En cualquier empresa, la comunicación efectiva entre los miembros del equipo es clave para optimizar el desempeño comercial y alcanzar los objetivos organizacionales. Independientemente de las tareas y la posición del empleado en la escalera corporativa, casi todos se encontrarán con obstáculos que requieren un esfuerzo en equipo y comunicación interdepartamental.
Hasta el brote de Covid-19 en 2020, las conversaciones podían llevarse a cabo fácilmente caminando hasta el escritorio de un colega; sin embargo, el trabajo remoto eliminó por completo esta posibilidad. Ahora, la mayoría de las discusiones deben programarse, lo que a menudo puede causar desaceleración y desencadenar un efecto dominó de fechas límite incumplidas y altas tasas de rotación.
Después de dos años, ahora está claro que los acuerdos de trabajo no volverán a la configuración tradicional en persona en ningún momento pronto. Con muchas compañías que prueban modelos de trabajo híbridos y acuerdos flexibles, es de suma importancia que los empleadores y los líderes de la compañía agudicen su ingenio y descubran formas efectivas de reunir a los miembros del equipo a pesar de las limitaciones impuestas por la distancia.
Estas son algunas estrategias creativas para fomentar la comunicación en la era del trabajo remoto:
1. Use una tableta de dibujo para reuniones virtuales
En una oficina tradicional, las reuniones son algo común. En teoría, son un espacio para que los empleados reúnan y compartan información sobre las tareas diarias y los proyectos pendientes. Cuando las empresas cambiaron a la opción remota primero, muchos gerentes simplemente reemplazaron estas reuniones con videollamadas grupales. Desafortunadamente, las herramientas de videoconferencia no son una solución completa. Un gerente debe asegurarse de que estos intercambios se realicen regularmente y que los miembros centrales del equipo estén siempre involucrados. Si el equipo es grande o los empleados están dispersos entre diferentes zonas horarias, una solución práctica es dividir los grupos en función de los proyectos en los que participan.
Es de suma importancia que se escuche la voz de cada empleado; deje espacio en la agenda para que los miembros del equipo brinden actualizaciones sobre sus desarrollos laborales y el progreso esperado para la próxima semana. Muchas empresas están incorporando nuevas herramientas a estas reuniones, como una tableta de dibujo, lo que permite a los trabajadores remotos ilustrar instantáneamente las ideas de manera visual y colaborativa.
Idealmente, al final de la reunión se deben asignar algunas minutas a una sesión de preguntas y respuestas, una discusión abierta en la que se discuten varios proyectos y se pueden aclarar todas las dudas.
2. Definir objetivos claros
Tener una idea clara de la función y el rol de cada empleado es imperativo para que los gerentes puedan coordinar los equipos de manera efectiva. Establecer metas definidas ayudará a los empleados a sentirse empoderados y valorados, recordándoles que son parte de un colectivo, un sentimiento que a menudo se pierde en un entorno de trabajo remoto
Otro recurso importante para los equipos globales son las herramientas de gestión de proyectos: estas incluyen a los diferentes líderes de proyectos, junto con una descripción general de los objetivos principales, los plazos y los indicadores clave de desempeño (KPI), lo que permite a los gerentes hacer un seguimiento del ciclo de vida del proyecto. Cuando los miembros del equipo tienen acceso a esta información, ayuda a resolver problemas de comunicación específicos y disipar todas las incertidumbres de manera oportuna, evitando retrasos.
Este método se vuelve aún más efectivo en un régimen de trabajo desde casa. La nueva tecnología nos permite colaborar y lograr metas que nunca creímos posibles. Por ejemplo, si un grupo de empleados remotos desea evaluar una campaña de marketing, es esencial confiar en herramientas de gestión de proyectos como asana, monday o trello. Las herramientas modernas pueden ayudarnos a hacer un seguimiento, mantener y ejecutar objetivos claramente definidos, lo cual es importante ahora, más que nunca, para los equipos remotos.
3. Trabajar con archivos compartidos para el control de documentos
Cada proyecto tiene un líder y, la mayoría de las veces, varios colaboradores, que necesitan tener una idea clara de cómo se está llevando a cabo el trabajo en todos los frentes para garantizar el éxito del proyecto. En un entorno remoto con equipos dispersos, el control de documentos es más crítico que nunca.
Enviar archivos de ida y vuelta por correo electrónico y esperar a que todos completen su parte en el entregable probablemente causen interrupciones en el flujo de trabajo. También evita que los empleados realicen modificaciones en tiempo real a su trabajo e incorporen comentarios. Si su empresa maneja información confidencial, los documentos confidenciales pueden almacenarse de manera segura en una nube protegida.
Los gerentes deben considerar adoptar nuevos avances en tecnología y automatización trabajando con archivos compartidos para agilizar la comunicación entre los equipos.
4. Confíe en las herramientas de comunicación instantánea
Cuando envía un correo electrónico, no hay manera de garantizar que el destinatario lo abra, y mucho menos responder a él. Cuando se trata de asuntos urgentes o urgentes, el correo electrónico no es un medio efectivo. A menudo, todo lo que necesitamos es una respuesta rápida de “sí o no”, por lo que la solución ideal para eludir la pared impenetrable de la bandeja de entrada es usar herramientas de comunicación instantánea, como aplicaciones de mensajería de la empresa.
Las herramientas actuales como Slack, Clubhouse y Discord proporcionan beneficios de comunicación que superan ampliamente las capacidades de un correo electrónico. Por ejemplo, los empleados que aprovechan la aplicación Slack pueden enviar mensajes instantáneos, compartir documentos e integrar sus soluciones de CRM y gestión de proyectos.
Para obtener más información sobre este tema, consulte: Sincrónico frente a asíncrono: Dominio de la comunicación en el lugar de trabajo remoto
5. Valorar la importancia de las conversaciones sobre el enfriador de agua
La “comunicación” puede tener varios significados y no necesariamente necesita estar relacionada con el trabajo para ser constructiva y mejorar la productividad. Ha habido varios cambios y desarrollos en el comportamiento de los empleados durante la pandemia. Un estudio reciente detectó que los empleados que pasaron de la oficina a la remota sufrieron altos niveles de mala calidad del sueño, ansiedad y depresión después de un año de trabajo desde casa.
Estos efectos surgen principalmente del sentido de alienación social que se produce cuando el trabajo y el hogar son el mismo lugar. Además de las repercusiones en la salud mental, esta dinámica también puede causar una disminución en el sentido de pertenencia del empleado y dañar la moral general del equipo.
Aunque ser compañeros de trabajo no significa necesariamente ser amigos, es innegable que los chats informales en el lugar de trabajo ayudan a los colegas a establecer vínculos y enfrentar el día con una actitud positiva. Por lo tanto, sugerimos darles a los empleados espacio para expresarse a nivel personal y social, programando breves descansos virtuales para el café.
Este tiempo debe enfocarse en chats informales sobre la vida cotidiana y no en proyectos pendientes ni en las últimas formas de mejorar el marketing por video. Intente evitar temas relacionados con el trabajo y busque ayudar a los empleados a obtener el aumento de energía que generalmente se origina en las interacciones sociales.
6. Adaptar las soluciones a diferentes personalidades
Debido a la popularidad de las videollamadas grupales, los 1-1 encuentros han disminuido y son raros en un entorno de trabajo remoto. Las personalidades varían cuando se trata de participar en sesiones grupales: algunos miembros del equipo están más ansiosos por hablar, compartir los problemas que enfrentan y pedir apoyo, mientras que otros están más reservados.
En estos casos, la empatía se convierte en el elemento clave para asegurarse de que todos tengan la oportunidad de expresarse. Esto se puede hacer programando una reunión personal breve y periódica, lo que hace que sea más fácil para las personalidades más reservadas sentirse cómodas al abrirse sin temor a juzgar.
7. Evite el riesgo de “control remoto”
Un estudio realizado por la Universidad de Stanford detectó un aumento 13 porcentual en la productividad cuando los empleados tuvieron la posibilidad de trabajar desde casa al menos un día a la semana. Esto simplemente desacredita la idea errónea común de que las personas que trabajan desde casa son “perezosas” o “menos productivas”.
En un entorno de oficina tradicional, los empleados no son monitoreados constantemente, por lo que esto no debería cambiar en un modelo de trabajo remoto. Los gerentes deben recordar que los empleados son profesionales responsables y que la microgestión conduce a la frustración, lo que puede convertirse en desmotivación, baja moral de los empleados y falta de productividad.
Los gerentes deben enfocarse principalmente en si se han alcanzado los objetivos en lugar de controlar obsesivamente el tiempo de trabajo real. A largo plazo, la confianza será recompensada con niveles de productividad más altos.
Para obtener más información, consulte: ¿Su empresa está confundiendo el trabajo en casa con el trabajo remoto?
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Para obtener más recursos sobre el trabajo remoto y la gestión de equipos globales, consulte:
10 Consejos para administrar su equipo remoto
Actividades virtuales de formación de equipos: beneficios e 16 ideas
