Det finns flera skäl till att anställda lämnar ett företag – de går i pension, hittar ett nytt jobb, eller så avgår de ofrivilligt på grund av friställningar eller uppsägningar. Oavsett dessa skäl måste företagen förbereda sig för att göra utgången till en enkel övergång.
En anställds utträde är en del av den distansanställdas upplevelseresa och företag måste förbereda sig i förväg för processen med avstigning. Detta inkluderar att investera resurser för att göra processen sömlös, eftersom förbise offboardingprocessen kan skada arbetsgivarens varumärke långt efter den anställdes avgång. Faktum är att en tredjedel av amerikanska anställda väntar en hel månad innan de lämnar en granskning av sitt företag.
Offboarding är lika viktigt som onboarding och är en viktig del av personalcykeln. Muryel Dias , chef för HR Operations South & Central America på Globalization Partners säger ”Offboarding startar så fort du onboardar en anställd, och utan en korrekt offboardingprocess kan företag förstöra den övergripande medarbetarupplevelsen.” Att förbereda anställdas avgångar kan vara utmanande när du arbetar på ett kontor, men i en avlägsen arbetsmiljö kräver offboarding ännu mer tid och uppmärksamhet.
4 skäl till att effektiv offboarding är avgörande för ditt företag
Det har visat sig att en detaljerad och effektiv offboardingprocess leder till bättre talangretention. En strukturerad, väl genomtänkt offboarding säkerställer också att HR-team kan underlätta processen för arbetsgivare och anställda.
Att skapa en offboardingprocess är avgörande för att:
# 1: Undvik juridiska och ekonomiska problem
Att samla och underteckna alla nödvändiga dokument som en del av offboardingprocessen kommer att minska arbetsgivarens risk för klagomål eller rättegångar. Detta gäller särskilt under ofrivilliga avgångar, såsom uppsägningar, när det finns landsspecifika lagar som arbetsgivare måste följa för att säkerställa att deras handlingar är lagliga.
#2: Förhindra dataintrång
HR-team måste se till att det finns gott om tid att logga ut anställda från systemet, inaktivera sina konton och minska åtkomsten till alla plattformar och all information som de inte längre behöver. Om anställda har tillgång till företagsdata efter avresan kan detta leda till spridning av konfidentiell information som äventyrar företaget.
#3: Förbättra företagets rykte
Att avsluta anställningsförhållandet på bästa möjliga sätt säkerställer att anställda lämnar känslan respekterad och uppskattad för den tid de tillbringade på företaget. Anställdas åsikter påverkar företagets rykte. Faktum är att recensioner är viktiga för 95 procent av arbetssökande, vilket innebär att negativa företagsgranskningar kan påverka potentiella kandidaters beslut om huruvida de ska ansöka om en roll eller inte.
#4: Få värdefull feedback
Anställda som lämnar företaget frivilligt är en otrolig källa till feedback. Att höra orsakerna till deras avgång eller bara deras ärliga åsikt kommer att hjälpa företaget att förbättras i framtiden.
Enligt Snapsurveys är "Top performing companies" inte bara bra på att acceptera feedback, men de ber också medvetet om feedback. Och de vet att feedback bara är till hjälp när det belyser svagheter och styrkor.
Offboarding i en avlägsen arbetsmiljö
Fjärrarbete har många fördelar, men det kan fortfarande finnas vissa nackdelar. Utan möjligheten att interagera ansikte mot ansikte kan hinder för anslutning och kommunikation bli en stor utmaning när det gäller fjärrstyrd offboarding.
”Brist på fysisk närhet gör det särskilt viktigt att implementera en genomtänkt offboardingprocess där tydlig kommunikation är nyckeln till att bygga upp förtroende och undvika missförstånd vid tidpunkten för de anställdas avresa”, säger Camila Torres , HR-specialist på Globalization Partners .
Syftet med att definiera offboardingprocessen är att skapa en smidig övergång för den anställde och skydda företaget från dataintrång och säkerhetsrisker.
Faktorer som definierar offboardingprocessen
Det finns två faktorer som avgör vilka åtgärder som ska vidtas i offboardingprocessen: orsaken till avresan och medarbetarens position.
Anledning till avresa
Beroende på orsaken till avresan kan vissa steg i processen bli viktigare än andra. Därför måste offboardingprocessen anpassas till villkoren i varje enskilt fall. Det finns fyra huvudorsaker till avresan:
1. Avgår
Det är viktigt för HR-team att definiera en process som hjälper till att förhindra oväntade avgångar och ger tillräckligt med tid för att fylla den öppna positionen. Anställda bör få riktlinjer som fastställer kraven för att säkerställa en enkel utgång. Dessa riktlinjer kan göra en minsta uppsägningstid, överlämningsanteckningar, rapporter och dataåtkomst nödvändig.
2. HR-team för pensionering
måste planera anställdas pension i förväg. De bör se till att pensionssystemen efterlevs och fastställa slutbetalningen till de anställda. En bästa praxis för att säkerställa en trevlig avgång är att ge pensionärer en ordentlig avskedsfest och erkännande i form av en utmärkelse eller en gåva, särskilt om de har arbetat för företaget under en lång tid.
3. Att lägga
av anställda är svårt, men ibland oundvikligt. I dessa fall är det bäst att behandla den anställde med respekt och empati och göra det mycket tydligt varför han eller hon blir avskedad.
4.
Uppsägningar är en av HR:s svåraste uppgifter och i dessa fall måste uppsägningsprocessen planeras noggrant. Den anställde bör få ett skriftligt meddelande om de fakta som motiverar uppsägningen och de juridiska artiklar som företaget förlitar sig på för att fatta detta beslut för att undvika eventuella problem.
Tänk på att viktiga efterlevnadskomponenter som nödvändiga dokument och provanställningsperiod varierar beroende på land. Att låta anställda säga adjö till sina kollegor, närvara vid deras senaste förfrågningar och visa en bild av företagsenhet under hela processen är några av nycklarna till att säkerställa en sömlös uppsägning.
Enligt Dias och Torres är det, oavsett anledning till avresa, avgörande att medarbetarna känner sig bekväma. HR bör aldrig glömma att de har att göra med människor, så empati, kommunikation och solidaritet är grundläggande, särskilt när du har att göra med en avlägsen offboarding-process.
Det är också viktigt att säkerställa att anställda får alla betalningar och avgångsvederlag som de har rätt till. Arbetsgivare måste vara medvetna om att de lokala lagarna och bestämmelserna om avgångsvederlag och betalningar under uppsägningar varierar beroende på land eller region.
Typ av befattning
Stegen som är involverade i offboardingprocessen varierar också beroende på vilken befattning medarbetaren innehar. Till exempel kan avskedande av redovisningsanställda kräva en finansiell registerkontroll före avresan, medan säkerhetskontroller kan vara nödvändiga för IT-medlemmar för att förhindra att de tar känsliga uppgifter med sig.
Hur man skapar en effektiv process för fjärravstigning
HR-team måste skapa en anpassad avstigningsprocess baserad på deras företags specifika behov. Processen beror starkt på vilken typ av avgång, särskilt om den anställde lämnar frivilligt eller ofrivilligt, samt grunderna som företagets storlek.
I en avlägsen arbetsmiljö kräver offboarding-processen att företag bedriver grundläggande kommunikation i en virtuell miljö, vilket sannolikt kommer att kräva nya steg och noggranna överväganden. Här är några tips för att säkerställa att processen för fjärravstigning utförs lagligt och framgångsrikt.
1. Utkast till en kommunikationsplan
Avstigningsprocessen börjar när HR-teamet lär sig om en avgång, oavsett om det handlar om en uppsägning eller en avgång. Det är särskilt viktigt att utarbeta en fjärrkommunikationsplan som beskriver hur resten av teamet kommer att informeras. Upprätta en gemensam kanal för kommunikation och planera möten och videosamtal i förväg. Enligt Edwina Tan, chef för Global Operations APAC på Globalization Partners, är det viktigt att uppmärksamma tonen som används i e-postmeddelanden och samtal med anställda.
Planen bör också överväga den anställdes kunder och hur man korrekt meddelar dem. Denna kommunikationsplan måste innehålla tydlig information om avresan för att undvika missförstånd.
2. Förbered pappersarbetet
Pappersarbetet för avstigning av en distansanställd är inte annorlunda än processen för personliga avgångar, förutom att det måste göras digitalt. HR-team ska samla all dokumentation som behövs för att se till att allt är i ordning och genomförs lagligt. Det är nödvändigt att granska kontrakt och sekretessavtal för att klargöra avgångsvillkoren och svara på eventuella frågor. HR måste också förbereda pappersarbete om kompensationspaket, förmåner, ersättningar och skatter. Alla dessa dokument kan delas genom dokumenthantering och digitala signatursystem för att säkerställa att processen är smidig och säker.
3. Planera övergångsprocessen
Det viktigaste steget vid denna tidpunkt i processen är att skapa en plan för att göra övergången av arbete och ansvar efter den distansanställdas avgång sömlös. Denna plan bör omfatta regelbundna online-avstämningar för att granska projektens status, omfördela uppgifter som redan har påbörjats av den anställde och sätta grunden på plats så att den nya anställde kan återuppta de nödvändiga uppgifterna. HR måste vara tydlig med berörda team om hur denna övergång kommer att se ut och var medarbetarens arbete kommer att hamna.
4. Schemalägg sessioner
för kunskapsöverföring online Detta är en av de viktigaste delarna av effektiv fjärravstigning för frivilliga avgångar. Under kunskapsöverföringssessionerna online delar avgående anställda information med sina medarbetare eller direktrapporterande och med den nyanställda, om möjligt. Denna information bör innehålla ett register över ansvarsområden och uppgifter, projektstatus och tillgång till information, programvara och dokument.
5. Återvinn företagets tillgångar
Om företaget tillhandahöll utrustning och tillgångar till anställda under deras anställningstid är det viktigt att dessa skickas tillbaka till arbetsgivaren före avgång. HR-team måste göra en digital checklista och arrangemang för att samla in dessa tillgångar under de sista dagarna innan medarbetaren lämnar företaget. Denna checklista kan innehålla föremål som datorer, mobiltelefoner, nycklar, ID-brickor och företagskreditkort och den ska skickas till den avgående medarbetaren tillsammans med en digital retur av företagets fastighetsbrev.
6. Radera användarkonton
Fjärrarbete kräver att information delas online. Därför har anställda tillgång till interna verktyg som e-postkonton, enheter, databaser och källor till känslig information. Att tillhandahålla distansanställdas åtkomst till denna information och återställa eventuella digitala tillgångar, inklusive lösenord och nyckelkoder, hjälper till att förhindra säkerhetsöverträdelser. Oavsett hur bra relationen mellan arbetsgivare och anställd är ska avgående anställda inte ha tillgång till någon information när de inte längre är en del av teamet.
7. Genomföra en virtuell exitintervju
Även om det endast är tillämpligt för frivilliga avgångar är virtuella exitintervjuer nyckeln till att säkerställa en effektfull offboarding. Syftet med dessa intervjuer är att få värdefull feedback om medarbetarnas upplevelse inom företaget. Detta blir sista chansen att lämna medarbetare med ett positivt intryck innan avresan. Det är också ett bra sätt att samla in information som hjälper HR-avdelningen att fatta bättre beslut i framtiden. Ta tillfället i akt att få insikt i rollen, deras arbete på distans och deras övergripande erfarenhet.
Att skapa en effektiv offboardingprocess på distans är lika fördelaktigt för företag som för anställda. Det kan dock vara svårt att navigera i komplexiteten i en anställds avgång, särskilt när personlig kommunikation inte är ett alternativ.
Globalization Partners AI-drivna Global Employment Platform hjälper dig att säkerställa efterlevnad under uppsägningen av dina internationella anställda.
För att veta mer om G-P Recruit ,besök vår webbplats och berätta hur vi kan hjälpa dig att hitta den bästa talangen, på rätt plats, till rätt kostnad.
