Hur man undviker bedrägeri i samband med internationell lönehantering

Bedrägeri i samband med lönehantering är som en långsamt läckande vattenledning. Till en början kan skadan vara svår att upptäcka eller så kan den verka liten. Men med tiden kan mängden pengar som tjuvar stjäla från ett företag genom internationella lönesystem vara betydande. I ett exempel kunde en kvinna stjäla nästan $300,000 från sin arbetsgivare under sin anställning. Även om pappersspåret avslöjade förluster på $300,000, uppskattade åklagare att kvinnan kunde ha tagit mer än tre fjärdedelar av en miljon dollar från sin arbetsgivare, från och med den tidpunkt då hon först anställdes i 2010 och varaktig tills hon avslutades i 2013.

Lönebedrägerier kan drabba företag i alla storlekar, men är en risk särskilt för småföretag. I sin 2018 rapport till nationerna fann Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) att företag med färre än 100 anställda var mer än dubbelt så benägna att uppleva lönebedrägerier jämfört med större företag. Lönebedrägeri är också internationellt. Det har förekommit rapporter om detta på företag runt om i världen. Att förstå risken för lönebedrägerier och hur det händer kan hjälpa ditt globala företag att vidta åtgärder för att förhindra det.

Hur allvarligt är lönebedrägeri?

De belopp som människor kan stjäla från sina arbetsgivare genom lönebedrägerier är vanligtvis betydande. I ett särskilt anmärkningsvärt fall stal presidenten för ett lönebehandlingsföretag, som hanterade löner och betalningar för andra företag, miljoner dollar26. Ett annat exempel på lönebedrägerier kostade New York City miljoner dollar600.

ACFE rapporterar att ungefär 7% av alla bedrägerifall är lönebedrägerier och det genomsnittliga företaget  förlorar cirka USD63,000. Det typiska lönebedrägerisystemet är långt i varaktighet - medianlängden på ett system är ungefär 30 månader.

Eftersom lönebedrägerier tenderar att fortsätta ett tag innan de upptäcks kan företag som påverkas av det ha en utmanande tid att få ersättning för de förlorade medlen. När det gäller kvinnan som befunnits skyldig till att stjäla runt $300,000, är det belopp hon måste betala tillbaka till sin tidigare arbetsgivare nästan en tredjedel av det belopp hon misstänks faktiskt ta under programmet.

Lönebedrägerier påverkar också oskyldiga åskådare. När ordföranden för ett löneförädlingsföretag stal miljontals dollar från sina kunder var de personer som omedelbart drabbades anställda hos bearbetningsföretagets kunder. Tusentals anställda vaknade en morgon för att lära sig att deras lönecheckar drogs tillbaka från sina konton. I vissa fall ledde uttagen till övertrasseringar och avgifterna i samband med övertrasseringar. Förutom att människor förlorade sina lönecheckar orsakade bedrägeriet också anställda i löneföretaget att förlora sina jobb och en inkomstkälla.

Underskatta inte effekterna av lönebedrägeri på ditt företag och de personer du arbetar med. Ett dåligt äpple kan ha en allvarlig inverkan på ditt företags rykte och förmåga att göra sina betalningar.

Hur lönebedrägeri händer

Det finns flera orsaker till internationella lönebedrägerier. Bedrägerierna kan vara ett resultat av åtgärder som vidtas av anställda i ett företag eller av företaget självt. Enligt ACFE-studien, när lönebedrägeri begås av en anställd, är det vanligtvis av någon som arbetar med redovisning eller administrativt stöd. Även om lönebedrägerier kan begås av två eller flera personer som arbetar tillsammans är en enskild person vanligtvis ansvarig.

Några av typerna av internationella lönesystem inkluderar:

• Ghost-anställda: Ghost-anställda får en lönecheck från ett företag men arbetar faktiskt inte där. I många fall existerar inte de anställda och arbetade aldrig för verksamheten. Det kan vara lätt att identifiera spökanställda i vissa fall. Vissa bedragare är inte särskilt kreativa när det gäller att namnge sina fiktiva anställda. De kan använda en variation på sina egna namn, en platshållare som "John Doe" eller till och med något som "X".
• Tidrapportsbedrägeri: Tidrapportsbedrägeri är en mycket vanlig form av lönebedrägeri. En anställd kan justera den tid de rapporterar att de arbetar uppåt för att få mer pengar från sin arbetsgivare. Ofta är tidsmängderna tillräckligt små för att inte upptäcka meddelande direkt. Till exempel kan en anställd lägga till ytterligare 15 minuter till sina rapporterade timmar varje dag. Som ett resultat kan de få mer än 40 timmar i veckan och få övertidsbetalningar från arbetsgivaren, även om de faktiskt inte fungerade så många timmar.
• Buddy punch-ins: Arbetsgivare som använder klockor och punch-kort kan uppleva lönebedrägeri i form av buddy punch-ins. Denna typ av bedrägerier kan verka oskyldiga. Till exempel kan en anställd som kör sent be en vänlig medarbetare att slå sitt tidkort för dem så att det ser ut som om de fick arbeta i tid. Men det är fortfarande en form av bedrägeri, eftersom anställda hävdar att de är på klockan när de faktiskt inte är på jobbet.
• Felklassificering av arbetstagare: Vissa typer av lönebedrägerier begås av arbetsgivaren, snarare än av anställda. Ett exempel är felklassificering av anställda eller arbetare för att undvika att betala löneskatter eller förmåner. Arbetsgivare behandlar ibland anställda som oberoende entreprenörer, även om de inte uppfyller kraven i definitionen. Ett annat exempel på felklassificering av arbetstagare uppstår när en arbetsgivare betalar "under bordet" och inte utfärdar några skattedokument alls.
• Löneförskott som inte betalas tillbaka: Anställda kan be om förskott på sin lön från tid till annan, med antagandet att de kommer att betala tillbaka förskottet. När förskottet inte återbetalas är det bedrägeri. I vissa fall kanske förskottet inte registreras korrekt av lönepersonalen. De kan lista det som en kostnad, snarare än en tillgång. Alternativt kan löneteamet misslyckas med att följa upp med den anställde för att se till att förskottet återbetalas.
• Bedrägliga lönesatser: Ett annat exempel på lönebedrägeri uppstår när lönesatser rapporteras felaktigt. En person på löneavdelningen kan justera en anställds timlön uppåt, till exempel ge någon $21 per timme snarare än de $20 de är avsedda att tjäna. För att undvika upptäckt kommer vissa anställda att justera lönesatsen under en begränsad period, till exempel bara ett par lönecheckar.
• Obehöriga bonusar: Lönebedrägerier kan inträffa när någon utfärdar en bonuskontroll till en anställd eller sig själv utan godkännande från lämplig individ eller avdelning.
• Förfalskad ledighet eller betald ledighet: Om en anställd hävdar betald ledighet när de inte är berättigade till det eller tar betald ledighet när de inte ska, är det en form av lönebedrägeri.
• Förfalskat undanhållande: I vissa fall inträffar lönebedrägeri när belopp som ska dras av från en persons lönecheck inte är, till exempel skatter, pensionsavgifter och försäkringsförmåner. Företaget betalar fortfarande kostnaderna, vilket innebär att det kan förlora en betydande summa pengar över tiden.
• Förfalskade utgifter: Anställda med utgiftskonton kan begå lönebedrägerier genom att kräva utgifter som inte är arbetsrelaterade. Till exempel kan en anställd ta sin familj ut på middag och kosta det. De kan också skapa ett falskt kvitto för ett köp som aldrig hänt.

Hur man identifierar och rättar lönebedrägeri

Vissa typer av lönebedrägerier kan vara lättare att upptäcka än andra. Det kan till exempel vara svårt att veta hur man identifierar spökanställda om ditt företag har filialer runt om i världen. Du har inget sätt att veta vem som exakt arbetar på ditt kontor i Tokyo om du är baserad i USA, till exempel. Ett sätt att upptäcka spökanställda är att arbeta med en tredje part som har människor i landet för dig. Din tredje part kan vara en spökjägare, se till att alla som får en lönecheck från ditt företag faktiskt fungerar för företaget. Den tredje parten kan också fungera som en professionell arbetsgivarorganisation, hantera alla aspekter av lönehantering för dina internationella anställda och ta bort ytterligare en sak från ditt företags att göra-lista.

Tillsammans med att arbeta med en professionell arbetsgivarorganisation kan du vidta åtgärder för att se till att alla får betalt av ditt företag faktiskt arbetar där och faktiskt existerar. Att kontakta referenser och utföra bakgrundskontroller av potentiella nyanställda är ett sätt att se till att de är verkliga. Att kräva direkt insättning för alla anställda är ett annat sätt att minska risken för att betala spöken.

Du kan identifiera andra typer av lönebedrägerier, såsom förfalskade löner, tidrapporter och utgifter genom att granska och granska löner innan du gör betalningar. Den person som granskar och godkänner lönehantering ska inte vara samma person som behandlar den. Den person som granskar lönehanteringen ska ansvara för att:

• Arbetade timmar matchar det förväntade antalet timmar som en anställd ska arbeta: Om en anställd arbetar mer än 40 timmar eller arbetar mer än det antal timmar som de anställdes för, ska personen som granskar lönehanteringen följa upp med individens arbetsledare för att se till att allt är överstyr. Ett annat alternativ är att kräva godkännande innan en anställd kan skicka in en tidrapport med mer än arbetade 40 timmar på en vecka.
• Timlönen är korrekt: Den person som granskar lönelistan bör jämföra anställdas förväntade timlön med den lön de faktiskt får. Om det finns en avvikelse bör ytterligare utredning ske.
• Lämpliga belopp hålls inne: Skatter och andra källskatter ska dras av från anställdas lönecheckar. Om de inte gör det måste den person som granskar lönehanteringen ta reda på varför.
• Utgifter är lämpliga: Den person som ansvarar för revision eller granskning av löner bör också titta på eventuella utgifter som hävdas av anställda och verifiera att de är lämpliga eller legitima. Granskningen kan omfatta att se över kvitton för att se till att de påstådda utgifterna matchar kvittona. Utgifterna ska också vara arbetsrelaterade.

Hur man förhindrar lönebedrägeri

Globala lönebedrägerier behöver inte kosta ditt företag hundratusentals dollar. Att veta hur man förhindrar lönebedrägerier kan stoppa det i spåren eller innan det någonsin börjar. Här är åtgärder du kan vidta för att förhindra att lönebedrägerier påverkar din verksamhet.

• Grundligt screena alla innan du anställer dem: Idealt kommer de människor du anställer att vara ärliga och pålitliga. Att screena nyanställda genom att kontrollera deras kriminella bakgrund, verifiera referenser och bekräfta utbildning och tidigare anställning hjälper dig att undvika att anställa oärliga personer. Du kan outsourca screeningprocessen när du anställer medarbetare internationellt.
• Använd elektriska tidrapporter och kräva godkännande: Det är enkelt för anställda att justera tidrapporter i papper, men svårare för dem att justera elektriska tidrapporter. Att använda elektriska tidrapporter och kräva arbetsledarens godkännande av den angivna tiden kan hjälpa till att förhindra förfalskade rapporter om arbetade timmar.
• Använd biometri för att eliminera kompis punch-ins: Kräver medarbetare att klocka sig in, om du använder en fysisk klocka, kommer att förhindra kompis punch-ins. Ett sätt att göra det är att använda fingeravtryck eller andra biometriska data för att verifiera en anställds identitet innan de stämplar in.
• Begränsa vem som kan få tillgång till löneuppgifter: Ju färre personer som har tillgång till ditt företags lönelista och vem som kan göra justeringar eller ändringar i den, desto bättre. Att begränsa tillgången till lönehantering minskar risken för att någon kommer att justera arbetade timmar eller lönegrad.
• Kräv en andra uppsättning ögon på lönerapporter: Alla lönerapporter ska granskas och godkännas innan betalningar utfärdas. Det bör också finnas en process för att pausa betalningar och utfärda korrigeringar om några felaktigheter noteras.
• Vet vad du ska leta efter när du granskar löner: Se till att ditt företag inte betalar personer med mycket liknande namn och identiska adresser. Var också försiktig med betalningar som görs till personer som bor på samma adress eller betalningar som görs till samma bankkonto för olika anställda.
• Ett sätt att förhindra betalningar till spökanställda, särskilt personer som inte längre arbetar för ditt företag, är att flagga register eller filer efter att en anställd lämnar företaget. En flaggad fil ska inte fortsätta att ta emot betalningar.
• Eliminera checkbetalningar: Lönebedrägeri är lättare att begå när papperskontroller är inblandade. Med direkt insättning skickas varje betalning till ett bankkonto. Du kan verifiera att kontoinformationen är korrekt och att den tillhör lämplig anställd. Vid behov kan du ångra betalningar som skickas om du misstänker att bedrägeri är på spel.
• Upprätta en nolltoleranspolicy: Du kan avskräcka bedrägeri genom att upprätta en nolltoleranspolicy. Att låta anställda känna till reglerna och de möjliga konsekvenserna av att begå lönebedrägerier kan hindra människor från att göra det.

Outsourca dina internationella lönebehov till Globalization Partners

När ditt företag expanderar utomlands kan det vara utmanande att hålla koll på vad som händer runt om i världen. Du behöver ett team för att stödja dig på marken och i landet. Globalization Partners kan vara det teamet för dig. Vår omfattande lösning  effektiviserar processen för att anställa internationellt och hjälper också till att säkerställa att din lönehantering, skatter och juridiska problem förblir förenliga med det land där du är verksam. Våra globala lönetjänster  säkerställer att ditt internationella team får betalt i tid samtidigt som de minskar risken för lönebedrägerier. Kontakta oss idag för mer information.

För mer information om internationell lönehantering, ladda ner vår e10-bok Saker du behöver veta om endast lönehantering.

Ladda ner e-boken