Utkontraktering är en vanlig praxis för många företag, men har du funderat på att utkontraktera din personalavdelning? Kanske inte för ditt huvudkontor, men vad händer om du expanderar din verksamhet globalt? Att bygga ett nytt team av internationella anställda kan vara ett spännande och givande steg för ditt företag, men du kanske upptäcker att det är alltför komplicerat eller helt enkelt inte möjligt att försöka hantera HR för dessa anställda internt.
Lyckligtvis kan du arbeta med en registrerad arbetsgivare (EOR) så att du kan lämna över HR-funktioner till några mycket kapabla händer. Låt oss titta på nio anledningar till varför globala mänskliga resurser är något som många företag är bättre på att outsourca.
1. Du kan fortfarande välja dina anställda
Din inhemska HR-avdelning hanterar sannolikt dina anställdas hela livscykel, med början vid rekrytering. Du kan outsourca din anställning till en byrå, men många arbetsgivare gillar att behålla kontrollen över denna process så att de kan vara säkra på att de hittar de bästa kandidaterna för att gå med i deras team. Om det är sant för ditt företag kommer du att vara glad att veta att du kan outsourca alla andra aspekter av HR för dina internationella anställda utan att ge upp möjligheten att välja dina nyanställda.
När du arbetar med en registrerad arbetsgivare kan du fortfarande hantera din egen anställningsprocess. Du kan annonsera dina positioner, granska ansökningar, intervjusökande och välja de kandidater som passar bäst för jobbet. Men när du har gjort dessa val kan du lämna över uppgifter som onboarding, löner och resten av medarbetarens livscykel till din registrerade arbetsgivare.
Detta arrangemang ger det bästa av två världar för ditt företag. Du kan välja dina internationella anställda och få dem att arbeta för dig utan att behöva hantera logistiken som kan orsaka din inhemska HR-team några stora huvudvärk eller tvinga dig att bygga ett helt nytt team för din internationella verksamhet.
2. Du ger upp bördan av juridisk efterlevnad
Ett av de största hindren för ett företag som anställer i ett nytt land för första gången är regelefterlevnad. Varje land har sina egna arbetslagar som du måste följa. Du kan också behöva följa lagar som gäller för specifika stater, territorier eller kommuner. I många fall måste du förstå okända lagar som reglerar följande och mer:
- Hantering av personuppgifter
- Minimilöner
- Övertidsersättning
- Maximal arbetstid
- Allmänna helgdagar
- Årlig betald ledighet
- Sjukfrånvaro
- Föräldraledighet:
- Vårdgivarledighet
- Täckning av hälso- och sjukvård
- Arbetsförhållanden
- Anställningsavtal
- Rutiner för uppsägning
Med så många lagligheter att navigera i löper företag som anställer internationella arbetstagare en stor risk för bristande efterlevnad. Ett felsteg kan leda till böter eller andra rättsliga påföljder från staten eller stämningar från dina anställda eller deras fackföreningar. Att undvika dessa kostsamma scenarier är en stor fördel med global HR-outsourcing.
När du anförtror juridisk efterlevnad till en organisation som är djupt bekant med alla lokala arbetslagar behöver du inte investera mycket tid och resurser i att undersöka dessa lagar själv eller anställa advokater för att hjälpa dig att förbli lagenlig. Istället kan du ta bort denna stressor och vara säker på att din registrerade arbetsgivare beviljar anställda alla rättigheter de har rätt till enligt sina lagar.
3. Du kan avstå från att etablera en enhet
Om du planerar att inrätta HR-personal och direkt anställa ditt nya internationella team betyder det att du måste inrätta en juridisk person i landet. Detta beror på att länder i allmänhet inte tillåter internationella arbetsgivare att anställa sina medborgare. Istället måste du etablera ditt företag som arbetsgivare i landet. Entiteter kan ta olika former, såsom filialer och dotterbolag.
Förfarandet för att inrätta en juridisk person är olika för varje land, men i de flesta fall är det en ganska involverad process som kan ta månader att slutföra. Det kan också vara en kostnad som vissa företag helt enkelt inte har råd med. Även om ditt företag har råd att etablera en enhet kanske du vill testa din ingång till en ny marknad innan du helt förbinder dig att etablera ett dotterbolag där. Av alla dessa skäl väljer vissa företag att samarbeta med en registrerad arbetsgivare istället.
Om ditt företag vill expandera globalt men inte vill etablera en enhet är en registrerad arbetsgivare det perfekta alternativet. Din Employer of Record kommer att hantera alla HR-uppgifter som du inte kan hantera lagligt utan en enhet, och du kommer fortfarande att få upprätta relationer med internationella anställda och testa din expansion.
4. Du är räddad från lönekomplexiteter
Att hantera lönehantering är en pågående HR-uppgift som du inte har råd att röra upp. Att upprätta och hantera lönehantering i ditt hemland kan vara en viktig uppgift för din HR-avdelning, men internationell lönehantering kan vara en ännu större uppgift. Att betala dina anställda kan verka enkelt i ansiktet, men det innebär mycket, inklusive:
- Fastställa en lämplig lön.
- Lägga till bonusar när de är berättigade eller lagligt bemyndigade.
- Betala rätt priser för övertidsarbete.
- Betala anställda med rätt intervall.
- Korrekt hantering av semester eller sjuklön.
- Att hålla rätt belopp för saker som inkomstskatt och social trygghet.
Den sista punkten ensam kan vara en komplicerad uppgift eftersom den skattesats som en anställd betalar i skatter eller den skattesats som en arbetsgivare och en anställd betalar mot olika sociala trygghetssystem kan variera beroende på faktorer som hur mycket den anställde tjänar. Lyckligtvis behöver du inte hantera någon av den komplexiteten när du lägger ut löner till din registrerade arbetsgivare.
En registrerad arbetsgivare i Zambia bör till exempel känna till rätt inkomstskattebelopp att hålla inne enligt landets progressiva skattesatser och Pay As You Earn-systemet. En registrerad arbetsgivare i Brasilien bör veta att en anställd måste få en 13:e månadsbonus uppdelad i två delbetalningar under året. Oavsett var du expanderar är det en av de stora fördelarna med internationell HR-outsourcing att lämna över komplexiteten i lönehanteringen till en expert.
5. Du kan dra nytta av färdiga förmånspaket
När du är redo att ta dig an ett internationellt team bör det inte vara en eftertanke att skapa det perfekta förmånspaketet. Oavsett vilket land du befinner dig i bryr sig anställda om sina förmåner. När arbetssökande tittar igenom jobbannonser eller överväger ett jobberbjudande från ditt företag, kommer de definitivt att vilja veta vilka typer av förmåner du erbjuder, och det kan påverka om de accepterar ett jobberbjudande. I en amerikansk undersökning 79sa % av de anställda att de skulle välja ett förbättrat förmånspaket framför en löneökning.
Samma undersökning visade att några av de bästa förmånerna som anställda värdesätter mer än högre lön inkluderar sjukförsäkring, betald semester och sjukdagar, prestationsbonusar, pensionssparande eller pensioner och schemaläggningsflexibilitet. Men i ett annat land kan anställda leta efter olika förmåner.
Du måste omarbeta ditt förmånspaket när du börjar anställa i ett nytt land för att säkerställa att du erbjuder alla förmåner som anställda har laglig rätt till där tillsammans med andra förmåner som hjälper dig att vara en konkurrenskraftig arbetsgivare och locka till dig toppkompetens. En registrerad arbetsgivare i det land där du planerar att börja anställa kommer att veta vilka fördelar dessa arbetssökande letar efter och kommer att ha tilltalande förmånspaket redo att gå för dina nyanställda.
6. Du kan spara pengar
Outsourcing kommer alltid till en kostnad, men du måste väga dina alternativ för att avgöra om denna kostnad faktiskt kan spara pengar på lång sikt. Tänk på hur mycket det skulle kosta om du hanterade internationell HR internt. För att göra det måste du etablera en enhet i landet och ta på dig en personalpersonal för att hantera alla HR-funktioner där.
Att betala din nya HR-personal kan lägga till snabbt. Tänk till exempel på att en HR-chef i Storbritannien tjänar en genomsnittlig årlig grundlön på £46,063. Detta är inte den enda kostnaden som är involverad i hanteringen av HR internt, men det är en av de viktigaste. Genom att eliminera behovet av att ta med ett helt nytt HR-team kan du omedelbart spara ditt företag en stor summa pengar.
Genom att utkontraktera din HR kan du också spara pengar från att inte etablera en enhet och från att undvika kostsamma böter eller rättegångar som kommer om du oavsiktligt bryter mot lagen. Små företag kan också spara pengar på personalförmåner genom att utkontraktera sin HR. Detta beror på att professionella arbetsförmedlingar ofta kan få bättre priser på privata försäkringspaket för dina anställda.
7. Du får tillgång till lokal kännedom
En annan av de många fördelarna med att utkontraktera globala HR-funktioner är att du omedelbart får ett HR-team med lokal expertis. Att förstå lagen kan vara av största vikt, men att undersöka lagen ensam räcker inte för att anställa internationella anställda framgångsrikt. Du måste också känna till de lokala seder och bruk som inte anges i lagen men som fortfarande är avgörande för att hålla dina anställda nöjda.
Enligt Personal idag är dessa mjukare kulturella element vad internationella arbetsgivare ofta förbiser. Kulturell läskunnighet uppnås bäst genom förstahandserfarenhet i ett land. Den typen av lokal förtrogenhet är svår att replikera för ett företag som just börjar lära sig om ett annat lands kultur. Lyckligtvis kommer en registrerad arbetsgivare i ett land att ha lokal expertis som sträcker sig utöver bara lagen.
Våra HR-team i de 187 länder där vi har en närvaro förstår saker som artighet som anställda förväntar sig och bonusar eller gåvor som är vanliga. Du vill fortfarande lära dig om dina internationella anställdas kultur och affärssed så att du kan bygga en stark relation, men när du lär dig kommer din registrerade arbetsgivare att hjälpa dig att överbrygga klyftan.
8. Du behöver inte hantera internationella uppsägningar
Att säga upp anställda kan vara en komplicerad verksamhet i de flesta länder runt om i världen. USA är känt för at-will anställning, där arbetsgivare kan avskeda en anställd av någon anledning när som helst, så länge de inte bryter mot lagen. På samma sätt har Danmark ett flexicurity-system som gör det enkelt för arbetsgivare att låta anställda gå. I de flesta länder finns det dock stränga standarder för att säga upp en anställd och specifika procedurer som du måste följa.
Att försöka avskeda någon när det inte är motiverat enligt landets arbetslagstiftning kan leda till betydande påföljder för ditt företag. Vissa länder är mer tvistiga än andra, och du kan förvänta dig att anställda stämmer om de inte känner att de förtjänade att få sparken. Du kan sluta med att behöva betala ut förskottsbetalning, tillbaka lön, känslomässiga nödskador och mer.
Naturligtvis vill du undvika dessa situationer, vilket är anledningen till att du måste hantera uppsägningar med största omsorg och en grundlig förståelse för lagen.Att inte behöva hantera dessa känsliga situationer är en avgörande fördel för den globala HR-ledningen. Din Employer of Record kommer att veta om de lagligen kan avskeda eller säga upp en anställd beroende på situationens detaljer. De kommer också att känna till de procedurer som ska följas för att hantera uppsägningen korrekt.
9. Du är fri att fokusera på problem på högre nivå
Sammantaget är en av de bästa fördelarna med att utkontraktera HR-tjänster att det frigör ditt företag att ge din tid och uppmärksamhet åt andra saker. Den tid du kanske spenderar på att räkna ut okända arbetslagar och skattesystem kan istället riktas mot centrala aspekter av att driva ditt företag. Detta är särskilt användbart när du expanderar globalt eftersom du sannolikt har många saker som ditt företag skulle vilja koncentrera sig på för att göra din expansion till en framgång.
Du kan också ägna mer uppmärksamhet åt att bygga starka relationer med dina internationella anställda och främja samarbete över hela ditt globala team. Dessa ansträngningar kräver en del samordnade ansträngningar, särskilt i början av din expansion, och det är också de dagar då du kan hitta dig själv förankrad i HR-problem om du inte väljer att outsourca.
Strategisera som ett företag för att avgöra var din ledning kan leverera unikt värde och var du inte kommer att förlora något genom outsourcing. Detta kan leda till att du utkontrakterar andra aspekter av din internationella verksamhet, till exempel att anställa också. För de flesta företag är det en underdrift att säga att de inte kommer att förlora något genom att outsourca sin HR. Som vi har sett genom alla fördelar vi har diskuterat kan användning av en registrerad arbetsgivare vara ett stort mervärde för ditt företag. De kan ta med sig sin expertis till bordet, så att du kan använda din expertis för att få ditt företag att växa.
Internationella HR-tjänster från Globalization Partners
Kort sagt, outsourcing av dina internationella HR-funktioner sparar tid, pengar och huvudvärk och hjälper till att säkerställa att alla dina anställda behandlas rättvist enligt sina egna lagar och seder. Med tanke på alla dessa internationella HR-förmåner kan du bestämma att använda en registrerad arbetsgivare är det bästa alternativet för din internationella expansion.
Globalization Partners kan fungera som din internationella registrerade arbetsgivare för anställda i 187 länder över hela världen. Våra team är väletablerade med en grundlig förståelse för lokala arbetslagar och sedvänjor. Vi kan hantera viktiga HR-funktioner, inklusive onboarding, löner, skattedeklarationer, förmåner och mer. Genom att arbeta med Globalization Partners kan du påskynda din globala expansion, förbli lagenlig och bygga positiva arbetsrelationer med dina nya anställda.
För mer information om internationell HR-verksamhet, ladda ner vår e-bok ”Global Hiring Handbook: Onboard and Manage Talent in 20 Top Expansion Countries”.
