Leitfaden für die Einstellung von Personal in Portugal

Portugal erlebte einen Wirtschaftseinbruch kurz nachdem das Land Anfang der Eurozone beigetreten war2000s, aber seitdem erlebte Portugal eine bemerkenswerte wirtschaftliche Erholung – sein Bruttoinlandsprodukt (BIP) stieg um 2.7 Prozent im Jahr 2017. Einer der Faktoren, die wahrscheinlich zur Erholung der Wirtschaft beigetragen haben, war die Einführung von unternehmensfreundlichen Praktiken. Portugal hat beispielsweise Änderungen an seinem Arbeitsgesetzbuch  vorgenommen, die die Flexibilität des Gesetzes und des Systems als Ganzes erhöht haben.

Wenn Sie an einer Expansion Ihres Unternehmens interessiert sind und das portugiesische Arbeitssystem besser verstehen möchten, kann Ihnen unser Leitfaden zur Einstellung von Mitarbeitern in Portugal dabei helfen, die Regeln und Anforderungen des Landes zu verstehen und einen Einblick in die Erwartungen und Prozesse bei der Einstellung zu erhalten.

Was man vor einer Einstellung in Portugal wissen sollte

Bevor Sie neue Mitarbeiter in Portugal  einstellen, recherchieren Sie die Regeln und Anforderungen für Steuern, Löhne und die Erstellung von Arbeitsverträgen.

1. Bevölkerung von Portugal

Seit leben 2020Millionen Menschen in Portugal,  und das mediane Alter beträgt 46.2 Jahre. 10.2 Das Land ist einzigartig unter denjenigen in der Europäischen Union (EU), da seine Bevölkerung  aufgrund einer geringen Geburtsrate von nur 1.29 Babys pro Frau schrumpft. Um die Bevölkerungszahl zu erhöhen und einen weiteren Rückgang zu verhindern, sucht das Land aktiv nach Möglichkeiten, die Einwanderung zu fördern bzw. Portugiesen, die das Land verlassen haben, zur Rückkehr zu bewegen.

Es gibt mehrere Programme zur Förderung des Bevölkerungswachstums, darunter finanzielle Anreize für die Rückkehr in die Heimat und Steuererleichterungen. Die Regierung hat auch Programme aufgelegt, um ausländische Investoren und Arbeitsschaffende zu ermutigen, sich im Land niederzulassen.

2. Gehaltsabrechnung und Löhne

Portugal hat von allen westeuropäischen Ländern den niedrigsten Mindestlohn. Ab 2022 beträgt der monatliche Mindestlohn 700 Euro pro Monat, basierend auf 14 Zahlungen pro Jahr. Die Regierung erhöht den Mindestlohn jährlich auf der Grundlage des Anstiegs der Lebenshaltungskosten und der Produktivität des Landes. Die Regierung plant, den monatlichen Mindestlohn bis 2023 auf 750 Euro zu erhöhen.

3. Arbeitszeiten und arbeitsfreie Zeiten

Die „normale Arbeitszeit“ in Portugal beträgt bis auf einige Ausnahmen acht Stunden pro Tag  für insgesamt 40 Stunden pro Woche. Im Vertrag zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern sollte die genaue Länge des Arbeitstages festgelegt werden. Wenn Mitarbeiter mehr als 40 Stunden pro Woche arbeiten, haben sie Anspruch darauf, dass diese Zeit als Ruhezeit abgegolten oder als Überstunden bezahlt wird. Während der ersten Überstundenstunde sollten sie ihr reguläres Stundengehalt plus 25 Prozent mehr erhalten. Während der folgenden Überstunden an Arbeitstagen haben die Mitarbeiter Anspruch auf 37.5 Prozent mehr als ihren regulären Lohnsatz.

Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag arbeiten muss, der normalerweise ein Urlaubstag ist, z. B. an einem Feiertag oder Wochenende, erhält er 50 Prozent mehr als sein reguläres Gehalt.

Mitarbeiter in Portugal erhalten mindestens 22 Tage bezahlten Urlaub pro Jahr  oder zwei Tage pro Monat, wenn sie an einem Vertrag arbeiten, der sechs oder weniger Monate dauert. Tarifverträge (CBAs) können eine höhere Anzahl an Urlaubstagen festlegen. Das Arbeitsrecht verpflichtet die Mitarbeiter, ihre Urlaubstage zu nehmen – sie können sie nicht gegen eine zusätzliche Vergütung eintauschen. Ein Arbeitgeber hat das Recht, Urlaubstage zu streichen, zum Beispiel, wenn die Mitarbeiter in der arbeitsreichsten Zeit des Jahres frei nehmen sollen. Aber die Mitarbeiter, deren Urlaubstage gestrichen wurden, müssen entschädigt werden.

4. Steuern

In Portugal gibt es eine Einkommensteuer und eine Sozialversicherungssteuer. Die Einkommensteuersätze reichen von 14.5 Prozent bis 48 Prozent, basierend auf dem Einkommen eines Mitarbeiters.

Sowohl der Arbeitgeber als auch der Mitarbeiter müssen Sozialversicherungsbeiträge entrichten. Für Mitarbeiter beträgt der Steuersatz 11 Prozent. Für Arbeitgeber beträgt der Steuersatz 23.75 Prozent. Die Beiträge zur Sozialversicherung tragen zur Deckung der Kosten für Renten, Familienleistungen und Arbeitslosengeld bei.

5. Vertragsarten

Wenn Sie in Portugal jemanden einstellen, tun Sie dies in der Regel für einen unbefristeten Zeitraum. Solange das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter gut ist, kann der Mitarbeiter so lange wie notwendig für das Unternehmen arbeiten.

Wenn das Arbeitsverhältnis nicht unbefristet ist, wird in der Regel ein Vertrag benötigt. Zu den Arten von Arbeitsverträgen gehören:

• Befristet
• Unbefristet
• Vorübergehend
• Teilzeit
• Telearbeit
• Leiharbeit

Die Anfangsphase des Vertrags ist in der Regel eine Probezeit, die je nach Art der Arbeit und der erforderlichen Qualifikation zwischen 90 und 180 Tagen dauert. Die Probezeit kann bei befristeten Verträgen 15 bis 30 Tage betragen. Der Zweck einer Probezeit besteht darin, dass Mitarbeiter und Arbeitgeber feststellen können, ob die Vereinbarung angemessen ist und beide Parteien sie fortsetzen möchten.

Da befristete Arbeitsverträge in der Arbeitsgesetzgebung stark reglementiert sind, ist es wichtig zu wissen, warum die Stelle als befristete und nicht als unbefristete Stelle angeboten wird.

6. Sprachen

Portugiesisch ist die Amtssprache des Landes und die am weitesten verbreitete Sprache. Englisch ist eine weitere beliebte Sprache im Land , da Portugal mit dem Vereinigten Königreich zusammenarbeitet und der Tourismus in Portugal beliebt ist. Viele Schüler lernen in der Schule Englisch als Zweitsprache. Englischsprachige in Portugal wurden zu den 10 besten der Welt gekürt. Auch Spanisch und Französisch sind weit verbreitet.

Kosten für die Einstellung eines Mitarbeiters in Portugal

Zu den Kosten, die mit einer Neueinstellung verbunden sind, gehören:

• Werbekosten: Obwohl es kostenlose Jobbörsen gibt, sollten Sie höchstwahrscheinlich bezahlen, um Ihre Stellenausschreibung auf relevanten Stellenbörsen aufzulisten.
• Reisekosten: Möglicherweise müssen Sie nach Portugal reisen, um sich mit Bewerbern zu treffen und Ihre Einstellungsentscheidungen zu treffen. Sie können auch beschließen, die Reisekosten der Bewerber zu übernehmen.
• Personalkosten: Wenn Sie kein eigenes HR-Team haben, muss sich jemand Zeit nehmen, um Bewerbungen zu überprüfen und Bewerber zu interviewen. Selbst wenn Sie eine HUMAN RESOURCES-Abteilung haben, muss diese sich Zeit nehmen, um den Einstellungsprozess abzuschließen.
• Onboarding-Kosten: Das Onboarding eines neuen Mitarbeiters erfordert Zeit und Geld. In Portugal müssen Sie neuen Team-Mitgliedern eine bestimmte Anzahl von Ausbildungsstunden zukommen lassen, was Sie in Form von Produktivitätsverlusten kosten kann.

Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record (EOR)  kann dazu beitragen, Ihre Onboarding- und andere einstellungsbezogene Kosten zu reduzieren. Der Employer of Record erstellt die Gehaltsabrechnung und stellt sicher, dass alle Aspekte des Einstellungsprozesses, wie z. B. der Arbeitsvertrag, dem portugiesischen Arbeitsrecht entsprechen. Anstatt sich mit den Feinheiten der Einstellung und der Personalverwaltung zu befassen, können Sie sich auf die Entwicklung der Fähigkeiten Ihrer neuen Mitarbeiter und das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren.

Einstellungspraktiken in Portugal

Die Schritte zur Einstellung in Portugal  ähneln wahrscheinlich dem Prozess in Ihrem Heimatland. In der Regel reichen die Bewerber bei ihrer Bewerbung einen Lebenslauf (CV) und ein Anschreiben ein. Der Lebenslauf ist in der Regel einige Seiten lang und enthält eine Auflistung von Studium, Berufserfahrung und Hobbys. Einige enthalten auch ein Foto des Bewerbers. Das Anschreiben oder Carta de apresentação sollte nicht länger als eine Seite des Standardschreibens oder -A4papiers sein.

Nach Prüfung der Lebensläufe und Anschreiben können Sie qualifizierte Bewerber zu einem Interview in Ihr Unternehmen einladen. Die Interviews können persönlich, per Telefon oder per Videokonferenz stattfinden. Obwohl persönliche Gespräche üblich sind, können auch Telefon- oder Videointerviews sinnvoll sein, wenn Sie nicht in das Land reisen können, um die Bewerber persönlich zu treffen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass portugiesische Unternehmen von ihren Bewerbern das Ausfüllen von Beurteilungen verlangen, in denen erläutert wird, wie sich die Bewerber während eines typischen Arbeitstages verhalten könnten oder wie gut sie mit Herausforderungen umgehen können. Je nach den Ergebnissen des Assessments kann ein Bewerber zu einem zweiten Gespräch eingeladen werden, bevor das Unternehmen seine Einstellungsentscheidung trifft.

Es ist auch wichtig zu wissen, dass die Bewerber eine aktuelle Kündigungsfrist einhalten müssen, damit Ihr Unternehmen den Starttermin, die Geschäftsprojekte und die Pläne entsprechend organisieren kann. Die Kündigungsfrist richtet sich nach dem Dienstalter des Bewerbers bei seinem derzeitigen Arbeitgeber.

Was braucht ein Unternehmen, um in Portugal einzustellen?

Als Reaktion auf die globale Wirtschaftskrise im frühen 21st Jahrhundert setzte Portugal geschäftsfreundliche Praktiken ein, die internationale Unternehmen mit offenen Armen willkommen heißen sollen. Infolgedessen  haben große Unternehmen  wie Google und Mercedes-Benz in den letzten Jahren Tochtergesellschaften im Land eröffnet. Zu den Maßnahmen, die internationale Unternehmen dazu ermutigen sollen, sich in Portugal niederzulassen, gehören gestraffte Einrichtungsprozesse, die den bürokratischen Aufwand verringern, und Finanzmittel zur Förderung internationaler Investitionen.

Selbst mit diesen vereinfachten Prozessen kann es Monate dauern, eine Tochtergesellschaft in Portugal  zu gründen. Ein schnellerer Weg, um mit der Einstellung von Mitarbeitern im Land zu beginnen, ist die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record, der die Gehaltsabrechnung und die rechtlichen Anforderungen im Zusammenhang mit der Einstellung Ihrer Mitarbeiter ordnungsgemäß verwaltet. Wir sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen die arbeitsrechtlichen Vorschriften einhält, und stellen gleichzeitig sicher, dass die von Ihnen eingestellten Mitarbeiter eine Vergütung und Sozialleistungen erhalten, die für das Land und die Region, in der sie arbeiten, wettbewerbsfähig sind. Die Zusammenarbeit mit einem Employer of Record bedeutet, dass Sie in mehrere Länder expandieren und weltweit Mitarbeiter einstellen können, ohne separate Unternehmen zu gründen.

Einstellung von Remote-Mitarbeitern in Portugal

Wenn Sie Remote-Mitarbeiter einstellen oder Remote-Interviews führen, sollten Sie einige wichtige Schritte während des Prozesses beachten.

• Testen Sie Ihre Technologie vor jedem Interview: Welches Videokonferenzprogramm Sie auch verwenden, Sie sollten die Software vor jedem Interview testen. Planen Sie genügend Zeit für die Tests und die Fehlerbehebung ein, damit Sie das Vorstellungsgespräch des Bewerbers nicht verschieben müssen, wenn es ein Problem gibt.
• Denken Sie an den Zeitunterschied: Je nachdem, wo Sie ansässig sind, kann es einen erheblichen Zeitunterschied zwischen Ihnen und dem Bewerber geben. Wenn es zum Beispiel an der Ostküste der USA 1:30 p.m. Uhr ist, ist es in Lissabon 6:30 p.m. Uhr. Empfehlen Sie Gesprächszeiten in der Zeitzone des Bewerbers, um Verwirrung zu vermeiden.
• Stellen Sie alle Teilnehmer des Gesprächs vor: Wenn Sie den Bewerber persönlich befragen würden, würden Sie höchstwahrscheinlich alle Teilnehmer im Raum vorstellen, bevor das Vorstellungsgespräch beginnt. Es ist wichtig, dies auch bei einer Telefonkonferenz zu tun, damit der Bewerber weiß, an wen er sich wenden muss und wer die Personen sind, die ihn interviewen. Wenn einige Personen dem Gespräch beiwohnen, aber nicht an dem Gespräch teilnehmen, sollten Sie den Bewerber auch über ihre Anwesenheit informieren.
• Stellen Sie sicher, dass Bewerber die Technologie nutzen können: Es kann hilfreich sein, Bewerbern vor Beginn des Vorstellungsgesprächs eine E-Mail zu senden, um sicherzustellen, dass sie mit der Technologie vertraut sind. Sie sollten ihnen sagen, was sie für ein erfolgreiches Interview benötigen, z. B. einen ruhigen Ort, an dem Menschen oder Haustiere nicht stören, Kopfhörer und Mikrofon sowie eine gute Internetverbindung. Bitten Sie die Bewerber, die Videokonferenzplattform vor dem Interview zu testen, um sicherzustellen, dass Ton und Kamera funktionieren.
• Vermeiden Sie es, verbotene Themen zu diskutieren: Die Arbeitsgesetze in Portugal verbieten Diskriminierung in verschiedenen Kategorien, einschließlich Alter, Geschlechtsidentität, Religion und ethnischer Herkunft. Einige geschützte Kategorien können zur Sprache kommen, wenn Sie Ihre Bewerber kennenlernen. Achten Sie also darauf, dass Sie Ihre Einstellungsentscheidungen nicht durch Informationen beeinflussen, die solche Personen freiwillig preisgeben.
• Teilen Sie dem Bewerber die nächsten Schritte mit: Lassen Sie den Bewerber am Ende des Vorstellungsgesprächs wissen, was die nächsten Schritte sein werden. Nennen Sie einen Zeitplan, wann sie mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen können, oder teilen Sie ihnen mit, ob weitere Beurteilungen oder Interviews geplant werden müssen.

Bei der Suche nach geeigneten Bewerbern in Portugal können Sie die folgenden Punkte beachten, um die besten Bewerber zu finden und einzustellen.

• Achten Sie auf Wachstumsgedanken: Ein Kandidat, der an Wachstum interessiert ist und erkennt, dass er aus Fehlern lernen kann, kann für Ihr Team von großem Nutzen sein. Ein solcher Bewerber ist eher bereit, sich zu verbessern und nach Möglichkeiten zu suchen, wie er sich im Rahmen seiner Arbeit weiter verbessern kann.
• Berücksichtigen Sie Sprachkenntnisse: Internationale Expansion bedeutet, dass Ihr Unternehmen nicht einsprachig sein kann. Ein Kandidat, der fließend Portugiesisch spricht, kann Ihnen helfen, sich in der Kultur und den Erwartungen des Landes besser zurechtzufinden, vor allem, wenn Ihre Muttersprache nicht Portugiesisch ist. Möglicherweise müssen Sie dennoch einen Dolmetscher/Übersetzer beauftragen.
• Beeilen Sie sich nicht: Die Einstellung der richtigen Person erfordert Zeit. Es kann sogar noch länger dauern, wenn Sie beispielsweise ein Ozean voneinander trennt. Räumen Sie Ihrem Unternehmen genügend Zeit ein, mindestens mehrere Monate, um den richtigen Bewerber zu finden. Wenn Sie mit einem Employer of Record zusammenarbeiten, geht der Einarbeitungsprozess schnell vonstatten, sodass Sie sicher sein können, dass Sie die am besten qualifizierten Mitarbeiter für die Stelle finden und sie sofort für Sie arbeiten können.

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