O trabalho remoto global chegou. O repentino experimento de trabalho em casa devido à pandemia 2020’s global nos fez trabalhar em nossos armários, cozinhas e em cada canto sobressalente da casa. Nossos membros da equipe realocaram-se para todos os cantos do mundo – a casa dos pais no estado ao lado, seu Airbnb favorito nas colinas de Vermont ou, puxa!, talvez estejam fazendo login na chamada do Zoom em Cancún.
Até agora, as empresas talvez tenham feito vista grossa – afinal de contas, estamos vivendo uma pandemia. Nunca enfrentamos nada assim nos tempos modernos.
Mas agora, equipes de RH e de conformidade estão prevendo 2021e caindo na realidade. O trabalho remoto global chegou para ficar, e podemos estar no meio de uma das maiores migrações humanas de todos os tempos.
Embora adotar uma mentalidade que coloca o trabalho remoto em primeiro lugar afete todos os aspectos de uma organização, ela não afeta nenhuma função mais profundamente do que o profissional de RH. De uma perspectiva operacional, logística e de conformidade, o que precisa mudar quando todos estão em toda parte?
Localização, localização, localização
De quem é a responsabilidade de descobrir como empregar alguém que se realocou? Juridicamente, a responsabilidade recai sobre o empregador para garantir que ele esteja pagando as pessoas de acordo com as leis do local onde vivem.
Provavelmente, fazer vista grossa em 2020 não causou problema, mas os governos em todos os lugares sabem que os impostos com base em onde seus funcionários estão é uma importante área de receita para eles. Se você não sabe onde seus funcionários estão, espera-se que fique sabendo ou poderá começar a obter liquidação de impostos.
Isso pode significar descobrir onde seus funcionários estão fazendo login via VPN ou endereço IP. Por fim, é sua responsabilidade como empregador seguir a lei, e você precisará de dados de localização precisos sobre seus funcionários para fazê-lo.
Ainda que não seja o caso em todo estado, país e jurisdição, a regra prática geralmente aceita é que se alguém exceder 180 dias em um local, ele vive ali e é juridicamente obrigado a pagar impostos ali. Em alguns lugares, esse prazo é de 90 dias ou menos.
Alguns estados têm leis sobre residência separada; por exemplo, funcionários que vivem em New Hampshire, mas trabalham em um escritório em Boston todos os dias são tributados em Boston, embora com residência em seu estado natal. Geralmente, isso não é mais necessário quando trabalham em casa.
Quando você tem membros da equipe que desejam mudar para outras jurisdições, aqui estão as perguntas a serem feitas e respondidas antes de prosseguir com a implementação de uma política de trabalho remoto global:
Pergunta 1: O funcionário tem o direito legal de morar e trabalhar nesse local?
Se você tem um cidadão americano de Boston que mudou para Montana, a resposta é sim.
Se você tem um nativo americano que voltou para casa para estar com a família, ele provavelmente tem o direito legal de trabalhar ali por cidadania.
Se você tem um funcionário americano que mudou para Paris e não tem cidadania da UE ou o direito legal de trabalhar ali, você terá problemas. Revisaremos isso depois. Em todos os casos, verificar primeiro o direito legal de trabalhar é crucial.
Pergunta n.o2: Qual é o impacto nos negócios?
Supondo que o funcionário tem o direito legal de trabalhar naquele local, o próximo passo é saber como pagá-lo. Você terá que garantir que ele tem um contrato de trabalho em conformidade com o local, pagar benefícios e impostos locais e cumprir as leis trabalhistas locais.
Esse é um exemplo de como a Globalization Partners pode ajudar. Nosso modelo de negócio Employer of Record (EOR) global é colocar o seu funcionário em nossa folha de pagamento já existente e em conformidade com o local. O funcionário trabalha para nós legalmente, prestando serviços a você. É legalmente nosso funcionário, mas ele efetivamente trabalha para você como sempre fez.
Ao considerar suas opções em mudar para um ambiente de trabalho remoto global, essa é uma solução ideal para os funcionários que se mudam de volta ao país natal ou para um estado ou país em que você não tem um registro. Facilita retê-los se tiverem o direito legal de trabalhar ali. Garantimos que todos os direitos do emprego são protegidos para o empregador e o funcionário.
Sua outra opção pode parecer simples – basta registrar-se como empregador e colocar alguém na sua folha de pagamento naquele estado ou país, certo? Cuidado ao avaliar as implicações. Se fizer isso, você poderá inadvertidamente gerar mais complexidades do que pretendia.
Por exemplo, em algumas situações, se você tiver um funcionário no local, isso se traduz em uma presença taxável corporativa no país ou estado em questão. Isso significará que a empresa agora tem que fazer a declaração de imposto de renda no local. Para locais fora do país da sede da empresa, isso também pode ativar a necessidade de incorporar uma empresa no país natal do funcionário, abrir uma conta no banco local ou fazer uma auditoria anual.
Se você já tiver um registro de folha de pagamento no local, isso não será problema, mas se você está começando a explorar um novo local onde ainda não tem funcionários, determine se está pronto para assumir as responsabilidades jurídicas, fiscais, financeiras e regulatórias que acompanham o registro de qualquer tipo de entidade trabalhista. Vale a pena apenas para alguns ou talvez somente um funcionário?
Se não, e se você quiser uma solução simples para tornar possível o trabalho remoto global, use a Globalization Partners. Tiramos dos seus ombros os problemas jurídicos, fiscais e de RH e resolvemos tudo para você.
Pergunta n.o3: Quanto custa deixar este funcionário manter seu emprego, trabalhando remotamente em sua nova jurisdição?
Você vai querer fazer os cálculos. Um funcionário baseado nos EUA normalmente custa a um empregador cerca de 20-25 % em previdência social e benefícios além de sua folha de pagamento, se pago diretamente pela sede. Não é muito diferente de um estado para outro, mas você poderia acumular imposto incidente sobre empresas significativo se fosse registrar uma nova folha de pagamento em um novo estado ou país.
Se o mesmo funcionário pegasse o mesmo salário e mudasse para a França, a previdência social e os impostos do empregador, além do mesmo salário, aumentaria para cerca de 50%. Além disso, a empresa incorreria no custo de configurar e administrar uma folha de pagamento local e pagar impostos na França ou no custo de usar um Employer of Record como a Globalization Partners.
No entanto, funcionários na França são geralmente pagos consideravelmente menos do que nos EUA, em parte porque muitos dos custos de vida são pagos pelo estado por meio de impostos mais altos do empregador. Cada local é diferente e, assim, apresentará um cenário de custo distinto.
Se você precisar comparar custos, será um prazer ajudá-lo.
Pergunta n.o4: A grande: a empresa deve deixar o funcionário realocado manter seu salário em São Francisco ou reavaliar a avaliação comparativa da remuneração local?
Isso depende do seu negócio e filosofia. Se você tem um grande talento se mudando para uma região de menor custo, talvez você possa deixá-lo manter o mesmo salário. Quais são os benefícios disso?
- Retenção de cargo: você provavelmente manterá este funcionário por um longo período. Depois que uma pessoa com salário em São Francisco mudar para o Colorado (ou Índia), ela terá dificuldade em encontrar um empregador para pagar o mesmo salário depois de mudar para lá.
- Construa em torno deles: agora você tem um funcionário leal em uma área nova e provavelmente de baixo custo do mundo. Talvez ele construirá uma equipe em torno dele de pessoas que podem aprender com o grande talento que você treinou na sede, antes da pandemia. Poderia ser uma situação em que todos saem ganhando.
O meio termo poderia ser deixar o funcionário manter a maior parte do mesmo salário, mas descontar os custos adicionais incorridos pela empresa para usar um Employer of Record ou estabelecer uma entidade e pagar impostos no país. A empresa também incorrerá em custos de viagem toda vez que ele viajar à sede, que algumas empresas podem considerar (ou você apenas desconsidera, dependendo da natureza do trabalho).
De modo geral, supondo-se que mesmo com esses custos deduzidos, o funcionário terá um salário maior do que o padrão de referência local, uma solução em que todos saem ganhando provavelmente será negociada. E quem não gosta de uma abordagem em que todos ganham?
Ou você pode usar a abordagem do Facebook, que é rever o padrão de referência da remuneração dos funcionários para a jurisdição local. De qualquer forma, é possível chegar rapidamente a uma solução justa e razoável, e o caminho que você segue depende da filosofia do seu negócio e da sua perspectiva de longo prazo sobre o trabalho remoto global.
Pergunta no5: E se um funcionário não tiver o direito legal de trabalhar para onde deseja ser transferido?
É aí que as coisas ficam complicadas e de fato exigem um pouco de trabalho braçal caso a caso. Se o funcionário não tem o direito legal de trabalhar onde ele está, e ele está trabalhando, você é legalmente responsável pela conformidade com as leis fiscais, financeiras e de recursos humanos locais de onde ele se encontra.
Você não pode retirar essa responsabilidade ou pedir ao funcionário que assine uma isenção. É realmente “tudo você”. Também é sua responsabilidade categorizá-los adequadamente como funcionários se eles realmente forem; você não pode pagá-los como prestadores de serviços se eles forem realmente funcionários ou, de outra forma, ignorar suas obrigações.
As opções variam significativamente por país e variam desde patrocinar seus próprios vistos até deixar sua empresa como funcionário e incorporar uma entidade com a qual você contrata.
Por exemplo, se o funcionário se mudou para o Japão e quer incorporar uma empresa no Japão, e você paga essa entidade diretamente, você pode estar evitando a responsabilidade direta. Você não está mais pagando uma pessoa, mas sim uma empresa, e essa empresa pode estruturar um acordo de serviços com você.
Esse tipo de relacionamento normalmente seria regido pela lei corporativa no país e não pela lei trabalhista.
Há benefícios potenciais para esse tipo de acordo, mas você provavelmente também perderá parte do controle porque não mais terá um relacionamento usual empregador/funcionário.
Perguntas sobre quem possui sua propriedade intelectual, se eles têm o direito legal de trabalhar para outras empresas, incluindo seus concorrentes, e se eles se concentram em período integral na sua empresa vão surgir. Há também várias obrigações relacionadas a pagar empresas no exterior. Se você escolher esse caminho, é importante ter certeza de que o contrato está estruturado corretamente e levar em consideração suas próprias proteções. Certifique de que um consultor competente esteja envolvido para que tudo seja feito corretamente.
O que você deve fazer se alguém não tiver o direito legal de trabalhar em um local, mas insiste em fazê-lo de qualquer modo?
Na minha opinião como CEO com experiência nesta área, provavelmente há muitos obstáculos para superar e muita responsabilidade para mantê-los a bordo. Prefiro aceitar o pedido de demissão deles e encerrar o relacionamento na maioria dos casos. Há alguns motivos para isso, e todos eles estão relacionados com responsabilidade e risco, que recai sobre o empregador e não sobre o funcionário.
- Há imposto incidente sobre empresas adicional na jurisdição que você deverá no país onde o funcionário trabalha.
- Seu funcionário tem o direito à proteção no trabalho e benefícios locais, e se você não estiver em conformidade com a lei, ele perderá tudo isso.
- Pagar pessoas ilegalmente nunca é uma forma inteligente de administrar um negócio. A sua propriedade intelectual como empregador fica desprotegida quando você não está em conformidade com a lei, e tudo pode dar errado, desde uma lesão no trabalho a outras questões de recursos humanos. Esses problemas são os mesmos nos EUA, mas multiplicados pelas complexidades quando você está pagando pessoas ilegalmente em diferentes países.
Encontre uma solução em conformidade para levar sua empresa à era do trabalho remoto global
Empresas em toda a parte estão enfrentando os mesmos desafios e fazendo as mesmas perguntas. 2021 é o ano para encontrar uma solução que possa levar sua empresa à nova era do trabalho remoto global.
Além de simplesmente resolver o desafio imediato de garantir a conformidade da sua força de trabalho existente, onde quer que ela esteja localizada, as opções de realocação de talentos e as capacidades de mobilidade dos funcionários podem ser uma das principais ofertas de benefícios do empregador no futuro.
Diferencie sua empresa. Você pode dar à sua equipe talentosa a oportunidade de trabalhar em qualquer lugar, e a Globalization Partners pode ajudar .
