El trabajo remoto global ya es un hecho. El repentino experimento de trabajo desde casa debido a la pandemia 2020’s global nos hizo trabajar desde nuestros armarios, nuestras cocinas y cada esquina de la casa. Los miembros del equipo se trasladaron a todas partes del mundo: la casa de sus padres en el estado vecino, su Airbnb favorito en las colinas de Vermont, o quizás se conecten a la llamada por Zoom del equipo desde Cancún.
Hasta ahora, las empresas han hecho la vista gorda; después de todo, estamos atravesando una pandemia. Nunca nos habíamos enfrentado a nada parecido en los tiempos modernos.
Pero, ahora, los equipos de Recursos Humanos y Cumplimiento miran hace el 2021, y están comprendiendo la realidad. El trabajo remoto global está aquí para quedarse, y es posible que estemos en medio de una de las mayores migraciones humanas de todos los tiempos.
Si bien adoptar una mentalidad que prioriza el trabajo remoto afecta a todos los aspectos de una organización, no hay una función a la que afecte más profundamente que a la de los profesionales de Recursos Humanos. Desde una perspectiva de cumplimiento, logística y operaciones, ¿qué debe cambiar cuando las personas están en todas partes?
Ubicación, ubicación, ubicación
¿De quién es la responsabilidad de averiguar cómo emplear a una persona que se ha reubicado? Legalmente, recae sobre la entidad empleadora la responsabilidad de asegurarse de que se les esté pagando a las personas de acuerdo con las leyes del lugar donde viven.
Probablemente no estaba mal visto hacer la vista gorda en 2020, pero los gobiernos de todas partes saben que el dinero de los impuestos del lugar donde tiene personas empleadas es un área importante de ingresos para ellos. Si no sabe dónde están sus empleados, se espera que lo sepa, o podría comenzar a recibir cálculos de impuestos.
Esto podría implicar averiguar desde dónde se conectan sus personas empleadas mediante VPN o la dirección de IP. En definitiva, es su responsabilidad como entidad empleadora cumplir con la ley, y necesitará datos de ubicación precisos de sus personas empleadas para hacerlo.
Aunque no es el caso de todos los estados, países y jurisdicciones, la regla generalmente aceptada es que, si una persona supera los 180 días en una ubicación, vive allí y está legalmente obligada a pagar impuestos allí. En algunos lugares, el período es de 90 días o menos.
Algunos estados tienen leyes respecto de la residencia dividida: por ejemplo, a las personas empleadas que viven en Nuevo Hampshire pero trabajan en una oficina en Boston todos los días se les cobran impuestos en Boston mientras tienen residencia en su estado de origen. Generalmente, esto ya no es obligatorio cuando trabajan desde casa.
Cuando tiene miembros del equipo que quieren mudarse a otras jurisdicciones, estas son las preguntas que debe formular y responder antes de implementar una política de trabajo remoto global:
Pregunta n.o 1: ¿Tiene el empleado el derecho legal de vivir y trabajar en ese lugar?
Si tiene a un ciudadano estadounidense de Boston que se mudó a Montana, la respuesta es sí.
Si tiene una persona nacida en India que se mudó a su país de origen con su familia, probablemente tenga derecho a trabajar allí por su ciudadanía.
Si tiene a una persona empleada estadounidense que se mudó a París y no tiene ciudadanía de la UE ni derecho legal a trabajar allí, tendrá inconvenientes. Retomaremos este tema más adelante. En todos los casos, es fundamental consultar primero acerca del derecho legal a trabajar.
Pregunta n.o2: ¿Cuál es el impacto en el negocio?
Suponiendo que la persona empleada tiene derecho legal a trabajar en esa ubicación, el siguiente paso es averiguar cómo pagarle. Deberá asegurarse de que tenga un contrato de empleo en cumplimiento con las normativas locales, que pague prestaciones e impuestos locales y cumpla con las leyes laborales locales.
Este es un ejemplo de dónde puede ayudar Globalization Partners. Nuestro modelo de negocios de plataforma global de empleo (Employer of Record) es incorporar a la persona empleada a nuestra nómina ya existente, que cumple con las normativas locales. La persona empleada trabaja legalmente para nosotros y le presta servicios a usted. Legalmente, es nuestra persona empleada, pero, en efecto, trabaja para usted, como siempre ha sido.
Cuando considere sus opciones al trasladarse a un entorno de trabajo remoto global, esta es una solución ideal para las personas empleadas que regresan a su país de origen o a un estado o país donde usted no está inscrito. Facilita la retención de estas personas empleadas si tienen derecho legal a trabajar allí. Aseguramos que todos los derechos del empleo estén protegidos tanto para la entidad empleadora como para la persona empleada.
Su otra opción puede parecer simple: registrarse como entidad empleadora e incluir a una persona en la nómina en ese estado o país, ¿verdad? Procure evaluar las implicaciones. Si lo hace, podría generar sin quererlo una complejidad mayor a la esperada.
Por ejemplo, en algunas situaciones, si tiene una persona empleada a nivel local, esto se traduce en una presencia corporativa gravable en ese país o estado. Esto significará que ahora la empresa tiene que presentar una declaración de impuestos en esa ubicación. Para las ubicaciones fuera del país donde está la sede central, esto también puede generar la necesidad de incorporar una empresa en el país de origen de la persona empleada, abrir una cuenta bancaria local o realizar una auditoría anual.
Si ya tiene un registro de nómina en esa ubicación, puede que esto no sea un inconveniente, pero si recién está comenzando a explorar una nueva ubicación donde aún no tiene personas empleadas, determine si está listo para asumir las responsabilidades legales, impositivas, financieras y regulatorias que implica registrar cualquier tipo de entidad laboral. ¿Vale la pena para tan solo unas pocas personas empleadas, o quizás incluso para una sola persona empleada?
Si no es así, y quiere una solución simple para hacer posible el trabajo remoto global, use Globalization Partners. Le quitamos de encima la carga legal, impositiva y de recursos humanos: nosotros nos ocupamos de esto y lo resolvemos por usted.
Pregunta n.o3: ¿Cuánto cuesta dejar que este empleado mantenga su trabajo, trabajo remoto desde su nueva jurisdicción?
Le conviene hacer cuentas. Un empleado con sede en los EE. UU. generalmente le cuesta a un empleador alrededor del 20-25 por ciento en seguridad social y beneficios además de su nómina, si la sede central lo paga directamente. No cambia mucho de un estado a otro, pero esto podría representar una responsabilidad de impuestos corporativos significativa si registrase una nueva nómina en un nuevo estado o país.
Si la misma persona empleada tomase el mismo salario y se mudase a Francia, la seguridad social y los impuestos para la entidad empleadora que se suman al salario aumentarían alrededor del 50 %. Además, la empresa incurriría en el costo de establecer u operar una nómina local y pagar impuestos en Francia, o el costo de usar una plataforma global de empleo (Employer of Record) como Globalization Partners.
Sin embargo, a las personas empleadas en Francia se les paga significativamente menos que a sus contrapartes en EE. UU., en parte porque el estado paga muchos de los costos de vida a través de impuestos más altos a las entidades empleadoras. Cada ubicación es diferente y presentará una situación de costos diferente.
Si necesita comparar costos, con gusto podemos ayudarlo.
Pregunta n.o4: La importante: ¿debería la compañía permitir que el empleado que se traslada mantenga su salario en San Francisco o reevaluar para la evaluación comparativa de compensación local?
Esto depende de su empresa y la filosofía. Si tiene un gran talento que se muda a una región de menor costo, podría dejar que conserve el mismo salario. ¿Cuáles son los beneficios de esto?
- Retención del trabajo: probablemente mantendrá a este empleado durante mucho tiempo. Una vez que una persona con un salario de San Francisco se muda a Colorado (o India), tendrá dificultades para encontrar un empleador que le pague ese mismo salario una vez que se haya mudado allí.
- Construya a su alrededor: ahora tiene un empleado leal en un área nueva y probablemente de menor costo del mundo. Quizás construya a su alrededor un equipo de personas que puedan aprender del excelente talento al que capacitó en la sede central, antes de la pandemia. Podría ser una situación beneficiosa para todos.
Un término medio sería dejar que la persona empleada conserve la mayor parte del salario, pero descontar los costos adicionales en los que incurrirá la empresa por usar una plataforma global de empleo (Employer of Record) o establecer una entidad y pagar impuestos en ese país. Además, la empresa incurrirá en costos de viaje cada vez que la persona se traslade a la sede central, algo que algunas empresas podrían considerar (o puede desestimar esto, según el tipo de trabajo).
En general, suponiendo que incluso con el descuento de esos costos la persona empleada tendrá un salario más alto que el punto de referencia local, probablemente se negocie una solución mutuamente beneficiosa. ¿Y a quién no le gusta un enfoque mutuamente beneficioso?
Como alternativa, puede adoptar el enfoque de Facebook, que es reconsiderar la compensación de las personas empleadas según la jurisdicción local. De cualquier manera, es posible llegar a una solución justa y razonable, y el camino que tome depende de la filosofía de su empresa, y de su perspectiva a largo plazo respecto del trabajo remoto.
Pregunta n.o5: ¿Qué sucede si un empleado no tiene el derecho legal de trabajar donde desea reubicarse?
Es aquí donde las cosas se tornan complicadas, y depende de cada caso en particular. Si la persona empleada no tiene derecho legal a trabajar donde se encuentra, y está trabajando, usted es legalmente responsable del cumplimiento de las leyes locales en materia de impuestos, finanzas y Recursos Humanos en el lugar donde se encuentra.
No puede cancelar esta responsabilidad ni hacer que el empleado firme una exención. Realmente es “todo usted”. También es su responsabilidad categorizarlos adecuadamente como empleados si realmente lo son; no puede pagarles como contratistas si realmente son empleados o de otro modo eludir sus obligaciones.
Las opciones varían significativamente según el país y van desde el patrocinio de sus propias visas hasta la salida de su empresa como empleado y la incorporación de una entidad con la que usted tiene contrato.
Por ejemplo, si el empleado se ha mudado a Japón y desea incorporar una empresa en Japón, y usted paga directamente a esa entidad, es posible que evite la responsabilidad directa. Ya no le paga a una persona, sino que le paga a una empresa, y esa empresa puede estructurar un acuerdo de servicios con usted.
Generalmente, este tipo de relación se rige por el derecho corporativo en ese país y no por las leyes laborales.
Este tipo de arreglo tiene beneficios potenciales, pero también es probable que pierda algo de control, dado que ya no tendrá una relación típica entre persona empleada y entidad empleadora.
Surgirán preguntas sobre quién es el titular de la propiedad intelectual, si la persona tiene derecho legal a trabajar para otras empresas (incluidos sus competidores) y si se centrará a tiempo completo en su empresa. El pago a empresas extranjeras está relacionado con diversas obligaciones. Si escoge este camino, es importante asegurarse de que el contrato se celebre correctamente y de considerar sus propias protecciones. Asegúrese de que un asesor competente participe para poder hacerlo bien.
¿Qué debería hacer si una persona no tiene derecho legal a trabajar en un lugar, pero insiste en hacerlo de todas maneras?
En mi opinión como CEO con experiencia en esta área, probablemente haya demasiados obstáculos para superar y demasiada responsabilidad para mantenerlos a bordo. Preferiría aceptar su renuncia y tomar caminos separados en la mayoría de los casos. Esto tiene algunos motivos, y todos tienen que ver con la responsabilidad y el riesgo, los cuales recaen sobre la entidad empleadora y no la persona empleada:
- Hay impuestos corporativos adicionales en la jurisdicción que deberá pagar en el país donde trabaja la persona empleada.
- Su persona empleada tiene derecho a la protección laboral, y a prestaciones locales, y ella se pierde esto si usted no cumple con la ley.
- Pagarles a las personas de forma ilegal nunca es una manera inteligente de dirigir un negocio. Su propiedad intelectual como entidad empleadora no está protegida cuando no cumple con la ley, y cualquier cosa puede salir mal, desde una lesión en el lugar de trabajo hasta otras cuestiones de Recursos Humanos. Estas cuestiones son las mismas que en EE. UU., pero se multiplican por las complejidades cuando les paga a las personas por debajo de la mesa en diferentes países.
Encuentre una solución conforme a la ley para potenciar su empresa en la era del trabajo remoto global
Las empresas de todo el mundo enfrentan los mismos desafíos y se hacen las mismas preguntas. El 2021 es el año de encontrar una solución que pueda llevar a su empresa a la nueva era del trabajo remoto global.
Más allá de simplemente resolver el desafío inmediato de garantizar el cumplimiento de su fuerza laboral existente, dondequiera que se encuentren, las opciones de reubicación de talentos y las capacidades de movilidad de los empleados podrían ser una de las principales ofertas de beneficios para el empleador en el futuro.
Distinga a su empresa. Puede darle a su talentoso equipo la oportunidad de trabajar en cualquier lugar, y Globalization Partners puede ayudar.
