En el mercado global actual, las empresas necesitan poder contratar y administrar el mejor talento, en cualquier lugar. Un empleador de primer nivel (Employer of Record, EOR) como G-P permite a las empresas de todos los tamaños crear equipos globales de manera rápida y conforme en más de 180 países, independientemente del estado de la entidad.
Si bien las necesidades de los empleados difieren entre fronteras y límites, un requisito es universal: se debe pagar a los empleados a tiempo y de conformidad con las reglamentaciones locales. Exploremos los beneficios de la tercerización de nómina, así como sus desafíos.
¿Qué es la subcontratación de nómina?
La subcontratación de nómina es un servicio proporcionado por una entidad externa que administra todas las operaciones de nómina para una empresa. La compañía de servicios de nómina de subcontratación ofrece apoyo legal, fiscal y contable para garantizar que los empleados reciban sus cheques de pago de manera precisa y puntual.
¿Qué es la subcontratación de nómina internacional? La tercerización de nómina internacional es el proceso de asociarse con una empresa de nómina externa para pagar y administrar deducciones de manera conforme para los empleados globales. La subcontratación a una empresa de nómina permite a las empresas:
- Administrar la nómina en ubicaciones nacionales e internacionales.
- Detectar y controlar incidentes.
- Calcular, pagar y distribuir la nómina según el cronograma adecuado (semanal, quincenal o mensual).
- Calcular beneficios adicionales, como tiempo de vacaciones, comisiones, indemnización, prejubilación o beneficios en especie.
- Simplifique el cumplimiento normativo, incluidas las leyes de protección de datos de nómina y las regulaciones gubernamentales.
Una vez que una empresa decide contratar un servicio de subcontratación de nómina, debe establecer pautas y procesos claros para garantizar una colaboración sin problemas. También es importante tener en cuenta que la tercerización de la nómina no elimina la necesidad de profesionales internos de la nómina. En cambio, alivia su carga administrativa, lo que les permite enfocarse en otras tareas contables clave.
¿Por qué las empresas subcontratan la nómina?
Las empresas de todas las industrias, tamaños y ubicaciones pueden beneficiarse de los servicios de subcontratación de nómina, especialmente si carecen de un equipo interno de finanzas y recursos humanos. También puede ser la solución ideal para un equipo existente que necesita enfocarse en tareas estratégicas más allá de la nómina.
La subcontratación de nómina puede ser valiosa para las empresas que apuntan a operar internacionalmente, pero que carecen de expertos en gestión de nómina en cada país. También es ideal para aquellos que necesitan continuidad en la gestión de nómina sin un sistema sólido de seguridad o recuperación de datos.
Un empleador de registro líder en la industria, como G-P, proporciona apoyo experto más allá del de una empresa de subcontratación de nómina, ofreciendo apoyo holístico de RR. HH. a lo largo de todo el ciclo de vida laboral, desde la contratación y la incorporación, hasta la nómina global y la gestión de tiempo y gastos. Con una presencia establecida en más de 180 países, G-P actúa como el empleador legal, de modo que las empresas puedan construir equipos de manera conforme en nuevos países a partir de solo minutos, independientemente del estado de la entidad.
Ventajas y desventajas de la tercerización de la nómina
La subcontratación de nómina ofrece ventajas significativas, pero también conlleva posibles desafíos. La clave es evaluar las ventajas y desventajas de antemano. Si bien la tercerización puede agilizar todo el proceso de nómina y proporcionar ahorros de costos, puede introducir riesgos como errores de coordinación e inquietudes de confidencialidad.
Ventajas de la tercerización de nómina |
Desventajas de la tercerización de nómina |
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¿Cuáles son las ventajas de subcontratar la nómina?
La tercerización de la nómina ofrece a las empresas ventajas significativas, incluido el ahorro de tiempo y recursos, minimizando los errores de nómina. En general, la subcontratación de nómina ayuda a las organizaciones a agilizar las operaciones mediante la transferencia del complejo proceso de nómina a proveedores especializados.
1. Ahorra tiempo.
La nómina es un proceso que lleva mucho tiempo y puede ser una carga administrativa. Al liberar al departamento de finanzas de las responsabilidades de nómina, estos equipos pueden enfocarse en otras áreas clave del negocio, como el desarrollo de estrategias financieras que mejoren la ventaja competitiva de la compañía.
2. Reduce los costos.
La tercerización de la nómina ayuda a las empresas a minimizar los gastos y a identificar los costos ocultos asociados con la gestión de la nómina. Para aquellos que buscan contratar a nivel internacional, reduce el riesgo de clasificar erróneamente a los empleados, lo que podría dar lugar a posibles multas.
3. Evita errores de nómina.
Al contratar profesionales cuya única responsabilidad es la nómina, usted minimiza el riesgo de errores, incumplimiento de plazos, omisiones o presentación tardía de impuestos sobre la nómina.
4. Facilita el cumplimiento a través de las fronteras.
Según el informe de Crecimiento 2023 global de G-P, el 66% de los líderes dice que la creación de equipos globales es parte de su estrategia comercial. La subcontratación de nómina proporciona las herramientas para compensar de manera conforme a las normas a una fuerza laboral global. Los proveedores tercerizados se mantienen actualizados con los códigos y las regulaciones laborales relacionados con los impuestos, los beneficios y la nómina, lo que ayuda a los empleadores a cumplir con los requisitos legales y expandir sus negocios con tranquilidad.
5. Ofrece una experiencia del cliente sin problemas.
Muchas compañías de tercerización de nómina de calidad se asocian con proveedores líderes de gestión de capital humano (Human Capital Management, HCM) para garantizar un proceso de nómina sin problemas. Estos socios tienen un historial comprobado de éxito, creando una conexión sin esfuerzo en cada paso y ofreciendo una experiencia más optimizada para las empresas.
¿Cuáles son las desventajas de la tercerización de la nómina?
Entregar un proceso crítico como la nómina a un tercero puede provocar posibles desventajas, incluida la pérdida de control, inquietudes de confidencialidad, desafíos de coordinación, mala comunicación y la posibilidad de errores. Para minimizar estos riesgos, las compañías deben tomarse el tiempo para investigar cuidadosamente a los posibles proveedores.
1. Pérdida de control
Tercerizar sus operaciones de nómina a una empresa externa puede limitar su control sobre los procesos y el acceso a la información. Esta falta de supervisión puede hacer que sea difícil abordar rápidamente los problemas y garantizar que sus prácticas de nómina se alineen con las necesidades específicas de su empresa.
2. Preocupación por la seguridad de los datos
Si la firma de subcontratación carece de medidas de seguridad adecuadas, podrían ocurrir violaciones de datos e incidentes de seguridad. Es esencial proteger toda la información de nómina y los datos de los empleados mediante la implementación de políticas de confidencialidad y protección de datos con el proveedor de subcontratación de nómina.
3. Desafíos de coordinación
Las empresas aún necesitan asignar tiempo para coordinar tareas y actividades con sus proveedores de nómina. También deben proporcionar apoyo continuo para garantizar que el tercero logre los resultados deseados, lo que crea oportunidades para posibles errores de comunicación.
4. Potencial de errores injustificados
Si el socio de subcontratación elegido carece de experiencia, puede dar lugar a posibles errores y sanciones. Un simple error tipográfico puede causar demoras en el pago, cálculos erróneos de impuestos e información de nómina faltante.
5. Limitado a un aspecto del empleo global
Si bien las empresas de subcontratación de nómina ayudan a agilizar el proceso de compensación, existen otros aspectos clave del ciclo de vida del empleado que pueden ser complejos y llevar mucho tiempo, que sus equipos internos aún tendrán que gestionar. Por ejemplo, la contratación, incorporación y gestión de empleados en cumplimiento de las leyes locales requiere una comprensión profunda de las reglas de los contratos de empleo, las reglamentaciones de seguridad de datos, las leyes únicas del país en torno a los despidos y mucho más.
Aquí es donde la asociación con las soluciones de Empleador de Registro (Employer of Record, EOR) se vuelve ventajosa, ya que garantizan el cumplimiento mientras cubren todo el alcance del empleo, incluida la nómina, manejando todo el espectro de procesos administrativos para sus equipos.
6. Configuración de la entidad
A menos que se asocie con un empleador registrado que elimine la necesidad de establecer una presencia legal en el país, tendrá que soportar el costoso y lento proceso de establecer una entidad en su ubicación deseada. Las empresas de subcontratación de nómina manejan las complejidades de la compensación para sus equipos, pero sus equipos aún están a cargo de la contratación, incorporación, cumplimiento y establecimiento de entidades.
Cómo elegir el proveedor de subcontratación de nómina adecuado
Elegir el proveedor de subcontratación de nómina adecuado es crucial para un proceso de nómina fluido y que cumpla con las normas. Si su empresa está buscando el socio adecuado, considere los siguientes factores clave:
- Control interno: un proveedor confiable invierte en sus operaciones. Esto garantiza que estén organizados, lo que reduce el riesgo de pérdida de datos y errores de pago.
- Mejor tecnología: el proveedor adecuado utiliza tecnología y software avanzados para una funcionalidad de nómina continua.
- Cumplimiento: Un buen proveedor de nómina se mantiene actualizado sobre los cambios en las regulaciones. Esto ayuda a su empresa a garantizar el cumplimiento de las leyes impositivas y de nómina, independientemente de la ubicación.
- Precios: el costo debe alinearse con los objetivos y las expectativas de desempeño de la compañía.
- Servicio al cliente: un servicio al cliente sólido es crucial para una subcontratación de nómina exitosa. Revise las revisiones de los clientes y solicite referencias para evaluar su apoyo.
Simplifique la nómina global con G-P hoy mismo.
No permita que la nómina retrase sus planes de éxito global. Un empleador registrado (Employer of Record, EOR) como G-P, el mejor en su clase, va más allá del apoyo con las leyes y regulaciones de nómina específicas de cada país. Nuestro conjunto de productos de empleo global y soluciones de EOR está respaldado por el equipo más grande de expertos legales y de RR. HH. para brindarle todo lo que necesita para agilizar todo el ciclo de vida laboral. Además de tareas complejas de RR. HH. y cumplimiento garantizado en más de 180 países, gestionamos la nómina global con un 99% de precisión y la flexibilidad para realizar pagos en 150 monedas.
El mejor enfoque de G-P también incluye asociarse con proveedores de nómina y HCM de primer nivel para ofrecer las soluciones tecnológicas de RR. HH. más completas posibles para clientes de todo el mundo. Juntos, brindamos acceso a las soluciones más innovadoras, confiabilidad de misión crítica, cumplimiento e integraciones perfectas para ayudarle en cada etapa de su recorrido de crecimiento global, lo que le permite enfocarse en escalar su empresa.
