Indien är det näst folkrikaste landet i världen och som en växande marknadsekonomi är det en attraktiv plats för många internationella företag som vill expandera eller anställa medarbetare på distans. Om du funderar på att bygga upp ett team eller till och med bara anställa en person kommer vår guide för att anställa medarbetare i Indien att hjälpa dig att navigera i denna process.
Vad du bör känna till innan du anställer i Indien
Innan du börjar anställa i ett nytt land bör du känna till det allmänna landskapet för landets arbetskraft och de anställningsregler du måste följa. Låt oss ta en titt på lite viktig information du känna till innan du börjar rekrytera i Indien.
1. Arbetskraftskompetens i Indien
På nationell nivå har Indiens arbetskraft kämpat med brist på utbildning och kompetens. Detta kan verka som ett hinder för internationella företag som vill anställa indiska medarbetare. Men på grund av Indiens befolkning på över 1.33 miljarder kan du inte närma dig statistik på samma sätt som i ett mindre folkrikt land. Detta gäller Indiens utbildningsnivåer.
Även om inskrivning i högre utbildningsinstitutioner (HEI) har ökat fyra gånger sedan 2001, Indiens brutto inskrivningsgrad (GER) - andelen personer i åldern 16-23 som är inskrivna i högre utbildning - är bara 26.3 procent. Denna procentandel kan tyckas dyster, eftersom den inte ligger inom ministeriet för mänsklig resursutveckling mål 2020 på 30 procent. Men genom att multiplicera denna procentandel av den indiska befolkningen i denna åldersgrupp ser vi att det finns cirka 48.8 miljoner unga vuxna i Indien som deltar i en HEI. Det är mer än hela Spaniens befolkning.
Några av Indiens mest framstående och utvecklande industrier inkluderar industriell produktion, teknik, informationsteknik (IT) och företagstjänster outsourcing, detaljhandel, finansiella tjänster, sjukvård och turism. 2018 42 Tjänstesektorn och tillverkningssektorn var de andra respektive tredje största arbetsgivarna.
2. Byten av jobb
En annan sak att notera om Indiens arbetskraft är att många indiska anställda – särskilt yngre – är mycket bekväma med att byta jobb. En undersökning visade att 56 procent av indiska arbetare har valt att byta jobb efter en kort tid. De vanligaste anledningarna till att arbetstagare angav att de bytte jobb var att de erbjöds en bättre position någon annanstans eller att deras nuvarande jobb var en besvikelse eller involverade en negativ arbetsmiljö.
Undersökningen fann också att många arbetstagare ser jobbhopping som ett sätt att bredda sin kompetens och förbättra deras resumé eller utsikter. Denna attityd kan vara fördelaktig för arbetsgivare eftersom din kandidatpool inte är begränsad till arbetslösa arbetssökande. Detta innebär dock även att du måste göra en rejäl ansträngning för att behålla toppkompetens. För att behålla dina anställda kan du behöva öka deras löner och till och med justera deras titlar varje år.
3. Lönepaket
Att förhandla om kompensationspaket är en komplex process i Indien på grund av alla kompensationer många anställda får utöver sin grundlön. Dessa tillägg kan motsvara så mycket att en anställds grundlön bara utgör 40 procent av deras totala kompensation. Dessa tillägg kan omfatta:
- Prestationsbaserade bonusar
- Utbildningsbidrag för barn
- Barnbidrag
- Bostadsbidrag
- Fordonsbidrag
- Telefon- eller mobiltelefonbidrag
- Reseersättning eller koncession för ledighet (LTA/LTC)
- Speciella bidrag
Vissa av dessa bidrag måste du skatta på medan andra är skattebefriade till en viss punkt. Att avgöra rätt belopp att inkludera i en anställds kompensationspaket är en komplicerad uppgift, vilket är anledningen till att internationella arbetsgivare kanske vill överväga att outsourca HR för sina indiska anställda. Medarbetarna kommer att leta efter en viss lön och ett ersättningspaket som är uppbyggt på ett sätt som är så skatteeffektivt som möjligt.
Observera att Indien inte har någon nationell minimilön men ger lokala myndigheter befogenhet att fastställa minimilöner. Priserna varierar beroende på plats, bransch, anställningens karaktär och den anställdes ålder.
4. Skatter och sociala avgifter
Att navigera genom Indiens skattelagar kan vara en annan källa till komplexitet för internationella arbetsgivare. Indien införde nyligen ett nytt skattesystem som eliminerar 70 skattebefrielser men erbjuder lägre skattesatser. Denna nya regim samexisterar med den gamla, och anställda kan välja vilket system de vill följa. Båda systemen är progressiva, så anställda kommer att falla inom en viss kategori baserat på deras inkomst. Anställda som faller under en viss tröskel behöver inte betala inkomstskatt alls.
Indien har också ett socialförsäkringssystem, som administreras av Employee’ Provident Fund Organization (EPFO). Arbetsgivare och anställda bidrar till Employee Provident Fund (EPF), som är ett pensionssparande system. Anställda står för huvuddelen av detta bidrag. Arbetsgivarna ska emellertid ensamma stå för avgifter till andra typer av socialförsäkringar.
5. Garanterade förmåner
Indien har inte en tydlig lista över lagstadgade förmåner som gäller alla arbetstagare. Istället måste du se om någon lagstiftning gäller just din sektor. Exempelvis faller kommersiell verksamhet under lokala butiks- och etableringsstadgar och fabriker måste följa Factories Act.
Leta efter relevanta regler som sätter gränser för arbetstiden eller ger vilopauser. Kraven på betald ledighet kan variera från 12 till 21 dagar per år. Anställda kan ha rätt till sjukfrånvaro, föräldraledighet och andra typer av ledighet. Anställda kan även ha rätt till lediga helgdagar, men dessa helgdagar skiljer sig från region till region. Se till att ta reda på vilka högtider som firas i regionen där du anställer.
Även om sjukförsäkring inte är en obligatorisk förmån erbjuder många arbetsgivare sina anställda en privat sjukförsäkring för att komplettera de allmänna förmåner som anställda har rätt till i Indien. Att hitta lämpliga förmånspaket är en annan komplex uppgift du kan avstå från när du outsourcar din internationella HR-verksamhet.
6. Språk i Indien
Indien är hem för många etniska grupper, och dessa grupper talar hundratals olika språk. Den indiska konstitutionen nämner 22 av dessa språk. Det absolut mest talade språket i Indien är hindi. Ungefär 41 procent av indier talar hindi som sitt första språk. Bengali är den näst vanligaste språket med cirka 8 procent.
Denna språkliga mångfald kan vara skrämmande för internationella företag, men engelsktalande företag bör notera att engelska ofta fungerar som en lingua franca i Indien. En 2019 undersökning visade att ungefär 88 procent av indianerna i stadsområden talade engelska. Som en skarp kontrast till detta sa bara 3 procent på landsbygden att de talar engelska. Så länge du etablerar ditt företag i ett storstadscentrum, har du troligtvis inte några problem med att rekrytera anställda som talar engelska.
Kostnaden för att anställa en anställd i Indien
Att anställa nya medarbetare är ett betydande finansiellt åtagande. Den viktigaste faktorn är arbetskostnaden, som kan vara komplicerad att beräkna i Indien på grund av hur kompensationspaketen är uppbyggda. Utöver hur mycket varje nyanställd kommer att kosta ditt företag måste du även ta hänsyn till kostnaderna för rekryteringsprocessen. Dessa kostnader kan medföra följande:
- Registreringskostnader för att skapa din indiska enhet
- Advokater och revisorer som hjälper dig att följa indisk arbets- och skattelagstiftning
- HR-rekryterare och HR-chefers tid läggs på anställningsuppgifter
- Avgifter för en rekryteringsbyrå om du väljer att outsourca
- Kostnad för att vara värd för eller delta i anställningsevenemang
- Kostnader för platsannonser
- Resekostnader för alla rekryterare som reser till Indien
- Förflyttningskostnader för nyanställningar i förekommande fall
- Kostnad för att utföra bakgrundskontroller via en tredjepartsleverantör
Med tanke på många indiska anställdas benägenhet för jobbhopping vill du se till att du väljer anställda som kommer att passa perfekt och sedan göra ditt bästa för att behålla dem. Annars kommer du att behöva upprepa många av dessa kostnader igen för att ersätta dessa anställda.
Vad behöver ett företag för att anställa medarbetare i Indien?
För att anställa nya medarbetare i Indien kan du etablera ditt företag som arbetsgivare eller arbeta med en Employer of Record (EOR), även känd som en professionell anställningsorganisation (PEO).
En registrerad arbetsgivare kommer redan att ha allt på plats som behövs för att börja anställa nya medarbetare i Indien, så du kan börja direkt om du väljer detta alternativ. Dessutom ärEOR:er väl insatta i Indiens arbetslagar och hur man strukturerar konkurrenskraftiga löne- och förmånspaket. Detta innebär att du genom att arbeta med en registrerad arbetsgivare kan avstå från att etablera din egen enhet i Indien och hantera komplexa HR-uppgifter för dina indiska anställda.
Att överföra dessa HR-ansvar innebär också att du avstår från risken för bristande efterlevnad. Globalization Partners har lokala, lokala specialister i Indien som vet hur man förblir lagenlig i alla aspekter av indiska arbetares anställning.
Alternativet till att samarbeta med en registrerad arbetsgivare är att etablera en egen företagsfilial eller dotterbolag i Indien och hantera logistiken för anställning och andra HR-uppgifter internt. För att starta ett dotterbolag i Indien måste du börja med att undersöka de regler som gäller för din sektor. Att införliva ett företag i Indien kan vara en komplicerad, kostsam och tidskrävande process.
De flesta internationella företag som etablerar ett dotterbolag i Indien väljer antingen en privat eller offentlig aktiebolagsstruktur. För att etablera ditt dotterbolag och börja anställa någon i Indien måste du ha fått följande:
- Director Identification Number (DIN)
- Digital Signature Certificate (DSC)
- Företagsnamn godkänt av Registrar of Companies
- Memorandum och bolagsordning
- Ansökan om inkorporering
- Intyg för att påbörja verksamheten
- Företagsemblem
- Permanent Account Number (PAN)
- Anmälning av Employees’ Provident Fund Organization
- Registrering av mervärdesskatt (moms)
- Ansökan om sjukförsäkring
Du kan även behöva erhålla särskilda tillstånd eller andra tillåtelser beroende på din bransch eller plats. Tillåt gott om tid för att se till att du har alla krav på plats innan du börjar rekrytera.
Stegen för att anställa i Indien
Anställningspraxis i Indien liknar i allmänhet sannolikt de metoder du är van vid i ditt hemland. Det finns emellertid några landsspecifika överväganden som du bör ta med i processen. Låt oss titta på processen för hur man anställer i Indien, tillsammans med några av våra tips för att hitta dina perfekta kandidater.
1. Skriva och publicera jobbannonser
Börja med att skriva jobbannonser som beskriver positionsuppgifterna och de egenskaper och kvalifikationer du letar efter hos en idealisk kandidat. Hitta sedan det bästa stället att lägga upp eller publicera dessa annonser, vilket beror på branschen och platsen där du anställer. Om du anställer medarbetare på distans vill du troligen fokusera på platsannonser online och nätverkssajter som LinkedIn – över 50 miljoner yrkesverksamma i Indien har LinkedIn-profiler.
Annonsering online är en populär strategi. Indiens totala internetpenetration är på 50 procent, så om du vill nå människor som kan ha begränsad tillgång till internet, bör du också överväga att publicera annonser i tryckta tidningar.
2. Granska applikationer
Indiska yrkesverksamma är vanligtvis vana vid att skicka in ett personligt brev och en CV för jobbansökningar. CV:n kan skilja sig från land till land. Indiska CV:n kan innehålla fler personliga detaljer än vad vissa internationella arbetsgivare är vana vid att se i CV:n i sitt hemland. Den arbetssökande kan exempelvis ange sitt kön, ålder, nationalitet och civilstånd och kan inkludera ett foto på sig själv.
3. Genomför intervjuer
Om du anställer distansanställda i Indien, överväg att utföra intervjuer via ett videosamtal online. Se till att du schemalägger dessa virtuella intervjuer för en tidpunkt som är vettig i Indien Standard Time (IST) såväl som för din hemmatidszon. Om till exempel ett företag baserat i New York planerar en intervju för 1:30 p.m. EST, kommer det att vara midnatt för deras indiska intervjupersoner.
Om du etablerar ett kontor i Indien kan du intervjua kandidater personligen. Intervjuer i Indien bör spegla de intervjuer du är van vid i ditt hemland. Du kan emellertid behöva bedöma en intervjupersons språkkunskaper och ha en översättare till hands för att hjälpa till med intervjun om du är villig att anställa medarbetare som inte behärskar ditt språk flytande.
4. Utöka jobberbjudanden
Antingen efter en eller flera intervjuronder bör du utöka jobberbjudanden till de mest kvalificerade kandidaterna. På grund av komplexiteten och tvetydigheterna i Indiens anställningslagar är det en god idé att skapa ett detaljerat anställningsavtal som kommer att fungera som en tydlig uppsättning förväntningar på dina nya medarbetare. Ett grundligt avtal säkerställer även att kandidaterna förstår vad de har rätt till som dina anställda.
Inkludera den anställdes ersättning, listad i indiska rupier, tillsammans med ersättningar och förmåner. Du bör även inkludera rutiner för uppsägning. Låt den anställde se över sitt avtal och bekräfta sitt samtycke till villkoren med en underskrift. Även om detta inte är ett juridiskt krav kan det vara en användbar åtgärd för arbetsgivare i Indien.
5. Onboarda din nyanställda
Nu kan du introduktionsutbilda dina nya medarbetare. Det här steget innebär pappersarbete för att upprätta löner och lägga till anställda i dina interna system. Under onboardingprocessen, dela andra detaljer om din företagskultur, som exempelvis klädkod. Du kan även behöva ge utbildning för att hjälpa arbetare att komma igång i sina nya roller.
Om du väljer att arbeta med Globalization Partners som din registrerade arbetsgivare kommer vi att hantera teknikerna i onboardingprocessen för dina nya anställda, så att du kan fokusera på att förbereda dem för att utmärka sig i sina positioner.
Expandera till Indien med Globalization Partners
Globalization Partners har en närvaro i 187 länder över hela världen, inklusive Indien. Vi hjälper dig att snabbt anställa medarbetare i Indien utan att behöva etablera en enhet eller ha att göra med Indiens komplexa skatte- och anställningslagar. Vi tar hand om den logistiken så att du kan fokusera på att driva ditt företag. Dina indiska anställda kommer fortfarande att utföra arbetet för ditt företag, vilket gör detta till en värdefull lösning för arbetsgivare som vill expandera men inte vill behöva hantera alla svåra aspekter som kan komma med globala anställningar.
Läs mer om vår lösning för registrerade arbetsgivare i Indien för att komma igång.
