Hay muchos motivos por los que una expansión global a Alemania puede ser una movida inteligente. Alemania representa un quinto del producto bruto interno total de la Unión Europea, y tiene el mayor mercado de consumidores de la UE. Si está interesado en contratar personal para una sucursal o subsidiaria nueva en Alemania, o incluso si solo está interesado en contratar pocas personas empleadas de forma remota, le conviene tomarse el tiempo para aprender sobre las prácticas laborales y los requisitos legales en Alemania. Tenemos algunos consejos para contratar en Alemania que podrían ayudarle.
Lo que debe saber antes de contratar en Alemania
Antes de comenzar a seleccionar personas empleadas en Alemania, debe investigar sus leyes laborales. Las siguientes son algunas consideraciones clave para tener en cuenta.
1. Leyes de compensación
En el pasado, Alemania permitía a los grupos privados y a los sindicatos de trabajadores dictar salarios mínimos, pero, en 2014, el gobierno alemán estableció el primer salario mínimo de la historia en la Mindestlohngesetz, que se traduce como Ley del Salario Mínimo. El salario mínimo federal actualmente es de €9.35 por hora, y ese monto se establece para aumentar en pequeños incrementos hasta €10.45 por hora en julio de 2022.
A pesar de que hay una ley que limita la cantidad de horas extra por semana que puede trabajar una persona empleada en Alemania, no hay ley que especifique el pago de horas extra. Esto significa que las entidades empleadoras deben determinar cuánto pagarles a las personas empleadas por las horas extra e incluirlo en el contrato de empleo. Otro aspecto que se les atribuye a las entidades empleadoras son las bonificaciones. La ley no exige una bonificación del mes 13, pero algunas entidades empleadoras otorgan un bono anual a sus personas empleadas.
2. Horario de trabajo y licencia obligatoria
Ciertos requisitos legales influyen en la semana de trabajo en Alemania. La semana de trabajo no puede superar las 48 horas por semana (6 días laborables por semana), y los días de trabajo individuales no pueden superar las ocho horas. El pago de horas extra tiene un límite máximo de 12 horas por semana. La mayoría de los alemanes trabaja 40 horas por semana o menos. Tienen derecho a nueve días festivos públicos que caen durante el año calendario. Los estados individuales en Alemania pueden tener otros días festivos adicionales propios.
La persona empleada también tiene derecho a vacaciones o licencia por enfermedad remuneradas. La Bundesurlaubsgesetz (Ley Federal de Vacaciones) establece que las personas empleadas deben recibir 20 días de licencia o 24 días si trabajan seis días por semana en lugar de cinco. La mayoría de las entidades empleadoras ofrece más que la cantidad requerida de licencias. La persona empleada debe usar la licencia dentro del año calendario y no puede acumular la licencia sin usar, con algunas excepciones. La prórroga solo está permitida debido a motivos operativos, y solo con el permiso de la entidad empleadora. Cuando la persona empleada está enferma, tiene derecho por ley a seis semanas de licencia remunerada por año siempre que brinde una prescripción médica. Después de este periodo de tiempo, las personas empleadas pueden recibir compensación a través de su seguro médico.
3. PAYE y seguridad social
Alemania tiene un modelo PAYE (paga de acuerdo con lo que ganas) que requiere que las entidades empleadoras calculen y deduzcan las retenciones necesarias de los pagos de las personas empleadas. Esto incluye impuestos, cuya tasa difiere entre las personas empleadas, junto con cuatro tipos de seguro que forman parte del sistema alemán de seguridad social. Estas contribuciones al seguro cumplen con determinados porcentajes hasta un límite máximo.
El seguro médico y el seguro de pensiones son dos tipos principales de seguro que pagan las personas empleadas. Las entidades empleadoras igualan las contribuciones que pagan las personas empleadas. Lo mismo sucede con el seguro de desempleo y el seguro de asistencia de enfermería, que representan un porcentaje mucho menor de las contribuciones a la seguridad social. Los empleadores tienen un quinto tipo de seguro al que contribuir, al cual los empleados no pagan: seguro contra accidentes. En definitiva, las entidades empleadoras contribuyen a la seguridad social un importe equivalente a un 20.7 % del salario de una persona empleada.
4. Requisitos para la licencia de AUG
Las entidades empleadoras que quieran asociarse con una organización profesional de empleo también deben tener en cuenta los requisitos para la licencia de Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AUG), que se especifica en la Ley de Trabajo Temporal. Las regulaciones, que se actualizaron en 2017, exigen que las personas empleadas temporalmente pasen a ser permanentes de forma predeterminada tras 18 meses de trabajar en sus proyectos. Para evitar esta situación, la empresa de empleo debe contar con una licencia de AUG y debe cumplir con los requisitos para mantener a la persona empleada en la nómina.
Esto significa que es fundamental que las empresas que busquen una Plataforma global de empleo (Employer of Record) para asociarse en Alemania limiten la búsqueda a empresas que cumplan por completo con los requisitos de licencia de AUG. Globalization Partners cuenta con la licencia y la experiencia para garantizar que las personas empleadas no cambien involuntariamente de ser empleados nuestros a ser de su empresa, lo que de repente le exige que tenga una presencia comercial legal en Alemania.
El costo de contratar una persona empleada en Alemania
Cuando contrate personas empleadas nuevas, es importante considerar los costos de contratación. Cuando contrata en un nuevo país, este proceso por lo general incluye más costos que contratar en su país de procedencia. Un estudio halló que el costo promedio de contratación para los trabajadores cualificados en Alemania es de 4,700 EUR o más de ocho semanas de pago. Este número fácilmente podría ser superior para una empresa que se expande a Alemania por primera vez, a menos que trabaje con una plataforma global de empleo (Employer of Record). Algunos costos que debe incluir en el presupuesto son los siguientes:
- Servicios fiscales y legales: Alemania es un país excelente para expandirse debido a las oportunidades económicas allí, pero no debido a la facilidad de hacer negocios. Alemania tiene leyes estrictas que hacen que constituir su negocio y manejar los impuestos y la nómina sea un proceso complicado y extenso. Por lo tanto, debe contratar expertos locales en las leyes laborales y fiscales que puedan garantizarle que cumplirá legalmente con el proceso de empleo y contratación.
- Registro de la compañía: para tener una presencia comercial legal en Alemania, deberá pagar las tarifas de registro necesarias para establecer su negocio.
- Anuncio de empleo: Publicitar su vacante de empleo también puede aumentar sus costos, ya sea que publique un anuncio en un periódico o en línea. La buena noticia con respecto a esto es que en Alemania hay algunos portales de trabajos en línea que le permitirán publicar un anuncio de trabajo sin costo.
- Agencia contratante: Trabajar con una agencia contratante local en Alemania puede ayudarlo a identificar a los mejores candidatos más rápido y simplemente que si manejara el proceso por su cuenta. De más está decir que elegir una agencia de contratación sumará costos.
- Comité de contratación: Si opta por crear un comité de contratación interno en lugar de asociarse con una agencia, también tendrá algunos costos aquí. Las horas de trabajo que pasará el comité de contratación produciendo y publicando anuncios de trabajo, realizando entrevistas y otras cosas suman al costo total de contratación.
- Costos de viaje: Expandir su negocio y contratar nuevos empleados en Alemania también puede implicar algunos costos de viaje, especialmente si desea realizar entrevistas en persona o si planea establecer una sucursal oficial o subsidiaria de su negocio.
- Servicios de traducción: es posible que también tenga que contratar a un traductor para que lo ayude a completar documentos legales o comunicarse con candidatos a puestos de trabajo.
- Exámenes legales: depende de los empleadores asegurarse de que solo contraten personas que tengan derecho legal a trabajar en Alemania. Esto significa que debe comprobar la ciudadanía o visa de trabajo de la persona candidata. También es probable que necesite pagarles a terceros para que realicen comprobaciones de antecedentes. Aunque debe tener en cuenta que la ley alemana limita las comprobaciones de antecedentes y las consultas personales a información directamente relevante para el trabajo.
¿Qué necesita una empresa para contratar personas empleadas en Alemania?
Antes de que pueda comenzar a contratar personal en Alemania, necesita implementar las bases. La excepción es si trabaja con una plataforma global de empleo (Employer of Record), puesto que ya tendrá una entidad empresarial reconocida legalmente en el país y que puede servirle como plataforma para las personas empleadas en Alemania. Sin una plataforma global de empleo (Employer of Record), necesitará lo siguiente:
- Entidad comercial legal: Antes de que pueda contratar empleados, necesita una entidad comercial legal en Alemania. Para la mayoría de las empresas extranjeras, las dos opciones principales son establecer una subsidiaria o una sucursal. Una subsidiaria es más independiente, mientras que una sucursal tiene una relación más estrecha con la empresa matriz.
- Registros fiscales y de seguridad social: establecerse como compañía también implicará obtener un número de empleador para que pueda registrarse ante las autoridades fiscales y de seguridad social del país. Este proceso puede llevar una cantidad de semanas, así que asegúrese de comenzar temprano para estar preparado para establecer la nómina para sus nuevas personas empleadas.
- Cuenta bancaria alemana: Establecer una cuenta bancaria en Alemania no es técnicamente un requisito, pero es un movimiento inteligente ya que simplifica las cosas y le da al gobierno un lugar para enviar cualquier reembolso al que tenga derecho.
- Licencias o permisos: Según la industria en la que se encuentre, es posible que también necesite obtener licencias o permisos especializados que le permitan contratar empleados y operar su negocio legalmente.
Pasos para la contratación en Alemania
Como hemos visto, necesita completar diversas tareas antes de que pueda comenzar el proceso de contratación. Una vez que esté listo para comenzar a contratar, tomará unos pasos para encontrar nuevas personas empleadas y las invitará a sumarse a su equipo. Los que siguen son los pasos clave que debe tomar para contratar en Alemania.
1. Publicite la vacante de trabajo
Cree un anuncio de trabajo para cada puesto vacante que tiene. Asegúrese de que las personas candidatas conozcan las cualidades y cualificaciones que está buscando y brinde tanta información como pueda sobre las tareas del puesto sin ser demasiado detallista.
También debe informar a las personas que buscan trabajo si está contratando personas empleadas de manera remota en Alemania o si trabajarán en una oficina. Si está interesado en contratar hablantes de alemán que no dominan el idioma nativo de su empresa, entonces procure publicar el anuncio en alemán. Esto implica obtener servicios de traducción para asegurarse de traducir correctamente el anuncio al alemán antes de publicarlo.
2. Busque las personas candidatas más cualificadas
Una vez que las personas que buscan trabajo hayan enviado las solicitudes, puede comenzar a evaluar sus credenciales y determinar las personas candidatas que podrían ser una buena opción. Reducir la lista de personas candidatas antes de comenzar las entrevistas le ayudará a enfocarse eficientemente en las personas ideales.
Además, en esta etapa quizás necesite la ayuda de un traductor si las solicitudes están en alemán. Si está acostumbrado a ver currículums breves, prepárese para que las personas candidatas en Alemania le envíen currículums más detallados que omiten muy poco, o nada, del nivel de educación y la experiencia laboral.
3. Lleve a cabo entrevistas
Ahora debe comunicarse con las mejores personas candidatas para programar las entrevistas. Si está contratando personas empleadas de manera remota, quizás deba realizar estas entrevistas en línea o por teléfono. Tenga en cuenta la diferencia horaria si corresponde. Alemania tiene la hora central europea, de manera que, si su oficina se encuentra en la hora estándar del este en Estados Unidos, por ejemplo, tendrá que programar entrevistas para la mañana, que para las personas candidatas de Alemania será la tarde.
Para todas las entrevistas, ya sean virtuales o en persona, tenga cuidado de no infringir el derecho a la privacidad de las personas candidatas o de hacer preguntas que pueden ser discriminatorias, ya que el gobierno alemán se toma muy en serio estas cuestiones. Esto incluye preguntas sobre planificación familiar, afiliación política, creencias religiosas y otros temas personales que no están directamente relacionados con el trabajo.
4. Envíe contratos a las mejores personas candidatas
Una vez que haya determinado las personas que quiere que se unan a su equipo, haga una oferta de trabajo formal y redacte un contrato para que revise la persona candidata. Este es un paso clave en las prácticas de contratación en Alemania, puesto que los contratos de empleo son obligatorios.
Su contrato debería enfocarse en aspectos del empleo que todavía no están establecidos legalmente. Por ejemplo, cuáles son las políticas para trabajar horas extra y si ofrece tiempo libre remunerado u otras prestaciones más allá de los requisitos mínimos. También debe indicar claramente lo que se espera que haga la persona empleada en su puesto y cómo funciona el despido del empleo.
5. Incorpore la nueva persona empleada
Ahora puede incorporar a las nuevas personas empleadas, y pueden completar la documentación necesaria para establecer las retenciones del sistema PAYE. Esto también incluye cualquier documentación interna que tenga para las nuevas personas empleadas y la capacitación que necesitan hacer antes de comenzar el nuevo trabajo.
Si trabaja con una plataforma global de empleo (Employer of Record) como Globalization Partners, puede entregarle las riendas una vez que selecciona a las nuevas personas empleadas y dejar que la organización profesional de empleo se encargue de la incorporación y de todas las otras cuestiones de nómina, recursos humanos y cumplimiento.
Comience a contratar empleados en Alemania con la ayuda de Globalization Partners
Si desea comenzar a contratar personas empleadas en Alemania de inmediato, considere asociarse con una plataforma global de empleo (Employer of Record). Globalization Partners puede ser su plataforma global de empleo (Employer of Record) para las personas empleadas en Alemania, que maneje todas las cuestiones técnicas de la nómina, las prestaciones y los impuestos para que usted pueda enfocarse en administrar su empresa. Sus personas empleadas en Alemania seguirán trabajando para usted, pero nos aseguraremos de que el empleo cumpla con la ley. Solicite una propuesta para obtener más información sobre cómo Globalization Partners puede ayudarlo con su expansión global.
