Las alianzas de coempleo con una organización profesional de empleo constituyen relaciones únicas en el mundo empresarial. Sin embargo, la relación puede ser confusa, especialmente cuando se intercambia con otros términos como “empleo conjunto” o incluso “arrendamiento de empleados”, que no son legalmente iguales.
¿Cuál es la definición de coempleo y dónde ingresan las PEO la ecuación? Estamos desglosando lo que es y no es el coempleo hoy en día, además de los beneficios de usar un socio de PEO para proporcionar esa relación de coempleo para la fuerza laboral global actual.
Entonces, ¿qué es el coempleo?
El coempleo describe el contrato único entre una organización de empleador profesional y su cliente, una organización comercial separada, para compartir los derechos y responsabilidades de un empleado contratado.
Ese empleado contratado trabaja para la organización del cliente, no para la PEO. Ese nuevo empleado lleva a cabo las funciones y responsabilidades designadas para las que fue contratado mientras se reporta directamente a la organización del cliente. La PEO entra en juego solo como un recurso de gestión subcontratado que maneja las actividades de RR. HH., contabilidad, legales y de cumplimiento fiscal del empleado.
El coempleo es un acuerdo contractual funcional. Para la organización del cliente, la relación de coempleo alivia la carga administrativa considerable y los riesgos de cumplimiento. Por esa razón, los contratos de coempleo con una PEO son inmensamente populares cuando las empresas buscan contratar trabajadores de tiempo completo en otros países, pero no quieren dedicar recursos a la apertura de una subsidiaria.
Las PEO sirven a un nicho de negocios distintivo, lo que permite a las organizaciones de todos los tamaños encontrar de manera conveniente y conforme al talento que necesitan, independientemente de la ubicación. Las PEO ahorran tiempo y dinero a las organizaciones de clientes mientras responden a una tendencia de contratación emergente en nuestro panorama comercial moderno y conectado a nivel mundial.
Desglosemos un poco más el acuerdo de coempleo global.
1. ¿De qué es responsable el empleador?
En un contrato de coempleo, los empleadores gestionan las actividades cotidianas y las funciones principales de la función, que incluyen:
- Las funciones, responsabilidades y flujos de trabajo diarios del empleado conjunto
- Las revisiones de desempeño del empleado coempleado, así como las evaluaciones formales e informales
- La progresión profesional y las trayectorias de avance de la contratación de coempleados
- Decisiones comerciales y de empleo generales relacionadas con la contratación de coempleados
Lo que no es necesario preocupar a los empleadores son los estándares de nómina y puesta en servicio específicos del estado o país que rodean a sus empleados. Aquí es donde interviene la PEO, ya que son expertos en funciones de RR. HH., finanzas, legales e impositivas y están listos para compartir la responsabilidad y mejorar su cartera de gestión de riesgos.
2. ¿De qué es responsable la PEO?
En el acuerdo de coempleo, la PEO es responsable de la logística administrativa, a saber:
- Organizar y administrar el pago, los beneficios y el seguro de los empleados
- Organizar y administrar los impuestos al empleo con las agencias estatales y nacionales correspondientes
- Ser el empleador oficial registrado para fines impositivos y de seguros
- Administrar la compensación de los trabajadores, los beneficios grupales, las desvinculaciones y las reclamaciones de desempleo, incluido el seguro de desempleo y la indemnización por despido, si corresponde.
Tenga en cuenta, nuevamente, que los empleados individuales en cuestión no realizan trabajo para la PEO. Tampoco se subcontratan a la PEO en ningún momento de la relación para realizar incluso trabajo temporal. Sus responsabilidades diarias recaen en su compañía original, es decir, la organización para la que se postularon personalmente o la organización que los buscó directamente.
¿Qué no es el coempleo?
El coempleo puede ser un concepto confuso. Incluso su nombre desencadena información errónea sobre la naturaleza del acuerdo y las responsabilidades esperadas que desempeñan el empleado, la PEO y la organización del cliente.
Para aclarar el coempleo, considere estas funciones y servicios que no están involucrados en un contrato de coempleo y que, de hecho, son tipos de acuerdos comerciales completamente separados.
1. Arrendamiento de empleo
El arrendamiento de empleo se refiere a una organización que proporciona contratistas específicos de proyectos a corto plazo a otra organización. Estos proyectos han establecido parámetros, incluida una fecha oficial de inicio y finalización y un alcance del proyecto con objetivos específicos predeterminados.
El arrendamiento de empleo se asocia más comúnmente con agencias de personal a corto plazo o especializadas. Los trabajadores arrendados realizan actividades en el sitio de un cliente, pero luego regresan a su agencia de dotación de personal una vez que se completa un proyecto o contrato.
El arrendamiento de empleo y el coempleo difieren de varias maneras importantes. En primer lugar, el coempleo generalmente no funciona en un plazo establecido. En segundo lugar, las PEO en el acuerdo de coempleo no realizan selecciones de contratación o dotación de personal para el cliente. Tercero, en el arrendamiento de empleados, la agencia de dotación de personal es el único empleador legalmente responsable, mientras que, en las relaciones de coempleo, tanto la PEO como la compañía cliente comparten la responsabilidad legal del empleado.
2. Exploradores de talentos y agencias de contratación
Muchas organizaciones de empleadores profesionales no buscan y contratan empleados por usted. Tampoco mantienen una base de datos de talento “disponible” ni ningún otro tipo de red de contratación a la que puedan acceder las empresas.
En otras palabras, una PEO no participa automáticamente en ninguna negociación de reclutamiento o contratación. Las PEO intervienen solo después de haber seleccionado a su nuevo candidato. A partir de allí, su PEO asociada manejará varias logísticas de incorporación, particularmente aquellas relacionadas con la nómina, la administración de beneficios y la documentación y las presentaciones de impuestos.
3. Instructores de desarrollo profesional
En los acuerdos de coempleo exitosos, la PEO y la organización del cliente establecen límites claros y contractuales entre sus interacciones y negociaciones con los propios empleados.
Si bien ambas partes comparten la responsabilidad legal sobre esas personas, no deben “doble inmersión” en las funciones descritas de la otra parte. Por ejemplo, la PEO no es responsable de las certificaciones, autorizaciones, cursos educativos o cualquier otra instrucción de desarrollo profesional formal o informal de los empleados. Aunque la PEO es el empleador registrado, no asume la supervisión de la progresión profesional del empleado.
4. Empleo conjunto
El empleo conjunto y el coempleo a menudo se utilizan de manera sinónimo. En ambas situaciones, dos organizaciones separadas comparten la supervisión legal y la responsabilidad de un empleado o grupo de empleados. Sin embargo, los dos conceptos tienen una diferencia crucial: el nivel de aporte que cada uno tiene en el entorno diario de los empleados.
En el empleo conjunto, solo la organización del cliente tiene dirección sobre el trabajo y las responsabilidades de sus contrataciones, no la PEO. Sin embargo, al definir el empleo conjunto, ambas entidades pueden brindar orientación sobre las cargas de trabajo, las actividades diarias y las horas de los empleados, así como compartir el control directo y continuo sobre las operaciones comerciales más amplias. Por ejemplo, en un contrato de empleo conjunto, una PEO puede sugerir a su socio cliente que contrate personal adicional y luego ayudar al cliente a investigar, entrevistar y contratar a esos nuevos empleados.
Un acuerdo también puede clasificarse como empleo conjunto y no coempleo si cumple con la mayoría de estas condiciones:
- Ambas partes llevan a cabo la supervisión de los empleados
- Ambas partes hacen un seguimiento del desempeño de los empleados
- Ambas partes negocian la compensación y los salarios de los trabajadores
- Ambas partes tienen la autoridad de aplicar medidas disciplinarias y despedir a los empleados.
¿Cuáles son los riesgos del empleo conjunto?
Al igual que cualquier acuerdo comercial, el coempleo abre a las organizaciones a nuevas preguntas y procesos. Sin embargo, estas operaciones pueden volverse rápidamente abrumadoras, e incluso el cumplimiento de riesgos, cuando se administran incorrectamente o se descuiden.
Considere estos principales riesgos de coempleo para comprender la naturaleza completa de usar un empleador de servicio registrado.
1. Ajuste de los procesos internos que cumplen con los requisitos
La belleza de un acuerdo de coempleo administrado por PEO es la división compartida de las tareas de gestión de empleados. Por ejemplo, las PEO administran los impuestos sobre la nómina y el empleo, tanto a nivel estatal como federal. Una PEO incluso puede administrar impuestos internacionales para los empleados que viven y trabajan en países extranjeros para que sus clientes asociados no tengan que hacerlo.
Sin embargo, las organizaciones de clientes no están exentas de modificar sus propios procesos administrativos y papeleo para seguir cumpliendo, y tangentes, con su socio de PEO, particularmente en las funciones internas de RR. HH. y contabilidad. Usted y su PEO deben trabajar juntos de manera holística, y su organización debe mantener su fin de la negociación de cumplimiento para que todo el mundo siga cumpliendo.
2. Sanciones compartidas cuando se encuentra en incumplimiento
Cuando las PEO y las empresas clientes están operativamente fuera de sincronización, ambas pueden ser consideradas responsables y enfrentar multas, sanciones e incluso repercusiones legales.
Los casos más comunes si se produce una huelga de incumplimiento en torno a violaciones de la ley laboral, por ejemplo, cuando un empleado contratado está mal categorizado y sus impuestos no se retienen correctamente. Sin embargo, las sanciones compartidas también ocurren en los acuerdos de coempleo cuando la PEO no es el empleador registrado documentado. Sin una definición clara y por escrito del empleador, es más fácil para las organizaciones cliente entrar en procedimientos y prácticas que en realidad son responsabilidad de la PEO y viceversa. Tanto una PEO como una organización de clientes que se superponen con las responsabilidades es una de las formas más rápidas de conciliar un acuerdo de coempleo legal y abrirse al incumplimiento.
Por este motivo, es esencial trabajar con una PEO confiable y de buena reputación, así como también extraer un lenguaje claro sobre las tareas administrativas en el acuerdo de coempleo, comenzando con una declaración explícita de empleador registrado.
3. Incorporación inadecuada
En un contrato de coempleo, la PEO tradicionalmente es responsable de la incorporación y orientación administrativa del nuevo empleado. Durante esas sesiones, el nuevo empleado completa toda la documentación relevante para tareas fluidas de RR. HH. y contabilidad, asegurándose de que esté en la nómina en cuestión de días, no semanas como las que tardan algunos reclutas nacionales e internacionales.
Los procedimientos de incorporación inadecuados ocurren cuando la organización del cliente realiza esta logística de contratación administrativa en lugar de la PEO. Al combinar estas funciones, nuevamente, se le abre a una responsabilidad de empleo conjunto en la que ambas partes pueden ser vistas como empleadores y ambas están abiertas a demandas.
4. Pago y beneficios
Las PEO nacionales y globales no establecen el salario de un nuevo empleado. Tampoco determinan los beneficios de un nuevo empleado, aunque absolutamente pueden asesorar a los clientes sobre sus responsabilidades legales de proporcionar paquetes de beneficios a ciertas clasificaciones de empleados.
En particular, las PEO globales con una plataforma de empleador internacional de registro son fundamentales para asesorar a los clientes sobre las ventajas y disposiciones culturalmente apropiadas para los empleados. Las PEO globales pueden ayudar a los clientes a explorar las regulaciones de un nuevo país en torno a los paquetes de beneficios del empleador, las expectativas salariales, las normas de tiempo libre remunerado y más. Sin embargo, estas cifras salariales, beneficios, cronogramas de trabajo, asignaciones y revisiones de desempeño son, en última instancia, los dominios de la organización del cliente y parte de la forma en que dirigen su negocio.
5. Confusión de la agencia nacional de dotación de personal
El coempleo es un tipo de modelo de negocio. Como modelo de negocios, se utiliza en todos los tipos de organizaciones e industrias, siendo una de las más grandes la red de agencias de personal en crecimiento de la actualidad.
Según la Asociación Americana de Dotación de Personal, las firmas de reclutamiento y otras agencias de talentos de la fuerza laboral son responsables de la asignación de 17 millones de empleados contratados, de medio tiempo y de tiempo completo al año. Son 17 millones de personas cuyas vidas profesionales operan bajo coempleo, con su agencia de dotación de personal actuando como el “empleador principal” y su lugar de trabajo anfitrión como el “empleador secundario”.
Es importante tener en cuenta que un acuerdo de coempleo de una agencia de dotación de personal no es lo mismo que un empleador registrado. Si bien hay algunas similitudes, las PEO de empleadores de récord no buscan talento ni sirven como enlace de talento para los clientes. Tampoco establecen el salario de un empleado una vez contratado, otra diferencia clave en comparación con el empleo conjunto de la agencia de dotación de personal. En resumen, una PEO no es lo mismo que una agencia de dotación de personal y, por lo tanto, no apoyará el mismo tipo de relación de coempleo.
¿Cómo reducen las PEO los riesgos del empleo conjunto?
Considere cómo la asociación con una PEO ofrece todos los beneficios de las funciones administrativas subcontratadas, pero reduce las responsabilidades y los vacíos de otros modelos de coempleo.
1. Borrar empleador de registro
Las PEO ofrecen un acuerdo de coempleo con una de las divisiones de funciones más claras. Esto se debe a que la relación con la PEO se basa en ser el empleador de registro.
Como empleador registrado, la PEO es responsable de administrar los impuestos de los empleados, administrar la nómina y los beneficios, mantener certificados de seguro e incorporar adecuadamente a su contratación en su propia plataforma de nómina preexistente. Usted no es responsable de estas actividades, ya que no es el empleador registrado. Mientras tanto, su contratación, la que buscó, investigó y seleccionó, está asignada para trabajar a tiempo completo para su organización, realizando las funciones y tareas para las que las eligió.
2. Un socio comercial experto
Al usar una PEO, su organización puede volver a enfocarse en las funciones comerciales principales en lugar de estirarse a través de operaciones avanzadas de RR. HH., impuestos, legales y contables. Subcontrate esas actividades complejas y a menudo engorrosas a su PEO asociada con amplia experiencia en la materia preexistente e infraestructura administrativa lista para usar.
Desde la nómina internacional hasta la descifrado de leyes laborales internacionales y la administración de paquetes de beneficios competitivos, la experiencia ofrecida por las PEO significa mitigación de riesgos y conveniencia para organizaciones como la suya.
3. Sistema de nómina inmediata
Los clientes de PEO tienen acceso a un ecosistema de sistemas de nómina preinscritos que cumplen con los requisitos y ya están configurados en mercados locales e incluso globales. Eso significa que los nuevos empleados pueden incorporarse rápidamente en el sistema casi independientemente de la ubicación y, al mismo tiempo, mantener el cumplimiento de las leyes laborales de los empleados.
El acceso a una plataforma de nómina inmediata es particularmente beneficioso cuando se contratan empleados internacionales o se expanden a nivel mundial. Asociarse con una PEO lo alivia de la carga de establecer su propia subsidiaria extranjera , y de los costos, plazos, maniobras legales y acuerdos financieros inherentes a ese compromiso.
4. Incorporación acelerada
Los nuevos empleados deben estar integrados en todos sus sistemas existentes de finanzas, nómina, beneficios y programación. También deben completar todos los formularios y documentos necesarios relacionados con RR. HH., así como aceptar y firmar sus contratos de empleo.
Si bien esto es relativamente sencillo para los empleados internos locales, ¿qué sucede cuando contrata fuera del estado, o fuera del país? ¿Qué sucede si su empresa busca expandir sus operaciones a un nuevo mercado internacional? Estas operaciones de incorporación se vuelven instantáneamente complejas, con nuevas leyes de empleo, regulaciones, códigos fiscales y tipos de contratos para organizar. Con una relación PEO, estas actividades complicadas y que consumen mucho tiempo se ocupan de usted.
5. Beneficios culturalmente competitivos
Las PEO globales tienen tanto la experiencia como las plataformas preexistentes listas para ofrecer a los nuevos empleados paquetes de beneficios competitivos y localizados. Los servicios, desde seguros de salud, de la vista y dentales hasta reembolsos por traslados, feriados pagados, discapacidad, pago por despido y más, variarán según los estados y países. Una PEO da forma a las ofertas de paquetes según la ubicación exacta del empleado, lo que garantiza que usted respalde contratos culturalmente sensibles y, al mismo tiempo, cumpla con las normas y leyes de empleo locales.
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