Os últimos meses trouxeram mudanças importantes para o mundo do trabalho. A pandemia forçou tanto funcionários quanto empregadores a mudar suas percepções sobre o modelo de trabalho remoto.
Embora trabalhar em casa ofereça muitos benefícios claros para as empresas e suas equipes, a transição para o trabalho remoto também vem com desafios, incluindo menos oportunidades para interações e gestão presenciais.
Isso levou os líderes de negócios a fazer a pergunta-chave: como os gerentes podem monitorar suas equipes remotas de forma eficiente e em conformidade?
Monitoramento de trabalho remoto: encontrando um equilíbrio
Os empregadores estão enfrentando uma variedade de desafios à medida que consideram estratégias para monitorar equipes remotas. Isso inclui uma prevalência crescente de silos organizacionais, maior risco de vazamentos de dados da empresa, as horas extras adicionais trabalhadas e a remuneração subsequente necessária.
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É importante que os gerentes encontrem um equilíbrio entre monitorar e orientar suas equipes remotas e garantir que seus funcionários tenham espaço para aprender e aprimorar seus conjuntos de habilidades individualmente. É necessário respeitar a privacidade dos funcionários e a estrutura das regulamentações legais relativas ao monitoramento dos funcionários.
A quais regulamentos as empresas devem prestar atenção?
Em todo o mundo, muitos países estão promulgando leis que regem como os empregadores devem abordar o monitoramento do trabalho remoto em conformidade.
A Polônia é um exemplo disso. A legislação polonesa implementou um conjunto de regulamentos que os empregadores devem seguir enquanto monitoram suas equipes no novo mundo dos negócios remotos. De acordo com o Código Trabalhista:
- “Quando necessário para garantir a organização adequada do trabalho ou para fornecer o uso total do horário de trabalho ou o uso adequado das ferramentas relacionadas ao trabalho disponibilizadas ao funcionário, o empregador pode introduzir o monitoramento do e-mail relacionado ao trabalho do funcionário (monitoramento de e-mail)” (Artigo 223 § 1 do Código Trabalhista).
- “O monitoramento de e-mails não pode afetar a segurança da privacidade da correspondência e outros direitos pessoais do funcionário” (Artigo 223 § 2 do Código Trabalhista).
- “As disposições acima (Artigo 223 § 4 do Código Trabalhista) podem se aplicar a atividades de trabalho remoto fora da correspondência por e-mail, incluindo o uso de software relacionado ao trabalho ou plataformas de TI.
Embora o Código trabalhista tenha fornecido orientação sobre o monitoramento de trabalho remoto, ainda há muitas áreas cinzas. O objetivo do monitoramento do trabalho remoto deve ser estritamente garantir o uso apropriado da propriedade comercial e do horário de trabalho.
Os empregadores devem informar seus funcionários com antecedência sobre a implementação do monitoramento remoto com informações detalhadas sobre o que devem esperar e exatamente o que será monitorado. Essas disposições podem ser incluídas em um documento oficial que detalha as regulamentações gerais da empresa sobre trabalho remoto. Os empregadores também devem considerar um documento separado que fale especificamente sobre vigilância remota. Também é importante ter em mente que, de acordo com o Código Trabalhista:
“Os objetivos, escopo e maneira de aplicação do monitoramento remoto devem ser indicados em um acordo coletivo de trabalho, regulamentos de trabalho documentados ou declaração do empregador, se o empregador não estiver coberto pelo acordo coletivo de trabalho ou não for obrigado a definir os regulamentos de trabalho.”
Os empregadores podem documentar detalhes e regulamentos de monitoramento remoto em uma política oficial de trabalho remoto ou no acordo coletivo de trabalho, mas documentos separados que abrangem atividades específicas, como vigilância, também são legalmente permitidos.
Os empregadores devem usar software de monitoramento de trabalho remoto?
Os empregadores devem escolher cuidadosamente qual software usar para monitoramento de trabalho remoto para garantir a conformidade com os requisitos legais. Como mencionado anteriormente, a TI usada não deve infringir a privacidade do funcionário ou colocar informações confidenciais em risco.
[bctt tweet=”Os empregadores devem escolher cuidadosamente qual software usar para monitoramento de trabalho remoto para garantir a conformidade com os requisitos legais.” username=”globalpeo”]
No entanto, os empregadores podem ter problemas para implementar o monitoramento de software se os funcionários (temporaria ou permanentemente) realizarem o trabalho usando seus próprios computadores. O monitoramento dos equipamentos confiados aos funcionários pelo empregador é menos complicado, pois os funcionários devem usar esses equipamentos apenas para fins relacionados ao trabalho. Se os funcionários estiverem usando seus próprios equipamentos, o monitoramento do trabalho remoto deve ser limitado às atividades relacionadas ao trabalho.
Há várias empresas no mercado que oferecem software para monitorar o trabalho remoto. No entanto, o empregador deve se lembrar de que é totalmente responsável pelos riscos relacionados às soluções de TI implementadas.
Quais práticas recomendadas os empregadores devem seguir ao implementar o monitoramento de trabalho remoto?
Algumas dicas para monitorar o trabalho remoto incluem:
- Monitoramento da produtividade dos funcionários, incluindo o uso de certas aplicações: Os funcionários devem determinar cuidadosamente quais aplicações são usadas pelos funcionários para fins relacionados ao trabalho e monitorar apenas essas aplicações.
- Monitoramento das atividades dos funcionários: Isso pode incluir a aplicação de restrições sobre quais sites os funcionários podem acessar e a definição de alertas de segurança para atividades específicas. As empresas muitas vezes restringem sites que inibem a produtividade, como sites de mídia social ou sites que aumentam o risco de vírus de computador.
- Esclarecimento das horas de trabalho remoto: isso é essencial para monitorar efetivamente a produtividade dos funcionários e mitigar os riscos relacionados a solicitações de horas extras.
- Monitorar intervalos de trabalho: os funcionários devem fornecer detalhes sobre a frequência e a duração dos intervalos diários de trabalho.
- Garantia de backups de dados: implemente software, como nuvem on-line segura, que garante armazenamento automático de dados.
- Gerenciar privacidade e segurança: proteger dados pessoais e comerciais por meio de acesso claramente definido e estabelecido a aplicativos ou documentos individuais.
- Monitore o uso de portas e dispositivos USB: use a verificação de identidade adicional para limitar quem pode usar portas e dispositivos USB.
Portanto, o monitoramento do trabalho remoto pode ser útil não apenas para avaliar os níveis de produtividade, mas também para garantir o uso apropriado de ferramentas confiadas ou, em última análise, proteger dados pessoais e fortalecer a segurança da empresa.
E quanto aos direitos de privacidade pessoal e GDPR?
Na Polônia, o monitoramento de atividades e equipamentos privados (não relacionados ao trabalho) é inadmissível, conforme detalhado no artigo 223 § 1 do Código Trabalhista — indica-se que o monitoramento pode cobrir “ferramentas relacionadas ao trabalho confiadas ao funcionário pelo empregador”. No entanto, o monitoramento pode ser implementado para “garantir que a organização do trabalho permita o uso total do tempo de trabalho”, o que parece justificar o rastreamento limitado das atividades do funcionário relacionadas ao uso de equipamentos de TI privados.
Se o empregador decidir monitorar o trabalho remoto realizado no equipamento pessoal dos funcionários, é essencial implementar medidas técnicas adequadas. Caso contrário, os empregadores se expõem a alegações relacionadas a violações de privacidade e outros direitos pessoais dos funcionários. Uma solução simples é monitorar o software dos funcionários apenas durante o horário de trabalho. Isso pode ser feito fornecendo uma VPN (rede virtual privada) para os funcionários usarem apenas para atividades relacionadas ao trabalho.
Os empregadores devem cumprir os regulamentos do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) e informar seus funcionários sobre o processo envolvido no monitoramento de seus dados pessoais enquanto trabalham remotamente.
Construir um plano de monitoramento de trabalho remoto que se adapte à sua empresa
Embora definir claramente o processo e as diretrizes por trás do monitoramento de trabalho remoto possa ser desafiador devido à complexidade dos regulamentos envolvidos, o objetivo subjacente deve ser adaptar as diretrizes à empresa, aos termos de emprego e até mesmo a cargos específicos. As regras gerais do GDPR sobre processamento de dados ainda se aplicam – elas se relacionam à limitação do armazenamento de dados e às razões para monitorar o trabalho, bem como a responsabilidade.
Também é essencial acompanhar outras leis legislativas sobre trabalho remoto. Na Polônia, a base legal atual disso ainda é o artigo 3 do ato para fins especiais sobre soluções específicas relacionadas à prevenção de Covid-19, que foi implementado em março de 2020, inicialmente como um regulamento temporário. A legislação polonesa anunciou recentemente que as regras atuais sobre trabalho remoto têm como objetivo atuar como o novo código trabalhista. Os empregadores devem dar maior importância ao cumprimento dessas regras em relação às disposições existentes relacionadas ao teletrabalho.
Além de considerações puramente legais, os empregadores devem considerar todas as circunstâncias e o contexto em torno do monitoramento de sua empresa. Embora as regulamentações formais sejam fundamentais para serem seguidas, elas não devem substituir o “senso comum” durante a implementação de uma solução eficaz e razoável.
Mesmo as soluções técnicas mais excelentes não se tornarão eficazes se o monitoramento for implementado sem comunicação suficiente com a equipe e compreensão das necessidades mútuas. Não fazer isso pode ter efeitos contraproducentes e minar a confiança necessária entre o empregador e os funcionários. A introdução de medidas excessivas pode resultar no risco de violar a privacidade e outros direitos pessoais dos funcionários (que podem expor o empregador ao levantar reivindicações) e causar a desmobilização da equipe.