A tecnologia certa pode ajudá-lo a expandir seus negócios e ajudar sua equipe a funcionar com mais eficiência em qualquer lugar do mundo. Com a abundância de pacotes de software disponíveis no mercado, pode ser difícil analisar o ruído e encontrar o que você realmente precisa. Então, por onde você começa?!
Embora cada empresa e cada situação seja diferente, aqui estão seis coisas para pensar enquanto você olha para as soluções tecnológicas para sua equipe global.
Fique à frente da curva
O melhor momento para pensar em uma solução de tecnologia é antes de chegar a um ponto crítico com seus sistemas atuais. Procure por “pontos de pressão” em toda a sua organização — à medida que sua empresa cresce, onde o trabalho vai aumentar? Talvez você tenha um sistema existente que não será capaz de acompanhar seu crescimento, ou talvez haja processos manuais sendo feitos onde um sistema precisa ser introduzido para que você possa expandir seu negócio.
Ao avaliar o software, tenha em mente:
- Crescimento futuro — compre um sistema que possa acompanhar seu crescimento nos próximos anos; a transição de sistemas é difícil e difícil para sua equipe, portanto invista no seu futuro antecipadamente para evitar mudar as coisas mais tarde.
- Integração entre equipes — ter sistemas individuais para cada departamento pode ser ineficiente e caro, procure software multiuso que possa ser útil em vários lugares em toda a organização e/ou sistemas que possam se integrar facilmente entre si para melhorar a eficiência em toda a empresa.
Conheça a equipe de implantação
Sua decisão não é apenas qual pacote de software você escolhe — seu sucesso dependerá muito da equipe de implementação do fornecedor. Ao olhar para os pacotes de software, é provável que existam várias opções que lhe darão a funcionalidade básica de que você precisa. Ao falar com fornecedores potenciais, trate essas conversas como se estivesse entrevistando um funcionário em potencial – essas pessoas serão uma extensão da sua equipe. Eles precisam entender sua cultura e ser capazes de rolar com você ao longo do projeto.
Em várias ocasiões, nossa decisão final de escolher um fornecedor definitivamente foi da equipe de implantação. Quem você quer ter com você nas trincheiras enquanto está trabalhando para cumprir um prazo? Ou quando as coisas dão errado? Às vezes, o grande fornecedor de nome familiar não é a resposta certa. Escolher a equipe mais competente que se encaixa no estilo de trabalho da sua empresa sempre será a escolha certa.
Alcance a nuvem
Particularmente com uma equipe global, ter a flexibilidade de trabalhar em qualquer lugar é crucial. Escolher sistemas que permitam que você faça login via nuvem a partir de qualquer dispositivo é quase considerado o mínimo hoje em dia, mas isso se torna cada vez mais importante quando se cresce globalmente. Como parte de uma avaliação e implementação de novos sistemas, sua equipe de TI também deve garantir que todos os seus escritórios tenham a infraestrutura e a largura de banda adequadas para dar suporte à sua escolha.
Foco na segurança
Com as equipes acessando suas informações de todo o mundo, a segurança é fundamental. Como parte do processo de avaliação, certifique-se de que sua equipe de TI entenda em quais países você está trabalhando atualmente e para onde você pode estar se expandindo em um futuro próximo para evitar surpresas. Eles devem entender as leis de segurança de dados nesses países para que todos os sistemas que você compra ou constrói estejam em conformidade. Essas regulamentações variam MUITO de país para país, portanto, reserve um tempo para fazer sua lição de casa e evitar quaisquer problemas posteriormente.
Você também deve olhar para a funcionalidade dentro do sistema para ajudar sua equipe em fusos horários, coisas como a capacidade de um usuário redefinir sua própria senha. Você não quer que alguém na Ásia perca um dia de trabalho porque seu administrador de sistema baseado nos EUA está dormindo e não está disponível para redefinir a senha.
Minimize sua personalização
Não há fórmula mágica sobre qual é o nível perfeito de personalização em um determinado pacote de software. Depende do software e do seu negócio. Você deve se esforçar apenas para personalizar o suficiente — o suficiente para que faça sentido para o seu negócio e fluxo de trabalho, mas a quantidade mínima de personalização possível para alcançar essa meta.
Quanto mais personalização você tiver, mais problemas poderá ter no futuro quando for a hora de uma nova versão do fornecedor do software. Você e sua equipe, e talvez seu fornecedor, terão que testar cada uma de suas personalizações antes que possam lançar uma atualização. Isso pode se traduzir em muito tempo e dinheiro. Personalize para obter o máximo de eficiência para sua equipe, mas minimize da melhor forma possível e, em vez disso, encontre maneiras criativas de usar a funcionalidade existente do sistema no software para atender às suas necessidades.
Ouça sua equipe
As pessoas que estão mais bem posicionadas para ajudá-lo a escolher e projetar seu novo sistema NÃO são os fornecedores de software, nem seu gerente de projeto ou sua equipe de gerenciamento — são as pessoas que estão fazendo o trabalho. Você pode ter uma ideia fantástica, mas com base na forma como o trabalho realmente flui para sua equipe, isso pode acabar tornando o trabalho deles MAIS DIFÍCIL e pode potencialmente interferir na estratégia de escalonamento de negócios. Deixe que as pessoas que usarão o software sejam seu guia sobre requisitos e personalizações.
Você deve entrar em contato com as pessoas que serão os usuários finais do sistema durante todo o seu processo de desenvolvimento e implantação:
- Tenha um tipo de discussão de “grupo de foco” com cada uma das equipes afetadas enquanto você está construindo seus requisitos iniciais de negócios — sonhe grande e obtenha a lista de desejos de todos, enquanto define a expectativa de que nem todos os itens da lista de desejos farão o corte
- Se for uma situação em que você tem wireframes, reúna as equipes para fornecer informações antes de ir muito fundo no desenvolvimento
- Divida a funcionalidade em partes ou módulos e faça com que as equipes se concentrem em fazer testes de interface do usuário controlados
- Se você precisar escalonar a funcionalidade ao longo do tempo, pergunte à equipe o que será mais útil e impactante para eles – e priorize esses itens
- Tenha sessões de treinamento interativas com eles antes da implantação – eles são sua melhor fonte para descobrir a logística detalhada que fará tudo funcionar diariamente.
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