Em qualquer empresa, a comunicação eficaz entre os membros da equipe é fundamental para otimizar o desempenho dos negócios e alcançar as metas organizacionais. Independentemente das tarefas e posição do funcionário na escada corporativa, quase todos encontrarão obstáculos que exigem um esforço de equipe e comunicação interdepartamental.
Até o surto de Covid-19 em 2020, as conversas poderiam facilmente ocorrer caminhando até a mesa de um colega; no entanto, o trabalho remoto apagou completamente essa possibilidade. Agora, a maioria das discussões precisa ser agendada, o que muitas vezes pode causar lentidão e desencadear um efeito dominó de prazos perdidos e altas taxas de rotatividade.
Depois de dois anos, agora está claro que os acordos de trabalho não voltarão à configuração tradicional presencial em breve. Com muitas empresas testando modelos de trabalho híbridos e acordos flexíveis, é de extrema importância que empregadores e líderes de empresas afiem sua inteligência e descubram maneiras eficazes de reunir os membros da equipe, apesar das limitações impostas pela distância.
Aqui estão algumas estratégias criativas para promover a comunicação na era do trabalho remoto:
1. Use um tablet para reuniões virtuais
Em um escritório tradicional, as reuniões são uma ocorrência comum. Em teoria, eles são um espaço para os funcionários reunirem e compartilharem percepções sobre tarefas diárias e projetos pendentes. Quando as empresas mudaram para o modo remoto em primeiro lugar, muitos gerentes simplesmente substituíram essas reuniões por chamadas de vídeo em grupo. Infelizmente, as ferramentas de videoconferência não são uma solução completa. Um gerente deve garantir que essas trocas ocorram regularmente e que os membros centrais da equipe estejam sempre envolvidos. Se a equipe for grande ou os funcionários estiverem espalhados entre diferentes fusos horários, uma solução prática é dividir os grupos com base nos projetos em que estão envolvidos.
É de extrema importância que a voz de cada funcionário seja ouvida — dê espaço na agenda para que os membros da equipe forneçam atualizações sobre seus desenvolvimentos de trabalho e progresso esperado para a próxima semana. Muitas empresas estão incorporando novas ferramentas a essas reuniões, como um tablet, permitindo que os trabalhadores remotos ilustrem instantaneamente ideias de forma visual e colaborativa.
Idealmente, alguns minutos no final da reunião devem ser alocados para uma sessão de perguntas e respostas — uma discussão aberta onde vários projetos são discutidos e todas as dúvidas podem ser esclarecidas.
2. Definir metas claras
Ter uma ideia clara da função de cada funcionário é imperativo para que os gerentes possam coordenar as equipes de forma eficaz. Mapear metas definidas ajudará os funcionários a se sentirem capacitados e valorizados, lembrando-os de que fazem parte de um coletivo, um sentimento que muitas vezes é perdido em um ambiente de trabalho remoto
Outro recurso importante para equipes globais são as ferramentas de gestão de projetos, que reúnem os diferentes líderes de projeto, juntamente com uma visão geral das principais metas, prazos e indicadores-chave de desempenho (KPIs), permitindo que os gerentes acompanhem o ciclo de vida do projeto. Quando os membros da equipe têm acesso a essas informações, isso ajuda a resolver problemas específicos de comunicação e dissipar todas as incertezas em tempo hábil, evitando atrasos.
Esse método se torna ainda mais eficaz em um regime de trabalho em casa. A nova tecnologia nos permite colaborar e alcançar metas que nunca imaginamos serem possíveis. Por exemplo, se um grupo de funcionários remotos quiser avaliar uma campanha de marketing, é essencial confiar em ferramentas de gestão de projetos, como asana, monday ou trello. Ferramentas modernas podem nos ajudar a rastrear, manter e executar metas claramente definidas, o que é importante agora, mais do que nunca, para equipes remotas.
3. Trabalhar com arquivos compartilhados para controle de documentos
Cada projeto tem um líder e, na maioria das vezes, vários colaboradores, que precisam ter uma ideia clara de como o trabalho está procedendo em todas as frentes para garantir o sucesso do projeto. Em um ambiente remoto com equipes dispersas, o controle de documentos é mais crítico do que nunca.
Enviar arquivos por e-mail e esperar que todos concluam sua parte no produto provavelmente causará interrupções no fluxo de trabalho. Isso também impede que os funcionários façam modificações em tempo real em seu trabalho e incorporem feedback. Se sua empresa lida com informações confidenciais, documentos confidenciais podem ser armazenados com segurança em uma nuvem protegida.
Os gerentes devem considerar adotar novos avanços em tecnologia e automação trabalhando com arquivos compartilhados para simplificar a comunicação entre as equipes.
4. Confie em ferramentas de comunicação instantânea
Quando você envia um e-mail, não há como garantir que o destinatário o abrirá, muito menos responderá a ele. Quando se trata de assuntos urgentes ou urgentes, o e-mail não é um meio eficaz. Muitas vezes, tudo o que precisamos é de uma resposta rápida “sim ou não”, então a solução ideal para contornar a parede impenetrável da caixa de entrada é usar ferramentas de comunicação instantânea, como aplicativos de mensagens da empresa.
Ferramentas atuais como Slack, Clubhouse e Discord oferecem benefícios de comunicação que superam de longe os recursos de um e-mail. Por exemplo, funcionários que aproveitam o aplicativo Slack podem enviar mensagens instantâneas, compartilhar documentos, bem como integrar soluções de CRM e gestão de projetos.
Para obter mais informações sobre este tópico, confira: Síncrono vs. Assíncrono: Dominando a comunicação no local de trabalho remoto
5. Valorizar a importância das conversas sobre águas frias
A “comunicação” pode ter vários significados e não precisa necessariamente estar relacionada ao trabalho para ser construtiva e aumentar a produtividade. Houve várias mudanças e desenvolvimentos no comportamento dos funcionários durante a pandemia. Um estudo recente detectou que os funcionários que fizeram a transição do escritório para o remoto sofreram altos níveis de má qualidade do sono, ansiedade e depressão após um ano de trabalho em casa.
Esses efeitos derivam principalmente da sensação de alienação social causada quando o trabalho e a casa são o mesmo lugar. Além das repercussões na saúde mental, essa dinâmica também pode causar uma diminuição no senso de pertencimento do funcionário e prejudicar o moral geral da equipe.
Embora ser colega de trabalho não signifique necessariamente ser amigo, é inegável que conversas informais no local de trabalho ajudem os colegas a se relacionarem e enfrentarem o dia com uma atitude positiva. Assim, sugerimos dar aos funcionários espaço para se expressarem em nível pessoal e social, agendando pequenos intervalos virtuais para café.
Esse tempo deve ser focado em conversas informais sobre a vida cotidiana e não em projetos pendentes ou nas últimas maneiras de melhorar o marketing de vídeo. Tente evitar tópicos relacionados ao trabalho e tente ajudar os funcionários a obter o impulso de energia que normalmente se origina das interações sociais.
6. Adaptar soluções a diferentes personalidades
Devido à popularidade das chamadas de vídeo em grupo, os 1-1 encontros diminuíram e são raros em um ambiente de trabalho remoto. As personalidades variam quando se trata de participar de sessões em grupo: alguns membros da equipe estão mais ansiosos para falar, compartilhar os problemas que estão enfrentando e pedir apoio, enquanto outros estão mais reservados.
Nesses casos, a empatia se torna o elemento-chave para garantir que todos tenham a oportunidade de se expressar. Isso pode ser feito agendando uma reunião curta e periódica, facilitando para as personalidades mais reservadas se sentirem confortáveis para se abrir sem medo de julgamento.
7. Evite o risco de “controle remoto”
Um estudo realizado pela Universidade de Stanford detectou um aumento 13 percentual na produtividade quando os funcionários tiveram a possibilidade de trabalhar de casa pelo menos um dia por semana. Isso acaba desconsiderando o equívoco comum de que as pessoas que trabalham de casa são “preguiçosas” ou “menos produtivas”.
Em um ambiente de escritório tradicional, os funcionários não são constantemente monitorados, portanto, isso não deve mudar em um modelo de trabalho remoto. Os gerentes precisam se lembrar de que os funcionários são profissionais responsáveis e que o microgerenciamento leva à frustração, que pode se transformar em desmotivação, menor moral dos funcionários e falta de produtividade.
Os gerentes devem se concentrar principalmente em se as metas foram alcançadas, em vez de controlar obsessivamente o tempo real de trabalho. No longo prazo, a confiança será recompensada com níveis de produtividade mais altos.
Para obter mais informações, confira: Sua empresa está confundindo trabalho em casa com trabalho remoto?
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Para obter mais recursos sobre trabalho remoto e gerenciamento de equipes globais, confira:
10 Dicas para gerenciar sua equipe remota
Atividades virtuais de formação de equipe: benefícios e 16 ideias
