ניטור עבודה מרחוק: מה חברות צריכות לדעת על ציות ופרטיות

החודשים האחרונים הביאו עמם שינויים חשובים בעולם התעסוקה. המגפה אילצה עובדים ומעסיקים כאחד לשנות את תפיסותיהם בנוגע למודל העבודה מרחוק.

בעוד שעבודה מהבית מספקת יתרונות ברורים רבים לחברות ולצוותים שלהן, המעבר לעבודה מרחוק מגיע גם עם אתגרים, כולל פחות הזדמנויות לאינטראקציות פנים אל פנים וניהול.

הדבר הוביל את המנהיגים העסקיים לשאול את שאלת המפתח: כיצד מנהלים יכולים לנטר את הצוותים המרוחקים שלהם ביעילות ובתאימות?

ניטור עבודה מרחוק: מציאת  איזון

מעסיקים  מתמודדים עם מגוון אתגרים כאשר הם שוקלים אסטרטגיות לניטור צוותים מרוחקים. אלה כוללים שכיחות הולכת  וגדלה של סילו ארגוני, סיכון  מוגבר לדליפות נתונים של החברה, שעות  נוספות  עבדו והתגמול הנדרש.

[ציוץ ציוץ = "חשוב שמנהלים ימצאו איזון בין ניטור לבין הנחיית הצוותים המרוחקים שלהם" שם משתמש = "גלובלפו"]

חשוב שהמנהלים ימצאו איזון בין ניטור והדרכת הצוותים המרוחקים שלהם לבין הבטחת מקום ללמידה ולחידוד של מערכות הכישורים שלהם באופן פרטני. יש לכבד את פרטיות העובדים ואת מסגרת התקנות המשפטיות הנוגעות לניטור העובדים.

לאילו תקנות על חברות לשים לב?

ברחבי העולם, מדינות רבות מעבירות חוקים הקובעים כיצד מעסיקים חייבים לגשת בתאימות לניטור עבודה מרחוק.

פולין היא דוגמה  לכך.החקיקה  הפולנית  יישמה מערכת תקנות שעל המעסיקים לציית להן תוך מעקב אחר הצוותים שלהם בעולם העסקים המרוחק החדש. על פי קוד העבודה:

• "היכן שהדבר נדרש כדי להבטיח את הארגון הנכון של העבודה או כדי לספק את השימוש המלא בזמן העבודה או את השימוש הנאות בכלים הקשורים לעבודה הזמינים לעובד, מעסיק רשאי להציג ניטור על הדואר האלקטרוני של העובד הקשור לעבודה (ניטור דואר אלקטרוני)" (סעיף 223 § 1 של קוד העבודה).
• "ניטור הודעות הדוא"ל אינו יכול להשפיע על אבטחת הפרטיות של התכתבות וזכויות אישיות אחרות של העובד" (סעיף 223 § 2 של קוד העבודה).
• "ההוראות לעיל (סעיף 223 § 4 של קוד העבודה) עשויות לחול על פעילויות עבודה מרחוק מחוץ להתכתבות בדוא"ל, כולל שימוש בתוכנה הקשורה לעבודה או בפלטפורמות טכנולוגיית מידע.

בעוד שקוד העבודה סיפק הדרכה לגבי ניטור עבודה מרחוק, עדיין ישנם אזורים אפורים רבים. המטרה של ניטור עבודה מרחוק צריכה להיות אך ורק כדי להבטיח שימוש הולם ברכוש עסקי ובשעות העבודה.

מעסיקים חייבים ליידע את עובדיהם מראש על יישום הניטור מרחוק עם מידע מפורט על מה עליהם לצפות ובדיוק מה ינוטר. הוראות אלה עשויות להיכלל במסמך רשמי המפרט את התקנות הכלליות של החברה בנוגע לעבודה מרחוק. מעסיקים צריכים גם לשקול מסמך נפרד שמדבר מעקב מרחוק במיוחד. חשוב גם לזכור שעל פי קוד העבודה:

"יש  לציין  את המטרות, ההיקף  ואופן   יישום  הניטור  מרחוק  בהסכם  עבודה קיבוצי,  תקנות  עבודה מתועדות או הצהרת  מעסיק,  אם מעסיק אינו מכוסה בהסכם  העבודה הקיבוצי  או אינו מחויב לקבוע את תקנות  העבודה".

מעסיקים יכולים לתעד פרטים ותקנות של ניטור מרחוק במדיניות עבודה רשמית מרחוק או בהסכם העבודה הקולקטיבי, אך מסמכים נפרדים המכסים פעילויות ספציפיות כמו מעקב מותרים גם הם על פי חוק.

 

האם המעסיקים צריכים להשתמש בתוכנה לניטור עבודה מרחוק?

מעסיקים צריכים לבחור בקפידה באיזו תוכנה להשתמש לניטור עבודה מרחוק כדי להבטיח עמידה בדרישות החוק. כפי שצוין קודם לכן, אין לפגוע טכנולוגיית מידע העובדים או לסכן מידע חסוי.

[בציוץ של ד"ר = "מעסיקים צריכים לבחור בקפידה באיזו תוכנה להשתמש לניטור עבודה מרחוק כדי להבטיח עמידה בדרישות החוק". שם משתמש = "גלובלפו"]

עם זאת, מעסיקים עלולים להיתקל בבעיות ביישום ניטור תוכנה אם עובדים (באופן זמני או קבוע) מבצעים עבודה באמצעות המחשבים שלהם. ניטור ציוד שהופקד בידי העובדים על ידי מעסיק הוא פחות מסובך, שכן העובדים צריכים להשתמש בציוד כזה רק למטרות הקשורות לעבודה. אם העובדים משתמשים בציוד משלהם, יש להגביל את ניטור העבודה מרחוק לפעילויות הקשורות לעבודה.

ישנן חברות רבות בשוק המציעות תוכנה לניטור עבודה מרחוק. עם זאת, על מעסיק לזכור כי הוא אחראי באופן מלא לסיכונים הקשורים לפתרונות טכנולוגיית מידע מיושמים.

באילו שיטות עבודה מומלצות על המעסיקים לפעול בעת יישום ניטור עבודה מרחוק?

כמה טיפים לניטור עבודה מרחוק כוללים:

• ניטור  פריון העבודה של  העובדים, כולל השימוש ביישומים מסוימים: על העובדים לקבוע בקפידה אילו יישומים משמשים את העובדים למטרות הקשורות לעבודה ולפקח רק על יישומים אלה.
• ניטור פעילויות   העובדים: הדבר עשוי לכלול הטלת מגבלות על אתרי האינטרנט שבהם העובדים יכולים לגשת ולהגדיר התראות אבטחה עבור פעילויות ספציפיות. חברות מגבילות לעתים קרובות אתרי אינטרנט המעכבים פרודוקטיביות, כגון אתרי מדיה חברתית, או אתרי אינטרנט המגבירים את הסיכון לוירוסי מחשב.
• הבהרה של שעות עבודה  מרחוק: הדבר חיוני כדי לנטר ביעילות את פרודוקטיביות העובדים ולהפחית את הסיכונים הקשורים לתביעות עבודה בשעות נוספות.
• ניטור הפסקות  עבודה: על העובדים לספק פרטים על התדירות ומשך הפסקות העבודה היומיומיות.
• הבטחת גיבוי נתונים: יישום תוכנה, כגון ענן מקוון מאובטח, המבטיח אחסון נתונים אוטומטי.
• ניהול פרטיות ואבטחה: הגן על נתונים אישיים ועסקיים באמצעות גישה מוגדרת בבירור ומבוססת ליישומים או למסמכים בודדים.
• נטר  את השימוש ביציאות והתקנים מסוג  USB: השתמש באימות זהות נוסף כדי להגביל מי יכול להשתמש ביציאות ובהתקנים מסוג USB.

לכן, ניטור של עבודה מרחוק יכול להיות מועיל לא רק להערכת רמות הפרודוקטיביות, אלא גם להבטיח את השימוש הנכון בכלים שהופקדו, או, בסופו של דבר, שמירה על נתונים אישיים וחיזוק האבטחה של החברה.

מה לגבי זכויות פרטיות ו-GDPR?

בפולין, ניטור ציוד ופעילויות פרטיים (שאינם קשורים לעבודה) אינו קביל כמפורט בסעיף 223 § 1 של קוד העבודה - מצוין כי ניטור עשוי לכסות "כלים הקשורים לעבודה שהופקדו בידי העובד על ידי מעסיק עם זאת, ייתכן שייושם ניטור כדי "להבטיח את ארגון העבודה המאפשר שימוש מלא בזמן העבודה", שנראה כמצדיק מעקב מוגבל אחר פעילויות העובד הקשורות לשימוש בציוד טכנולוגיית מידע פרטי.

אם מעסיק מחליט לפקח על עבודה מרחוק שבוצעה על הציוד האישי של העובדים, חיוני ליישם אמצעים טכניים נאותים. אחרת, מעסיקים חושפים את עצמם להאשמות הקשורות להפרות פרטיות וזכויות עובדים אישיים אחרים. פתרון פשוט הוא רק ניטור התוכנה של העובדים במהלך שעות העבודה שלהם. ניתן לעשות זאת על ידי מתן VPN (רשת פרטית וירטואלית) לשימוש העובדים לצורך פעילויות הקשורות לעבודה בלבד.

מעסיקים חייבים לציית לתקנות תחת האסדרה הכללית להגנה על נתונים (GDPR) ולהודיע לעובדיהם על התהליך הכרוך בניטור הנתונים האישיים שלהם תוך כדי עבודה מרחוק.

בניית תוכנית ניטור עבודה מרחוק שמתאימה לחברה שלך

בעוד שהגדרת התהליך וההנחיות שמאחורי ניטור עבודה מרחוק יכולה להיות מאתגרת בשל מורכבות התקנות המעורבות, המטרה הבסיסית צריכה להיות להתאים את ההנחיות לחברה, לתנאי העסקה ואפילו למשרות ספציפיות. כללים כלליים מה-GDPR לגבי עיבוד נתונים עדיין חלים גם כן - אלה נוגעים להגבלת אחסון הנתונים והסיבות לניטור העבודה, כמו גם לאחריות.

כמו כן, חיוני לעקוב אחר חוקים חקיקתיים נוספים על עבודה מרחוק. בפולין, הבסיס המשפטי הנוכחי לכך הוא עדיין סעיף 3 של המעשה המיוחד על פתרונות ספציפיים הקשורים למניעת Covid-19, אשר יושמה בשנת מרץ 2020, בתחילה כרגולציה זמנית. החקיקה הפולנית הודיעה לאחרונה כי הכללים הנוכחיים על עבודה מרחוק נועדו לפעול כקוד העבודה החדש. מעסיקים צריכים לשים חשיבות רבה יותר על ביצוע כללים אלה על ההוראות הקיימות הנוגעות לעבודה מרחוק.

בנוסף לשיקולים משפטיים בלבד, על המעסיקים לשקול את כל הנסיבות וההקשר סביב ניטור החברה שלהם. בעוד שרגולציה רשמית היא קריטית לביצוע, אסור להם להחליף את "השכל הישר" במהלך יישום פתרון יעיל וסביר.

אפילו הפתרונות הטכניים המצוינים ביותר לא ייכנסו לתוקף אם הניטור ייושם ללא תקשורת מספקת עם הצוות והבנת הצרכים ההדדיים. אם לא תעשה זאת, עלולות להיות לכך השפעות בלתי פרודוקטיביות ולערער את האמון הדרוש בין מעסיק לעובדים. הצגת צעדים מופרזים עלולה לגרום לסיכון של הפרת הפרטיות וזכויות אישיות אחרות של העובדים (שעשויים לחשוף את מעסיק על ידי העלאת תביעות) ולגרום לפירוק הצוות.