y francés.
Se encontrará con francoparlantes en la provincia de Quebec, en especial en la región del área metropolitana de Montreal. Esto podría ser algo positivo para las empresas de otros países donde se habla francés, de manera que estas empresas pueden buscar personas empleadas de Quebec u otras provincias donde se habla comúnmente francés. También es importante destacar que muchos quebequenses que hablan francés también hablan inglés. Al año 2016, el 44,5 % de los quebequenses es bilingüe y habla francés e inglés.
3. Leyes federales y leyes provinciales
En Canadá, debe prestar atención a ambas legislaciones: la federal, que regula el empleo, y la provincial donde establece la sucursal o subsidiaria. La ley federal de Canadá incluye requisitos de salud y seguridad, licencias mínimas y otros aspectos básicos del empleo. Además de estas reglas generales, varias provincias tienen sus propios salarios mínimos, requisitos de licencia por enfermedad y demás regulaciones relacionadas con el trabajo.
Asegúrese de conocer la ley federal de Canadá, así como también las leyes de la provincia en donde opere su empresa, para poder cumplir todos los requisitos legales correspondientes.
4. Licencia por vacaciones mínimas y vacaciones remuneradas
El requisito de licencia por vacaciones está dictado por la ley federal en Canadá, por lo que se aplica a todas las personas empleadas en Canadá. Según el código de trabajo canadiense, las personas empleadas que trabajaron para una empresa durante un año tienen derecho a un mínimo de dos semanas de licencia por vacaciones. Una vez que una persona empleada haya trabajado para una empresa durante cinco años consecutivos, debe recibir al menos tres semanas por año. Tras permanecer en una empresa durante 10 años, una persona empleada debe recibir al menos cuatro semanas de vacaciones.
En Canadá, las personas empleadas calculan la remuneración por las vacaciones teniendo en cuenta las ganancias de la persona empleada en el último año laboral y multiplicando el número por un porcentaje. Para las personas empleadas que tienen derecho a dos semanas de licencia, el porcentaje es un 4 %. Para tres semanas de licencia, un 6 %.
5. Plan de pensiones de Canadá
Las personas empleadas que tengan más de 18 años y ganen más de $3.500 al año deben contribuir al plan de pensiones de Canadá. La excepción a esta regla es Quebec, que tiene su propio plan de pensiones. Para las otras provincias, las entidades empleadoras con personas empleadas de Canadá deben cubrir la mitad de las contribuciones de las pensiones de sus personas empleadas, y ellas cubren la otra mitad.
La cantidad que las personas empleadas deben contribuir al plan de pensiones depende de cuánto ganen. Específicamente, se basa en las ganancias pensionables, que tienen un requisito máximo y un límite mínimo. Depende de la entidad empleadora deducir el importe correcto de las ganancias pensionables de una persona empleada.
6. Seguro de empleo
El seguro de empleo brinda ayuda económica a las personas que temporalmente están sin trabajo. Al igual que con las contribuciones de pensión, las entidades empleadoras también tienen que calcular la cantidad correcta y deducir las primas del seguro de los pagos de las personas empleadas. Esto sucede para todas las personas empleadas con “trabajo asegurable”, que se aplica a la mayoría de las personas empleadas en Canadá.
Cada mes, las entidades empleadoras deducen un cierto importe en dólares de los pagos de las personas empleadas y también pagan una parte de las primas. Las entidades empleadoras dejan de deducir las primas del pago de las personas empleadas una vez que las ganancias de la persona empleada superan las ganancias asegurables o una vez que hayan contribuido el importe máximo de la prima.
7. Impuesto sobre los ingresos
Al igual que cualquier otro país, Canadá tiene sus propias leyes fiscales. Las entidades empleadoras deben retener el impuesto sobre los ingresos de los pagos de las personas empleadas. La ley fiscal de Canadá puede ser un poco compleja, y depende de las entidades empleadoras deducir el importe correcto de impuesto sobre los ingresos de los pagos de las personas empleadas.
Este es uno de los motivos por los que es útil trabajar con una organización profesional de empleo que conozca la ley fiscal de Canadá y demás deducciones que deban descontarse de los pagos de las personas empleadas.
El costo de contratar una persona empleada en Canadá
Contratar personas empleadas siempre tiene costos para una empresa, pero si elige a las personas empleadas correctas para su organización, tendrá un buen retorno sobre la inversión. Estos son algunos de los costos en los que podría incurrir cuando contrata una persona empleada en Canadá:
- Investigación: Cuando se expanda a un nuevo país, tendrá que investigar mucho para asegurarse de que comprende todos los requisitos legales y otras consideraciones. Esta guía es un excelente comienzo, pero tendrá que pagarles a personas empleadas para que trabajen en más investigaciones.
- Constitución de su negocio: Si elige no trabajar con una organización profesional de empleo y, en su lugar, desea constituir una presencia en Canadá como sucursal o subsidiaria, es otro costo que tendrá incluso antes de comenzar el proceso de contratación. También tendría que pagar tarifas para incorporar su negocio en las provincias canadienses.
- Agencia de contratación: Hay equipos de personas y diversos programas de software que pueden ayudarle a pasar de un gran grupo de personas candidatas a una lista breve con las mejores. De más está decir que asociarse con una agencia o adquirir software implica un costo económico.
- Publicación del anuncio de trabajo: Publicar el anuncio de trabajo también podría costarle dinero. Sin embargo, Canadá tiene un tablón de ofertas de trabajo público, “Job Bank”, donde puede publicar anuncios de trabajo de forma gratuita. También puede encontrar otros sitios gratuitos donde puede promocionar el puesto.
- Comprobaciones legales: Si tiene que realizar comprobaciones de antecedentes o verificar que una persona candidata tenga derecho a trabajar legalmente en Canadá, estas comprobaciones pueden sumarle costos a la contratación de nuevas personas empleadas.
- Tiempo del comité de contratación: Los comités de contratación internos pueden establecer los términos del nuevo puesto, redactar el anuncio de trabajo, evaluar las solicitudes y entrevistar a las personas candidatas. Todas estas actividades se llevan a cabo durante las horas de trabajo remuneradas que las personas empleadas pueden usar en otras tareas.
- Capacitación: Los costos de contratación de una empresa no terminan cuando contrata a una nueva persona empleada. Ahora tiene que capacitar a la persona empleada para que haga el trabajo. El proceso de capacitación es una inversión inicial que con el tiempo debería dar resultados.
¿Qué necesita una empresa para contratar personas empleadas en Canadá?
Antes de comenzar el proceso de contratación en Canadá, debe cumplir con algunos requisitos legales. La excepción a estos requisitos es si trabaja con una organización profesional de entidades empleadoras que puedan servirle como plataforma global de empleo (Employer of Record) para sus personas empleadas de Canadá. Si está expandiendo su empresa a Canadá, necesitará tener lo siguiente en regla:
- Una sucursal o una subsidiaria: A menos que esté contratando contratistas independientes, necesita una entidad empresarial legal en Canadá. Existen dos opciones principales: una sucursal o una subsidiaria. Una subsidiaria tiene su propia entidad, mientras que una sucursal está más relacionada a una empresa matriz.
- Constitución de la empresa: Para constituir un negocio en Canadá, necesita actas constitutivas a través de una provincia o territorio particular o a través del gobierno federal. Las empresas con base fuera de Canadá deben registrar una corporación extraprovincial en la provincia donde piensen hacer negocios.
- Cuenta de deducciones de nómina: Las empresas deben contar con un número comercial y deben usarlo para crear una cuenta del programa de deducciones de nómina con la CRA (Agencia de Ingresos de Canadá). Usará esta cuenta para enviar las deducciones de las personas empleadas desde sus pagos a la CRA.
- Permisos y licencias: Según su industria, podría haber permisos o licencias especiales que necesita tener en regla además de los requisitos básicos de todas las empresas. El gobierno de Canadá tiene una herramienta en línea donde puede ver qué permisos y licencias necesita obtener su negocio.
- Seguro de indemnización por accidente de trabajo: La mayoría de los negocios también necesita un seguro de indemnización por accidente de trabajo en regla para las personas empleadas antes de comenzar a contratar. Para obtener esta cobertura, no tiene que comparar precios de aseguradoras privadas. En cambio, debe registrar la empresa en la WCB (Junta de Indemnizaciones por Accidente de Trabajo) en la provincia correspondiente. Las primas dependen de la industria.
Pasos para la contratación en Canadá
Existen algunos pasos básicos para contratar en Canadá. A continuación, incluimos un resumen con los pasos, junto con algunos consejos para contratar en Canadá, sobre la base de las costumbres y los requisitos locales que regulan las prácticas de contratación en Canadá.
1. Publique un anuncio de trabajo
El primer paso es determinar las cualidades que está buscando en una persona candidata y describir el trabajo que hará. Reúna esta información en un anuncio de trabajo detallado. Si, en primer lugar, la persona candidata ideal debe hablar inglés o francés, quizás sea mejor publicar el anuncio en ambos idiomas. Al enumerar los requisitos de nivel de educación, tenga en cuenta que, en Canadá, el término “college” se refiere a escuelas que enseñan oficios específicos o habilidades profesionales y otorgan diplomas, mientras que “university” se refiere a instituciones que otorgan títulos.
Una vez que haya creado el anuncio, publíquelo en los tablones de ofertas de trabajo donde lo verán los canadienses. Considerando el contexto internacional, probablemente sea mejor indicar a los interesados que envíen sus solicitudes por correo electrónico o a través de una plataforma en línea en lugar de por correo postal.
2. Evalúe las solicitudes
Una vez que hayan llegado las solicitudes, debe determinar las personas candidatas que merecen una entrevista y las que no se tendrán en cuenta para su grupo de contratación. Puede usar software o una agencia que lo ayude con el proceso inicial de selección, o puede hacer que su equipo se encargue de esta tarea de forma interna.
Las empresas estadounidenses tienen la ventaja de que los canadienses suelen postularse a puestos de trabajo con un currículum resumido que tiene un formato similar a la mayoría de los currículums estadounidenses. Para las empresas de otros países, donde es más estándar un currículum estilo hoja de vida, estos currículums resumidos podrían parecer más breves y directos que lo que está acostumbrado a ver de las personas candidatas en su país de procedencia.
3. Personas candidatas y entrevistas
Luego, debe comunicarse con las personas candidatas más aptas para programar la entrevista. Si está estableciendo una oficina en Canadá, puede realizar entrevistas en el lugar. Si tiene previsto contratar personas empleadas de forma remota en Canadá, puede realizar estas entrevistas a través de una videollamada o por teléfono. Estos tipos de entrevistas se han vuelto cada vez más comunes, así que una solicitud de una entrevista virtual no debería ser una sorpresa para las personas candidatas.
Si está programando una entrevista virtual, no olvide tener en cuenta la diferencia horaria. Dado que es un país grande, Canadá tiene varios husos horarios que abarcan una diferencia de cuatro horas, así que procure encontrar el huso horario correcto para cada persona candidata y programe la entrevista cuando coincida el horario comercial de su país y de la provincia, si es posible.
4. Haga un seguimiento y redacte un contrato
Una vez que haya elegido a la persona o las personas candidatas ideales para contratar, debe darle seguimiento para hacer una oferta de trabajo formal. Asegúrese de brindarles los detalles que no se mencionaron hasta este punto, lo que incluye el salario propuesto. Es normal para los canadienses negociar el salario, a pesar de que muchas personas candidatas simplemente aceptarán su oferta. Esta es la etapa para crear el contrato.
En Canadá, puede celebrar un contrato de empleo legal verbalmente, pero tener un contrato por escrito es una buena forma de asegurarse de que usted y la persona empleada están de acuerdo y para ayudarle a justificar su decisión si alguna vez necesita despedirla. En Canadá, debe contar con una causa justa para los despidos, de manera que, si una persona empleada no cumple con sus obligaciones, puede hacer referencia en el contrato.
5. Incorpore la nueva persona empleada
Ahora puede incorporar a la nueva persona empleada. De seguro tendrá documentación y procesos relacionados a su empresa, pero también necesita asegurarse de completar los pasos necesarios para hacer incorporaciones en Canadá.
Debe ver la tarjeta del SIN (número de Seguro Social) de la nueva persona empleada dentro de los tres días posteriores a la fecha de inicio y registrar la información que se encuentra allí. Asegúrese de que sea ciudadano o de que tenga derecho para trabajar legalmente en Canadá. Las personas empleadas también deben completar el formulario TD1, la declaración de impuestos sobre ingresos personales, del gobierno federal y de la provincia, para saber el importe que debe deducir de los pagos. Tenga en cuenta que, en Quebec, el formulario provincial se conoce como formulario TP1015.3-V.
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Encontrar los trabajadores ideales para que se unan a su empresa y que le ayuden a expandirse ya es un desafío. Si a eso se le suman las complejidades de establecer una presencia legal en Canadá y cumplir todas las leyes pertinentes, tiene por delante un enorme proceso que consume mucho tiempo. Globalization Partners puede optimizar el proceso ejerciendo como plataforma global de empleo (Employer of Record) para las personas empleadas de Canadá.
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