Juridische en compliance-uitdagingen bij wereldwijde groei overwinnen: een gesprek met Semperis

Veel ervaren leiders profiteren nu van de snelle en conforme uitbreidingsoplossing die een Employer of Record (EOR) biedt. Door de noodzaak om een entiteit op te richten weg te nemen, hoeven bedrijven niet langer te benadrukken over wereldwijde naleving en voortdurend veranderende arbeidswetgeving die het wereldwijde groeitraject kan bemoeilijken.

In ons e-book “Hand2024leiding voor wereldwijde groei: Strategische afstemming voor leidinggevenden, HR, financiën en juridische leiders”, bespreken we de verschillen tussen het navigeren door wereldwijde expansie alleen versus het gebruik van een Employer of Record. Ongeacht het pad dat u kiest, vereist wereldwijde expansie strategische afstemming en samenwerking van elke afdeling, van Executive tot HR, Legal en Finance. 

Nicole Forbes, Deputy General Counsel bij G-P, ging samen met Lisa Furman, Associate General Counsel van Semperis voor een inzichtelijk webinar dat specifiek ingaat op enkele van de juridische hindernissen die gepaard gaan met wereldwijde groei en hoe samenwerking met een Employer of Record hen kan helpen deze te overwinnen.

Wettelijke overwegingen: opzetten van een entiteit vs. Employer of Record

Forbes: Als u nu nadenkt over wereldwijde expansie, wat zijn dan de dingen waar u aan denkt wat betreft het uitwegen of u een entiteit in een bepaald rechtsgebied wilt oprichten of een Employer of Record wilt gebruiken?

Furman:  Het oprichten van dochterondernemingen in veel landen kost veel tijd en G-P is een zeer kosteneffectieve, beheersbare manier om de middelen te beheren die wereldwijd beschikbaar zijn.

De belangrijkste overweging en factor die ik zou zeggen om vanuit een juridisch perspectief samen te werken met een Employer of Record is de expertise met lokale arbeidswetgeving, begrip van werknemersrechten, lokale gebruiken en cultuur — en G-P heeft de expertise.

Naast het intern hebben van extra middelen, [vereist het oprichten van een entiteit] om naar een externe adviseur te gaan, en de kosten daar zouden zeer duur zijn.

Forbes: Het is zeker een grote opleving in termen van tijd en geld om een entiteit in het land op te richten. Wat zijn volgens u enkele van de andere overwegingen die specifiek zijn voor het juridische veld bij het samenwerken met een Employer of Record?

Furman: Naast de expertise, de kostenfactor van het oprichten van dochterondernemingen en de belastingaangiften zijn er nog zoveel andere overwegingen waarmee rekening moet worden gehouden. 

Ik heb gehoord van een geval waarin een bedrijf gewoon niet wist wat het moest doen, dus gingen ze uit en vormden ze een hele reeks dochterondernemingen in soortgelijke 25 landen, en ze hadden slechts twee of drie werknemers. En ze realiseerden zich dat het niet beheersbaar was. Het was niet kosteneffectief. Ze moesten afwikkelen wat ze hadden gedaan en uiteindelijk gingen ze naar een Employer of Record.

Ik leer graag van de fouten van anderen. Ik ben gewoon heel blij dat Semperis voor G-P heeft gekozen in hun weg naar succes.

Hoe G-P de wereldwijde groei voor Semperis helpt stimuleren

Forbes: Welke producten of functies die G-P aanbiedt, hebben volgens u een verschil gemaakt in uw wereldwijde groeitraject?

Furman: Een ding is de contractgenerator van het dienstverband. En als het contract in een andere vreemde taal dan het Engels moet zijn, wordt het automatisch voor ons gedaan. 

Bovendien wordt alles naadloos voor ons gedaan. Er zijn zoveel wetten waarvan we ons niet bewust zijn. Een van de dingen waar ik onlangs kennis mee heb gemaakt, is een 13e-maandbonus, wat in bepaalde landen een verplicht voordeel is, en in andere landen is het gewoon gebruikelijk. Daar had ik nog nooit van gehoord.

G-P informeert ons over alle veranderingen in wetten en begrijpt wat de bestaande wetten zijn, wat tijdrovend is. Dus dat is een geweldige service geweest die G-P ook aan tafel brengt.

Een wereldwijde strategie opstellen

Forbes : Het beheren van verwachtingen voor belanghebbenden en hen laten begrijpen dat u geen Amerikaanse strategie kunt toepassen op al het internationale personeelsbestand kan lastig zijn. Een van de gebieden waar volgens mij het risico voor bedrijven kan toenemen, is het uit dienst nemen van een werknemer en het beëindigen van de arbeidsrelatie. 

Wat is uw ervaring met het faciliteren van offboarding van professionals waarvoor u een Employer of Record hebt gebruikt?

Furman : Het proces is veel eenvoudiger gemaakt door G-P als facilitator te hebben. In elk land zijn de wetten anders en de vereisten anders. G-P heeft dus in principe alle vereisten uiteengezet en het proces uitgelegd aan Semperis.

Advies voor juridische professionals die wereldwijd willen uitbreiden

Forbes : In sommige gevallen zien we bedrijven wanneer ze geen entiteit hebben in een bepaald land of nog niet hebben gehoord van het Employer of Record-model, zullen ze werknemers in een ander rechtsgebied inhuren als onafhankelijke contractant. Wat zijn uw gedachten vanuit het juridische perspectief over die strategie?

Furman : Dus we hebben hier in het verleden eigenlijk naar gekeken, en er is een risico bij het verkeerd classificeren van een onafhankelijke aannemer die eigenlijk als een werknemer kan worden beschouwd. Er kunnen boetes en andere acties tegen het bedrijf worden ondernomen, zelfs als een Amerikaans bedrijf.

In sommige gevallen kunnen er strafrechtelijke aanklachten worden ingediend, dus er is een risico, en het nemen van de juiste route in ons geval was het gebruik van de Employer of Record [oplossingen] van G-P.

Forbes : Zelfs als het begint als een onafhankelijke contractantrelatie, denk ik dat het EOR-model een goed model is om een arbeidsrelatie en die arbeidsbescherming en -voordelen aan werknemers te bieden.

Dus als u vooruitkijkt, welk advies zou u dan geven aan anderen in de juridische beroepsgroep die wereldwijd willen uitbreiden met behulp van een Employer of Record?

Furman : Ik zou in de eerste plaats zeggen dat je moet afstemmen met je financiële en HR-teams en een echt goede strategie moet creëren - op korte en lange termijn. Wat wilt u op korte termijn doen in de komende drie tot zes tot negen maanden? Maar ook een langetermijnplan voor de komende drie tot vijf jaar.

Enkele dingen waar je je echt van bewust moet zijn, zijn IP-overdrachten. Als u mensen in een bepaald rechtsgebied hebt en ze zijn bij één dochteronderneming, en dan zegt uw vijfjarenplan dat we alles zullen consolideren en dat het niet langer in Frankrijk zal zijn; het zal in de VS zijn”, heeft u misschien een IP-overdracht en dan hebt u problemen.

Een ander potentieel risico waar mensen misschien niet aan denken is het risico van permanente vestiging. Dus dat zijn dingen waar je je bewust van moet zijn en rekening mee moet houden bij het ontwikkelen van een nieuwe strategie.

Laat de stress van naleving uw plannen voor wereldwijd succes niet vertragen.

Alleen al het navigeren door wereldwijde expansie is moeilijk, maar met een Employer of Record zoals G-P aan uw zijde hoeft u dat niet te doen. Wij helpen bedrijven de vele uitdagingen te overwinnen die zich voordoen tijdens het wereldwijde groeitraject, waaronder juridische hindernissen. 

Met ons wereldwijde team van HR- en juridische experts hoeft u niet langer steeds veranderende arbeidswetten te ontcijferen of tijd en middelen te besteden aan het oprichten van entiteiten.  

Bekijk voor meer inzicht in de juridische uitdagingen van wereldwijde expansie ons volledige gesprek met Lisa Furman van Semperis. Als u meer wilt weten over hoe u snel en conform wereldwijde teams kunt inhuren, onboarden en beheren, neem dan contact met ons op of vraag een voorstel aan.