9 estratégias para otimizar a comunicação com equipes remotas

O trabalho remoto tornou-se uma prática padrão, permitindo que as equipes colaborem entre fronteiras e fronteiras. No entanto, um dos maiores desafios que as equipes remotas enfrentam é garantir uma comunicação eficaz entre culturas, fusos horários e até mesmo idiomas variados.

Oferecer oportunidades para colaboração global pode ajudar as empresas a reter os melhores talentos. Mas primeiro, as equipes de RH precisam de um plano de jogo. Com o melhor Employer of Record (EOR) da categoria, e uma boa estratégia de comunicação, você pode oferecer uma experiência conectada e de apoio para todos os funcionários globais. Vamos explorar as principais estratégias para melhorar a comunicação para trabalhadores remotos hoje.

Por que as estratégias de comunicação para equipes são cruciais em ambientes remotos?

Com muitas empresas adotando modelos de trabalho híbridos e acordos flexíveis, é seguro dizer que o trabalho remoto chegou para ficar. À medida que o cenário de trabalho continua a evoluir, essa mudança para equipes dispersas pode tornar mais desafiador construir conexões significativas.

De acordo com um estudo recente da Forbes, 53% dos trabalhadores remotos dizem que é mais difícil se sentir conectado com seus colegas de trabalho. É por isso que a comunicação perfeita da equipe é essencial para o moral dos funcionários e o sucesso dos negócios.

Vamos explorar algumas maneiras principais pelas quais a comunicação eficaz pode aumentar o desempenho das equipes remotas.

• Melhora o senso de comunidade. Construir uma forte conexão com os membros da equipe é fundamental para construir uma comunidade forte. Uma base sólida de comunicação incentiva a colaboração, a formação de equipes e a confiança geral em sua empresa.
• Mantém os funcionários envolvidos. Até 85% dos funcionários afirmam que estão mais motivados quando atualizados regularmente sobre notícias e informações da empresa. Incentivar a comunicação aberta pode fazer com que os membros da equipe se sintam mais confortáveis para compartilhar ideias e opiniões.
• Reduz a rotatividade. Implementar um diálogo aberto dentro de uma cultura de trabalho flexível também pode ajudar a reduzir a rotatividade. Afinal, os funcionários que se sentem parte de uma equipe têm 54% mais probabilidade de permanecer com seu empregador atual.
• Promove a inovação. A colaboração no local de trabalho pode aumentar a inovação em 15%. A comunicação clara ajuda a mitigar qualquer ida e volta desnecessária e mal-entendidos.
• Promove a conexão intercultural. De acordo com o Relatório de Crescimento Global de 2023 da G-P, os líderes dizem que manter a cultura da empresa em todas as regiões é uma barreira importante para a construção de equipes globais. Uma comunicação sólida entre todos os funcionários globais, incluindo 1099 trabalhadores e membros remotos da equipe, é fundamental para criar equipes bem-sucedidas.

Quais são as melhores práticas de comunicação para equipes remotas?

Com um em cada cinco trabalhadores nos EUA ainda trabalhando remotamente após a pandemia, uma coisa é clara: estamos vendo uma mudança significativa na cultura corporativa e nas expectativas dos funcionários. À medida que empresas e funcionários continuam a navegar por essa mudança longe de interações estritamente presenciais, é essencial adaptar e alinhar métodos de comunicação.

Vamos explorar algumas estratégias-chave de comunicação para equipes remotas.

1. Crie canais de comunicação centralizados.

O primeiro passo para criar equipes remotas bem-sucedidas é determinar quais canais funcionam melhor para funcionários dispersos. Ferramentas que simplificam a comunicação escrita podem ajudar os membros da equipe a responder prontamente a mensagens e solicitações.

Plataformas como Slack, Microsoft Teams e Discord oferecem benefícios de comunicação que superam de longe os recursos de um e-mail. Por exemplo, os funcionários que usam o Slack podem enviar mensagens instantâneas, compartilhar documentos e integrar soluções de CRM e gestão de projetos.

2. Defina expectativas claras e normas.

Seja aberto e defina expectativas claras para fornecer aos funcionários remotos uma compreensão clara de suas funções e responsabilidades. Isso ajudará a promover a responsabilidade e alinhar os esforços em relação às metas organizacionais. Afinal, 44% dos funcionários e 35% dos executivos valorizam a transparência.

Descreva metas, prazos e funções da equipe para garantir que todos estejam em sintonia enquanto trabalham remotamente. Configure métodos de comunicação claros para funcionários remotos. Embora seu plano de colaboração específico possa mudar dependendo da equipe, certifique-se de criar um ambiente em que todos se sintam ouvidos.

3. Realize verificações regulares.

Devido à popularidade das chamadas de vídeo em grupo, os encontros individuais diminuíram nas configurações de trabalho remoto. Realize reuniões de equipe diárias, semanais ou até mesmo quinzenais para discutir o progresso, abordar quaisquer obstáculos específicos do projeto e manter todos informados.

As personalidades variam quando se trata de participar de sessões em grupo: alguns membros da equipe estão mais ansiosos para falar, compartilhar os problemas que estão enfrentando e pedir apoio, enquanto outros estão mais reservados.

Nesses casos, a empatia é fundamental para garantir que todos tenham a oportunidade de se expressar. Agende uma reunião rápida e periódica para facilitar a abertura de todos os tipos de personalidade sem medo de julgamento.

4. Preste muita atenção às nuances interculturais.

Se você trabalha além de fronteiras e fronteiras, é provável que tenha uma equipe culturalmente diversificada. Uma equipe internacional é um ativo para qualquer empresa. Certifique-se de destacar e respeitar todas as nuances culturais da sua equipe.

De acordo com o Relatório de crescimento global de 2023 da G-P, 51% dos funcionários e 36% dos executivos valorizam a comunicação intercultural. Uma estratégia de comunicação completa ajuda a evitar mal-entendidos, garante o alinhamento das prioridades e metas, promove a transparência, constrói confiança e cria uma cultura organizacional mais coesa.

Além disso, não se esqueça de considerar como a comunicação verbal pode diferir entre as regiões. Algumas culturas são mais diretas e francas, enquanto outras são mais reservadas.

5. Leve em conta as normas e leis locais.

Ao formar equipes globais, preste muita atenção às leis e normas trabalhistas locais. Os líderes globais citam as leis trabalhistas (47%) e os regulamentos fiscais (47%) como as principais barreiras para a contratação internacional.

Em muitos casos, suas equipes globais podem ter feriados obrigatórios diferentes das suas equipes nacionais. Certifique-se de pesquisar os direitos específicos do país para permanecer em conformidade. Se você não tiver certeza por onde começar, uma solução Employer of Record (EOR) pode ajudar sua empresa a navegar pelas leis trabalhistas locais, folgas obrigatórias e conformidade para reduzir o risco.

6. Priorize o tempo para a colaboração virtual.

Embora as ferramentas de comunicação assíncronas sejam inestimáveis para a colaboração entre equipes, tenha cuidado ao confiar exclusivamente nesse tipo de comunicação. Afinal de contas, até 69% dos trabalhadores remotos relatam um aumento do esgotamento das ferramentas de comunicação digital, como aplicativos de mensagens.

É essencial agendar ativamente um horário para que suas equipes remotas colaborem virtualmente em tempo real. As ferramentas de videoconferência podem ajudar a criar afinidade e fortalecer conexões entre os membros da equipe. A videoconferência é um meio importante de escolha para equipes internacionais que permite que colegas de trabalho se vejam, leiam a linguagem corporal e se conectem além de um simples e-mail.

7. Esteja atento aos fusos horários.

Trabalhar em diferentes fusos horários enquanto facilita a colaboração em tempo real pode ser um desafio para equipes remotas. Tenha em mente as diferenças de horário ao agendar reuniões ou enviar mensagens para membros remotos da equipe.

Como os gerentes podem construir um ambiente colaborativo de equipe sem agendar reuniões diárias? Preste muita atenção à cadência da reunião. Na medida do possível, agende reuniões que não exijam que membros remotos da equipe trabalhem além do horário normal. Certifique-se de definir uma agenda específica para uma reunião, incluindo os principais pontos de prioridade para todas as equipes.

8. Avalie seu processo regularmente.

Embora você já tenha se empenhado para estabelecer processos de comunicação sólidos, é essencial avaliar regularmente como o processo está funcionando. O feedback é crucial para o crescimento e a melhoria. Agende sessões regulares de feedback para discutir o desempenho, fornecer (e receber) críticas construtivas e abordar quaisquer problemas do processo.

Essa transparência pode ajudar os membros da equipe a entender seus próprios pontos fortes e as áreas de melhoria da empresa. Certifique-se de facilitar o feedback anônimo, regular e construtivo para ajudar suas equipes a melhorar e crescer profissionalmente.

9. Incentive experiências de formação de equipe para promover a confiança.

Sempre incentive a comunicação informal entre os membros da equipe, juntamente com qualquer discussão relacionada ao trabalho. Esses pontos de contato informais podem ajudar a construir relacionamentos, aumentar o moral e até mesmo promover um senso de camaradagem dentro da equipe. Desperte essas conversas organizando experiências de formação de equipe, como: quebra-gelos virtuais, jogos de perguntas e respostas ou atividades de resfriamento aquático.

A comunicação eficaz da equipe é fundamental para a construção de uma força de trabalho remota bem-sucedida. Ao implementar essas melhores práticas, as equipes remotas podem melhorar a colaboração, a produtividade e o desempenho geral.

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Quer você esteja expandindo sua equipe para explorar novos fluxos de receita ou realocando talentos para construir uma presença local, gerenciar as nuances do emprego global pode ser impressionante.

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