Leestijd: 9 minuten
Bij G-P helpt ons toonaangevende Global Growth Platform™ (platform voor wereldwijde groei) bedrijven om hun volledige potentieel te ontwikkelen. Dit gebeurt door in plaats van in maanden, in dagen hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
U bent waarschijnlijk bekend met het proces van onboarding van nieuwe werknemers in de Verenigde Staten. Nadat de salarisonderhandelingen zijn afgerond en de kandidaten hebben ingestemd om voor uw bedrijf te werken, vullen ze een formulier W-4 in, met kopieën van hun identificatie en bewijs van het recht om in de VS te werken Met onafhankelijke contractanten of zelfstandigen individuen, het is een ander proces. U hoeft er geen belasting op in te houden, noch een bewijs van staatsburgerschap of het recht om te werken.
Als uw bedrijf mensen in dienst neemt op een 1099 basis, zullen deze personen een formulier W-9 invullen voordat ze met enig werk beginnen. Het formulier geeft uw bedrijf informatie over de belastingbetaler van de persoon, zodat u de details van uw betalingen kunt indienen bij de Internal Revenue Service (IRS). Lees meer over wat een W-9-formulier is, waarvoor het wordt gebruikt en hoe u onafhankelijke contractanten een formulier kunt laten invullen.
Wie heeft een W-9-formulier nodig?
Formulier W-9 wordt ook wel 'Verzoek om informatie over de belastingbetaler' genoemd. Iedereen die details over zijn belastingidentificatienummer (TIN) en postadres moet verstrekken, moet het formulier indienen. Hoewel het formulier afkomstig is van de IRS en wordt gebruikt om belastinginformatie te verzamelen, dient u het formulier niet in bij de IRS. In plaats daarvan bewaart uw bedrijf het in een bestand en gebruikt het om informatieve belastingformulieren in te vullen, zoals formulier 1099-NEC.
Er zijn vier omstandigheden waarin een bedrijf een W-9 van een persoon kan ophalen:
- Het heeft een aannemer ingehuurd: Misschien is het meest voorkomende gebruik van het W-9-belastingformulier het verzamelen van informatie over een freelancer, onafhankelijke contractant of zelfstandige die uw bedrijf zojuist heeft ingehuurd. Als u bijvoorbeeld freelancers inhuurt om aan een grafisch ontwerpproject te werken of zelfstandige bedrijfsadviseurs inhuurt, kan uw bedrijf hen vragen om u een ingevuld W-9-formulier te bezorgen voordat ze aan het werk gaan.
- Het is een bank en een klant opent een nieuwe rekening: Banken moeten vaak informatie over hun klanten indienen bij de IRS, zoals het bedrag aan rente dat gedurende het jaar is verdiend. Om die reden kan een bank een W-9 aanvragen bij een nieuwe klant. Sommige banken vragen het formulier niet op, maar vragen klanten wel om informatie, zoals hun burgerservicenummer (BSN), wanneer ze een rekening openen.
- Het heeft een schuld kwijtgescholden: Als een persoon een lening heeft bij een geldschieter en de geldschieter de schuld kwijtscheldt, wordt de kwijtgescholden schuld vaak beschouwd als belastbaar inkomen. De geldschieter moet informatie verstrekken aan de IRS, die de persoon waarschijnlijk zal vragen om formulier W-9 in te dienen om die informatie te verstrekken.
- Het is een investeringsmaatschappij: Net als banken zullen beleggingsondernemingen vaak een formulier W-9 van klanten opvragen, zodat deze de IRS details kan verstrekken over eventuele dividenden of winsten die door de belegger zijn verdiend.
De kans is groot dat de reden dat uw bedrijf een W-9 moet verzamelen, is dat u een aannemer hebt ingehuurd. Aannemers werken zelfstandig en zijn niet hetzelfde als uw medewerkers. Als u werknemers inhuurt en ze een W-4 laat invullen en hen aan het eind van het jaar een W-2 geeft, hoeven ze geen W-9 in te dienen. Ook hoeft uw bedrijf technisch gezien alleen een W-9 te innen van aannemers die u meer dan US $ 600 per jaar betaalt. Als u mensen inhuurt voor een klein, eenmalig project en hun vergoeding lager is dan US $ 600, hoeft u hen geen formulier te verstrekken 1099 en hoef je geen W-9 van hen te verzamelen.
Wat staat er op een W-9-formulier?
De W-9 wordt gebruikt om belastinginformatie te verzamelen. Het geeft uw bedrijf alle details die u nodig heeft om een formulier in te vullen 1099 of een andere informatieretour voor de IRS. De secties op de W-9 zijn:
- Contactgegevens:Personen die een W-9 invullen, verstrekken hun basiscontactgegevens, inclusief hun naam en adres, bovenaan het formulier.
- BLIK: Een TIN kan het BSN van een persoon zijn of het werkgeversidentificatienummer (EIN) van een bedrijf als het een klein bedrijf is dat ook mensen in dienst heeft. Mensen die in de VS wonen maar geen SSN hebben, kunnen in dit gedeelte een individueel FIN opgeven.
- Certificering: In het certificeringsgedeelte ondertekent een persoon om te verifiëren dat de informatie op het formulier waar en correct is.
Sommige termen op het W-9-formulier zijn misschien niet bekend bij u of de gemiddelde onafhankelijke contractant. Zo vragen W-9-formulieren voor onafhankelijke contractanten individuen om te bevestigen dat ze niet onderworpen zijn aan back-upinhouding of hiervan zijn vrijgesteld.
Achteraf inhouden houdt in dat een betaler, in dit geval uw bedrijf, belasting moet inhouden op de betalingen die u aan een aannemer doet. De back-inhoudingspercentage is momenteel 24 procent. Back-up inhouding is meestal vereist wanneer een persoon het verkeerde TIN gebruikt of bepaalde soorten betalingen te weinig rapporteert.
Hoewel individuen meestal geen aanspraak kunnen maken op vrijstelling van back-upinhouding, kunnen sommige soorten bedrijven of entiteiten dat wel. Als werknemers namens een entiteit een W-9 invullen, hebben ze de mogelijkheid om vrijstellingen te claimen op Line 4 bovenaan het formulier.
Een W-9-formulier invullen
Het invullen van een W-9 is een vrij eenvoudig proces, omdat het formulier om informatie vraagt die een belastingbetaler direct beschikbaar zou moeten hebben. Zo vult u een W-9 in:
Lijn 1 en 2
Regel 1 op formulier W-9 vraagt om de naam van de belastingbetaler, zoals deze op de belastingaangifte van de persoon staat. Als zelfstandigen of eenmanszaken het formulier invullen, is het invullen van regel 1 eenvoudig: Ze hoeven alleen maar hun naam op de lijn te zetten zoals deze op hun belastingaangifte staat.
Als een persoon het formulier voor een maatschap, vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (LLC) of een ander type bedrijf invult, moet de persoon de naam van de rechtspersoon op regel 1 zetten.
Lijn 2 is waar mensen hun bedrijfsnaam zetten als ze die hebben. Een partnerschap of LLC met één lid zou hier bijvoorbeeld de naam 'zakendoen als' plaatsen.
Lijn 3
Personen die de W-9 invullen, moeten een vakje aanvinken dat aangeeft welk type bedrijf ze hebben. De opties omvatten:
- Individuele, eenmanszaak of eenmanszaak LLC
- Vennootschap
- C corporatie
- S bedrijf
- Vertrouwen of landgoed
- Naamloze vennootschap
Het type bedrijfsentiteit moet overeenkomen met hoe individuen hun bedrijf hebben georganiseerd. Eenmanszaken zijn bijvoorbeeld personen die geen statuten hebben ingediend en die hun SSN als hun TIN gebruiken. Een vennootschap met beperkte aansprakelijkheid bestaat meestal uit meerdere leden. Als het bedrijf zonder rechtspersoonlijkheid is maar meer dan één persoon eigendomsaandelen heeft, is het waarschijnlijk een partnerschap.
Je zou kunnen aannemen dat de mensen die je inhuurt als onafhankelijke contractanten allemaal eenmanszaken zullen zijn. Maar sommigen van hen hebben mogelijk LLC's met één lid opgericht of gevormd.
Lijn 4
Sommige begunstigden zijn vrijgesteld van back-upinhouding. Als dat het geval is, moeten ze de vrijstellingscode online zetten 4. Particulieren en eenmanszaken zijn meestal niet vrijgesteld van back-upinhouding en mogen geen codes in deze sectie plaatsen.
Lijn 5 en 6
lijnen 5 en 6 zijn waar individuen hun postadres zouden invoeren voor alle informatie die het bedrijf hen zou sturen. Lijn 5 is voor het adres, terwijl Line 6 is voor de stad, staat en postcode. Individuen kunnen ook een W-9 indienen nadat ze een adreswijziging hebben ondergaan. In dat geval moeten ze "nieuw" boven de regel schrijven 5 om de wijziging aan het bedrijf aan te geven.
Lijn 7
Lijn 7 is optioneel en biedt een plaats om rekeningnummers te vermelden die aan de belastingbetaler zijn gekoppeld.
Deel I
Deel I is waar personen die de W-9 invullen hun TIN invoeren. Het te gebruiken nummer hangt af van wie het formulier invult. Eenmanszaken kunnen hun SSN's of hun EIN gebruiken als ze die hebben. Andere soorten entiteiten moeten hun EIN gebruiken.
Sommige mensen hebben misschien geen SSN of EIN. Inwonende vreemdelingen komen bijvoorbeeld mogelijk niet in aanmerking voor een BSN. Als dat het geval is, moeten individuen hun individuele belastingidentificatienummer (ITIN) van de IRS verstrekken.
Het kan zijn dat personen die een W-9 invullen nog geen TIN hebben. Afhankelijk van hun staatsburgerschap of entiteitsstatus kunnen ze een FIN aanvragen en 'aangevraagd' schrijven in deel I van de W-9. Ze zullen onderworpen zijn aan back-up inhouding totdat ze hun TIN hebben ontvangen en een bijgewerkte W-9 aan de betaler hebben ingediend.
Deel II
Het tweede deel van het formulier biedt een plaats voor personen om te ondertekenen om te verifiëren dat de informatie op de W-9 waar is; dat ze niet onderworpen zijn aan back-upinhouding; en dat ze een Amerikaans staatsburger, een ingezetene van een vreemdeling of een entiteit zijn die is georganiseerd om zaken te doen in de VS. De handtekening in deel II bevestigt ook dat het verstrekte FIN de juiste is.
Verschil tussen W-9 en W-4 belastingformulieren
Het belangrijkste verschil tussen een W-9-belastingformulier en een W-4-belastingformulier is voor wie ze zijn. Een W-9-belastingformulier wordt gebruikt voor onafhankelijke contractanten of bedrijven, mensen of entiteiten die door een bedrijf worden betaald, maar geen werknemers van dat bedrijf zijn. Medewerkers van een bedrijf gebruiken een W-4-formulier. Mensen vullen een W-4 in wanneer ze voor het eerst worden aangenomen en kunnen een bijgewerkt formulier invullen als hun situatie en inhoudingsbehoeften veranderen.
Wanneer individuen een W-4 invullen, vertellen ze een bedrijf hoeveel ze van hun salaris moeten inhouden. Een werknemer met twee banen kan bijvoorbeeld vragen dat een bedrijf meer inhoudt, terwijl een persoon met veel inhoudingen een bedrijf kan vragen om minder in te houden.
Aangezien onafhankelijke contractanten geen werknemers zijn en een bedrijf geen belastingen voor hen inhoudt, is er geen reden voor hen om een W-4 in te vullen. Een bedrijf haalt alle informatie over werknemers die het nodig heeft uit de W-4, zodat het hen niet hoeft te vragen om ook een W-9 in te vullen.
Hoe zijn W-9 en 1099 vormen anders?
Wanneer uw bedrijf onafhankelijke contractanten inhuurt, zowel Formulier W-9 als Form 1099 waarschijnlijk op een gegeven moment betrokken zullen zijn. Het verschil tussen de twee is de oorsprong van het formulier. Een aannemer vult een W-9 in en dient deze in bij uw bedrijf. Uw bedrijf bewaart het en gebruikt de informatie erop wanneer u Formulier invult 1099.
Aan het einde van het belastingjaar is uw bedrijf verantwoordelijk voor het verstrekken van formulier 1099-NEC aan contractanten als u hen ten minste $ 600 heeft betaald. Dus terwijl een W-9 van een aannemer naar jou komt, Form 1099 gaat van uw bedrijf naar de aannemer.
Een ander opmerkelijk verschil tussen de formulieren is de betrokkenheid van de IRS. De IRS krijgt geen kopie van een W-9. De gegevens op het formulier zijn bedoeld voor uw bedrijf. De IRS heeft al de details over belastingbetalers, dus het heeft geen ander formulier nodig. Het wil wel kopieën van elk formulier krijgen 1099 u geeft echter aan aannemers. Het bureau gebruikt de informatie op Form 1099 om ervoor te zorgen dat aannemers of entiteiten alle inkomsten rapporteren die ze tijdens een bepaald belastingjaar hebben verdiend.
Vanaf belastingjaar 2020, moeten bedrijven die onafhankelijke contractanten meer dan US $ 600 per jaar betalen, formulier 1099-NEC indienen en de contractanten een kopie van dat formulier geven. Voordat 2020, gaven bedrijven aannemers aan het einde van het belastingjaar een kopie van formulier 1099-MISC.
Is er een deadline voor het verzamelen van een W-9-formulier?
Aangezien de IRS geen formulier W-9 verzamelt en het voor uw bedrijf meer een manier is om efficiënt en nauwkeurig informatie over belastingbetalers te verzamelen, is er geen echte deadline voor het verzamelen. U vindt het misschien het gemakkelijkst om aannemers het formulier bij u te laten indienen wanneer ze een contract ondertekenen voordat ze aan een project gaan werken. Op die manier zal de vorm niet verloren gaan in de mix of vergeten worden.
Hoewel er geen deadline is voor een W-9, is er wel een deadline voor Form 1099. Uw bedrijf moet uiterlijk eind januari volgend op het belastingjaar formulier 1099-NEC naar aannemers sturen. Om die reden wilt u misschien dat aannemers hun W-9 voor het einde van het jaar naar u opsturen, zodat u voldoende tijd heeft om formulier 1099-NEC voor de IRS voor te bereiden.
Oplossingen om de wereldwijde salarisadministratie conform te beheren
Regels en voorschriften voor salarisadministratie, inclusief regels over wie in aanmerking komt als werknemer en wie een onafhankelijke contractant is, verschillen van land tot land. Als uw bedrijf van plan is om wereldwijd te groeien en wereldwijd aannemers of werknemers wil aannemen, moet u ervoor zorgen dat uw salarisadministratie voldoet aan de voorschriften van de landen waarin u werkt. Globalization Partners kan u helpen. Ons wereldwijde werkgelegenheidsplatform stroomlijnt internationaal loonbeheer en zorgt voor naleving in 187 landen. Vraag een voorstel aan vandaag voor meer informatie.
–
DEZE INFORMATIE IS UITSLUITEND VOOR INFORMATIEDOELEINDEN EN VORMT GEEN WETTELIJK OF BELASTINGADVIES. U moet altijd advies vragen en vertrouwen op uw eigen juridische en/of belastingadviseur(s). Globalization Partners geeft geen juridisch of fiscaal advies en de informatie is niet afgestemd op de specifieke situaties van uw bedrijf of uw personeelsbestand. Globalization Partners geeft geen verklaringen of garanties met betrekking tot de nauwkeurigheid, volledigheid of actualiteit van deze informatie. Globalization Partners is niet aansprakelijk die voortvloeit uit of verband houdt met de informatie, met inbegrip van verlies veroorzaakt door het gebruik van of het vertrouwen op de informatie.
