Unbefristete Beschäftigung versus befristete Beschäftigung

Die Einstellung qualifizierter internationaler Mitarbeiter ist ein entscheidender  Moment, in dem Ihr Unternehmen seine Fähigkeiten skalieren und seine Belegschaft diversifizieren möchte.

Es bedeutet jedoch auch, eine Due Diligence durchzuführen, da jedes Land unterschiedliche Arbeitsgesetze  unterhält, die konforme Arbeitsklassifizierungen und Vertragsarten vorschreiben.

Es besteht die Möglichkeit, dass Sie neuen internationalen Mitarbeitern eine von zwei Arten von Arbeitsverträgen anbieten: befristet oder auf unbestimmte Zeit.

Die Unterschiede zwischen einem befristeten und einem unbefristeten Arbeitsvertrag zu kennen, ist für die Compliance, das Tagesgeschäft, die Rentabilität und den Ruf der Marke insgesamt von entscheidender Bedeutung.

Was ist ein befristeter Arbeitsvertrag?

Bei befristeten Vereinbarungen handelt es sich um zeitlich begrenzte Verträge, die auch als befristete Verträge (Limited Term, LT) bezeichnet werden. Die Mitarbeiter schließen befristete Vereinbarungen in vollem Wissen um den definitiven Beginn und das endgültige Ende des Vertrages ab und erhalten während der Laufzeit des Vertrages alle Arbeitnehmerleistungen.

Bei Vertragsende kann ein Unternehmen den befristeten Vertrag erneuern oder verlängern. Dabei muss es allerdings vorsichtig sein. In vielen Ländern gibt es Beschränkungen dafür, wie oft ein befristeter Arbeitsvertrag verlängert werden kann, entweder durch eine Begrenzung der Gesamtlaufzeit des Vertrags oder durch eine Beschränkung der Anzahl der Verlängerungen – oder beides.

Diese internationalen Beschränkungen für befristete Arbeitsverträge sollen die Bevölkerung eines Landes vor potenziellem Missbrauch schützen, der in der Vergangenheit bei dieser Art von Vereinbarungen aufgetreten ist. Dadurch wird außerdem sichergestellt, dass Unternehmen sich nicht auf Basis eines kontinuierlichen Zyklus von befristeten Arbeitsverhältnissen strukturieren und ihre Mitarbeiter in der Schwebe lassen können, was die langfristige Arbeitsplatzsicherheit und die Sozialleistungen angeht. Und schließlich sorgen die Begrenzungen für befristete Verträge dafür, dass eine rechtmäßige Kündigung zum vereinbarten Enddatum erfolgt.

Wenn die maximale Anzahl von Vertragsverlängerungen oder die zulässige Gesamtdauer eines befristeten Vertrags erreicht ist, müssen Unternehmen den Mitarbeiter als unbefristet neu einstufen.

Zusammenfassend lassen sich die wichtigsten Merkmale eines befristeten Vertrags wie folgt beschreiben:

• Befristete Dauer mit einem festgelegten Enddatum.
• Spezifische Arbeitsaufgaben, Projekte oder ein bestimmter Aufgabenbereich.
• Anspruch auf Sozialleistungen für Mitarbeiter.
• Festgelegte Arbeitszeiten und Beschränkungen hinsichtlich der Anforderung an befristete Auftragnehmer, Überstunden zu leisten.
• Klare Verfahren zur Kündigung des Vertrags.
• Verträge, die in der Regel nicht länger als ein bis drei Jahre dauern, obwohl es auch Ausnahmen gibt.

Vor- und Nachteile befristeter Arbeitsverträge

Angesichts der speziellen rechtlichen Rahmenbedingungen für befristete Verträge sollten Unternehmen, die Mitarbeiter international einstellen möchten, die allgemeinen Vor- und Nachteile berücksichtigen.

1. Vorteile

Der klare Rahmen für einen befristeten Mitarbeiter bringt mehrere Vorteile mit sich – sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Mitarbeiter.

• Best-Fit-Fähigkeiten: befristete Verträge sind die intuitive Wahl, wenn Fachwissen für ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Aufgabe benötigt wird. Eine Zeitarbeitsfirma könnte beispielsweise einen befristeten Mitarbeiter einstellen, um eine neue, unternehmensweite Human-Resources-Software zu implementieren und zu betreuen. Sobald diese Software reibungslos läuft, endet die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Auftragnehmer.
• Schnell skalierte Abläufe: Auftragnehmer mit befristeten Laufzeiten können bestimmte Projekte, Workloads oder Aufgaben für Teams bewältigen, die bereits überlastet oder leistungsfähig sind. Noch besser: Sie können Systeme testen oder neue Arbeitsabläufe, Ausstattung oder Technologie einführen, um das überlastete Team zu entlasten, so dass Ihr Unternehmen die Arbeit skalieren kann, um neue Ziele und Marktanforderungen zu erfüllen.
• Nimble-Betrieb: Verträge mit fester Laufzeit sind von Natur aus flexibel. Die Arbeitgeber stellen die benötigten Fachkräfte genau dann ein, wenn sie jene brauchen. Die Auftragnehmer können selbst Erfahrungen in verschiedenen Funktionen und Branchen sammeln und ein ideales Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben schaffen, was mit einem unbefristeten Vertrag nicht möglich wäre.

2. Nachteile

Arbeitgeber müssen außerdem die besonderen Risiken der Einstellung von befristeten Auftragnehmern prüfen, insbesondere wenn diese befristet eingestellten Mitarbeiter im Ausland leben.

• Recht auf vollständige Vergütung: Befristete Auftragnehmer haben Anspruch auf die vollständige Vergütung ihres Vertrags, selbst wenn sie vor dem angegebenen Enddatum ihres Vertrags entlassen werden. Die Aufnahme einer Klausel zur vorzeitigen Kündigung in die Vereinbarung des Auftragnehmers kann diese Ausgleichszahlung manchmal vermeiden, allerdings nur in bestimmten Ländern.
• Arbeitsgerichtliche Streitigkeiten: Angesichts der Unterschiede zwischen den einzelnen Ländern bei rechtmäßigen befristeten Verträgen kann es schwierig sein, transparente und vollständig konforme Verträge zu verwalten. Unternehmen, die ihren Hauptsitz in einem Land haben, kennen sich wahrscheinlich gut mit ihrem eigenen Arbeitsrecht aus, sind aber mit den internationalen Vorschriften nicht so vertraut. Dies stellt eine komplizierte Situation dar, wenn ein internationaler Auftragnehmer seinen befristeten Vertrag für rechtswidrig hält oder seinen Arbeiterstatus falsch klassifiziert, oder wenn er glaubt, dass  er zu Unrecht entlassen wurde. In jedem dieser Fälle kann der Auftragnehmer eine Klage bei den für das Arbeitsrecht zuständigen Behörden seines Landes einreichen. Um sich vor Gericht zu verteidigen, muss Ihr Unternehmen in dem betreffenden Land eine Niederlassung gegründet haben, in der Regel eine Tochtergesellschaft. Ohne eine Tochtergesellschaft oder eine ähnliche Einheit können Sie sich nicht selbst vor internationalen Arbeitsgerichten vertreten und haften für weitere Schadensersatzansprüche von Mitarbeitern, Geldstrafen, Gebühren und Strafen.

Was ist ein unbefristeter Arbeitsvertrag?

Eine unbefristete Mitarbeitervereinbarung ist heute Arbeitsverhältnisvariante mit der weitesten Verbreitung, bei dem ein Mitarbeiter für einen unbestimmten, fortlaufenden Zeitraum angestellt wird. Der Vertrag enthält kein vorher festgelegtes Ablaufdatum. Infolgedessen endet ein unbefristetes Arbeitsverhältnis nur unter folgenden Bedingungen:

• Kündigung des Mitarbeiters
• Rechtmäßige Kündigung
• Ruhestand des Mitarbeiters
• Dauerhafte Schließung des Unternehmens

Unbefristet beschäftigte Mitarbeiter haben Anspruch auf Leistungspakete des Unternehmens, wie z. B. Gesundheitsvorsorge, Altersvorsorgepakete, bezahlten Urlaub, bezahlte Feiertage, Krankentage und andere Leistungsangebote. Darüber hinaus haben unbefristete Mitarbeiterverträge stärkere Mitarbeiterrechte und arbeitgeberseitige Verpflichtungen, nämlich das Recht auf angemessene Kündigung.  Die überwiegende Mehrheit der Länder unterstützt unbefristete Arbeitsverträge gegenüber befristeten Verträgen, wobei besonderes Augenmerk auf die Ausarbeitung von Gesetzen zu rechtmäßigen Kündigungen von Mitarbeitern gelegt wird.

Die Verfahren zur Kündigung eines unbestimmten Mitarbeiters  sind  länderübergreifend unterschiedlich. Zum Beispiel:

• In Belgien sind für die Benachrichtigung unbefristet beschäftigter Mitarbeiter über Entlassungen lange Vorankündigungsfristen vorgeschrieben, und die Abfindungszahlung muss sich nach den Jahren der Beschäftigung richten.
• In Brasilien erfordert eine Kündigung keinen Grund, aber eine Abfindungszahlung, unabhängig davon, ob eine Rechtfertigung vorliegt oder nicht. Die Abfindungszahlung ist höher, wenn der Arbeitgeber keine Begründung für die Entlassung liefert.
• In der Tschechischen Republik müssen gekündigte Mitarbeiter mindestens zwei Monate vor dem Ende ihres Arbeitsverhältnisses eine Mitteilung erhalten, es sei denn, dass die Kündigung auf eine Straftat zurückzuführen ist. Außerdem müssen sie eine Abfindungszahlung erhalten, die sich nach der Dauer ihrer Beschäftigung richtet.
• In Japan dürfen Mitarbeiter nur mit einem bestimmten Grund und einer 30-days Mindestkündigung zusammen mit einem vollständigen Entlassungsverfahren und einer Dokumentation entlassen werden. Das Arbeitsrecht des Landes sieht einige der strengsten Beschränkungen für die Kündigung von Mitarbeitern weltweit vor.

Vor- und Nachteile der unbefristeten Beschäftigung

Unbefristete Arbeitsverhältnisse sind für die große Mehrheit der Unternehmen der vertraute Rahmen für Mitarbeiter-Beziehungen. Diese Vertrautheit kann jedoch dazu führen, dass man die Vor- und Nachteile dieser Vertragsart übersieht.

1. Vorteile

Es spricht einiges dafür, dieselben inländischen und internationalen Mitarbeiter über Jahre hinweg zu beschäftigen.

• Stabilität: Unternehmen erleben weniger Fluktuation, indem sie ein Kernnetzwerk unbestimmter Mitarbeiter unterhalten. Untersuchungen zeigen, dass eine geringere Fluktuation eine Reihe von Vorteilen bietet, von einer höheren Mitarbeitermotivation und gesteigerten Produktivität bis hin zu einer verbesserten Kundenbindung und geringeren Recruiting-Kosten.
• Loyalität: Unbefristete Mitarbeiter verpflichten sich zu Organisationen mit der Erwartung einer jahrelangen Beschäftigung. Unternehmen können diese Loyalität mit Hilfe von Anreizsystemen, Prämien, beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten, Annehmlichkeiten am Arbeitsplatz, Gehaltserhöhungen für Mitarbeiter und weiteren Strategien stärken, von denen nur wenige bei kurzfristigen Mitarbeitern sinnvoll sind oder sich auszahlen.
• Klare Organisationsstruktur: Unternehmen, die sich für eine unbefristete Beschäftigung über Auftragnehmer und befristete Anstellungen engagieren, bauen eine sinnvolle und stabile Organisationsstruktur auf, die den Betrieb fördert. Die Mitarbeiter haben ein klares Verständnis von Arbeitsabläufen, Teams, Abteilungen und Leadership und wissen, wo sie sich in die breitere Organisationsstruktur einfügen – und welche Positionen oder Aufstiegsmöglichkeiten sie in Aussicht haben.

2. Nachteile

Gleichzeitig sind unbefristete Arbeitsverträge mit einigen besonderen Herausforderungen verbunden, insbesondere bei der Einstellung von Mitarbeitern auf internationaler Ebene.

• Mehr Verpflichtungen des Arbeitgebers: Weltweit sind unbefristete Mitarbeiter in Bezug auf Gehalt, Sozialleistungen, Urlaubsregelungen und – was am strengsten ist – die rechtmäßige Kündigung tendenziell arbeitsrechtlich geschützter. Unbefristete Verträge, die keine eindeutigen Kündigungsklauseln oder Kündigungsbestimmungen enthalten, sind weitaus häufiger zur Zahlung von Schadensersatz an entlassene Mitarbeiter verpflichtet. Selbst Arbeitgeber mit vertraglichen Kündigungsklauseln müssen wahrscheinlich immer noch Abfindungszahlungen, reduzierte Sozialleistungen und angemessene Fristen für die Kündigung vorsehen, um Verstöße gegen das Arbeitsrecht zu vermeiden.
• Herausforderungen bei der Navigation durch internationale unbestimmte Arbeitsgesetze: Wiederum reichen unbestimmte Arbeitsverträge und ihre erforderlichen Klauseln von Land zu Land. Nur wenige Unternehmen verfügen über interne Rechts-, Finanz- und Human-Resources-Experten, die das Arbeitsrecht des jeweiligen Ziellandes genau kennen. Allein aus diesem Grund wenden sich viele Organisationen an professionelle Arbeitgeberorganisationen (PEOs) und  Arbeitgeber von Aufzeichnungsdiensten, um die administrativen Funktionen internationaler unbefristeter Mitarbeiter zu verwalten, da PEOs länderspezifische Fachexperten unterstützen, die für den Entwurf konformer Verträge zur Verfügung stehen.

Wann ein befristeter Vertrag besser als ein unbefristeter Vertrag geeignet ist

Befristete Auftragnehmer können unter den folgenden Umständen eine kosteneffiziente und risikoarme Lösung sein:

• Einstellung für saisonale Arbeit.
• Vertretung von Mitarbeitern, die beurlaubt sind oder ein Sabbatical einlegen.
• Zeitarbeit für Mitarbeiter, die sich im Elternurlaub oder im langfristigen Krankenstand befinden.
• Nachbesetzung einer freien Stelle, die erst nach einem langen, eingehenden Einstellungsprozess oder während einer größeren organisatorischen Umstrukturierung besetzt werden soll.
• Bereitstellung von Fachwissen oder Beratungsleistungen für ein spezielles Projekt.
• Einführung oder Integration einer neuen unternehmensweiten Technologie.
• Testen eines neuen Positionstyps.
• Verwaltung von ausländischen Auftragnehmern.

Ebenso sind unbefristete Mitarbeiter empfehlenswert, wenn Sie:

• eine notwendige Rolle in einer Abteilung zu besetzen.
• eine Abteilung oder ein Team ausbauen, insbesondere um die langfristigen Arbeitskapazitäten zu erhöhen.
• ein nachhaltiges Umsatzwachstum verzeichnen.
• häufig neue Kunden, Aufträge oder Arbeiten ablehnen müssen.
• eine dauerhafte Niederlassung in einem neuen Land oder auf einem neuen Markt einrichten.
• zu wenig Personal in der Verwaltung oder im Kundenservice und in den Supportfunktionen haben.

Sowohl private als auch öffentliche Organisationen verwenden befristete und unbefristete Verträge, je nach Bedarf, Budget, Personalkapazitäten und aktuellen Geschäftsprioritäten. Um die beste Art von Arbeitsvertrag zu bestimmen, müssen Sie jedoch auch Ihre Risikotoleranz für die richtige Einstufung von Mitarbeitern im Rahmen von Verträgen berücksichtigen und wissen, ob Sie über einen kompetenten Rechtsbeistand verfügen, der Sie bei der Bewältigung dieses neuen vertraglichen Terrains unterstützt.

Unbefristete Verträge im Vergleich zu befristeten Verträgen

Was in einem unbefristeten oder befristeten Vertrag enthalten sein sollte, ist von Land zu Land unterschiedlich.

Einige wichtige Klauseln sind jedoch in allen Verträgen enthalten, unabhängig davon, in welchem Land Sie Mitarbeiter einstellen. Bei unbefristeten Arbeitsverträgen schreiben die meisten Arbeitsgesetze vor, dass die Verträge Folgendes enthalten müssen:

• Stellenbezeichnung.
• Geschätzte Arbeitszeiten.
• Arbeitsort.
• Lohn.
• Sozialleistungen, einschließlich Kranken-, Zahnzusatz-, Sehvermögens- und Lebensversicherung und mehr.
• Richtlinien für Urlaubs- und Krankentage.
• Zusätzliche Richtlinien für Freistellungen.
• Eine Probezeit, falls für die Stelle relevant.
• Kündigungsklauseln, einschließlich wichtiger Gründe, Abfindungszahlungen, Kündigungsfristen und andere Richtlinien zur Entlassung.
• Rechte bei Tarifverhandlungen.
• Erforderliche Versicherungen oder Bescheinigungen, wie z. B. eine Versicherung gegen ärztliche Kunstfehler für Ärzte in bestimmten US-Bundesstaaten.

Bei befristeten oder zeitlich begrenzten Vereinbarungen sollten die Verträge im Allgemeinen Folgendes enthalten, um eine falsche Klassifizierung und allgemeine arbeitsrechtliche Statuten zu vermeiden:

• Eindeutige Anfangs- und Enddaten des Vertrags.
• Titel und Beschreibung der Rolle.
• Geschätzte Arbeitszeiten.
• Lohn.
• Überstundenregelung.
• Sozialleistungen.
• Richtlinien für Urlaubs- und Krankentage.
• Vorzeitige Kündigungsklausel, einschließlich Grundschulden,  Vertragserfüllungsvergütung, fristgerechte Vertragskündigungsmitteilung und andere Kündigungsrichtlinien.

Auch hier ist die Zusammenarbeit mit einer Professional Employer Organization (PEO) und einem „Employer of Record“-Service, der in dem Land vertreten ist, in dem Sie Mitarbeiter einstellen möchten, eine unschätzbare Ressource für die Erstellung rechtlich einwandfreier Verträge. Ihr PEO-Partner verfügt über die Ressourcen und das Wissen, um durch beide Arten von Arbeitsverträgen zu navigieren  –  unbefristet und unbefristet –, um Vorschriften zu erfüllen und Top-Talente zu gewinnen.

Andere Arten von Arbeitsverträgen

Im Allgemeinen fallen Arbeitsverträge unter eine von zwei Kategorien:

• Standardbeschäftigung: Standardbeschäftigung umfasst Verträge, die Vollzeitstunden, Gehalt, Mitarbeiterleistungen, Altersvorsorgepakete, Überstundenvergütung, Urlaubsrichtlinien, festgelegte Kündigungsklauseln, Abfindungsanforderungen, fristgerechte Kündigungsmitteilung und alle anderen Standards enthalten, die im Allgemeinen mit einer modernen, stabilen Vollzeitbeschäftigung verbunden sind.
• Nicht standardmäßige Beschäftigung: Nicht standardmäßige Beschäftigung  bezieht sich auf Mitarbeitervereinbarungen, die außerhalb des Standardarbeitsumfangs liegen und nicht dieselbe Liste vertraglicher Verpflichtungen und Anforderungen enthalten. Zu den nicht standardmäßigen Mitarbeitern gehören Saisonarbeiter, Zeitarbeiter oder ausgelagerte  Leiharbeiter, Teilzeitmitarbeiter, Bereitschaftsmitarbeiter und in vielen Fällen Freiberufler und unabhängige Auftragnehmer.

Unbefristete Verträge fallen überwiegend unter die  Standard-Beschäftigungskategorie. Befristete Verträge hingegen gehören zu den Nicht-Standard-Arbeitsverhältnissen, da sie ein festes Ablaufdatum und spezifische Arbeitsparameter aufweisen.

Als allgemeine Best Practice für die Einstellung  sollten Unternehmen  Mitarbeiterklassifizierungen basierend auf der Art der Rolle eines Mitarbeiters statt reinen Begriffen wie „Standard“ oder „Nicht-Standard“ festlegen.

Ein internationaler Mitarbeiter kann zum Beispiel zunächst für ein Jahr mit einem festen Vertrag eingestellt worden sein. Am Ende des Jahres ist Ihr Unternehmen so beeindruckt von der Arbeit des Mitarbeiters, dass Sie ihm eine Vertragsverlängerung anbieten – dieses Mal mit einer noch höheren Vergütung, einem größeren Verantwortungsbereich und zusätzlichen Leistungen.

In der Terminologie der grundlegenden Mitarbeitervereinbarungen ist dieser Vertrag immer noch ein befristeter Nicht-Standard-Vertrag. Der generelle Charakter der Rolle Ihres Mitarbeiters entspricht nun jedoch eher einem normalen Langzeitarbeitsverhältnis. In einigen Ländern ist es illegal, diese befristete Vertragsverlängerung überhaupt erst anzubieten. Um diesen Mitarbeiter weiterhin zu beschäftigen, müssten Sie stattdessen den Arbeitnehmer als unbefristet einstufen – und damit auch seine Vertragsvereinbarung.

Zusammenfassung:

• Begriffe wie "Standard" und "Nicht-Standard" sind nützliche Orientierungshilfen, aber keine definierende, rechtsverbindliche Vertragsterminologie.
• befristete und unbefristete Beschäftigung bieten weitaus präskriptivere Informationen zur regelkonformen Klassifizierung Ihrer internationalen  Mitarbeiter.
• Die erwartete Dauer der Arbeit eines Mitarbeiters, gefolgt von der Art dieser Arbeit selbst, sind die  wichtigsten Überlegungen bei der Ausarbeitung eines konformen Arbeitsvertrags.
• Nehmen Sie immer eine Klausel zur vorzeitigen Kündigung oder Entlassung in Mitarbeiterverträge auf, egal ob befristet oder unbefristet.
• Recherchieren Sie immer die spezifischen befristeten Arbeitsgesetze eines Landes und notieren Sie Elemente wie die Gesamtzahl der zulässigen Vertragsverlängerungen, zulässige  Vertragslängen, befristete Mitarbeiterleistungen, Überstundenberechtigung und mehr.
• Ziehen Sie bei der Ausarbeitung von Verträgen für mögliche neue Mitarbeiter einen arbeitsrechtlichen Berater hinzu. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter – ob befristet oder unbefristet, inländisch oder international – die vollen Berechtigungen sammeln, während Sie die  Risiken einer Fehlklassifizierung minimieren.

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