כיצד לבצע מעבר מהיר לעבודה מרחוק

על פי נתוני הלשכה לסטטיסטיקה של ארצות הברית, 37 אחוזי המשרות יכולים להתבצע באופן מלא מרחוק. כעת, 63 אחוז מהחברות צפויות לעבור לעבודה מרחוק בעתיד הקרוב. עם הפופולריות של עבודה מחוץ למשרד גדלה בהתמדה, אין פלא שכל כך הרבה  חברות עוברות למודלים של עבודה מרחוק.

בעוד המעבר לעבודה מרחוק הביא לתוצאות חיוביות עבור חברות ברחבי העולם, יותר נכנס ליישום מוצלח של שינוי זה מאשר שליחת עובדים מחוץ למשרד. המעבר לעבודה מהבית דורש הכנה נרחבת, הקוראת ליצירת מדיניות עבודה מרחוק, אסטרטגיות שימור עובדים, תוכניות הכשרה ועוד.

המעבר לעבודה מרחוק לא חייב להיות מאתגר. באמצעות מדריך מקיף זה, תלמד כיצד להתאים במהירות את החברה שלך לתנאי עבודה מרחוק.

למה לעבור לעבודה מרחוק עכשיו?

תחילת העשור החדש הובילה לשינוי חסר תקדים באופן שבו חברות עובדות, והשנים האחרונות הוכיחו ערך מיוחד לקידום המעבר לעבודה מרחוק. ב- 2020,  כ- 71% מהעובדים  עבדו מהבית. דרך המעבר המהיר הזה, חברות ועובדיהן למדו מה עובד ומה לא בעולם העבודה מרחוק.
בעוד "עבודה מרחוק" קשורה באופן נרחב לעבודה מהבית, היא משתרעת מעבר לכך. מחקרים הראו כי 22 אחוז העובדים עברו לערים שונות תוך כדי עבודה עבור אותה חברה, בעוד 17 שאחוזם עברו או מתכננים לעבור למדינה אחרת כדי לעבוד עבור אותו ארגון. מעבר לעבודה מרחוק מאפשר לחברות להעסיק עובדים ברחבי הארץ ואפילו בעולם.

תובנות אחרות שחברות רכשו מהמעבר האחרון לעבודה מרחוק כוללות השקפות על הסביבה המשרדית. נתונים סטטיסטיים של עבודה מרחוק קובעים כי 65 אחוז מהעובדים אמרו שהם אינם זקוקים לסביבה משרדית כדי להישאר פרודוקטיביים – להיפך. 75% מהאנשים שעובדים מהבית אמרו שהם עושים זאת כי יש פחות הסחות דעת מאשר במשרד.

היתרונות של מעבר לעבודה מרחוק

בין אם אתה רודף מעבר עבודה מהבית כבחירה או צורך, יש היבטים רבים לחגוג. המעבר לעבודה מרחוק הוכיח תועלת הן עבור המעסיקים והן עבור עובדיהם, וכתוצאה מכך תוצאות גדולות יותר עבור חברות בכללותן.

1. איזון בין עבודה לחיים

כשנשאלו אילו היבטים של עבודתם תורמים לחוויית עבודה חיובית, 50 אחוז העובדים המרוחקים רשמו איזון טוב בין העבודה לחיים כגורם עיקרי.

עובדים שחווים איזון טוב בין עבודה לחיים מציגים בריאות ואיכות חיים  גבוהות יותר, שביעות רצון גבוהה יותר בעבודה, כישורים ארגוניים גדולים יותר, הישגי מטרות טובים יותר, ושמחה משפחתית משופרת. משמעות הדבר היא ביצועי עבודה טובים יותר, מחזור מופחת, ופחות מקרים של איחורים והיעדרויות עבור מעסיקים.

2. פריון

מחקרים מראים כי עד 40 אחוז מהעובדים מרחוק הם פרודוקטיביים יותר מאשר אלה במשרד. פרודוקטיביות מוגברת זו נובעת מפחות הסחות דעת, נוחות רבה יותר ואפס מתח הקשור לנסיעות. שיעורי פרודוקטיביות גבוהים יותר מביאים לתפוקה גדולה יותר עבור חברות, וכתוצאה מכך ייצור כלכלי מוגבר עבור אותה כמות של עבודה.

3. שטח משרד

בשל עליות בעבודה מרחוק, מנהלים עשויים לדרוש פחות שטחי משרדים בשנים הקרובות ויכולים לאחד את שטחי המשרדים למיקום עסקי מוביל אחד. הוצאות נדל"ן מופחתות אלה יכולות לחסוך לארגונים בממוצע דולר ארה"ב 11,000 למטייל חצי-זמן מדי שנה.

4. גישה לכישרונות

אנשים מחפשים הטבות כמו איזון בין עבודה לחיים, שביעות רצון בעבודה וגמישות בעת חיפוש הקריירה האידיאלית. מכיוון שעבודה מהבית הוכיחה שהיא מספקת את היתרונות הללו, חברות המציעות הזדמנויות עבודה מרחוק נוטות יותר ללכוד ולשמר כישרונות מעולים על אלה שלא.

הכנה לאתגרים של עבודה מרחוק

למרות שחברות שעוברות לעבודה מרחוק יכולות לצפות לראות יתרונות רבים, סביר להניח שהן לא יהיו ללא אתגרים. בעוד חווה מכשולים בתחילתו של שינוי ניכר הוא נורמלי לחלוטין, חשוב לדעת אילו מחסומים פוטנציאליים לחפש לפני רודף הזדמנויות עבודה מהבית.

חלק מהאתגרים הנפוצים ביותר במעבר לעבודה  מרחוק כוללים:

• אמון המעסיק: בגלל עבודה מרחוק לוקח את האלמנט של אינטראקציה פנים אל פנים, כמה מפקחים לדאוג עובדים לא יעבוד קשה כמו שהם היו עובדים במשרד.
• ניהול מידע: חלק מהעובדים המרוחקים מתקשים לאתר מידע ולגשת לתשובות לשאלותיהם מחוץ למשרד.
• תקשורת: זה נפוץ עבור עובדים מרוחקים להיאבק לתקשר עם מנהלים ועמיתים לעבודה בעת עבודה מהבית. חלק מהעובדים אפילו מרגישים שהמנהלים המרוחקים שלהם לא מבינים את הצרכים שלהם או מספקים את התמיכה או העזרה הדרושה כדי לבצע את העבודה.
• התנתקות עובדים: קל לעובדים לחוות הסחות דעת בבית שהם לא היו נמצאים במקום העבודה, כגון דרישות בית ומשפחה. הפרעות אלה עלולות לגרום לאנשים להיות מנותקים מעבודתם.
• הבדלים גיאוגרפיים: אחד האתגרים הגדולים ביותר של עבודה מרחוק עבור חברות גלובליות הוא עבודה על פני אזורי זמן שונים. הצבת עובדים ברחבי העולם יכולה להקשות על תזמון ושיתוף פעולה.

חשיבותה של מדיניות עבודה מרחוק

מדיניות עבודה מרחוק היא קבוצה של הנחיות לעובדים שנועדו להקל על תהליך העבודה מהבית כדי לקדם פרודוקטיביות ומעורבות טובות יותר. מדיניות עבודה מפורטת ופשוטה מרחוק מעניקה לעובדים הבנה ברורה יותר של ציפיות החברה שלכם לעבודה מהבית תוך ייעול התקשורת, שיפור תהליך הקליטה ואפילו משיכת כישרונות מובילים.

כל מדיניות עבודה מרחוק צריכה לכלול את המידע הבא לקבלת התוצאות הטובות ביותר:

1. ציפיות ביצועים

חיוני שהעובדים שלך ידעו מה אתה מצפה מהם מבחינת הביצועים, הפרודוקטיביות ואיכות העבודה שלהם. כאשר אנשים יודעים כיצד אתם מתכננים למדוד את התוצאות, סביר יותר שהם יצייתו לציפיות הביצועים.

תוכל להשלים את הבנת העובדים שלך את מדיניות החברה על ידי מתן הכלים והמשאבים הדרושים להם כדי להצליח, כולל מידע על שעות העבודה ודרישות התפוקה.

2. בהירות תקשורת

מכיוון שעבודה מרחוק יכולה לטשטש את קווי התקשורת, המדיניות שלך צריכה לפרט כיצד עובדים יכולים לתקשר זה עם זה לקבלת התוצאות הטובות ביותר. תאר כיצד יתקיימו פגישות מרחוק ובאילו פלטפורמות הם ישתמשו כדי להשתתף.

תוכל גם להסביר כל כלי תקשורת הזמינים לעובדיך ולספק צורת תקשורת דחופה במקרה של הפסקות חשמל וקשיים טכניים.

3. שימוש בציוד

מדיניות העבודה מרחוק שלך צריכה להתעמק בסוגי הציוד שהחברה שלך משתמשת בהם, באילו מכשירים נדרשים עבור איזה תפקיד, והאם תספק את הכלים האלה לעובדים. אם העובדים שלך צריכים לקנות את הציוד בעצמם, האם החברה שלך תחזיר אותם עבור הרכישות?

הקפד גם להסביר כיצד להשתמש בכל סוג של ציוד ולכלול כל משאבים שעשויים לסייע בהבנתם.

4. זכויות עובדים

יש ליידע את העובדים שלך על זכויותיהם בעת עבודה עבור החברה שלך מרחוק. לדוגמה, מדיניות העבודה מרחוק שלך צריכה לפרט באיזו שעה על העובדים להיכנס לעבודה, כמה שעות הפסקת ארוחה הם מוקצים וכיצד לבקש ימי חופשה. פירוט זכויות אלה צריך לחסל בלבול ולמנוע אי הבנות.

5. ניהול משכורות

השכר יהיה ככל הנראה אחד ההיבטים העיקריים של העבודה שהעובדים שלך יתהו לגביה. מדיניות העבודה מרחוק שלך צריכה להסביר מי מטפל בשכר  - בין אם החברה שלך או מעסיק של הרשומה (EOR)  - תדירות התשלום וסכום התשלום. תוכל גם לכלול מידע על למי לפנות אם לעובדים יש שאלות בנוגע לשכר.

כיצד להשלים את המעבר לעבודה מרחוק

לפני שהחברה שלך תוכל לעבור לחלוטין לעבודה מרחוק, ישנם צעדים שתצטרך לנקוט כדי להבטיח מעבר מוצלח.

1. הודע לעובדים שלך

לפני המעבר לעבודה מרחוק, הדבר הראשון שעליך לעשות  הוא להודיע לעובדים שלך שהשינוי מתרחש. הודע להם מתי יתרחש המתג וכיצד הם יכולים להתכונן אליו. הגדר אם העובדים שלך יהיו מרוחקים לחלוטין או אם יהיו להם הזדמנויות לעבוד הן בתוך המשרד והן מחוצה לו והסבר כיצד כל מצב יעבוד.

תן לעובדים שלך הזדמנות לשאול כל שאלה שיש להם לגבי המבנה החדש. לספק גישה למדיניות העבודה מרחוק החדשה ולמשאבים אחרים שהם יצטרכו כדי להקל על המעבר.

2. הדריכו את העובדים המרוחקים שלכם באמצעי אבטחה

עם המעבר לעבודה מרחוק מגיע צורך גדול עוד יותר באבטחת נתונים. מזער את הסיכונים על ידי כך שתלמד את העובדים שלך אילו אמצעים לנקוט בעת עבודה מהבית וכיצד לזהות ולצמצם איומי סייבר.

שקול ליישם את הנושאים הבאים בהדרכת אבטחת הסייבר שלך לעובדים מרחוק:

• פרצות אבטחה: תוכל לחמש את העובדים שלך מפני פרצות אבטחה על ידי כך שתלמד אותם לזהות איומים, כגון התקפות נוזקות, דיוג וסיסמה ומה לעשות כאשר הם נתקלים בפרצת אבטחה.
• ציות ל-GDPR: על החברה שלך לציית לתקנה הכללית להגנה על נתונים (GDPR), תקן המחייב ארגונים הפועלים באיחוד האירופי לאמץ מדיניות, נהלים ונהלים חדשים לשמירה על אבטחת נתונים אישיים, שקיפות ואחריות.
• אימות דו-שלבי: הדרך את העובדים להשתמש באימות דו-גורמי (2FA), שכבת אבטחה נוספת המאמתת שהאדם המנסה לגשת לחשבון מקוון הוא מי שהם אומרים שהם על ידי דרישה מהם  לספק שתי פיסות של מידע מזהה.
• רשתות פרטיות וירטואליות: רשתות פרטיות וירטואליות (VPNs) יוצרות חיבור אינטרנט מוצפן בין מכשיר לרשת שמאבטחת נתונים רגישים להעברה בטוחה. למדו את העובדים שלכם להקים ולהשתמש ב-VPN כדי להגן על מידע של החברה.
• אחסון מאובטח בענן: דרך נוספת שבה עובדים מרחוק יכולים לשמור על אבטחת נתונים היא באמצעות אחסון בענן במכשירי העבודה שלהם.

3. שמור על הטכנולוגיה מעודכנת

היבט מרכזי בהצלחת עבודה מרחוק הוא יעילות טכנולוגית. כדי להבטיח שהעובדים לא יחוו בעיות טכנולוגיות בעבודה, ודא שאתה מספק להם את הטכנולוגיות העדכניות ביותר, כגון:

• כלים מבוססי ענן
• יישומים עסקיים
• תוכניות שיחות ועידה בווידאו
• כלים לניהול פרויקטים
• פתרונות גיבוי ושחזור נתונים
• תוכניות קליטה וירטואלית
• תוכנה למעקב אחר זמן

4. תקשורת פתוחה ויעילה

כאשר חברות ועובדיהן יוכלו לתקשר בהצלחה, תוכל לתמוך טוב יותר בצוות שלך תוך שמירה על תרבות תאגידית חיובית. להקל על תקשורת יעילה מרחוק על ידי תזמון צ'ק-אין וירטואלי תקופתי עם העובדים שלך כדי להתחבר אליהם באופן פרטני לגבי האופן שבו החוויה שלהם מתנהלת. כמו כן, כדאי לארגן ישיבות קבוצתיות סדירות כדי לעדכן עובדים על מה שקורה בחברה ברמה הארגונית.

כדי להבטיח שהעובדים לא ירגישו מבודדים בבית, ייתכן שתרצה  אפילו לארגן פעילויות וירטואליות ברחבי החברה כדי לשמור על העובדים מחוברים זה לזה.

5. להיות המנהיג הטוב ביותר שאתה יכול להיות

בעת מעבר החברה שלך לעבודה מרחוק, חשוב שתהפוך למנהיג עבור הצוות שלך. לא משנה כמה כלים, מדיניות ומשאבים אתה מספק לעובדים, אתה לא יכול לטפח סביבת עבודה חיובית מרחוק מבלי לספק את התמיכה והמנהיגות שהם צריכים כדי להצליח. רק קצת אמפתיה ואופטימיות הולכת דרך ארוכה לעזור לעובדים להרגיש מוערכים ומאומתים.

אתה יכול להראות לצוות שלך שאכפת לך מה הם חושבים על ידי שליחת סקר לשאול את העובדים שאלות על איך הם מרגישים ביום יום שלהם, אילו אתגרים הם מתמודדים, ומה אתה יכול לעשות כדי להפוך את חוויות העבודה מרחוק שלהם טוב יותר.

הצעת הטבות לעובדים מרוחקים

כדי להבטיח שהמעבר שלך לעבודה מרחוק יצליח בטווח הארוך, נסה ליישם אסטרטגיות לשימור עובדים. כאשר אתה מספק הטבות לעובדים המרוחקים שלך, אתה יוצר יחסי עבודה מועילים בין ההנהלה לעובדים. שימור עובדים על ידי השקעה של זמן ומשאבים בהם מוביל להוצאות מופחתות, שיתוף פעולה טוב יותר, פרודוקטיביות מוגברת ורווחים תחרותיים.

חלק מההטבות הרבות שתוכלו לתגמל את העובדים שלכם כדי להגביר את השימור כוללות:

• יצירת סביבה גמישה: אנשים רבים מעריכים גמישות בלוחות הזמנים של העבודה שלהם, כאשר 72 אחוז מהעובדים הצהירו שהם ישקלו לעזוב את מקום עבודתם אם הנוכחי שלהם לא יספק גמישות בלוח הזמנים.
• הציעו הטבות תחרותיות: חברות המספקות פיצוי תחרותי לעובדים שלהן נוטות יותר לשמר אותן בטווח הארוך. סוגי ההטבות שתוכל להציע כוללים הנחות לעובדים, ימי חופשה בתשלום, שירותי בריאות וחיסכון בפרישה.
• שלח מתנות: נקוט צעדים נוספים  כדי להפגין את הערכתך כלפי עובדיך על ידי שליחת מתנות מדי פעם לבתיהם, כגון כרטיסי מתנה, מזון, פרחים או סלי מתנה.
• מתן קצבת התקנה מרחוק: כאשר עובדים עובדים מהבית, אין להם את המותרות של משאבים משרדיים לרשותם, כמו שולחנות עבודה, כיסאות, WiFi, וציוד משרדי אחר. במקום לדרוש מהם לשלם עבור חומרים אלה בעצמם, לספק להם קצבה שהם יכולים להשתמש כדי לרכוש את הפריטים החיוניים האלה עבור סביבת העבודה בבית שלהם.
• להציע תוכניות פיתוח קריירה: עובדים נוטים יותר להישאר עם חברה שמשקיעה בפיתוח הקריירה שלהם עם תוכניות כמו סמינרים הכשרה, אירועי רשת, חונכות, ופרויקטים מיוחדים. סוגים אלה של הזדמנויות שומרים על העובדים בעלי מוטיבציה ומצפים לצמיחה ולהתפתחות.

מעבר לעבודה מרחוק עם Globalization Partners

התחל לעבור לעבודה מרחוק על ידי בניית הצוות המרוחק שלך עם Globalization Partners. אנו Global Employment Platform המוקדשת לסיוע לחברות להעסיק ולשלב חברי צוות חדשים ברחבי העולם. כל שעליך לעשות הוא למצוא את המועמדים האידיאליים שלך, ואנו נטפל בכל דבר החל משכר והטבות ועד להגשת מיסים וציות. אנו לוקחים על עצמנו את האחריות בזמן שהעובדים שלך עובדים בשבילך.

התחל לעבוד עם הצוות המרוחק שלך על ידי צפייה בספר האלקטרוני שלנו, "המדריך השלם לבניית צוות גלובלי מרוחק", או צור איתנו קשר לקבלת מידע נוסף .