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어느 회사에서나 팀 구성원 간의 효과적인 의사 소통은 비즈니스 성과를 최적화하고 조직 목표를 달성하는 데 중요합니다. 회사 사다리에서 직원의 작업과 위치에 관계 없이 거의 모든 사람이 팀의 노력과 부서 간 의사 소통이 필요한 장애물에 직면할 것입니다.
국내에서 코로나19가 발생하기 전까지 2020, 동료의 책상에 걸어가면 쉽게 대화가 가능합니다.; 하지만, 원격 근무 이 가능성을 완전히 지웠습니다. 이제 대부분의 논의는 일정을 잡아야 하며, 이는 종종 속도를 늦추고 마감 시간을 놓치고 높은 이직률을 초래하는 도미노 효과를 유발할 수 있습니다.
2년 후, 근무 방식이 조만간 전통적인 대면 방식으로 돌아가지 않을 것이라는 사실이 이제 분명해졌습니다. 많은 회사에서 하이브리드 작업 모델과 유연한 배치를 테스트하고 있으므로 고용주와 회사 리더가 지혜를 연마하고 거리로 인한 제한에도 불구하고 팀원을 하나로 모으는 효과적인 방법을 찾는 것이 가장 중요합니다.
원격 근무 시대에 커뮤니케이션을 촉진하기 위한 몇 가지 창의적인 전략은 다음과 같습니다.
1. 가상 회의에 드로잉 태블릿 사용
전통적인 사무실에서 회의는 흔한 일입니다. 이론적으로 직원들이 일상적인 작업과 보류 중인 프로젝트에 대한 통찰력을 수집하고 공유할 수 있는 공간입니다. 회사가 원격 우선으로 전환했을 때 많은 관리자는 이러한 회의를 그룹 화상 통화로 대체했습니다. 불행히도 화상 회의 도구는 만병통치약이 아닙니다. 관리자는 이러한 교환이 정기적으로 이루어지고 팀의 핵심 구성원이 항상 참여하도록 해야 합니다. 팀이 크거나 직원이 다른 시간대에 분산되어 있는 경우 실제 솔루션은 관련된 프로젝트에 따라 그룹을 나누는 것입니다.
각 직원의 목소리를 듣는 것이 가장 중요합니다. 의제에 팀원들이 자신의 작업 개발 및 다음 주에 대한 예상 진행 상황에 대한 업데이트를 제공할 수 있는 공간을 만드십시오. 많은 기업들이 이러한 회의에 다음과 같은 새로운 도구를 통합하고 있습니다. 드로잉 태블릿, 원격 작업자가 시각적이고 협업적인 방식으로 아이디어를 즉시 설명할 수 있습니다.
이상적으로는 회의가 끝난 후 몇 분 정도 Q&A 세션에 시간을 할애하여 다양한 프로젝트에 대해 논의하고 모든 의심을 해소할 수 있는 공개 토론을 하는 것이 좋습니다.
2. 명확한 목표 정의
각 직원의 기능과 역할에 대한 명확한 개념을 갖는 것이 필수적이므로 관리자 팀을 효과적으로 조정할 수 있습니다. 정의된 목표를 설정하면 직원들이 권한을 부여받고 가치를 느끼는 데 도움이 되며, 원격 근무 환경에서 흔히 놓치는 감정인 집단의 일부임을 상기시켜 줍니다.
글로벌 팀을 위한 또 다른 중요한 리소스는 프로젝트 관리 도구입니다. 여기에는 다양한 프로젝트 리더와 함께 주요 목표, 마감일, 핵심 성과 지표(KPI)에 대한 개요가 포함되어 관리자가 프로젝트의 수명 주기를 추적할 수 있습니다. 팀 구성원이 이 정보에 액세스할 수 있으면 특정 커뮤니케이션 문제를 해결하고 지연을 피하면서 적시에 모든 불확실성을 해소하는 데 도움이 됩니다.
이 방법은 재택 근무 체제에서 훨씬 더 효과적입니다. 새로운 기술을 통해 우리는 협업하고 불가능하다고 생각하지 못했던 목표를 달성할 수 있습니다. 예를 들어 원격 직원 클러스터가 마케팅 캠페인을 평가하다, asana, monday 또는 trello와 같은 프로젝트 관리 도구에 의존하는 것이 필수적입니다. 최신 도구는 명확하게 정의된 목표를 추적, 유지 및 실행하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 원격 팀에게 그 어느 때보다도 중요한 현재입니다.
3. 문서 제어를 위한 공유 파일 작업
모든 프로젝트에는 프로젝트의 성공을 보장하기 위해 모든 면에서 작업이 어떻게 진행되고 있는지에 대한 명확한 아이디어가 필요한 리더와 대부분의 경우 여러 기여자가 있습니다. 팀이 분산되어 있는 원격 환경에서 문서 관리 그 어느 때보다 중요합니다.
이메일을 통해 파일을 주고받고 모든 사람이 결과물에서 자신의 역할을 완료할 때까지 기다리면 워크플로가 중단될 수 있습니다. 또한 직원이 작업을 실시간으로 수정하고 피드백을 통합하는 것을 방지합니다. 회사에서 민감한 정보를 처리하는 경우 기밀 문서를 보호된 클라우드에 안전하게 저장할 수 있습니다.
관리자는 팀 간의 커뮤니케이션을 간소화하기 위해 공유 파일을 사용하여 기술 및 자동화의 새로운 발전을 수용하는 것을 고려해야 합니다.
4. 즉각적인 커뮤니케이션 도구에 의존
이메일을 보낼 때 받는 사람이 실제로 이메일을 열 것인지, 답장을 보낼 것인지 보장할 수 있는 방법은 없습니다. 시간에 민감하거나 긴급한 문제에 있어서 이메일은 효과적인 매체가 아닙니다. 종종 우리에게 필요한 것은 빠른 "예 또는 아니오" 대답뿐이므로 뚫을 수 없는 받은 편지함 벽을 우회하는 이상적인 솔루션은 회사 메시징 앱과 같은 인스턴트 커뮤니케이션 도구를 사용하는 것입니다.
Slack, Clubhouse 및 Discord와 같은 현재 도구는 이메일 기능을 훨씬 능가하는 커뮤니케이션 이점을 제공합니다. 예를 들어, Slack 앱을 활용하는 직원은 인스턴트 메시지를 보내고 문서를 공유하고 CRM 및 프로젝트 관리 솔루션을 통합할 수 있습니다.
이 주제에 대한 자세한 내용은 다음을 확인하십시오. 동기식 vs. 비동기식: 원격 작업장에서 커뮤니케이션 마스터하기
5. 수냉식 대화의 중요성에 가치를 두십시오.
"커뮤니케이션"은 여러 의미를 가질 수 있으며 건설적이고 생산성을 향상시키기 위해 반드시 업무와 관련될 필요는 없습니다. 팬데믹 기간 동안 직원 행동에 몇 가지 변화와 발전이 있었습니다. 최근 공부하다 재택 근무에서 원격 근무로 전환한 직원은 1년 동안 재택 근무 후 높은 수준의 수면의 질 저하, 불안 및 우울증에 시달렸습니다.
이러한 효과는 주로 직장과 가정이 같은 장소에서 발생하는 사회적 소외감에서 비롯됩니다. 정신 건강에 미치는 영향 외에도 이러한 역학 관계는 직원의 소속감을 감소시키고 전체 팀 사기를 손상시킬 수 있습니다.
동료가 된다고 해서 반드시 친구가 되는 것은 아니지만, 직장에서 비공식적인 대화를 통해 동료가 유대감을 형성하고 긍정적인 태도로 하루를 맞이할 수 있다는 점은 부인할 수 없습니다. 따라서 짧은 가상 휴식 시간을 예약하여 직원들에게 개인적, 사회적 차원에서 자신을 표현할 수 있는 여지를 제공하는 것이 좋습니다.
이 시간은 진행 중인 프로젝트나 최신 방법이 아닌 일상 생활에 대한 비공식 채팅에 초점을 맞춰야 합니다. 비디오 마케팅 개선. 업무와 관련된 주제를 피하고 직원들이 일반적으로 사회적 상호 작용에서 비롯되는 에너지를 얻을 수 있도록 돕는 것을 목표로 하십시오.
6. 다양한 성격에 맞는 맞춤형 솔루션
그룹 영상통화의 인기로 인해 원격 근무 환경에서 1-1 만남이 줄어들고 드물다. 그룹 세션에 참여할 때 성격은 다양합니다. 일부 팀원은 대화하고, 직면한 문제를 공유하고, 지원을 요청하는 데 더 열심인 반면, 다른 팀원은 더 주저합니다.
이러한 경우 공감은 모든 사람이 자신을 표현할 기회를 갖도록 하는 핵심 요소가 됩니다. 이것은 짧고 정기적인 일대일 회의를 예약하여 수행할 수 있으며, 더 내성적인 성격이 판단에 대한 두려움 없이 편안하게 마음을 열 수 있도록 합니다.
7. "원격 제어" 위험 방지
스탠포드 대학에서 실시한 연구 감지 13 직원들에게 일주일에 최소한 하루는 재택근무를 할 수 있는 기회가 주어졌을 때 생산성의 퍼센트 증가. 이것은 재택근무를 하는 사람들이 "게으르다"거나 "생산적이지 못하다"는 일반적인 오해를 폭로할 뿐입니다.
기존의 사무실 환경에서는 직원을 지속적으로 모니터링하지 않습니다., 따라서 이것은 원격 작업 모델에서 변경되지 않아야 합니다. 관리자는 직원이 책임 있는 전문가라는 사실을 기억해야 합니다. 미세 관리는 좌절로 이어집니다, 이는 의욕 저하, 직원 사기 저하, 생산성 부족으로 이어질 수 있습니다.
관리자는 실제 근무 시간을 강박적으로 통제하기보다 목표를 달성했는지 여부에 주로 초점을 맞춰야 합니다. 장기적으로 신뢰는 더 높은 생산성 수준으로 보상받을 것입니다.
자세한 내용은 다음을 확인하세요. 귀하의 회사는 재택 근무와 원격 근무를 혼동하고 있습니까?
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