Leitfaden für die Einstellung von Personal in Dänemark

Wie auch seine skandinavischen Vettern gilt Dänemark als eines der glücklichsten Länder der Welt. Gleichfalls ist es auch ein hervorragender Standort für internationale Unternehmen, die expandieren wollen, und steht auf Platz vier im Kodex zur Leichtigkeit der Geschäftstätigkeit weltweit – das ist höher als in jedem anderen europäischen Land und als die Vereinigten Staaten.

Wenn Sie erwägen, ein neues dänisches Mitarbeiterteam einzustellen, lesen Sie unseren Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern in Dänemark. Wir geben Ihnen einige wichtige Informationen und Tipps für die Einstellung in Dänemark, damit Sie gut vorbereitet sind, bevor Sie den Prozess beginnen.

Was Sie vor einer Einstellung in Dänemark wissen sollten

Bevor Sie mit der Einstellung neuer Mitarbeiter in Dänemark beginnen, sollten Sie einige wichtige Fakten über die Kultur, den Arbeitsmarkt und die rechtlichen Rahmenbedingungen in diesem Land kennen. Insgesamt ist Dänemark offen für internationale Unternehmen, die dort investieren wollen, und die arbeitsrechtlichen Bestimmungen sind relativ locker. Sie müssen sich jedoch auch die für Ihre Branche geltenden Tarif- und Arbeitsverträge befolgen.

1. Offenheit für Arbeitsplatzwechsel

Arbeitgeber, die in Dänemark einstellen wollen, sollten beachten, dass viele dänische Mitarbeiter ständig auf der Suche nach neuen Arbeitsmöglichkeiten sind. Jedes Jahr wechselt etwa ein Viertel der Dänen die in der Privatwirtschaft arbeiten, den Arbeitsplatz. Dies ist eine gute Nachricht für Unternehmen, die zum ersten Mal in dem Land einstellen, da es dadurch einfacher wird, Spitzenkräfte zu gewinnen.

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie Vergütungs- und Leistungspakete anbieten und eine Unternehmenskultur schaffen, die Fachkräfte dazu ermutigt, Ihr Unternehmen anderen Unternehmen vorzuziehen, die ebenfalls versuchen, sie einzustellen. Die Bereitschaft der Dänen, den Arbeitsplatz zu wechseln, bedeutet auch, dass Sie sich intensiv darum bemühen sollten, talentierte Mitarbeiter an Ihr Unternehmen zu binden, wenn sie einmal in Ihrem Team sind.

2. Tarifverträge

Die meisten dänischen Arbeitsgesetze werden nicht von der Regierung, sondern von Tarifverträgen (CBA) festgelegt. Die meisten Tarifverträge sind das Ergebnis von Verhandlungen zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften. Fast 70 Prozent der dänischen Arbeitnehmer gehören Gewerkschaften an. Zwar verhandeln die Gewerkschaften im Namen der Arbeitnehmer über hohe Löhne und andere Vergünstigungen, doch Streiks sind in diesem Land eher selten. Im Allgemeinen arbeiten die Parteien gemeinsam an der Ausarbeitung von Tarifverträgen, die für alle Beteiligten fair und vorteilhaft sind.

Tarifverträge unterscheiden sich von Branche zu Branche und bestimmen  Arbeitsvorschriften in Bezug auf Faktoren  wie Mindestlohn und Arbeitsbedingungen. Daher müssen Sie sich nicht mit den dänischen Gesetzen befassen, um herauszufinden, welche Normen Sie als Arbeitgeber einhalten müssen, sondern mit dem geltenden Tarifvertrag.

3. Die Arbeitswoche und Urlaubstage

Eines der wenigen Dinge, die das dänische Recht allen Mitarbeitern vorschreibt, sind die Arbeitszeiten und die arbeitsfreien Zeiten. Laut Gesetz dürfen Dänen im Durchschnitt, einschließlich Überstunden, nicht mehr als 48 Stunden pro Woche arbeiten. Dieser Durchschnitt wird über einen Zeitraum von vier Monaten berechnet. Die meisten Dänen kommen nicht annähernd an diese Obergrenze heran, da die Standard-Arbeitswoche in diesem Land 37 Stunden umfasst. Die Mitarbeiter arbeiten in der Regel von Montag bis Freitag und verlassen den Arbeitsplatz meist gegen 4 p.m. Uhr. Mitarbeiter haben auch Anspruch auf tägliche Pausen.

Das Gesetz sieht außerdem vor, dass dänische Mitarbeiter fünf Wochen bezahlten Jahresurlaub erhalten. Eine kürzlich erfolgte Aktualisierung des Urlaubsgesetzes ermöglicht es den Mitarbeitern nun, sich ihren Urlaub zu verdienen und ihn schrittweise im Laufe des Jahres zu nutzen, anstatt zu warten, bis sie ihren gesamten Urlaub für das Kalenderjahr auf einmal erhalten. Zudem erhalten die Dänen jedes Jahr 11 Feiertage. In einigen Tarifverträgen kann auch festgelegt werden, dass die Mitarbeiter zusätzliche Urlaubstage erhalten, z. B. am Tag der Arbeit.

4. Steuern und Sozialversicherung

Die Dänen zahlen außergewöhnlich hohe Steuern. Der Einkommensteuersatz ist progressiv, sodass Mitarbeiter, die mehr verdienen, einen höheren Beitrag leisten. Der dänische Durchschnittsbürger zahlt fast die Hälfte seines Gehalts an Steuern.

Die Dänen zahlen auch 8 Prozent ihres Gehalts direkt an die Sozialversicherung. Auch die Arbeitgeber müssen Beiträge zur Sozialversicherung leisten, die bis zu 8,000 Dänische Kronen (DKK) pro Jahr betragen können. In Dänemark fließen die Sozialversicherungsfonds in die Krankenversicherung, das Krankengeld, das Mutterschutzgeld, die Invaliditätsleistung, das Kindergeld und das Urlaubsgeld.

5. Arbeitsverträge

Schriftliche Arbeitsverträge sind in Dänemark gesetzlich vorgeschrieben. Denken Sie daran, dass Sie in Ihrem Vertrag nicht gegen Gesetze oder Tarifverträge verstoßen dürfen, aber der Vertrag kann weitere spezifische Informationen enthalten. Der Arbeitsvertrag muss die folgenden Informationen enthalten:

• Name und Anschrift von Arbeitgeber und Mitarbeiter
• Standort des Arbeitsplatzes
• Berufsbezeichnung oder -beschreibung
• Aufnahme der Tätigkeit (Beginn)
• Erwartete Dauer der Tätigkeit für nicht unbefristete Stellen
• Regelungen zu Urlaub und Urlaubsgeld
• Kündigungsfristen für Mitarbeiter und Arbeitgeber
• Vergütung, sonstiger Lohn und Häufigkeit der Gehaltsschecks
• Typische Arbeitszeiten
• Informationen über alle geltenden Tarifverträge

Kosten für die Einstellung in Dänemark

Internationale Anstellungen können höhere Kosten verursachen als lokale Anstellungen. Dafür sollten Sie ein Budget einplanen, denn:

• Forschung: Sie müssen etwas Zeit und Geld in die Durchführung von Forschung investieren, um Gesetze oder CBAs zu identifizieren, die für Ihr Unternehmen gelten. Vielleicht möchten Sie sogar einen Experten aus dem Land zu Hilfe nehmen.
• Unternehmensgründung: Die Gründung einer Tochtergesellschaft in Dänemark ist mit Kosten verbunden, die erforderlich sind, bevor  Sie Mitarbeiter im Land rechtlich beschäftigen können. Die gute Sache ist, dass es sich bei diesen Anmeldegebühren um eine quasi einmalige Investition handelt, die Sie nicht wiederholen müssen, wenn Sie in Zukunft weitere Mitarbeiter einstellen.
• Einstellungsagentur oder -ausschuss: Vielleicht möchten Sie mit einer Einstellungs- oder Headhunter-Agentur in Dänemark zusammenarbeiten, um qualifizierte Stellensuchende für Ihr Unternehmen zu finden. Diese Partnerschaft wird jedoch nicht günstig ausfallen. Die Alternative ist, den gesamten Prozess intern abzuwickeln, was aber auch Kosten verursacht, da Sie Ihre Mitarbeiter, die in Ihrem Einstellungsausschuss arbeiten, bezahlen müssen.
• Software: Sie können auch Software verwenden, um Stellenbewerbungen zu organisieren und zu sortieren. Diese Programme sind eine finanzielle Investition, die Sie in Betracht ziehen sollten, wenn Sie noch keine Software haben.
• Stellenanzeigen: Die Online-Veröffentlichung Ihrer Stellenanzeigen auf dänischen Stellenportalen kann auch zu Ihren Einstellungskosten beitragen. Vielleicht können Sie einige Anzeigen kostenlos aufgeben.
• Rechtliche Prüfungen: Screening-Prüfungen umfassen Schritte wie die Überprüfung der Bewerberinformationen in ihren Lebensläufen, die Prüfung von Visa und die Bestellung von Hintergrundprüfungen.
• Schulung: Wenn Sie neue Mitarbeiter übernehmen, sollten Sie auch die Schulungskosten budgetieren. Sie möchten, dass Ihre neuen Mitarbeiter Ihr Unternehmen verstehen und über die notwendigen Instrumente verfügen, um in ihrer neuen Position erfolgreich zu sein.

Denken Sie daran, dass die hohe Fluktuationsrate in Dänemark bedeutet, dass Sie den Einstellungsprozess möglicherweise häufiger wiederholen müssen, als Sie es in Ihrem Heimatland gewohnt sind.  Dies unterstreicht die Bedeutung der Einrichtung eines erschwinglichen Einstellungsprozesses und der Umsetzung effektiver Strategien zur Mitarbeiterbindung.

Was benötigt ein Unternehmen, um Mitarbeiter in Dänemark einzustellen?

Um in Dänemark Mitarbeiter einzustellen, müssen Sie dort einen legalen Status als Unternehmen und Arbeitgeber haben. Das bedeutet, dass Sie einige notwendige Verfahren durchlaufen müssen. Sie benötigen:

• Geschäftsstruktur: Sie müssen entscheiden, welche Geschäftsstruktur für Ihre Expansion sinnvoll ist. Dies könnte eine Niederlassung sein, die im Wesentlichen ein Außenposten Ihres Unternehmens sein wird, oder wenn Sie eine Struktur wünschen, die unabhängiger funktioniert, können Sie eine von zwei Arten von Tochtergesellschaften einrichten:  einen Aktieselskab (A/S) oder einen Anpartsselskab (ApS). Eine ApS ist im Wesentlichen eine private, haftungsbeschränkte Gesellschaft und für die meisten internationalen Unternehmen die beste Wahl.
• DBA-Registrierung: Sie müssen sich online bei der dänischen Wirtschaftsbehörde (DBA) registrieren, um Ihre zentrale Unternehmensregisternummer (CVR) zu erhalten. Hierfür benötigen Sie eine NemID, eine Art digitale Signatur. Wenn Sie keine Arbeitserlaubnis haben oder nicht in Dänemark wohnhaft sind, müssen Sie sich an einen Anwalt wenden.
• Steuerregistrierung: Sie müssen sich bei den dänischen Steuerbehörden registrieren. Dies kann je nach Tätigkeit Ihres Unternehmens getrennte Anmeldungen für verschiedene Steuerarten beinhalten.
• Stammkapital und Bankkonto: Sie benötigen ein dänisches Bankkonto und einen Mindestbetrag an Stammkapital, dessen Höhe je nach gewählter Geschäftsstruktur unterschiedlich ist.
• Dokumente: Sie müssen einige Dokumente vorbereiten, wie z. B. Ihr Memorandum und Ihre Satzung. Um eine Zweigniederlassung zu gründen, benötigen Sie einen Gründungsbeschluss bzw. Gesellschaftsvertrag.
• Bürofläche: Eine physische Adresse in Dänemark ist für Ihr Unternehmen erforderlich, wenn Sie eine Tochtergesellschaft gründen. Dies ist eine rechtliche Notwendigkeit, und Sie brauchen auch einen Ort, an dem Sie Ihre Interviews führen können, bevor Sie mit dem Einstellungsprozess beginnen.
• Industrieschadenversicherung: Unternehmen in Dänemark müssen eine Industrieschadenversicherung bei einer Versicherungsgesellschaft im Land abschließen. In einigen seltenen Fällen können Sie diese Police auch über eine Versicherungsgesellschaft in Ihrem Heimatland abschließen.

Sie können all diese Anforderungen vermeiden, indem Sie sich für eine professionelle Arbeitsorganisation (PEO), auch bekannt als Employer of Record (EOR), entscheiden, anstatt sich als Arbeitgeber zu etablieren.  Dies ist eine effektive und vollständig legale Umgehungslösung für Unternehmen, die schnell expandieren und die Komplexität und Kosten vermeiden möchten, die mit der Gründung einer Tochtergesellschaft verbunden sind.

Schritte zur Einstellung in Dänemark

Sobald Sie Ihr Unternehmen in Dänemark gegründet haben, können Sie mit dem Einstellungsprozess  beginnen. Die Einstellungspraktiken in Dänemark ähneln vermutlich jenen, die Sie bereits aus Ihrem Heimatland kennen, enthalten aber auch einige länderspezifische Details, die Sie unbedingt kennen sollten. Sehen wir uns die Schritte an, wie man in Dänemark einstellt.

1. Inserieren Sie Ihre offenen Stellen

Beginnen Sie mit der Erstellung von Stellenanzeigen, in denen Sie Informationen über Ihr Unternehmen und die Aufgaben und Anforderungen für die jeweilige Position mitteilen. Sie sollten diese Anzeigen in Online-Stellenbörsen veröffentlichen, wo sie von dänischen Arbeitssuchenden gesehen werden können. Einige der beliebtesten Stellenbörsen in Dänemark sind Jobnet, Jobindex.dk, Ofir, Jobzonen und Stepstone. Sie können auch nach Stellenbörsen suchen, die auf Ihre Branche zugeschnitten sind. Denken Sie daran, in der Anzeige anzugeben, ob die Bewerber ihre Unterlagen auf Englisch einreichen sollen.

2. Bewerbungen lesen

Wenn Sie keine Zeit haben, die Bewerbungen von Hand zu lesen, können Sie eine Software oder eine Personalvermittlungsagentur nutzen, um die Bewerbungen zu sichten. Amerikanische und kanadische Unternehmen sollten bedenken, dass dänische Lebensläufe (CVs) anderen europäischen Lebensläufen ähneln, die in der Regel länger sind als die kurzen Lebensläufe, die man in Nordamerika findet. Suchen Sie nach Bewerbern, die Ihre Erwartungen erfüllen oder übertreffen, und erstellen Sie eine Auswahlliste der besten Kandidaten.

3. Interviews führen

Wenn Sie eine Tochtergesellschaft in dem Land gründen, können Sie diese Interviews in Ihrem neuen Büro führen. Wenn Sie Remote-Mitarbeiter in Dänemark  einstellen, können Sie entweder in das Land reisen, um persönliche Interviews durchzuführen, oder einen Telefonanruf oder ein  virtuelles Videointerview planen. Berücksichtigen Sie bei der Planung virtueller Interviews den Zeitunterschied zwischen Ihrem Wohnort und der mitteleuropäischen Zeit.

4. Angebote und Verträge einreichen

Sobald Sie die besten Bewerber ermittelt haben, sollten Sie ihnen ein offizielles Stellenangebot unterbreiten. Sie sollten diese Zeit auch nutzen, um einen schriftlichen Vertrag zu erstellen, den Ihr neuer Mitarbeiter durchsehen und dem er zustimmen kann, damit er die Stelle und die Arbeitsbedingungen vollständig versteht. Wie bereits erwähnt, gibt es eine Liste von Themen, die Sie in diesem Vertrag abdecken müssen, und der Vertrag sollte mit den gesetzlichen oder Anforderungen im Tarifvertrag übereinstimmen bzw. darüber hinausgehen.

5. Neue Mitarbeiter einstellen

Jetzt können Sie den Einarbeitungsprozess mit Ihren neuen Mitarbeitern durcharbeiten. Vergewissern Sie sich, dass sie alle notwendigen Papiere ausfüllen. Beantworten Sie alle Fragen, die sie nach der Lektüre der Verträge haben. Bei Bedarf können Sie auch Schulungen anbieten, um ihnen den Einstieg in ihre neuen Aufgaben zu erleichtern.

Globalization Partners kann als Ihr globaler Professional Employer Organization in Dänemark fungieren

Obwohl Dänemark ein sehr unternehmensfreundliches Land ist, kann die Gründung eines Unternehmens und die Beherrschung der einschlägigen Gesetze und Normen kostspielig und zeitaufwändig sein. Wenn Sie sofort mit der Beschäftigung von Fachkräften in Dänemark beginnen möchten, sollten Sie eine Zusammenarbeit mit Globalization Partners in Betracht ziehen. Wir haben eine etablierte Präsenz in Dänemark und vielen anderen Ländern auf der ganzen Welt, sodass wir Ihrem Unternehmen helfen können, schnell und einfach zu expandieren.

Weitere Informationen über die Einstellung internationaler Mitarbeiter in Dänemark und auf der ganzen Welt finden Sie in unserem Globalen Einstellungshandbuch, das Sie kostenlos herunterladen können.