薪資欺詐就像一條慢慢漏水的水管。 起初，損壞可能很難發現或可能看起來並不多。 但隨著時間的推移，竊賊可以透過國際薪資發放計劃從企業竊取的金額可能相當龐大。 在一個例子中，一位女性在受僱期間能夠從雇主竊取近 $300,000 的收入。 雖然紙本資料顯示損失 $ 美元300,000，但檢察官估計，從她初次受雇之時開始，該女性可能從雇主處獲得超過四分之三百萬美元，2010並持續到 年被解僱2013為止。
任何規模的公司都可能發生薪資詐欺，但對於小型企業而言，更是特別具有風險。 在他們向聯合國2018的報告中，經認證詐欺檢查員協會 （ACFE） 發現100，員工人數少於 人的公司發生薪資詐欺的可能性是大型企業的兩倍以上。 薪資詐欺也是國際性的。 有報告指出，全球公司都有此事件發生。 瞭解薪資詐欺的風險及其發生方式，有助於您的全球企業採取措施加以預防。
薪資詐欺有多嚴重？
人們可以透過薪資詐騙騙局從雇主竊取的金額通常相當龐大。 在一個特別值得注意的案例中，處理其他企業薪資和付款的薪資處理公司總裁偷走了 2600 萬美元。 另一個薪資詐欺的例子是紐約市的 百萬美元600。
ACFE 報告指出，所有詐欺案件中約有 7% 是薪資詐欺，平均公司 損失約 美元63,000。 典型的薪資詐欺騙局持續時間很長 — 騙局的中位數約為 30 個月。
由於薪資詐欺往往會在偵測到之前持續一段時間，因此受其影響的公司可能很難獲得損失資金的補償。 如果該女性被判有盜取約 $ 的罪行300,000，她必須償還給前雇主的金額幾乎是她懷疑在計畫期間實際使用的金額的三分之一。
薪資詐欺也會影響無辜的旁觀者。 當薪資處理公司的總裁偷走客戶數百萬美元時，立即受影響的人就是處理公司的客戶的員工。 有數千名員工在一早醒來，得知他們的薪資支票從帳戶提款。 在某些情況下，提款導致透支和透支相關費用。 除了人們失去薪資之外，這種詐欺還導致薪資發放公司的員工失去工作和收入來源。
不要低估薪資詐欺對您公司和與您共事的人的影響。 一顆壞蘋果會對貴公司的聲譽和支付能力產生嚴重影響。
薪資詐欺如何發生
國際薪資發放詐欺有多種原因。 詐欺可能是公司員工或公司本身所採取的行動所造成。 根據 ACFE 研究，當員工犯下薪資詐欺時，通常是由負責會計或行政支援的人員犯下。 雖然薪資詐欺可能由兩人或多人一起工作，但通常由一人負責。
一些國際薪資發放計劃類型包括：
- Ghost 員工： Ghost 員工收到公司發來的薪資支票，但實際上並沒有在那裡工作。 在許多情況下，員工並不存在，從未為公司工作。 在某些情況下，識別鬼員工很容易。 有些詐騙者在任命虛構的工作人員時，並不那麼有創意。 他們可能在自己的名字、John Doe 等預留位置，甚至是 X 等地方使用變異。
- 工時卡詐欺：工時卡詐欺是一種非常常見的薪資詐欺形式。 員工可能會調整他們向上報告的時間，以便從雇主獲得更多金錢。 通常，時間量小到無法立即偵測到通知。 例如，員工每天可能會在報告的工作時數中增加額外的15分鐘數。 因此，他們可能一週內超過 40 小時才會收到僱主的加班費，即使他們實際上沒有工作這麼多小時。
- 夥伴打卡：使用時鐘和打卡的雇主可能會遇到夥伴打卡形式的薪資詐騙。 這種類型的詐欺似乎是無辜的。 例如，遲到的員工可能會請友善的同事幫他們打卡，讓他們看起來好像要準時上班。 但這仍然是詐欺的一種形式，因為員工聲稱當他們實際上不在工作時，會隨時待命。
- 員工分類錯誤：雇主從事某些類型的薪資詐欺，而非員工。 其中一個例子是員工或勞工的分類錯誤，以避免支付薪資稅或福利。 雇主偶爾會將員工視為獨立承包商，即使他們不符合定義的要求。 另一個員工分類錯誤的例子是，當雇主支付“在桌下”，完全沒有簽發任何稅務文件。
- 未獲償還的薪資預付款：員工可能不時要求預付款，假設他們將償還預付款。 當預借款無法償還時，就屬於詐欺。 在某些情況下，薪資員工可能無法正確記錄預付款。 他們可能會將其列為費用，而非資產。 或者，薪資團隊可能無法追蹤員工，以確保預付款得到償還。
- 詐欺薪資率：另一個薪資詐欺的例子是在錯誤回報薪資率時發生。 薪資部門人員可能會調高員工的時薪，例如每小時給某人 美元21，而不是他們打算賺取的 美元20。 為了避免被發現，部分員工會在有限的期間內調整薪資，例如只有幾張薪資。
- 未經授權的獎金：當某人未經適當個人或部門的批准而向員工或自己簽發獎金支票時，可能會發生薪資詐欺。
- 假造假或帶薪休假：如果員工聲稱在不符合申請資格時有帶薪休假，或在不該申請時有帶薪休假，則是一種薪資詐欺形式。
- 偽造的預扣稅：在某些情況下，當應從個人的薪資支票中扣除的金額不如稅收、退休供款和保險福利時，就會發生薪資詐欺。 但公司仍然支付這些費用，這意味著隨著時間的推移，它可能會損失大量資金。
- 偽造費用：擁有費用帳戶的員工可以透過聲稱與工作無關的費用進行薪資欺詐。 例如，員工可能會帶家人外出吃晚餐並支出費用。 他們也可能為從未發生的購買建立假收據。
如何識別和修正薪資詐欺
某些類型的薪資詐欺可能比其他類型的詐欺更容易發現。 例如，如果您的企業在世界各地設有分支機構，知道如何識別鬼員工可能很棘手。 舉例來說，如果您在美國，您就無法確切知道誰在東京的辦公室工作。 偵測鬼魂員工的其中一個方法，就是與在國內有人員為您服務的第三方合作。 您的第三方可能是鬼獵人，確保從您公司收到薪資的每個人都確實為公司工作。 第三方也可以作為專業雇主組織，為您的國際員工管理薪資發放的各個方面，從您公司的待辦事項清單中再做一件事。
除了與專業雇主組織合作之外，您還可以採取措施，確保公司支付的所有人員都實際在當地工作，並且確實存在。 聯絡推薦人並對潛在新員工進行背景調查，是確保他們真實存在的一種方法。 要求所有員工直接存款是降低支付鬼魂風險的另一種方式。
您可以在付款前，透過稽核和審查薪資單來識別其他類型的薪資詐欺，例如偽造薪資、工時表和支出。 審查和核准薪資的人員不應與處理薪資的人員相同。 審查薪資的人員應負責確保：
- 工作時數與員工應工作的預期時數相符：如果員工工作時數超過 40 小時或工作時數超過其受聘時數，審查薪資單的人員應與個人的主管進行後續追蹤，以確保一切都高於董事會。 另一個選項是，任何員工在一週內提交工作時數超過 40 小時的工時表之前，必須先取得核准。
- 時薪準確：審查薪資的人員應比較員工的時薪預期與實際領取的薪資。 若有差異，應進行進一步調查。
- 扣繳適當金額：應從員工的薪資中扣除稅款和其他扣繳。 如果不是，審查薪資的人員需要瞭解原因。
- 費用適當：負責稽核或審查薪資單的人員也應查看員工報銷的任何費用，並確認其適當或合法。 審查可能包括查看收據，以確保報銷的費用與收據相符。 費用也應與工作相關。
如何防止薪資詐欺
全球薪資詐欺不一定要花費數十萬美元。 知道如何防止薪資詐欺可以阻止它發生，也可以在它開始之前阻止它。 您可以採取以下措施，防止薪資詐欺影響您的業務。
- 在您聘用每個人之前徹底篩選他們： 您聘用的人當然是誠實且值得信賴的。 透過檢查新員工的犯罪背景、驗證推薦人並確認教育和先前的僱用，將有助於您避免僱用不誠實的人。 您可以在國際聘僱員工時外包篩選流程。
- 使用電子工時卡並需要核准：員工可輕鬆調整紙本工時卡，但更難調整電子工時卡。 使用電子工時表並要求主管核准所提交的時間，有助於防止工作時數的偽造報告。
- 使用生物識別技術消除夥伴打卡上班：如果您使用實體時鐘，要求同事打卡上班將阻止夥伴打卡上班。 其中一種方法是在員工打卡前使用指紋或其他生物識別資料驗證員工身份。
- 限制誰可以存取薪資資料：擁有公司薪資存取權限的人越少，可以調整或變更的人就越好。 限制薪資發放的存取可降低某人將調整工作時間或薪資率的風險。
- 需要對薪資報告進行第二組審查：所有薪資報告應在發放付款前進行審查和核准。 如果發現任何不準確之處，也應制定暫停付款和更正問題的程序。
- 瞭解檢視薪資時應注意的事項：確保您的公司不會以非常相似的姓名和相同地址付款給他人。 此外，請謹慎對待居住於相同地址的人士，或為不同員工支付至相同銀行帳戶的款項。
- 建立系統以識別和移除離職員工：防止向鬼員工付款的一種方式，尤其是不再為公司工作的員工，是在員工離開公司後標記記錄或檔案。 被標記的檔案不應繼續接收付款。
- 免除支票付款：涉及紙本支票時，薪資詐欺更容易進行。 透過直接存款，每筆付款都會傳送至銀行帳戶。 您可以驗證帳戶資訊是否正確，以及是否屬於適當的員工。 如有必要，如果您懷疑詐欺正在發生，您可以撤銷傳送的付款。
- 制定零容忍政策：您可以透過制定零容忍政策來阻止欺詐。 讓員工瞭解薪資詐欺的規則和可能後果，可能會阻礙員工進行詐欺。
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