Leestijd: 5 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Aanpassen aan de digitale tijd is geen taak waar alle bedrijven op voorbereid zijn. Het komt nu steeds vaker voor dat bedrijven bepaalde processen die intern niet haalbaar zijn uitbesteden aan externe providers, zodat zij functies beheren.
Een voorbeeld hiervan is payroll outsourcing.
Wat is payroll outsourcing?
Payroll outsourcing is een service die wordt aangeboden door een externe entiteit die juridische, fiscale en boekhoudkundige ondersteuning biedt aan bedrijven om ervoor te zorgen dat werknemers hun salaris op een tijdige en nauwkeurige manier en met minimaal risico ontvangen.
Door een externe dienstverlener toe te staan hun salarisadministratie te beheren, kunnen bedrijven de naleving van de wetgeving vereenvoudigen en hun team ontlasten van een grote administratieve last.
Door hun salarisadministratie uit te besteden, kunnen bedrijven::
- Registreer en beheer incidenten.
- Bereken, betaal en verdeel de loonlijst volgens de juiste frequentie (wekelijks, tweewekelijks, maandelijks).
- Bereken voordelen, zoals vakantietijd, commissies of incentives, vakantiepremies, ontslagvergoedingen, vervroegde pensionering of andere betalingen die geen deel uitmaken van het salaris van de werknemer.
- Vereenvoudig de naleving van de regelgeving, inclusief wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.
- Werk wereldwijd en beheer de salarisadministratie naadloos op nationale en internationale locaties.
Is payroll outsourcing iets voor uw bedrijf?
Bedrijven in alle sectoren, maten, soorten en locaties kunnen profiteren van een complete uitbestedingsservice voor salarisadministratie. Ze moeten echter rekening houden met de kwaliteit van de geleverde service en de technologie die wordt gebruikt om de functies uit te voeren.
Payroll outsourcing is vooral handig als uw bedrijf:
- Heeft geen intern financieel en administratief team.
- Heeft het financiële en administratieve team nodig om zich te concentreren op strategische taken buiten de salarisadministratie.
- Opereert internationaal, maar heeft geen loonadministratie deskundigen in elk land.
- Vereist continuïteit van salarisbeheer en mist een robuust data herstel systeem.
- Maakt zich zorgen over de naleving van huidige of toekomstige regelgeving.
Hoewel deze redenen geldig zijn, is elk bedrijf anders. Daarom moeten ze een grondige analyse van hun situatie maken om de juiste aanbieder te kiezen. Deze analyse vereist aandacht voor specifieke factoren, waaronder::
- Grootte van het personeelsbestand en het aantal mensen dat de loonadministratie intern uitvoert.
- Impact op de werknemers die de salarisadministratie van het bedrijf uitvoerden: worden ze overgeplaatst naar andere delen van het bedrijf of moeten ze worden ontslagen?
- Of het bedrijf kennis en expertise op het gebied van salarisadministratie mist.
- Of de strategische beslissing om de kosten die gepaard gaan met salarisfuncties om te zetten in variabele kosten die evenredig zijn aan de omvang van het personeelsbestand, zinvol is voor het bedrijf.
Hoe werkt payroll outsourcing?
Zodra het bedrijf heeft besloten om een payroll-outsourcingservice in te huren, moeten ze richtlijnen en processen definiëren om samenwerking te garanderen.
Het eerste dat u moet doen, is een systeem voor informatieoverdracht . Bedrijven moeten essentiële informatie over hun personeel delen met de externe dienstverlener, zoals namen, lonen, uur- of dagtarieven, urenstaten, vakantie- en ziektedagenbeleid, onkostenvergoedingen en alle andere gegevens die betrokken zijn bij het berekenen van de loonsom.
Aangezien de informatie die wordt gedeeld gevoelig is, moet het bedrijf er ook voor zorgen dat de payrollprovider zich ertoe verbindt die informatie te beschermen en een veiligheids- en vertrouwelijkheidsovereenkomst na te leven. EEN gegevensbeschermingsbeleid kan ook nodig zijn.
Zodra het systeem is opgezet en de processen zijn gedefinieerd, kan de payrollprovider de informatie gebruiken om de salarisadministratie te berekenen en uw werknemers op tijd te betalen. Ook kunnen zij zorgen voor compliance, loonheffingen en rapportages.
Bedrijven moeten begrijpen dat het uitbesteden van payroll niet betekent dat ze zonder interne payrollprofessionals kunnen. Het betekent dat deze professionals zich kunnen concentreren op andere belangrijke boekhoudtaken, zoals het beoordelen van financiële rapporten en het oplossen van eventuele boekhoudkundige problemen.
Voor- en nadelen van uitbesteding van salarisadministratie
Payroll outsourcing biedt grote voordelen, maar kan ook nadelen hebben die de moeite waard zijn. De sleutel is om vooraf de voor- en nadelen te evalueren.
Voordelen van payroll outsourcing
1. Bespaart tijd
Payroll is een tijdrovend proces. Door de salarisadministratie van deze lasten te ontlasten, kunnen deze werknemers zich concentreren op andere belangrijke gebieden van het bedrijf, zoals het ontwikkelen van financiële strategieën die het concurrentievoordeel van het bedrijf versterken.
2. Minimaliseert kosten
Het uitbesteden van salarisadministratie helpt bedrijven de kosten te minimaliseren en zichtbare en verborgen kosten rond salarisbeheer te kwantificeren.
3. Voorkomt fouten
Door professionals in te huren wiens enige verantwoordelijkheid en focus de salarisadministratie is, minimaliseert u de kans op fouten, gemiste deadlines, omissies of late aangiften van loonbelasting.
4. Garandeert naleving
Payroll outsourcing providers zijn op de hoogte van arbeidscodes en wetgeving, waardoor het voor werkgevers gemakkelijker wordt om compliant te blijven.
5. Versnelt het reactievermogen
Payroll-aanbieders kunnen tijd besteden aan het oplossen van eventuele vragen of problemen van uw werknemers, waardoor de responstijden worden versneld.
Het uitbesteden van salarisadministratie helpt bedrijven de kosten te minimaliseren en zichtbare en verborgen kosten rond salarisbeheer te kwantificeren. Klik om te tweetenNadelen van payroll outsourcing
1. Verlies van controle
Het overdragen van uw salarisadministratie aan een derde partij beperkt uw controle over processen en toegankelijkheid van informatie.
2. Vertrouwelijkheidsbedreigingen
Zoals hierboven vermeld, is het uiterst belangrijk om ervoor te zorgen dat alle bedrijfs- en werknemersinformatie wordt beschermd en om vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsbeleid en -overeenkomsten vast te stellen. Anders kunnen vertrouwelijkheidsbedreigingen problemen opleveren voor uw bedrijf.
3. Moeilijke coördinatie
Bedrijven moeten nog steeds tijd vrijmaken om bepaalde taken en activiteiten af te stemmen met hun payrollproviders, wat tijdrovend kan zijn. Ze moeten ook doorlopende ondersteuning bieden om ervoor te zorgen dat de derde partij de gewenste resultaten behaalt.
Na analyse van de voor- en nadelen van het uitbesteden van salarisadministratie, staan bedrijven voor een ander dilemma:: het kiezen van de juiste payroll outsourcing provider. Hier zijn enkele factoren waarmee u rekening moet houden.
Hoe u de juiste leverancier van payroll-outsourcing kiest?
1. Interne controle
Een goede payroll-outsourcingprovider zorgt voor hun bedrijf en investeert in het verbeteren van hun eigen aanbod. Dit zorgt ervoor dat ze goed georganiseerd en gestructureerd zijn en in staat zijn om kwaliteitsprestaties te garanderen. Deze toewijding en focus maakt het ook minder waarschijnlijk dat ze vertragingen, boetes en rechtszaken voor gegevensverlies genereren.
2. Best-in-class technologie
Een goede leverancier van payroll-outsourcing beschikt over de beste technologie om bedrijven te helpen opschalen. Technologie zorgt voor meer functionaliteit en levert voordelen op voor de werkgever en de werknemers. Een goede technologie biedt ook gegevensback-up en noodherstel, waardoor potentiële risico's kunnen worden beperkt.
3. Naleving
Naast het bieden van een op maat gemaakte ervaring om unieke bedrijfsdoelen te bereiken, blijven payroll-providers op de hoogte van veranderende regelgeving. Dit zal ertoe leiden dat de belasting- en arbeidswetten worden nageleefd, ongeacht de locatie van het bedrijf.
4. Prijzen
Prijs is en blijft belangrijk bij het kiezen van een aanbieder. De prijs moet echter in overeenstemming zijn met de doelstellingen en prestatieverwachtingen van het bedrijf.
5. Klantenservice
Een goede klantenservice is cruciaal voor een succesvolle uitbesteding van de salarisadministratie. Overweeg beoordelingen van andere klanten en vraag om referenties.
Het uitbesteden van uw salarisadministratie kan een complex proces zijn en het kiezen van de juiste aanbieder is niet eenvoudig. Het AI-gestuurde, volledig compliant wereldwijde Employer of Record (EOR)-platform van Globalization Partner wordt mogelijk gemaakt door onze interne wereldwijde HR-experts en stelt u in staat uw salarisproces met slechts een paar klikken te automatiseren.
Wij zorgen voor de internationale salarisadministratie, zodat u zich kunt concentreren op de groei van uw bedrijf en tijd en geld kunt besparen terwijl u voldoet aan de arbeidswet- en regelgeving.
Leer meer over internationale loonlijst .
