Handleiding voor het inhuren van personeel in Italië

Veel mensen denken aan Italië als een fantastische toeristische bestemming. Het land is de thuisbasis van 55 UNESCO-werelderfgoedlocaties , meer dan welk ander land dan ook. Italië heeft zeker een rijke geschiedenis, maar het heeft ook een heldere toekomst. De Italiaanse economie blijft groeien en dit land is  begonnen met het aantrekken van  bedrijven die internationale teams willen opbouwen. Onze  handleiding voor het inhuren van werknemers in Italië  kan u helpen het arbeidsrecht en de  wervingspraktijken in Italië te begrijpen, zodat u met meer vertrouwen door het proces kunt navigeren.

Wat u moet weten voordat u in Italië personeel gaat inhuren

Onze tips voor het inhuren van werknemers in Italië zijn vooral gericht op het begrijpen van de arbeidsmarkt en de wetten die de rechten en vergoedingen van werknemers regelen. Italiaanse werknemers genieten een uitgebreide bescherming, dus het kan een hele uitdaging zijn om altijd aan de wettelijke voorschriften te blijven voldoen. Tenzij u ervoor kiest om met een Employer of Record (EOR) te werken, zult u waarschijnlijk juridische hulp nodig hebben om te voorkomen dat u wetten overtreedt. Maar het volgende overzicht kan u alvast op weg helpen.

1.  Overwegingen  met betrekking tot de arbeidsmarkt

De grootste sectoren in Italië  zijn productie, landbouw, handel, service en  toerisme. De Italiaanse productiesector staat  vooral bekend om  metallurgische en technische producten, chemicaliën en textiel.

Italië is de  op acht na grootste economie ter wereld, en  toch is het niet zonder uitdagingen. Het Italiaanse werkloosheidspercentage steeg gestaag na de  2007-2009 wereldwijde economische crisis,  maar begon te dalen na een piek in 2014. Vandaag  de dag bedraagt het 9.1 procent ,  een positief teken voor internationale bedrijven die sollicitanten proberen te werven.

Een deel van de uitdaging van Italië ligt echter in  het  gebrek aan benodigde vaardigheden. Italië heeft  het op een na laagste  percentage  afgestudeerden in de Europese Unie (EU). Vooral bedrijven in de  productiesector  worstelen met het vinden van werknemers met de nodige vaardigheden. Als u het moeilijk  vindt om  gekwalificeerde sollicitanten aan te trekken in Italië, is een oplossing die uw bedrijf misschien wil overwegen het trainen van enthousiaste werknemers, mogelijk studenten, om  hen te helpen de vaardigheden te ontwikkelen die nodig zijn om voor uw bedrijf te werken.

De Italiaanse arbeidsmarkt  onderscheidt zich  ook door het grote aantal werknemers dat  zelfstandig werkt of een niet-standaard baan heeft. Dit soort flexibiliteit in de markt kan nuttig zijn als u telewerkers in Italië inhuurt . De mogelijkheid om thuis te werken kan aantrekkelijker zijn voor onafhankelijke  Italiaanse werknemers.

2. Ge sproken talen

De officiële taal van Italië is het Italiaans, en dit is de taal die u de overgrote meerderheid van de bevolking zult horen spreken. Bedrijven die vroeger in het Engels actief waren, zullen leren dat Engels de op een na meest gesproken taal  in Italië is. Slechts 1.31 procent van de Italianen spreekt Engels als  eerste taal,  maar 12.43 procent spreekt Engels als tweede taal. Veel Italianen zullen ten minste wat Engels begrijpen, aangezien 99.6 procent van de Italiaanse middelbare scholers  Engels studeert.

U hebt waarschijnlijk nog steeds een vertaler nodig om u te helpen bij het opstellen van contracten en andere documenten in het Italiaans, maar als u sollicitanten selecteert die vloeiend Engels spreken, hebt u wellicht geen vertaler nodig voor sollicitatiegesprekken en andere communicatie.

3. Collectieve   arbeidsovereenkomsten en  contracten

Collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) zijn in Italië gebruikelijk in alle bedrijfstakken. Een collectieve arbeidsovereenkomst is een reeks voorwaarden waarover de vakbonden en de werkgeversorganisaties onderhandelen en die ze overeenkomen. Gelukkig is het makkelijk om te weten of er een cao op uw bedrijf van toepassing is, omdat nationale cao’s alleen bindend zijn voor bedrijven die lid zijn van de betrokken werkgeversvereniging.

Als u niet bij een Italiaanse werkgeversorganisatie bent aangesloten, dan hoeft u zich niet aan een cao te houden. U kunt er echter nog steeds voor kiezen om de voorwaarden van een cao over te nemen en ernaar te verwijzen in uw arbeidsovereenkomst.

Arbeidsovereenkomsten zijn  wettelijk verplicht in Italië, maar ze hoeven niet in het Italiaans te zijn. Het kernpunt is om ervoor te zorgen dat uw werknemers hun contracten kunnen begrijpen. We zullen Italiaanse arbeidsovereenkomsten nader bekijken wanneer we het wervingsproces aan het einde van deze  functie bespreken.

4. Vergoeding

Italië heeft geen nationaal minimumloon, evenmin als een van zijn geografische regio's. In plaats daarvan raadplegen werkgevers gewoonlijk de cao’s voor minimumloonvereisten. De  Italiaanse grondwet geeft werknemers recht  op een salaris dat geschikt is voor de kwantiteit en kwaliteit van het werk dat ze doen. Het is ook  voldoende om een fatsoenlijke levensstijl te bieden voor zichzelf en hun gezinnen. Dit is uiteraard een tamelijk subjectieve norm.

Wanneer de rechtbank betrokken is, zullen juridische deskundigen waarschijnlijk verwijzen naar de minimumlonen die door nationale cao's binnen uw sector  zijn vastgesteld, dus zelfs als uw bedrijf niet onderworpen is aan cao's, is het nog steeds slim om lonen aan te bieden die in overeenstemming zijn met de industrienormen. Het aanbieden van hogere lonen is een doeltreffende manier om toptalent aan te trekken.

Houd er rekening mee dat veel  Italiaanse werknemers gewend zijn om hun salarissen in of termijnen te ontvangen  in plaats van 12 voor elke kalendermaand. 1314 De termijn van de 13e maand wordt betaald in december en de 14th wordt betaald in juni. In de collectieve arbeidsovereenkomst van werknemers staat vermeld of ze recht hebben op deze extra jaarlijkse betalingen.

5. De  werkweek en   verlof

De standaardwerkweek in Italië is 40 uur, hoewel de cao’s een andere norm kunnen opleggen. De  maximale werkweek bedraagt 48 uur , berekend als een gemiddelde over vier maanden. De enige bepaling inzake overuren is dat ze niet het aantal van 250 uren per jaar mogen overschrijden. Andere aspecten van overwerk en loon worden bepaald door de cao’s.

Naast de 12 Italiaanse feestdagen moeten werkgevers hun Italiaanse werknemers elk jaar ten minste vier weken betaalde vakantie geven. In sommige collectieve arbeidsovereenkomsten wordt een ruimer recht op vakantie bepaald. Het Italiaanse arbeidsrecht stelt werknemers ook in staat om hun ongebruikte jaarlijkse verlof  onder speciale  omstandigheden over te dragen aan collega's.

6. Belastingen en  sociale  zekerheid

Italiaanse werknemers betalen inkomstenbelasting volgens een progressief belastingtarief. Italië gebruikt een Pay As You Earn (PAYE)-systeem, dus werkgevers zijn verplicht om het juiste bedrag aan belastingen in te houden op de loonstrook van werknemers.

Werknemers en werkgevers moeten ook bijdragen aan sociale zekerheid. De tarieven voor de sociale zekerheid zijn afhankelijk van het soort bedrijf en de positie van de werknemer binnen het bedrijf. Werkgevers dragen een  bedrag bij dat gelijk is aan ongeveer 27-28 procent  van het bruto jaarinkomen van een werknemer. Het huidige tarief voor werknemers is 9.19 procent, of €102,543 als 9.19 procent van hun salaris hoger is dan dat totaal.

De  kosten van het inhuren van een werknemer in Italië

Wanneer u in Italië of in een ander land nieuwe werknemers inhuurt, moet u rekening houden met zowel de arbeidskosten als de kosten van het wervingsproces. De arbeidskosten zijn grotendeels afhankelijk van de industrie en de positie, maar als referentiepunt zijn de  geschatte arbeidskosten per uur in Italië  €28.80 - slechts €1.10 hoger dan het gemiddelde voor de EU. Internationale wervingskosten kunnen een lijst van uitgaven inhouden, waaronder:

• belasting betalen om uw bedrijf in Italië te registreren;
• overleg met een Italiaans advocatenkantoor zodat u tijdens de hele wervingsprocedure aan de wettelijke voorschriften blijft voldoen;
• het adverteren van vacatures, behalve in het geval van gratis advertenties;
• verwijzingspremies betalen aan werknemers met connecties in Italië;
• werving via een wervingsbureau;
• een interne wervingscommissie betalen;
• reizen naar en van Italië, inclusief hotelovernachtingen, maaltijden, en vervoer;
• samenwerken met een vertaler om documenten op te stellen of gesprekken te vergemakkelijken;
• gebruikmaken van een dienst voor antecedentenonderzoek voor het screenen van kandidaten.

Wat heeft een bedrijf nodig om werknemers te gaan inhuren in Italië?

Voordat u iemand in Italië inhuurt, moet u eerst uw bedrijf in het land vestigen. Veel internationale bedrijven kiezen voor hun  Italiaanse dochteronderneming een bedrijfsstructuur die bekend staat als een societá a responsabilitá limitata (SrL). In veel opzichten is een SrL het equivalent van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid. Een aantal belangrijke vereisten voor het oprichten van een SrL zijn:

• Documenten: u moet in aanwezigheid van een notaris de statuten van het bedrijf en een openbare oprichtingsakte ondertekenen.
• Belasting: U moet ook een subsidiebelasting van de overheid en de registratiebelasting betalen om uw bedrijf op te richten.
• Btw-nummer van het bedrijf: Uw bedrijf moet online een btw-nummer aanvragen bij de Agenzia delle Entrate.
• Belastingcodes: Uw directeuren en aandeelhouders hebben ook een Italiaans belastingidentificatienummer van de Agenzia delle Entrate nodig.
• Bankrekening: Zodra u officieel bent opgericht, moet u een bankrekening openen in Italië.
  Afhankelijk van  factoren zoals  uw bedrijfsstructuur  en  branche, kunnen er andere stappen zijn die u moet nemen voordat u kunt beginnen met het inhuren van werknemers. Het kan bijvoorbeeld zijn dat u speciale vergunningen of licenties moet aanvragen. Het proces om een bedrijf  in Italië op te richten kan meer tijd en kosten in beslag nemen dan u wilt geven.

Voordat u Italiaanse werknemers inhuurt, overweeg dan om samen te werken  met een  Employer of Record  in Italië. Dit bespaart  u van alle bovenstaande stappen, zodat u meteen kunt beginnen met het inhuren van personeel zonder alle complexiteiten van het opzetten van uw bedrijf  en het waarborgen van de wettelijke naleving op u te nemen. Het bespaart u ook de moeite van het navigeren door Italiaanse belasting- en arbeidswetten en cao’s. Met een Employer of Record kunt u nog steeds zelf uw nieuwe aanwervingen kiezen, en ze zullen voor uw bedrijf werken, maar ze zullen op de salarisadministratie van de Employer of Record staan.

U  besteedt alle HR-taken uit voor uw Italiaanse werknemers en vermijdt het oprichten van een  lokale  entiteit. U kunt nog steeds besluiten om in de toekomst een dochteronderneming in Italië op te richten, maar het gebruik van een Employer of Record geeft u in eerste instantie de kans om een succesvolle wereldwijde  expansie naar de Italiaanse markt te  garanderen en toptalent voor uw internationale team  te verkrijgen.

De  stappen voor het inhuren van personeel in Italië

Om in Italië personeel in te huren, volgt u dezelfde basisvolgorde van stappen die u waarschijnlijk ook in uw eigen land gewend bent. De specifieke details van elke stap kunnen er echter een beetje anders uitzien, op grond van de wetten en gebruiken in Italië. Laten we eens kijken naar het wervingsproces in Italië.

1. Werkzoekenden bereiken met uw advertenties

U kunt personeelsadvertenties opstellen in uw moedertaal, in het Italiaans, of in beide. Italiaanse werkzoekenden zoeken waarschijnlijk online naar vacatures op grote vacaturebanken, en op vacaturesites voor specifieke bedrijfstakken. De laatste jaren kijken werkzoekenden ook naar socialemediakanalen. Het aantal LinkedIn-gebruikers in Italië bijvoorbeeld is  meer dan verdubbeld  van 2014 naar 2018. Het  internetpenetratiepercentage in Italië is 70.4 procent, dus de meeste Italianen zullen waarschijnlijk profiteren van online vacatures.

U kunt echter ook gedrukte advertenties plaatsen in kranten en in tijdschriften die specifiek op uw sector zijn gericht. Een ander  populair wervingskanaal in Italië  zijn persoonlijke aanbevelingen. Als u al zakenrelaties in Italië hebt, overweeg dan om persoonlijk enkele mensen uit te nodigen om te solliciteren.

2.  Toepassingen beoordelen

Ontdek de beste kandidaten door taken zoals vragenlijsten of vaardigheidstests in de sollicitatieprocedure op te nemen. Of, als u een breder scala van sollicitanten wilt beoordelen, kunt u hen gewoon vragen een begeleidende brief en hun curriculum vitae (cv) op te sturen. Italiaanse cv’s hebben meer gemeen met de Noord-Amerikaanse dan met typische cv’s in sommige andere landen. Italiaanse cv's bevatten bijvoorbeeld meestal niet de persoonlijke hobby's van de sollicitant en  zijn beperkt tot twee pagina's.

Sollicitanten moeten al hun relevante training en werkervaring vermelden. Houd er rekening mee dat als u sollicitanten met bepaalde diploma's zoekt, u die verwachtingen misschien moet bijstellen als u geen sollicitanten met die graad kunt vinden. Misschien kunt u proberen te werven via een universiteit met die opleiding, of veelbelovende maar ondergekwalificeerde sollicitanten een opleidingsprogramma aanbieden.

3.  Opvallende  kandidaten interviewen

Nadat u uw talentenpool hebt verkleind, kunt u sollicitatiegesprekken met uw topkandidaten plannen. Als u in Italië telewerkers inhuurt, overweeg dan sollicitatiegesprekken te houden via een videogesprek. Dat bespaart uw team een reis naar Italië en het regelen van een locatie om sollicitatiegesprekken te voeren. Zorg ervoor dat u bij uw planning rekening houdt met het mogelijke tijdsverschil, want Italië gebruikt Midden-Europese tijd.

Tijdens interviews kunt u een vriendelijk gesprek aangaan, maar let op dat u geen vragen stelt die de geïnterviewden als te gevoelig zouden kunnen opvatten. De anti-discriminatiewetgeving van Italië kent een lange lijst van beschermde klassen, zoals godsdienst, seksuele geaardheid, politieke overtuiging, en etnische, nationale of sociale afkomst.

4.  Uitbreiden van  vacatures en  opstellen van  contracten

Nadat u de meest gekwalificeerde kandidaten hebt geselecteerd, kunt u hun een positie aanbieden. Het kan zijn dat ze hun contract op dit moment willen bekijken, hoewel het wettelijk gezien uw verplichting is om het binnen 30 dagen na  hun startdatum met hen te delen.  Het contract moet in overeenstemming zijn met alle wettelijke vereisten en alle relevante CAO's of meer genereuze voorwaarden bieden. De contracten moeten het volgende bespreken:

• identiteit van werkgever en werknemer;
• werklocatie;
• Startdatum
• bepaalde of onbepaalde tijd;
• proeftijd, indien van toepassing;
• functiecategorie of -titel;
• salaris;
• aantal betaalde vakantiedagen;
• Typische werktijden
• duur van de opzeggingstermijn in geval van ontslag.

5. Indienststelling van uw nieuwe werknemers

Als u met een Employer of Record werkt,  wordt het inwerkproces geregeld, inclusief het opzetten van de salarisadministratie en het  invullen van  het benodigde papierwerk. Werkgevers moeten ook telkens wanneer ze werknemers in dienst nemen, het bevoegde Arbeidsbureau (DPLMO) op de hoogte brengen.

Als u het contract van de werknemer nog niet hebt doorgenomen, zorg er dan voor dat u dat doet tijdens het inwerken en bekijk alle  aanvullende  informatie die de werknemer moet weten over uw bedrijfsbeleid en zijn/haar taken. Mogelijk moet u nieuwe werknemers ook opleiden om hen te helpen hun baan bij uw bedrijf te beginnen.

Italiaanse werknemers in dienst nemen via Globalization Partners

Globalization Partners is een wereldwijde Employer of Record met aanwezigheid in 187 landen over de hele wereld, waaronder Italië. Als u werknemers in Italië wilt inhuren en uw intrede op de Italiaanse markt wilt uitproberen zonder een dochteronderneming te moeten oprichten, biedt Globalization Partners u de oplossing die u nodig hebt.

Wij plaatsen uw Italiaanse werknemers in onze salarisadministratie en regelen alle ingewikkelde taken die bij internationale HR komen kijken, waarbij wij ons aan de relevante wetten en cao’s houden. Dit betekent dat u de verantwoordelijkheid van de naleving van de wet kunt overdragen en nog steeds een sterke werkrelatie met uw Italiaanse werknemers kunt hebben. Vraag een voorstel  aan om aan de slag te gaan.