Leestijd: 8 minuten
Bij G-P worden bedrijven geholpen door ons toonaangevende Global Employment Platform™ (Wereldwijd werkgelegenheidsplatform) om snel, dat wil zeggen binnen dagen in plaats van maanden, hoogopgeleide wereldwijde teams op te bouwen, zodat zij hun volledige potentieel kunnen ontsluiten. Maar hoe werkt het hele personeelsbestand het beste samen? Hier bespreken we de kansen – en uitdagingen – bij het verwezenlijken van het type wereldwijde groei en succes dat we allemaal kunnen delen.
G-P. Global Made Possible.
Fulltime equivalent, of FTE, is een in de VS gevestigd metrisch bedrijf dat gebruikt om te tellen hoeveel uren alle werknemers - inclusief fulltime, parttime, flexibele, tijdelijke en indien nodig werknemers - hebben gewerkt. Afhankelijk van de context kan FTE ook worden aangeduid als voltijdequivalent (WTE) of werkjaarequivalent (WYE).
Het kennen van het aantal FTE's van uw bedrijf is van cruciaal belang voor strategische planning, nauwkeurige budgettering en het aanvragen van belastingverminderingen.
Wat is een fte?
Het is onwaarschijnlijk dat u alleen fulltime werknemers in uw bedrijf heeft - u krijgt waarschijnlijk hulp van parttime werknemers of tijdelijke werknemers. Met de fulltime equivalentiemeting berekent u de uren die medewerkers werken ten opzichte van een fulltime werkdruk.
Nadat u uw werknemers-fte heeft berekend, kunt u zien hoeveel parttime werknemers er nodig zijn om dezelfde werklast te voltooien als een fulltime werknemer.
Je kunt FTE in verschillende fasen inzetten, zoals:
- Gebudgetteerde fte: In uw FTE-budget staat hoeveel uur uw bedrijf moet werken binnen een bepaald tijdsbestek, bijvoorbeeld per maand of per kwartaal.
- Doel fte:Uw beoogde FTE is de ideale FTE van uw bedrijf die nodig is om te voldoen aan de jaarlijkse budget- en projectdoelen, en het is goed voor alle benodigde middelen.
- Financiële fte:Uw financiële fte is het werkelijke aantal fte dat uw bedrijf nodig heeft om een project te voltooien of het totale aantal fte voor werknemers in een bepaald tijdsbestek, inclusief betaald overwerk. U gebruikt deze informatie om de doelstelling en het budget van volgend jaar of volgend kwartaal bij te stellen.
Bedrijfsmanagers, afdelingshoofden en zelfs beheerders in academische instellingen vertrouwen op het FTE-systeem om de werkelijke werklast te bepalen - en gebruiken die informatie voor een betere financiële planning, jaarlijkse voorbereiding, resourcebeheer en planning.
Wie wordt beschouwd als een fte-medewerker?
FTE-gebruik 1,0 om een volledige dag werk te betekenen, terwijl 0,5 zou de helft van dat bedrag of minder dan een volledige dag werk betekenen. Niet elke voltijdse werknemer is een fte-werknemer, aangezien de fte-status alleen werknemers omvat die uren bijdragen aan een 1,0 of 0,5 FTE meting.
Een hele FTE-eenheid is: 1,0, die kan bestaan uit één persoon of meerdere medewerkers. Laten we zeggen dat een fulltime meting voor uw bedrijf is 40 uur per werkweek. Een enkele fulltime werknemer kan alles vervullen 100 procent van deze eenheid, of acht werknemers die vijf uur per week werken, zou kunnen. Hetzelfde geldt voor een 0,5 eenheid — het kan bestaan uit één parttime werknemer die werkt voor 20 uur of vier werknemers die vijf uur werken.
FTE is meestal alleen van toepassing op degenen die werken120 dagen of meer voor uw bedrijf, inclusief tijdelijke of ingehuurde werknemers. Dit omvat niet:
- Seizoensarbeiders die minder werken dan 120 dagen, zoals werknemers die een belastingkantoor zou kunnen inhuren tijdens het belastingseizoen of een winkel zou kunnen inhuren tijdens de vakantie
- Uren waarop de bedrijfseigenaar werkt, vooral in kleine bedrijfscontexten
- Alle uren die de gezinsleden van een kleine bedrijfseigenaar werken, inclusief schoonouders
U vindt FTE-banen in verschillende sectoren, zoals overheids-, financiële, non-profit- en academische organisaties.
Hoe zit het met onafhankelijke contractanten?
Onafhankelijke contractanten zijn niet hetzelfde als werknemers, en de Amerikaanse overheid heeft strikte normen om het aantal bedrijven dat contractanten misbruikt als arbeiders te verminderen zonder de juiste belastingen en voordelen te betalen.
Enkele manieren om het verschil te bepalen zijn:
- Betaling: Bedenk hoe u de arbeiders betaalt - per uur? Per project? Staan ze op de loonlijst? U hoeft niet te betalen voor uitkeringen voor onafhankelijke contractanten, werknemerscompensatie of betaald verlof, hoewel u bepaalde hulpmiddelen of prikkels kunt bieden om het beste talent te verleiden. Werknemers maken deel uit van uw loonlijst en u bent verantwoordelijk om hen alles te bieden wat ze nodig hebben om hun werk efficiënt te voltooien.
- Beheer: Hoeveel controle heeft uw bedrijf over werknemers, inclusief waar ze werken, de volgorde van de projecten die ze voltooien en de tools en methoden die ze gebruiken om taken uit te voeren? Het management heeft meer inspraak als het gaat om werknemers, aangezien zij regelmatig op de loonlijst staan en onderworpen zijn aan voordelen en toepasselijke belastingen. Zelfstandigen zijn zelfstandigen en hebben meer controle over hun werkweek.
- Het roosteren: Hoewel u het uren- en projectenschema kunt maken dat uw bedrijf nodig heeft om binnen een bepaalde tijdlijn te slagen, is het uiteindelijk aan onafhankelijke contractanten om te kiezen welke uren ze wel en niet beschikbaar zijn - zonder gevolgen. Hoewel u uw contract met een contractant zou kunnen beëindigen als de planning niet lukt — vooral als het onvermogen van contractanten om bepaalde uren te werken een schending is van uw contract met hen — kunt u niet op dezelfde manier disciplinaire maatregelen nemen als bij een medewerker.
Het verkeerd classificeren van werknemers als contractanten veroorzaakt onjuiste berekeningen die uw FTE-budget of nauwkeurigheid kunnen beïnvloeden. U kunt ook te maken krijgen met boetes van de overheid, waaronder vergoedingen en juridische schikkingen.
Hoe bereken je FTE voor parttime en fulltime medewerkers
Standaard FTE gaat ervan uit dat typische werknemers 40-urige werkweken, vijf dagen per week en acht uur per dag werken. Aangezien er zijn 52 weken per jaar komt dit neer op een gemiddelde voltijdse werknemer die de mogelijkheid heeft om in totaal 2.080 uur. Dit aantal houdt geen rekening met ziekteverlof, betaald verlof, seizoensbijstand of betaald overwerk. Het geeft u ook geen inzicht in hoe die cijfers worden verdeeld over afdelingen en individuen. Sommige bedrijfstakken hebben mogelijk meer uren in hun gemiddelde jaar.
Volg deze stappen bij het berekenen van voltijdequivalenten:
- Maak een lijst van elke werknemer en hoeveel uren ze in het jaar hebben gewerkt. Maak aparte lijsten voor fulltime en niet-fulltime medewerkers om latere berekeningen te vereenvoudigen. Neem geen aannemers mee.
- Bepaal de definitie van uw bedrijf van fulltime uren - is het een 40-urige werkweek? 35 uur?
- Trek alle goedgekeurde verlofuren af van het totaal aantal gewerkte uren van elke werknemer.
- Vind het totaal aantal uren voor zowel uw fulltime lijst als uw parttime lijst.
Zodra u deze gegevens heeft, kunt u bepalen hoeveel parttime medewerkers in fte gelijk zijn aan een fulltime medewerker.
Om een totaal te krijgen, deelt u het totaal aantal gewerkte voltijduren door gewerkte deeltijduren. Als uw fulltime medewerkers bijvoorbeeld werken 40 uur per week en deeltijdwerkers gemiddeld 20 uur per week, verdelen 40 door 20 en je krijgt 2, wat betekent dat twee deeltijdwerkers gelijk zijn aan één voltijdse werknemer. Met andere woorden, één deeltijdse werknemer is gelijk aan 0,5, of de helft, van een voltijdse werknemer voor gewerkte uren.
U kunt deze formule wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks herhalen voor meer specifieke inzichten.
FTE versus personeelsbestand versus uren - is er een verschil?
Er zijn verschillen tussen FTE, personeelsbestand en gewerkte uren.
Het personeelsbestand is het totale aantal werknemers dat in uw bedrijf werkt, inclusief parttime en fulltime werknemers. Ze worden niet gemeten in breuken of percentages — één werknemer is gelijk aan één werknemer, ongeacht hoeveel uren die werknemer het hele jaar door heeft gewerkt. Het berekenen van het personeelsbestand is goed voor het maken van organisatiestrategieën en het stellen van doelen, maar het geeft u geen specifiek inzicht zoals FTE dat doet voor gegevens zoals afdelingsarbeid.
Gewerkte uren zijn precies zoals ze klinken: hoeveel uren een werknemer heeft gewerkt. U moet inzicht hebben in de gewerkte uren voor financiële processen, zoals facturering en budgettering. Het geeft geen inzicht voor planning zoals het aantal medewerkers dat wel doet.
In plaats van te discussiëren over de vraag of personeelsbezetting, gewerkte uren of FTE meer of minder effectief zijn, beschouw ze als drie integrale componenten van een succesvol bedrijf. U gebruikt alle informatie uit elke categorie om strategische plannen te maken en te orkestreren met een duidelijker inzicht in uw dagelijkse activiteiten.
Waarom is FTE belangrijk voor uw bedrijf?
FTE is een vaste eenheid, maar je kunt het op verschillende manieren toepassen, waaronder:
- Het roosteren:FTE helpt planningsteams om onder- of overbezetting te voorkomen tijdens periodes van tragere of hogere productie of speciale projecten.
- Verplichte voordelen: Het kennen van uw FTE is van cruciaal belang om te bepalen of uw bedrijf verantwoordelijk is voor het aanbieden van verplichte voordelen aan voltijdse werknemers, zoals een betaalbare en minimale collectieve ziektekostenverzekering, die vereist is voor werkgevers met 50 of meer medewerkersonder de Affordable Care Act (ACA). U hoeft deze verzekering niet aan te bieden aan deeltijdwerkers 30 uur of minder per week.
- Belastingverminderingen: Kleine bedrijven moeten hun fte weten om te zien of ze in aanmerking komen voor de Small Business Tax Credit, die kleine bedrijven helpt met: 25 of minder werknemers — de eigenaar of hun gezinsleden niet meegerekend — compenseerden de kosten van de verplichte ziektekostenverzekering. Voer uw gegevens in een online geschiktheidscalculator om te kijken of dit voor u van toepassing is.
- Personeelsinzichten: Door te berekenen hoeveel deeltijdwerkers gelijk zijn aan een enkele voltijdwerker, kunt u de individuele werknemersstatussen nader bekijken en bepalen hoe effectief uw deeltijdwerknemers zijn door hoe goed ze dezelfde tijd en middelen gebruiken. Deze informatie maakt het gemakkelijker om te beslissen wie een deeltijdse werknemer moet zijn en wie een goede aanwinst is voor een voltijdse tewerkstelling. Het kan u ook helpen beslissen wie u moet beëindigen als de productiviteit daalt.
- Geschiktheid voor federaal programma: Veel federale programma's, waaronder het Paycheck Protection Program, vereisen FTE om te bepalen of ze in aanmerking komen.
- Projecttijdlijnen: Gebruik FTE-berekeningen om afdelings-, organisatorische en managementbeslissingen te nemen bij het herstructureren of het aannemen van nieuwe taken of om te bepalen hoeveel medewerkers u nodig heeft om specifieke projecten te voltooien.
Wat is een toepasselijke grote werkgever (ALE)?
De ACA vereist wettelijk dat werkgevers, individuen en de overheid elk helpen bij het aanbieden van verzekeringen aan zoveel mogelijk mensen. Bedrijven met 50 of meer fte-uren gewerkt — ongeacht het werkelijke personeelsbestand — wettelijk te classificeren als een toepasselijke grote werkgever (ALE).
Alle ALE's zijn verantwoordelijk voor het aanbieden van collectieve ziektekostenverzekeringen, tenzij ze voldoen aan bepaalde specifieke voorwaarden en case-by-case scenario's. ALE's zijn onderworpen aan sancties en boetes als ze dit niet doen.
Volgens de ACA-definitie van ALE werken voltijdse werknemers minstens 30 uren per week gemiddeld, meestal berekend op basis van de FTE-informatie van het voorgaande jaar. Bedrijven in hun eerste jaar kunnen schattingen maken op basis van redelijke verwachtingen. ALE's moeten een verzekering aanbieden aan elke voltijdse werknemer die werkt tenminste 130 uur per kalendermaand.
Wat zijn bepalingen over gedeelde verantwoordelijkheid van werkgevers?
ALE's moeten alle voltijdse werknemers en hun in aanmerking komende personen ten laste een betaalbare ziektekostenverzekering bieden. Anders moet het bedrijf een werkgever met gedeelde verantwoordelijkheid betalen aan de IRS als een of meer voltijdse werknemers een premiebelastingvermindering ontvangen voor het elders kopen van hun individuele dekking, zoals via Marketplace.
Deze bepaling verplicht werkgevers ook om werknemers 1095-C's te geven voor belastingdoeleinden en om te bepalen of de ALE verdere betalingen of boetes verschuldigd is. Gebruiken online schattertools om te onderzoeken voor welke boetes of betalingen u aansprakelijk kunt worden gesteld.
Welke sancties gelden er voor bedrijven die het mandaat niet nakomen?
Het niet voldoen aan het bovenstaande mandaat kan leiden tot boetes, inclusief:
- De "pay or play" -boete voor non-profitorganisaties en organisaties met winstoogmerk, die de IRS bepaalt op basis van de 1095-C- en 1094-C-formulieren van de werkgever en de individuele belastingaangiften van de werknemers.
- Voldoet u een jaar lang niet aan het mandaat maar heeft u wel aan andere eisen voldaan, dan bent u een bedrag verschuldigd gelijk aan het aantal voltijdse medewerkers dat u in dat jaar in dienst had, minus maximaal 30 medewerkers. Vanaf 2021, dan vermenigvuldigt u dit bedrag met USD 2.700.
- Voldoet u een deel van het jaar niet aan bovenstaande machtiging, dan bent u een vergoeding verschuldigd voor elke maand dat u niet aan de eisen voldeed. Bepaal het betalingsbedrag door te nemen hoeveel werknemers u per maand in dienst had, minus maximaal 30 zoals voorheen, maar vermenigvuldig met hoeveel maanden uit 12 totaal en vermenigvuldig met USD 2.700.
Sancties en boetes snijden in uw bedrijfsresultaten en onderbreken uw dagelijkse activiteiten - en kunnen een permanente smet op de reputatie van uw bedrijf achterlaten. Conform werken is de beste optie voor alle betrokkenen.
Doen 1099 tellen werknemers of onafhankelijke contractanten mee voor ALE?
Onafhankelijke contractanten of 1099 arbeiders tellen niet mee voor ALE. U moet ook alle werknemers weglaten die buiten de VS werken, ingehuurde werknemers en werknemers die functies bekleden zoals directe verkoop of op commissie gebaseerde agentschappen.
Vereenvoudig wereldwijde voordelen en salarisadministratie met Globalization Partners
Het kennen en volgen van de FTE van uw bedrijf is de beste manier om te bepalen hoe parttime en fulltime medewerkers presteren, talent te distribueren, inzicht te krijgen in welke afdelingen meer middelen nodig hebben en nauwkeurige projecttijdlijnen te creëren.
Met zoveel ingewikkelde arbeidsvoorwaarden, is het van cruciaal belang dat u een duidelijk onderscheid maakt tussen elk type werknemer, vooral als u een groot wereldwijd team leidt. Het wereldwijde werkgelegenheidsplatform van Globalization Partners stroomlijnt de classificatie van werknemers en zorgt ervoor dat uw bedrijf compliant is op belangrijke gebieden zoals het genereren van arbeidscontacten en salarisadministratie.
Vraag vandaag nog een voorstel aan voor meer informatie over onze internationale salarisadministratie en hoe we u kunnen helpen uw wereldwijde team te beheren en te laten groeien.
