Globalization Partners biedt diensten als Employer of Record voor klanten die werknemers willen inhuren en salarisadministratie willen uitvoeren zonder eerst een nevenvestiging of dochteronderneming in Polen te vestigen. Uw kandidaat wordt ingehuurd via de professionele arbeidsorganisatie van Globalization Partners in Polen in overeenstemming met het plaatselijk arbeidsrecht en kan binnen enkele dagen in dienst treden in plaats van de maanden die er gewoonlijk voor nodig zijn. De kandidaat wordt aan uw team toegewezen en werkt in naam van uw bedrijf precies alsof hij of zij uw werknemer is om aan de vereisten van uw land te voldoen.

Onze allesomvattende oplossing en de service van wereldwijde professionele arbeidsorganisatie stelt klanten in staat om in Polen een salarisadministratie bij te houden en verantwoordelijkheden met betrekking tot HR-diensten, belastingen en nalevingsbeheer aan een ander over te dragen. Als wereldwijd actieve professionele arbeidsorganisatie bezitten wij de expertise en de optimale werkwijzen die nodig zijn om arbeidsovereenkomsten, wettelijk verplichte of in een bepaalde markt gangbare secundaire arbeidsvoorwaarden en personeelsuitgaven alsook, indien nodig, ontslagvergoedingen en ontslagen goed voor u te kunnen beheren. Wij houden u ook op de hoogte van wijzigingen in het lokale arbeidsrecht in Polen.

Uw nieuwe werknemer is sneller productief, heeft een betere inhuurervaring en is 100% toegewijd aan uw team. U hebt gemoedsrust in de wetenschap dat u een team van toegewijde tewerkstellingsexperts hebt dat u bij elke aanwerving bijstaat. Globalization Partners stelt u in staat om het talent van de slimste mensen in meer dan 185 landen over de hele wereld in te zetten, snel en pijnloos.

Inhoud

Inhuren in Polen

Het inhuur- en inwerkproces in Polen is niet anders dan in de rest van de Europese Unie, met een handvol belangrijke uitzonderingen - of nuances. Polen is sinds 2004 een EU-lidstaat, maar het maakt nog geen deel uit van de Monetaire Unie van de EU. Daarom is de Poolse munt nog steeds de Poolse zloty (PLN).

Bij het onderhandelen over de voorwaarden van een arbeidsovereenkomst met een werknemer in Polen, kan het nuttig zijn om het volgende in gedachten te houden:

Arbeidsovereenkomsten in Polen

Arbeidsovereenkomsten moeten uiterlijk 7 dagen voor aanvang van de werkzaamheden worden ondertekend en geregistreerd bij het Bureau voor Sociale Zekerheid. Naast de ondertekende arbeidsovereenkomst is een reeks specifieke verklaringen en formulieren vereist voor registratie bij de autoriteiten. De overeenkomsten moeten in het Pools of het Engels zijn opgesteld en ten minste de onderstaande elementen bevatten:

Betrokken partijen bij de overeenkomst (d.w.z. een werkgever en een werknemer)
Duur van de overeenkomst (zie hieronder voor soorten overeenkomsten)
Datum van uitvoering (d.w.z. wanneer het werd ondertekend)
Arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden:

Soort werk (d.w.z. uit te voeren taken)
Plaats van tewerkstelling (d.w.z. kantoor op het werk of thuiskantoor)
Gegevens over beloning (inclusief variabele vergoeding/bonus - behandeld als extra salaris en belastbaar zoals basissalaris)
Aard van het dienstverband (of het werk voltijds of deeltijds wordt verricht)
Datum van aanvang (d.w.z. begindatum)

Soorten contracten (duur van het dienstverband)

Er zijn 3 mogelijke soorten arbeidsovereenkomsten met betrekking tot de duur van de overeenkomst:

Kortlopend (‘Overeenkomst op proef’), die volledig kan bestaan uit een proeftijd (tot 3 maanden)
Bepaalde tijd voor maximaal 33 maanden (tot 3 keer te verlengen)
Onbepaalde tijd (‘open eind’)

(zowel de overeenkomsten van bepaalde tijd als die van onbepaalde tijd kunnen ook een proeftijd bevatten)

Bovendien moet een werkgever de werknemer schriftelijk en binnen 7 dagen na de datum van uitvoering van de overeenkomst in kennis stellen van de volgende bijzonderheden (indien deze niet reeds in de overeenkomst staan):

werkuren;
frequentie van betaling;
rechten op jaarlijks verlof;
opzegtermijn voor ontslag;

Werkuren in Polen

De normale werkuren bedragen 8 uur per dag en 40 uur per week. Alles wat de overeengekomen werkuren overschrijdt, wordt beschouwd als ‘overwerk’ en moet door de werkgever worden goedgekeurd. De arbeidswetgeving bepaalt dat overuren in een jaar niet meer dan 150 uur mogen bedragen. Overwerk wordt gecompenseerd op basis van een vergoedingsregeling (50-100% van het brutoloon bovenop het normale loon, afhankelijk van wanneer het overwerk plaatsvond) of met extra verlofuren (1:1).

Feestdagen in Polen

Polen heeft 13 officiële feestdagen:

Nieuwjaarsdag
Driekoningen
Paaszondag
Paasmaandag
Dag van de Arbeid/1 mei
Dag van de Grondwet
Corpus Christi
Maria Tenhemelopneming
Allerheiligen
Onafhankelijkheidsdag
Eerste kerstdag
Tweede kerstdag

Vakantiedagen in Peru

Bovendien hebben werknemers recht op 20-26 dagen betaald verlof of vakantie (afhankelijk van ambtstermijn). Ambtstermijn wordt bepaald op basis van alle perioden van tewerkstelling en opleiding (niet alleen huidige werkgever). Werknemers met een ambtstermijn van minder dan 10 jaar hebben recht op 20 verlofdagen, terwijl werknemers met een ambtstermijn van 10 jaar of meer recht hebben op 26 dagen.

Ongebruikt verlof kan worden overgedragen naar het volgende kalenderjaar (er is een overdrachtsperiode van maximaal 3 jaar). Vier ziektedagen ‘op verzoek’ zijn in dit verlofrecht inbegrepen.

Ziekteverlof in Polen

Werknemers hebben ook recht op aanvullend ‘gecertificeerd’ betaald ziekteverlof voor langdurige ziekten wanneer dit door een arts wordt voorgeschreven (d.w.z. dat hiervoor een formele verklaring van een arts nodig is). In dit geval betaalt de werkgever maximaal 33 ziektedagen (alle extra dagen worden betaald door het Bureau voor Sociale Zekerheid).

Moederschaps-/vaderschapsverlof in Polen

In Polen worden zwangerschaps- en vaderschapsverlof betaald door het Bureau voor Sociale Zekerheid (ZUS):

De duur van het zwangerschaps- en bevallingsverlof is afhankelijk van het aantal kinderen dat bij één geboorte wordt geboren. De maximale duur is 37 weken in geval van geboorte van vijf of meer kinderen, terwijl de maximale duur in geval van geboorte van slechts één kind 20 weken is. Een werkneemster die na de geboorte ten minste 14 weken zwangerschaps- en bevallingsverlof heeft opgenomen, heeft het recht om af te zien van het resterende deel van het verlof. In dit geval moet het niet-opgenomen deel van het zwangerschaps- en bevallingsverlof worden gebruikt door een mannelijke werknemer die het kind opvoedt.

Een mannelijke werknemer heeft recht op 2 weken vaderschapsverlof dat moet worden opgenomen voordat het kind de leeftijd van 24 maanden bereikt. Dit verlof kan in één keer of in twee delen worden opgenomen (elk deel moet ten minste een week duren).

Een werknemer heeft na gebruikmaking van het zwangerschaps- en bevallingsverlof ook recht op ouderschapsverlof van 32 weken (bij geboorte van één kind) of 34 weken (bij geboorte van twee of meer kinderen). Beide ouders hebben recht op het ouderschapsverlof en zij kunnen het verlof tegelijkertijd opnemen. In dat geval mag de totale duur van het verlof de bovengenoemde duur (32 of 34 weken) niet overschrijden.

Een werknemer die ten minste 6 maanden in dienst is, heeft het recht om een onbetaald zorgverlof voor kinderen op te nemen dat niet langer mag duren dan 36 maanden. Het verlof wordt toegekend voordat het kind 6 jaar is.

Ontslag/ontslagvergoeding in Polen

Arbeidsovereenkomsten kunnen altijd zonder boete worden opgezegd met wederzijdse instemming van werkgever en werknemer.

Arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd zijn moeilijker te beëindigen, aangezien zij een motivering en rechtvaardiging voor ontslag vereisen (deze motiveringen kunnen door de werknemer bij het arbeidshof worden aangevochten, indien de werknemer het er niet mee eens is).
Voor kortlopende en voor bepaalde tijd gesloten overeenkomsten is alleen een deugdelijke opzegtermijn vereist (reden en motivering zijn niet vereist)
De opzegtermijnen zijn afhankelijk van de duur van het dienstverband (zie hieronder voor Opzegtermijnen)

Elk type overeenkomst kan worden beëindigd met inachtneming van een deugdelijke opzegtermijn:

Vereiste opzegtermijn voor kortlopende contracten (tot 3 maanden):

3 werkdagen als de proeftijd niet langer is dan 2 weken
1 week als de proeftijd langer is dan 2 weken
2 weken als de proeftijd 3 maanden is

Vereiste opzegtermijn voor {ut} arbeidsovereenkomsten voor bepaalde en onbepaalde tijd:

2 weken indien de werknemer minder dan 6 maanden in dienst is geweest
1 maand indien een werknemer ten minste 6 maanden in dienst is geweest
3 maanden indien een werknemer ten minste 3 jaar in dienst is geweest

Het is belangrijk op te merken dat de werkgever een contract alleen kan beëindigen door opzegging. Het betalen van een vergoeding in plaats van opzegging is niet toegestaan.

Opmerking

De werkgever mag de opzegtermijn van 3 maanden alleen inkorten (tot ten minste 1 maand) in geval van faillissement of liquidatie. In dat geval behoudt de werknemer nog steeds het recht op een vergoeding gelijk aan het loon over het resterende deel van de volledige opzegtermijn (‘tuinverlof’).

Bovendien is het belangrijk op te merken dat, in scenario's waarin een ontslag wordt aangevochten door de werknemer (dit gebeurt normaal gesproken alleen in het geval van een contract voor onbepaalde tijd), het arbeidshof de uitkomst bepaalt (mogelijk de opzegging nietig verklaren en opnieuw in dienst nemen, of aanvullende schikkingen toekennen).

Belastingen betalen in Polen

Werknemers moeten binnen 7 dagen voor de aanvang van het werk worden geregistreerd bij het Bureau voor Sociale Zekerheid. Het Poolse socialezekerheidsstelsel omvat het volgende:

pensioenverzekering
ziektekostenverzekering voor algemene ziekte
moederschaps-/vaderschapsverzekering
invaliditeitsverzekering
arbeidsongevallenverzekering
moederschaps-/vaderschapsverzekering
overlijdens-/begrafenisverzekering

De sociale bijdrage van de werkgever is 21% vergoeding. De sociale bijdragen ten laste van de werknemer bedragen in totaal ongeveer 13,71% van het maandelijkse brutoloon.

Bovendien is er een jaarlijks plafond voor de waarde van de pensioen- en invaliditeitsbijdragen (door de werkgever en de werknemer samen). In 2023, dit totaalbedrag is vastgesteld op 208050 PLN.

De werkgever moet een verplichte bijdrage betalen van 2,45% van het bruto maandloon van de werknemer aan het 'Arbeidsfonds' en een extra 0,1% aan de werknemer 'Garantiefonds'. Beide houden verband met werkloosheidsuitkeringen en zijn gescheiden van het stelsel van het Bureau voor Sociale Zekerheid.

Opmerking

Hoewel aanvullende (d.w.z. particuliere) ziektekostenverzekeringen niet verplicht zijn, zijn zij de laatste jaren steeds gebruikelijker geworden (vooral voor senior personeel in grotere steden). Als de werknemer om dergelijke voordelen verzoekt en de werkgever ervoor kiest deze te verstrekken, kan dit in 1 van de gevallen worden gefaciliteerd 2 manieren; door de aanvullende verzekering te combineren met het verstrekken van de (verplichte) preventieve medische keuring (zie hieronder voor Preventieve Medische Onderzoeken) op grond van een enkel contract met een bedrijfsgeneeskundig centrum naar keuze, of de werkgever kan de werknemer een toelage aanbieden voor een particuliere verzekering (250 – 500 PLN per maand wordt aanbevolen, afhankelijk van het medisch centrum).

Het is belangrijk om op te merken dat de aanvullende ziektekostenverzekering als inkomen wordt beschouwd en daarom onderworpen is aan de normale sociale bijdragen en belasting.

Preventief medisch onderzoek (VERPLICHT)

Alle werknemers moeten voorafgaand aan hun dienstverband een preventief medisch onderzoek ondergaan om te verzekeren dat zij gezond genoeg zijn om hun taken uit te voeren (de arts zal een verklaring afgeven). Dit onderzoek moet door de werkgever worden gefaciliteerd, d.w.z. betaald en besteld via een formele ‘verwijzingsprocedure’. Deze onderzoeken zijn afgestemd op een specifiek beroep en worden uitgevoerd door gediplomeerde artsen. De meest prominente van dergelijke medische centra zijn: 1) Medicover, 2) Lux Med en 3) Enel-Med. Gediplomeerde bedrijfsartsen in standaard medische centra in het hele land kunnen dit onderzoek echter ook uitvoeren. Als de werkgever van plan is een groter aantal werknemers (>10) in dienst te nemen, verdient het aanbeveling dat de werkgever een contract sluit met een van deze bedrijfsgeneeskundige centra (vaak een kosteneffectievere en efficiëntere aanpak). Hoewel sommige medische centra om een contract met de werkgever zullen vragen, is dit over het algemeen geen vereiste.

De kosten van een preventief medisch onderzoek liggen tussen 120-500 PLN (per werknemer), en hangt af van de gevraagde tests (hoeveel) en hoeveel specialisten erbij betrokken zijn (bijv. een oogspecialist voor een werknemer die met een computer werkt).

Opleiding veiligheid en gezondheid op het werk (VERPLICHT)

Alle werknemers zijn ook verplicht om een opleiding veiligheid en gezondheid op het werk te volgen voorafgaand aan hun dienstverband, om ervoor te zorgen dat 1) ze op de hoogte zijn van de algemene wetten en richtlijnen op het gebied van veiligheid op het werk en 2) ze bedrijfs- en werkspecifieke veiligheidsinstructies krijgen (d.w.z. gezondheidsomstandigheden op het werk, risico's en veiligheidsvereisten). Het algemene opleidingsprogramma ‘veiligheid op het werk’ bestaat uit 2 componenten, die gewoonlijk worden aangeduid als ‘algemene opleiding’ en ‘toolbox talk:’

De ‘algemene opleiding’ moet worden gegeven door een gespecialiseerd bedrijf dat gecertificeerd is in de fundamentele bepalingen van gezondheid en veiligheid op het werk als onderdeel van de bredere Poolse arbeidswetgeving.
Het onderdeel ‘Toolbox talk’ kan worden uitgevoerd door een geautoriseerde (interne) vertegenwoordiger van het bedrijf die een grondige kennis heeft van het werk en wat nodig is om het veilig uit te voeren; de algemene omgeving, de gezondheidsrisico's ervan en de hulpmiddelen die nodig zijn om ze tot een minimum te beperken

De geschatte kosten van een compleet opleidingsprogramma voor veiligheid op het werk liggen tussen 90-120 PLN (per persoon) en er is geen contract nodig met het bedrijf dat de opleiding verzorgt.

Het is belangrijk om op te merken dat alle werknemers schriftelijk moeten bevestigen dat zij bekend zijn met de beginselen en bepalingen inzake gezondheid en veiligheid op het werk.

Waarom Globalization Partners?

De oprichting van een nevenvestiging of dochteronderneming in Polen om een klein team in dienst te nemen is tijdrovend, duur en ingewikkeld. De Poolse arbeidswetgeving kent een sterke bescherming van werknemers en vereist veel aandacht voor detail en een goed begrip van de lokale best practices. Globalization Partners maakt het pijnloos en gemakkelijk om uit te breiden naar Polen. Wij kunnen u helpen de kandidaat van uw keuze in te huren, de human resources-kwesties en de salarisadministratie te regelen en ervoor te zorgen dat u de lokale wetgeving naleeft, zonder een buitenlandse nevenvestiging of dochteronderneming op te hoeven richten. Onze Professionele arbeidsorganisatie en Global Employer of Record-oplossing voor Polen biedt u gemoedsrust, zodat u zich kunt concentreren op het runnen van uw bedrijf.

Als u wilt bespreken hoe Globalization Partners kan zorgen voor een naadloze oplossing voor het leasen van werknemers of een Professionele arbeidsorganisatie voor het inhuren van werknemers in Polen, neem dan contact met ons op.

Globalpedia

Polen

Polen – Employer of Record