¿Qué es el coempleo?

Conclusiones clave

• Definición: El coempleo es cuando dos compañías comparten las responsabilidades del empleador. El acuerdo se celebra por lo general entre una compañía cliente y una organización de empleador profesional (PEO).

• Beneficios: Trabajar con un coempleador puede simplificar la administración de RR. HH., nómina, cumplimiento, y beneficios.

• Limitaciones: las PEO están centradas en los EE. UU. y no son escalables para la contratación global. La compañía del cliente  sigue siendo responsable de los errores de cumplimiento.

• Empleo conjunto frente al empleador registrado (EOR): Una EOR es una alternativa global al coempleo que ofrece una mejor protección contra los riesgos de cumplimiento.

El coempleo es cuando dos compañías comparten responsabilidades laborales. Una de las partes administra las tareas diarias del empleado y la otra maneja asuntos administrativos como la nómina y el cumplimiento. 

Esta es una solución atractiva para las empresas que buscan simplificar el empleo y reducir los costos administrativos. Pero el coempleo también conlleva riesgos. Se comparte la responsabilidad de cumplimiento y los errores pueden tener consecuencias legales para ambos coempleadores.  

Esta guía explica cómo funciona el coempleo y cómo se compara con alternativas como un empleador registrado (Employer of Record, EOR).

¿Qué significa coempleo?

El coempleo es una relación contractual en la que dos compañías comparten las responsabilidades laborales de un empleado. Por lo general, la relación es entre un cliente y una organización de empleador profesional (PEO). La PEO maneja las tareas administrativas mientras el cliente administra las tareas diarias del empleado. El empleado está bajo la supervisión de la compañía del cliente, no de la PEO.

Un contrato de coempleo divide claramente las responsabilidades entre la compañía del cliente y la PEO. Las responsabilidades de la compañía del cliente incluyen asignar proyectos, gestionar flujos de trabajo y supervisar el desempeño. Controla la contratación, supervisa las tareas diarias de los empleados y guía el desarrollo profesional del equipo desde la incorporación hasta la desvinculación.

La PEO gestiona la logística administrativa. Esto incluye nómina, beneficios, seguro e impuestos al empleo. Las PEO también administran la compensación de los trabajadores y las reclamaciones de desempleo.

Aunque la PEO se encarga de muchas responsabilidades de cumplimiento, la compañía del cliente tiene obligaciones legales, como:

• Seguir las regulaciones de empleo para la contratación, el ascenso, el despido y la gestión del desempeño

• Mantener un entorno de trabajo seguro y saludable

• Usar prácticas de empleo justas que cumplan con las leyes locales y eviten la discriminación y el acoso

• Seguimiento del tiempo de trabajo y establecimiento de salarios

• Hacer cumplir las políticas internas de RR. HH. 

Dado que los coempleadores comparten la responsabilidad del empleado, también comparten la responsabilidad. Una PEO de buena reputación puede reducir los riesgos para los clientes, pero la protección legal es limitada. 

¿Cuáles son los beneficios del coempleo?

El coempleo ofrece varias ventajas: 

• Administración simplificada: el coempleo simplifica RR. HH.  para la compañía del cliente y los  libera para que se enfoquen en las operaciones comerciales centrales. 

• Beneficios competitivos: una PEO también puede proporcionar acceso a mejores beneficios, incluido el seguro médico, la compensación de los trabajadores y los planes de jubilación, al agrupar a sus clientes para acceder a planes de beneficios de grupos grandes.

• Nómina de servicio completo: la PEO maneja todos los aspectos del pago. Esto garantiza la precisión y el procesamiento a tiempo.

• Guía de cumplimiento: las PEO tienen experiencia en leyes y regulaciones laborales. Esto puede reducir el riesgo de violaciones y sanciones.

• Control operativo: la compañía del cliente conserva el control directo sobre los miembros del equipo. Administran las actividades diarias de los empleados y la dirección estratégica del equipo. 

• Mitigación de responsabilidades: con el empleo compartido y una división clara de obligaciones, una PEO puede reducir la responsabilidad del cliente en ciertas áreas, como el cumplimiento del impuesto sobre la nómina.

Apoyo a la gestión de talentos: algunas PEO ayudan con aspectos de la incorporación, capacitación y gestión del desempeño.

¿Cuáles son los riesgos del coempleo?

Una limitación del coempleo es que las PEO tradicionales operan dentro de un país, más comúnmente, EE. UU. Por lo tanto, esta no es una solución escalable para el empleo global. El modelo también tiene riesgos significativos: 

1. Si su empresa comete un error de cumplimiento en un área de la que usted es responsable, la relación de coempleo no lo protege. Un contrato escrito ayuda a aclarar la responsabilidad y mitigar el riesgo, pero no elimina la responsabilidad. Los tribunales  analizarán el acuerdo de trabajo real para determinar la responsabilidad y la obligación del empleador.

2. El error de una PEO en la clasificación o el manejo de impuestos sobre la nómina puede dar lugar a sanciones compartidas, incluidos impuestos atrasados, multas y honorarios legales. 

3. Si ingresa en una relación de coempleo, debe alinear sus procesos internos de RR. HH. y contabilidad con las operaciones de la PEO. Cualquier desalineación o responsabilidad superpuesta puede tener consecuencias para ambas partes. Por ejemplo, la PEO y el cliente comparten la responsabilidad de prevenir la discriminación contra los miembros del equipo.

Las empresas en industrias altamente reguladas y aquellas que buscan contratar en varios países tienen una opción más segura a considerar: un empleador registrado (Employer of Record, EOR).

¿Qué no es el coempleo?

Comparemos el modelo de coempleo con otros acuerdos para ver en qué se diferencian. 

1. Coempleo vs. arrendamiento de empleo

Tanto el coempleo como el arrendamiento de empleo implican compartir responsabilidades laborales. Las diferencias técnicas se rigen por las leyes locales. En los EE. UU., algunos estados, como Nueva Jersey, consideran que el coempleo y el arrendamiento de empleo son lo mismo. En Canadá, el arrendamiento de empleo es un tipo de servicio de coempleo.

Ambos acuerdos pueden implicar trabajar con las PEO. Las compañías pueden confiar en las PEO para tareas administrativas de licencia, como nómina, impuestos y seguro de compensación de trabajadores. Muchos confunden el arrendamiento de empleo con el personal temporal. Sin embargo, el arrendamiento laboral implica una relación continua con el empleado. Los trabajadores temporales solo cubren situaciones especiales.

2. Coempleo frente a agencias de contratación

Las PEO no son exploradores de talento ni agencias de contratación.  No reclutan miembros del equipo para clientes ni toman decisiones sobre a quién contratar. Una PEO interviene después de que la compañía del cliente contrata a un candidato y ayuda con los procesos de incorporación, como configurar la nómina y los beneficios del nuevo empleado. 

3. Coempleo frente a empleo conjunto

Aunque los términos involucran responsabilidades compartidas, el coempleo y el empleo conjunto son diferentes. El coempleo significa que solo la compañía cliente dirige el trabajo del miembro del equipo mientras la PEO maneja las funciones administrativas. En el empleo conjunto, ambas entidades comparten el control directo y continuo sobre las cargas de trabajo, las horas y las actividades diarias. Esto significa que el empleado trabaja para ambas compañías y está bajo su supervisión.

Un acuerdo se clasifica como empleo conjunto en lugar de coempleo si ambas partes:

• Realizar la supervisión de los empleados.

• Realice un seguimiento del desempeño de los empleados.

• Negociar la compensación y los salarios de los trabajadores.

• Tener la autoridad para disciplinar y despedir a los empleados.

Los empleadores conjuntos comparten la responsabilidad por violaciones de leyes como la Ley de Normas Laborales Justas (Fair Labor Standards Act, FLSA) y la Ley de Licencia Familiar y Médica (Family and Medical Leave Act, FMLA) en los EE. UU. Por ejemplo, si un empleado no exento trabaja más allá de sus horas semanales regulares máximas, ambos empleadores son responsables de garantizar los pagos adecuados de horas extras. 

El empleo conjunto puede desencadenarse accidentalmente si su empresa y otro negocio, como un proveedor, tienen un control significativo sobre las condiciones laborales o la gestión de un empleado, incluso sin un acuerdo por escrito.

4. Empleo conjunto frente a EOR

Las empresas a menudo ven a las PEO y EOR como soluciones competitivas. Ambos optimizan las funciones de RR. HH., pero estas soluciones tienen diferentes estructuras, alcances y fortalezas. Esta tabla muestra las diferencias principales.

¿Cómo reducen los PEO y EOR los riesgos laborales?

Tanto las PEO como las EOR mitigan los riesgos laborales. Simplifican la incorporación, manejan el cumplimiento y ofrecen orientación en sus áreas de experiencia. Ambos acuerdos dividen las responsabilidades claramente para evitar confusiones y mitigar la responsabilidad.

Las PEO son socios de empleo expertos para las necesidades de contratación de los EE. UU.  Reducen la probabilidad de incumplimiento al manejar la logística de RR. HH. Las PEO gestionan los requisitos normativos nacionales para la nómina y los impuestos de los empleados. Esto incluye administrar la compensación de los trabajadores y los beneficios grupales. 

Como único empleador legal, una EOR ofrece una mitigación de riesgos más integral que una PEO. También proporciona muchas de las mismas ventajas, pero las extiende a través de las fronteras. 

La asociación con una EOR elimina la necesidad de establecer sus propias entidades locales. Usted mantiene el control sobre el trabajo diario, el desarrollo profesional y la estrategia. Y la EOR gestiona la administración de RR. HH. y el cumplimiento de las leyes laborales locales. Una EOR puede ayudarlo a ofrecer beneficios competitivos y conformes en cualquier parte del mundo para atraer a los mejores talentos.  

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