A conformidade no trabalho remoto nunca foi tão importante. Desde o início da pandemia, muitas empresas adotaram uma política permanente de trabalho remoto que provavelmente se tornará a norma em breve. De fato, em 2025, 75% da força de trabalho trabalhará remotamente pelo menos cinco dias por mês.
Embora existam pouquíssimas leis que se aplicam aos acordos do trabalho temporário em casa, muitos países começaram a introduzir legislação sobre o trabalho remoto.
Aqui estão algumas das questões jurídicas que as empresas devem levar em consideração enquanto trabalham para implementar uma política de trabalho em primeiro lugar remoto em conformidade.
Edição 1: Conformidade de dados (privacidade e segurança)
A proteção de dados deveria estar no topo da lista de prioridades de uma empresa. Ao lidar com dados sensíveis — incluindo informações de clientes — é crucial garantir a privacidade e a segurança das informações às quais os funcionários têm acesso e usam. Outro problema é quando os dados são transferidos internacionalmente. A sua empresa está em conformidade com os regulamentos do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados?
O que você pode fazer:
- Definir políticas de privacidade e segurança que abrangem software, hardware, informações e controle do acesso.
- Peça aos funcionários que usem um serviço de rede privada virtual (VPN) que mantenha a navegação na web segura, especialmente para trabalhadores remotos que usam Wi-Fi público.
- Criptografar informações confidenciais.
- Configurar uma autenticação de dois fatores para cada dispositivo.
[bctt tweet=”Ao lidar com dados confidenciais, incluindo informações de clientes, é crucial garantir a privacidade e a segurança das informações às quais os funcionários têm acesso e usam.” username=”globalpeo”]
N.o da edição2: Conformidade da folha de pagamento
A conformidade da folha de pagamento é um desafio comum que as empresas enfrentam quando têm funcionários remotos. As empresas devem compreender as leis trabalhistas e de emprego em todos os países em que contratam para assegurar-se de que estão pagando os funcionários de acordo com essas leis.
O que você pode fazer:
Verifique todos os requisitos do estado ou do país sobre:
- Salário mínimo. Salário mínimo é o menor salário ou pagamento com que os empregadores podem remunerar legalmente seus trabalhadores. Ele varia de um país para o outro — e de estado para estado nos EUA — e, embora a maioria dos países tenha um, alguns abstiveram-se de implementar um salário mínimo oficial. Consequentemente, é crucial acompanhar os requisitos salariais no país em que você está operando. As empresas que não cumprirem esses requisitos podem ser responsabilizadas com multas e ações judiciais.
- Leis para horas extras e horas de trabalho. Embora exista um padrão para as horas de trabalho em todo o mundo, há variações em diferentes países.As leis trabalhistas locais estabelecem as horas de trabalho máximas e mínimas e horas extras para os funcionários, e as empresas devem cumprir.
- Licenças. As leis trabalhistas locais estabelecem seu próprio esquema de licenças remuneradas. As licenças de férias são diferentes nas Américas do que na Europa ou África, assim como as licenças de maternidade e paternidade. Ficar por dentro dessas regulamentações impedirá que as empresas enfrentem responsabilidades.
- Frequência do pagamento. A frequência de pagamento define a frequência com que os funcionários devem ser pagos (ou seja, semanalmente, quinzenalmente, semestralmente, mensalmente) e difere em cada país. É crucial ter isso em mente para cumprir as regulamentações de cada país e evitar problemas de conformidade.
- Benefícios. Os funcionários têm direito a determinados benefícios obrigatórios exigidos pelas leis trabalhistas de seu país. Embora existam benefícios básicos, como seguridade social, em todos os países, muitos outros estabeleceram que os empregadores também devem oferecer benefícios de desemprego e aposentadoria.
- Seguros. Muitos países exigem seguros de saúde, aposentadoria e desemprego. Isso é algo que as empresas devem ter em mente ao contratarem funcionários nesses países.
- Tributação. Alguns países têm sistemas tributários mais complexos do que outros. Compreender esses sistemas é fundamental para cumprir as leis e regulamentos fiscais.
Encontre especialistas para ajudar sua empresa a manter-se informada sobre as leis e os regulamentos locais.
Edição n.o3: Saúde e segurança
Proteger a saúde e a segurança dos funcionários tornou-se mais difícil para as empresas desde o início do trabalho remoto. No entanto, mesmo se os funcionários não estiverem trabalhando fisicamente em um escritório, a empresa ainda é responsável por mantê-los saudáveis e seguros.
O que você pode fazer:
- Identifique possíveis perigos e implemente medidas para controlar e mitigar riscos.
- Estabeleça um sistema para relatar lesões ou incidentes e assegure que os trabalhadores saibam como usá-lo.
- Forneça treinamento de saúde e segurança e incentive os funcionários a tomarem as precauções necessárias.
- A saúde mental também é importante prestar atenção. Os empregadores devem garantir que os funcionários estejam fazendo intervalos e períodos de descanso.
Edição n.o4: Equipamento
É importante equipar os funcionários com as ferramentas e os equipamentos necessários para a realização do trabalho. Em alguns países, os empregadores precisam fornecer aos funcionários um reembolso ou ordenado para os custos incorridos no teletrabalho.
O que você pode fazer:
- Forneça os recursos que os funcionários precisam para trabalhar em casa.
- Quando a empresa não é capaz de fornecer o equipamento, é necessário estabelecer um acordo com o funcionário e reembolsar quaisquer despesas incorridas.
- Cumpra as leis do local remoto que exigem remuneração extra para serviços de eletricidade, telefonia e internet.
Edição n.o5: Propriedade intelectual
Além de proteger dados sensíveis, as empresas também devem priorizar a proteção do trabalho que seus funcionários produzem, incluindo autoria, invenções e designs. A propriedade intelectual (IP) internacional é um fator crucial a ser considerado na contratação de trabalhadores remotos.
O que você pode fazer:
- Registre a IP nos países em que seus funcionários estão localizados.
- Adicione uma cláusula de não divulgação como parte do contrato de trabalho e garanta que os termos sejam esclarecidos e entendidos.
Para evitar esses problemas, as empresas devem estabelecer e implementar uma política oficial de trabalho remoto.
Política de trabalho remoto
É extremamente importante definir um conjunto de regras e diretrizes para regulamentar e gerenciar trabalhadores remotos.
Uma política de trabalho remoto deve incluir:
- Regras da empresa
Trabalhar em casa não isenta os funcionários das condições e políticas que se aplicam a eles no local de trabalho. Para prevenir confusão, é melhor definir isso claramente nas diretrizes de trabalho remoto da empresa. - Expectativas de trabalho e desempenho do funcionário
Defina diretrizes sobre cronogramas, prazos, relatórios e tarefas. Também é importante explicar como você medirá o desempenho e a produtividade, bem como as métricas que são importantes para cada função. - Cláusulas de privacidade de dados e propriedade intelectual Garantir que os funcionários assinem um acordo de confidencialidade e entendam a importância de proteger as informações da empresa.
- Remuneração e benefícios
Esclareça que os funcionários têm direito à mesma remuneração e benefícios que no local de trabalho. Além disso, observe se haverá remuneração adicional para custos com internet e energia elétrica. - Diretrizes de comunicação
Certifique-se de que os funcionários estejam familiarizados com as ferramentas de comunicação que sua equipe usa. Defina quaisquer expectativas de disponibilidade on-line durante o horário de trabalho e enfatize a importância de verificações e reuniões para manter uma comunicação tranquila com sua equipe.
Criando sua equipe remota internacional?
Se precisar de auxílio na conformidade para o trabalho remoto, a Globalization Partners pode ajudar. Como Employer of Record, assumimos a responsabilidade legal pelos membros da sua equipe global e permitimos que a sua empresa contrate em 187 países – não é necessário ter uma entidade.
Leia mais: O que é um Employer of Record?
